Внедрение мобильного приложения для первых лиц субъекта РФ

Характеристика проекта

В автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти Вологодской области (далее -  АСЭД) работает 286 организаций, включающих Правительство Вологодской области и структурные подразделения Правительства, органы исполнительной государственной власти, часть подведомственных бюджетных учреждений и органы местного самоуправления, более 2 тыс. пользователей, оборот документов 665 тыс. в год.

АСЭД реализована на базе СЭД DIRECUM и предназначена для комплексной автоматизации работы со структурированной и неструктурированной информацией, включая процессы создания, хранения, передачи, публикации, совместной работы, а также организацию электронного документооборота и иных процессов обработки данных.

Задачи проекта

Реализация удаленной работы с информацией АСЭД Губернатора, Заместителей Губернатора и руководителей органов исполнительной государственной власти Вологодской области, а также работы в режиме off-line.

Основные задачи проекта 

1. Разработка мобильного приложения для работы в автоматизированной системе электронного документооборота органов исполнительной государственной власти Вологодской области (далее -  АСЭД) для руководящего звена Правительства области и ОИГВ  

2. Предоставление возможности подписания документов с помощью ЭП в мобильном приложении

3.    Повышения мобильности руководителей;

4.    Увеличения оперативности решения текущих задач;

5.    Повышения статуса АСЭД в целом, посредством вовлечения в работу пользователей из состава высшего руководящего звена;

6.    Формирования устойчивых навыков работы с АСЭД через мобильное приложение.

Бизнес-процессы, которые требовалось автоматизировать:

1.Согласование/Подписание исходящей корреспонденции;

2.  Согласование/Подписание проектов нормативно-правовых актов;

3. Создание резолюции, включая возможность использования графического редактора для занесения текста поручения;

4. Утверждение резолюций;

5. Просмотр списков корреспонденции и нормативно-правовых актов, пришедших на рассмотрение, поиск заданий в списке по ключевым словам;

6. Просмотр корреспонденции.

Количество рабочих мест (сотрудников), которое планировалось охватить системой – 70 пользователей

 

Проектные решения.

Разработчиками  мобильного приложения DirectumSolo является компания ООО «Директум»

Доработку  прикладной логики  АСЭД осуществляла Компания ООО «ФИНЭКС Качество».

В формировании требований к мобильному приложению  для работы Губернатора и его Заместителей участие принимали: Первый Заместитель Губернатора Алексей Игоревич Шерлыгин и  Инна Михайловна Синягина– Начальник Управления делами Губернатора области, Инна Михайловна также принимала активное участие в  согласовании дизайна мобильного приложения.

В активном тестировании мобильного приложения  принимал участие Председатель Комитета информационных технологий и телекоммуникаций Никуличев Андрей Анатольевич. Также Андрей Анатольевич  внес  личный вклад в развитие мобильного приложения, внося различные предложения по добавлению функционала необходимого для работы руководителя,  оптимизации количества действий для пользователя.

На текущий момент с мобильным приложением работает Губернатор области и Заместители Губернатора области.

 

Описание процессов, реализованных в системе в рамках проекта

1. Одним из самых востребованных процессов в мобильном приложении для руководителя - Согласование/Подписание исходящей корреспонденции и правовых актов. Процесс автоматизирован в типовых маршрутах «Согласование исходящей корреспонденции» и «Согласование нормативно-правовых актов». 

Для удобства руководителя автоматически при поступлении на согласование/подписание формируется «Лист согласования» утвержденной формы. Лист согласования  содержит последнюю информацию о согласовании документа, обновляется на каждом этапе согласования и защищен от внесения изменений, что позволяет руководителю прозрачно  и лаконично видеть процесс согласования.

Одной из особенностей реализации маршрута  «Согласование исходящей корреспонденции» является то, что при поступлении на согласование/ подписание пользователю мобильного приложения в задании руководителя автоматически к ответному письму прикладывается пакет документов, содержащий письмо входящее и поручение по данному документу.

Таким образом, вся информация при подписании документа всегда перед глазами.

2.  Для вынесения резолюции по входящему в мобильном приложении используется маршрут «Вынесение резолюции на утверждение», в котором руководитель может не только утвердить подготовленный проект резолюции и отправить её на доработку, а также  самостоятельно внести изменения в поручение и утвердить его.  

При отправке резолюции на доработку помощнику пользователь мобильного приложения может не только внести текстовые комментарии, но и создать графическую резолюцию, используя стилус.

При изменении/добавлении исполнителей в карточке поручения для удобства создан предопределенный список наиболее часто используемых работников, который сохраняется в мобильном приложении. 

3.  При переходе на электронный документооборот у руководителей осталась потребность вносить свои правки, замечания  в любые документы, что тоже было реализовано в мобильном приложении. При открытии документа системы автоматически включается режим правки документа, а изменения документа в режиме онлайн переносятся в основную базу данных в виде новой версии документа.

4.  Автоматизирован процесс выдачи инициативных поручений из мобильного приложения. При выдаче поручений у руководителя два варианта:

1. Руководителем  заполняется карточка поручения, в таком случае утвержденное поручение уйдет на исполнителей в режиме онлайн.
2. Оформляется графическое поручение, которое  придет в виде задания для помощника (настраиваемая роль) с целью последующего оформления поручения.

5. Автоматизирован процесс выдачи задач по свободному маршруту и по типовому маршруту и в случае, если у типового маршрута существует запрос параметров откроется окно ввода параметров маршрута.

6. Автоматизирован процесс «Принятие исполнения по поручению», в котором руководитель может принять исполнение, отправить на доработку, а также принять и изменить контрольную дату поручения.

 

Специфика проекта

АСЭД Правительства базируется на системе электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM версии 4.9.1 

Взаимодействие системы «DIRECTUM» и мобильного приложения обеспечивается сервером Nomad 1.9.5

Клиентское приложение   Directum Solo недавно, опубликовано в AppStore, что повышает удобство для пользователей iOS при обновлении версии приложения.

В мобильном приложении встроено программное обеспечение Крипто- ПРО CSP 4.0.  , которое позволяет работать с загрузкой контейнера закрытой части ключа по маркеру временного доступа.

Таким образом, реализовано подписание документов  усиленной квалифицированной электронной подписью. 

 

Демонстрация интерфейса

Рис. 1. Рабочий стол мобильного приложения.

 

Рис.2. Папка с заданиями.

 

Рис.3.Карточка поручения

 

Рис.4. Графическое поручение

 

Рис.5.Предопределенный список исполнителей

 

Рис.6. Документ в режиме редактирования

 

Рис 7 Лист согласования в пакете документов

 

 

Рис.8. Окно создания задачи

 

Трудности проекта

В целом проект является показательным и успешным, но в ходе реализации проекта пришлось столкнуться с трудностями:

• рост  основной базы данных  за счет новых версий документов в случае редактирования в мобильном приложении, за счет  формирования дополнительных документов: графических резолюций, версий редактируемых документов. Данные издержки компенсируются экономией бумаги для распечатки.
• ограниченность в выборе криптопровайдера для подписания документов, т.к.   основная масса пользователей имеет электронные подписи полученные в  собственном удостоверяющем центре  на VipNet без возможности получения маркера временного доступа.

    

Результаты реализации проекта

В  2016 году  мобильном приложение внедрено у Губернатора области и Заместители Губернатора области, частично руководители структурных подразделений области и руководители органов исполнительной государственной власти. Подключение идет в плановом порядке.

Мобильное приложение пользуется  большим спросом у пользователей, так например за декабрь 2016 года из 1931 заданий Губернатора области 1438 выполнено из мобильного приложения, что составляет 74 %.

Отзывы о работе в мобильном приложении только положительные. 

Так например Губернатор области отметил компанию Directum  Благодарственным письмом Губернатора «…за плодотворное сотрудничество при создании мобильного приложения «Direcum Solo»… ».

Руководители выражают желание работать в Directum Solo и обращаются с просьбами подключить внепланово.

Также сократились сроки подписания документов, если ранее руководитель находился в командировке и не имел возможности подписать документы в течении нескольких дней, то с внедрением мобильного приложения руководитель подписывает документы из любой точки мира.