Переход на импортозамещенную систему Directum RX в Правительстве Вологодской области

Цели и задачи проекта

Вологодская область в части цифровизации государственного управления имеет высокий уровень. В информационных системах электронного документооборота на базе продуктов Directum работает более 3000 пользователей. Проект можно оценить по успешному участию в предыдущих конкурсах с заявками Внедрение системы по обработке обращений граждан и организаций в Правительстве Вологодской области, Внедрение мобильного приложения для первых лиц субъекта РФ и др.

Подготовка к новому проекту стартовала в 2020 году. Миграция системы электронного документооборота для подведомственных учреждений на Directum RX на базе импортонезависимых платформ – первый этап полномасштабного перехода на систему всех СЭД, используемых в органах исполнительной государственной власти Вологодской области.

Цели проекта:

1. Импортозамещение. Переход на Linux, PostgreSQL и офисный пакет «Мой Офис».
2. Миграция 100% документов из системы Directum в Directum RX.
3. Оптимизация процессов и интеграции внутри сложной архитектуры с сохранением удобства и прозрачности.

История проекта

Правительством Вологодской области была согласована дорожная карту по переходу на Directum RX. Карта рассчитана на 5 лет и позволила оценить не только перечень работ, которые надо выполнить, но и объем финансирования, что для крупных заказчиков с учетом сложностей бюджетирования очень важно.

Заказчиком проекта выступило Бюджетное учреждение в сфере информационных технологий Вологодской области «Центр информационных технологий».

Особенности архитектуры

В Правительстве Вологодской области на начало 2021 года функционировало три системы электронного документооборота на базе Directum:

• АСЭД ОИГВ – основная система органов исполнительной государственной власти. Работают сотрудники правительства, департаментов, а также губернатор области. Систему могут использовать до 2000 пользователей одновременно: десктоп-версию, веб-клиент и мобильное приложение Directum Solo для руководителей высшего ранга.
• СЭД ОГ – система для работы с обращениями граждан. Доступ пользователей организован только через web-клиент. В системе работают 300 пользователей – делопроизводители.
• СЭД БУ – система электронного документооборота для подведомственных учреждений. Работает до 700 одновременных пользователей: десктоп и веб-клиент. Стоит отметить, что данная система неразрывно связана с первой, хотя и выделена в отдельную инсталляцию. Для связи используется модуль «Региональный документооборот», который выступает своего рода «шиной», по которой ходит корреспонденция.

Рамки проекта

В рамках проекта была проведена миграция данных из системы для подведомственных учреждений (СЭД БУ). Причины такого выбора: функциональность, кастомизация и объем накопленных данных у этой системы меньше, чем у других.

В рамках проекта были поставлены задачи:

• Перенос записей справочников и нормативно-справочной информации, включая орг. структуру в рамках 300 организаций.
• Перенос всех поручений (выданных из АСЭД ВО исполнителям СЭД БУ).
• Разработка модуля «Регионального документооборота» для Directum RX, чтобы сохранить взаимодействие с основной системой для органов исполнительной государственной власти.
• Разработка 2-х сквозных процессов для Directum и Directum RX:
  • поручения из основной системы – АСЭД ВО;
  • согласование исходящих из СЭД БУ (Directum RX) в АСЭД (Directum) для органов исполнительной государственной власти.

Мы решили на первом проекте выработать оптимальную технологию миграции, а уже после появления реального практического опыта приступить к более глобальным процессам.

Ход проекта

План-график проекта:

1. Анализ и проектирование (28.01 – 004).
2. Развертывание инфраструктуры и установка Directum RX (26.04 – 28.05).
3. Разработка и тестовые миграции (12.04 – 02.07).
4. Обучение администраторов (31.05 – 18.06).
5. Тестовая эксплуатация системы (19.07 – 09.09).
6. Обучение пользователей (21.09 – 24.09).
7. Миграция (24.09 – 26.09).
8. Опытно-промышленная эксплуатация (27.09 – 22.10).
9. Промышленная эксплуатация с первой линией поддержки (25.10 – 30.12).

Миграция была проведена в несколько этапов – несколько тестовых миграций и миграция в продуктив. 

Для более эффективного контроля всех этапов миграции в продуктив предварительно был разработан почасовой план, в рамках которого производились все необходимые работы. По итогу выполненных работ мы получили готовую продуктивную систему на базе Directum RX с необходимым набором данных из прежней системы.

Обучение проходило в формате вебинаров. Все семинары были проведены за четыре дня. Пользователи были поделены на группы по ролям: пользователи, делопроизводители, руководители. Каждая обучающая сессия была записана и выложена в доступ слушателям. Команда внедрения разработала пользовательскую документацию, которая также была разграничена по ролям и максимально приближенна к формату обучения. Обучение специально было привязано к этапу миграции, чтобы сразу после обучения пользователи могли максимально эффективно начать работать в системе.

Стоит отметить, что переход на новую систему произошел одномоментно: пользователи завершили работу в Directum пятницу, а в понедельник уже начали работать с Directum RX. Перед самой конвертацией был проведен комплекс подготовительных работ, продолжительностью более полугода: проектирование модификаций, множество тестовых конвертаций, обучение специалистов и рядовых пользователей по работе с основным функционалом системы.

Новая функциональность и доработки

Модуль «Региональный документооборот». Набор средств, обеспечивающих юридически-значимый обмен служебной корреспонденцией между органами исполнительной государственной власти Вологодской области и подведомственными учреждениями по формату МЭДО (2.6-2.7).

Сквозной процесс работы с поручениями ОИГВ Вологодской области. Позволяет наладить межсистемное взаимодействие на уровне Directum и Directum RX по исполнению поручений. При работе механизма поручения высших должностных лиц области доставляются исполнителям в Directum RX с возможностью последующего контроля работ.

Сквозной процесс согласования исходящих документов. Интеграция Directum RX и Directum 5 позволяет сделать прозрачным согласование с последующим подписанием и регистрацией при работе в согласующих в разных системах. Механизм позволяет избежать передачи проектов писем на бумаге или по электронной почте, а также реализует прозрачный процесс межсистемного согласования.

Интеграция Directum RX с ПО «Автономный модуль редактирования «Мой офис». Совместно с компанией Directum был реализован абсолютно новый модуль. Представляет собой плагин и разработку на RX, позволяющие выполнять редактирование документов из Directum RX в интерфейсе «Мой офис Частное облако». Данное решение позволит заказчику в перспективе уйти от десктопных офисных приложений, что в свою очередь поможет ускорить процесс импортозамещения рабочих мест государственных служащих.

Масштабность и уникальность проекта

Показатели

• 700 одновременных пользователей в 300 организациях;
• трудоемкость проекта 2 500 чел/часов;
• миграция >50 000 документов и нормативно-справочной информации.

Особенности

• переход с Win-архитектуры на Astra Linux;
• миграция всего объема исторических данных (документы, поручения, нормативно-справочная информация), кроме задач;
• реализация архивных поручений в виде справочника в RX;
• исключение влияния работ по миграции на иные связанные системы;
• отсутствие специалистов по Linux/Postgres/RX у заказчика;
• важная роль администраторов службы поддержки СТАРКОВ Групп;
• многократная миграция, апробация разных подходов;
• одномоментный переход с Directum на Directum RX.

Результаты

Достигнуты все поставленные цели проекта, в том числе:

• миграция 100% всех документов из Directum в Directum RX.
• миграция всех справочников, необходимых для работы пользователей, а также внутренних механизмов системы.

Реализованный проект позволил, с одной стороны, подготовиться к более масштабному проекту нам – как исполнителю, а также показал заказчику, что переход на Directum RX при должной подготовке и слаженной работе команды проекта может быть безболезненным.

В результате реализации проекта Заказчик получил функционирующую на Directum RX систему, с мигрированными историческими данными и реализованными требованиями по функционалу.

Отзыв заказчика проекта

Прикреплен файл: Отзыв Вологодская область СЭД БУ.pdf

Планы по дальнейшему развитию проекта

В рамках комплексного плана разработана дорожная карта работ до 2026 года. В плане на 2022 год ожидается миграция основной системы для органов исполнительной государственной власти на платформу Directum RX.