Реализация нацпроекта с использованием Directum RX

Об ФЦК

АНО «ФЦК» - Оператор национального проекта «Производительность труда» в части адресной поддержки предприятий.

Национальный проект «Производительность труда» работает для повышения конкурентоспособности российских товаров и услуг, создавая культуру высокой производительности и эффективности среди работников организаций в каждом регионе России.

ФЦК предоставляет квалифицированную помощь экспертов во внедрении лучших практик.

В ФКЦ начали использовать Directum RX с 2019 года, о чем рассказывали ранее на Awards.

Предпосылки проекта

• рост количества участников национального проекта;
• автоматизация процесса командирования;
• увеличение объема документооборота;
• необходимость безопасного хранения информации и документов, а также их быстрого и удобного поиска;
• регулярное выявление избыточного или хаотичного согласования;
• расширение штата ФЦК.

Цели внедрения и дальнейшего развития СЭД

• эффективная реализация национального проекта «Производительность труда»;
• передача опыта управления процессами документооборота среди организаций-участниц нацпроекта;
• формирование условий для оптимизации и автоматизации документооборота, а также выстраивание эффективной концепции безбумажного делопроизводства в упомянутых организациях.

Задачи

• сокращение бумажного документооборота и количества избыточных согласований;
• повышение качества функционирования внутренних бизнес-процессов ФЦК;
• автоматизация взаимодействия ФЦК с контрагентами;
• анализ процесса внедрения и развития СЭД;
• разработка решений по улучшению сферы производительности труда на основе проведённого анализа.

Реализация

Для оптимизации деятельности ФЦК потребовалось полное переложение его бизнес-процессов на СЭД в части:

• взаимодействия с государственными органами;
• подготовки соглашений с с РОИВ и предприятиями-участниками;
• делопроизводства;
• кадрового документооборота;
• закупочной деятельности.

В связи с этим было принято решение о необходимости дальнейшего развития СЭД.

История проекта

Сроки проекта: ноябрь 2020 – декабрь 2021

Проект включал в себя следующие этапы:

• разработка методик (делопроизводство, закупки, договоры доходные и расходные, служебные записки, командировки);
• картирование процессов;
• согласование матрицы подписания документов и разграничения прав доступа;
• создание дополнительных правил согласования, этапов, ролей, шаблонов;
• выполнение необходимых доработок системы;
• опытно-промышленная эксплуатация;
• обучение пользователей и подготовка инструкций;
• ввод в промышленную эксплуатацию;
• непрерывные улучшения системы;
• контроль исполнительской дисциплины.

В команду проекта были включены руководители всех подразделений ФЦК, фактические исполнители, аналитики, администраторы СЭД и разработчики.

В ходе проекта была проведена оценка функциональных требований владельцев процессов и определение способов их реализации.

Основной задачей стало формирование сквозных маршрутов для создания документов по определённым автозаполняемым шаблонам. При этом для корректной обработки документов было важно выделить этапы предварительного согласования с непосредственным руководителем инициатора процесса, а также с обязательными и дополнительными согласующими. Для этого необходимо учитывать категорию и вид документов, цикл согласования, а также строгие сроки выполнения каждой итерации.

Оптимизация процессов

Особого внимания требовали такие процессы, как:

• обработка входящей корреспонденции;
• подготовка исходящей корреспонденции;
• работа с поручениями и протоколами совещаний;
• создание ОРД и ознакомление с ними;
• разработка технических заданий и согласование закупочной документации;
• работа с договорами и доверенностями;
• взаимодействие с кандидатами;
• планирование отпусков и командировок;
• оформление работы в выходной день;
• оценка персонала;
• контроль исполнительской дисциплины.

Были определены границы типовых сценариев.

Принципы оптимизации

1. Основные виды документов были разделены на дополнительные категории, для каждой из которых были разработаны шаблоны и соответствующие регламенты согласования. Это позволило избежать ошибок при заполнении и выборе подходящего правила согласования. Таким образом, была исключена потеря времени от вынужденной необходимости отправки документа на доработку и дополнительный круг рассмотрения из-за его некорректности или отсутствия утверждения с обязательными согласующими.

2. Заполнение обязательных параметров для определения правил согласования. При заполнении карточек необязательные в коробочной версии поля были изменены на обязательные. Это было сделано для корректного определения состава согласующих при отправке на утверждение по регламенту с учетом внутренних условий. Например, договоры в зависимости от суммы или исходящие письма в зависимости от подписанта направляются по разным, заранее предопределенным маршрутам.

3. Удобная настройка многоэтапных регламентов с дифференцированными сроками выполнения помогла эффективно распределить нагрузку на службу делопроизводства и гарантировать качественную обработку корреспонденции и внутренней документации.

Интеграция с МЭДО

В стандартное решение «Коннектор к МЭДО» внесены следующие модификации.

• Задача на регистрацию приходит виртуальному пользователю в рамках конкурентной работы сотрудников службы делопроизводства.
• Создана управляемая папка «На регистрацию МЭДО» для выделения задач на регистрацию входящей корреспонденции в отдельный поток обработки.
• Настроена обязательность заполнения полей «Количество страниц документа» и «Количество страниц приложений» инициатором при создании карточки исходящего письма.
• Выполнено скрытие кнопок «Переформировать в обращение», «Перенаправить в другую организацию».

Интеграция с МЭДО позволила значительно сократить время обработки входящих писем за счет отсутствия необходимости заполнения каждого из полей карточки документов, сэкономить на отправке исходящей корреспонденции и снизить трудозатраты по контролю ее доставки и уточнения ее входящих реквизитов.

Использование электронной почты

В компании используется «выполнение заданий через почту». Дополнительно внедренный функционал решения настроен в следующих типах задач:

• по согласованию по регламентам, не требующим подписания УКЭП;
• по свободному согласованию;
• по ознакомлению;
• по исполнению поручений.

Сложность заключалась в том, что подписание и согласование документов, требующих по регламенту применения усиленной подписи, через почту в стандартном решении не предусмотрено. В связи с этим было принято решение отображать кнопки «Выполнить», «Согласовать», «На доработку», «Ознакомление» только для тех этапов, которые не подразумевают необходимости применения усиленной подписи, чтобы не путать исполнителей и не вызывать нарушений регламентов.

Контроль исполнительской дисциплины

Своевременное выполнение задач на каждом из многочисленных этапов взаимодействия, безусловно, является одним из основных элементов, влияющих на эффективность любого бизнес-процесса.

Учитывая специфику деятельности ФЦК и его активное взаимодействие с государственными органами, требующее четких сроков получения обратной связи по письмам и поручениям, соответствие фактических и регламентных сроков выполнения особенно существенно.

В связи с этим было принято решение о разработке дополнительного модуля «Исполнительская дисциплина», включающего:

• виджет «Исполнительская дисциплина персон» по личной исполнительской дисциплине персон с показателями для заместителей генерального директора;
• виджет «Исполнительская дисциплина подразделений» с исполнительской дисциплиной подчинённых подразделений;
• отчёт «Отчет по контролю сроков исполнения поручений»;

• Отчет «Полный отчёт по исполнительской дисциплине»;

• Отчет «Контроль сроков исполнений поручений ГД».

Факторы успеха

• предоставление возможности выполнения заданий через почту,
• создание описанного выше набора инструментов,
• дополнительное обучению пользователей по использованию стандартных виджетов СЭД и мобильного приложения, а также
• документальное закрепление ответственности руководителей за недостижение целевого показателя исполнительской дисциплины в подчиненных им подразделениях

Качественные результаты

• повысили самоконтроль среди исполнителей
• обеспечили дополнительное внимание со стороны руководителей подразделений
• повысили эффективность деятельности ФЦК.

Обновления системы и переход на веб-клиент

Изначально СЭД была развернута в формате десктоп-приложения.

Около 70% штата ФЦК — это сотрудники с разъездным характером работы в различных регионах России. Отсутствие стационарного рабочего места и стабильного интернет-подключения, а также нахождение в других часовых поясах приводили к просрочке выполнения некоторых задач и снижению исполнительской дисциплины.

Возможность работы через браузер с мобильных устройств на любой операционной системе, а также использование мобильных приложений Jazz и Solo гарантирует исключение влияния местонахождения участников регламентов по согласованию на срок выполнения каждого из его этапов.

Цифровизация КЭДО и смежных бухгалтерских процессов

Оформление командировок

Процесс автоматизации кадровых процессов был начат с оформления командировок с применением коробочного функционала СЭД (до выпуска решения «Командировки и авансовые отчеты»). Инициатор создавал и направлял на согласование служебную записку, авансовый отчет, запросы на возмещение дополнительных расходов с приложением подтверждающих документов, ответственные сотрудники создавали, согласовывали и подписывали соответствующие приказы. Учитывая, что командируемые часто не могли лично отчитываться о прошедшей командировке и оформлять новую в бухгалтерии ФЦК, правила согласования по этому бизнес-процессу были дополнены этапами в форме заданий ответственным исполнителям:

• проверка заявки, формирование и организация подписания приказа;
• подтверждение возможности авансирования (проверка отсутствия задолженности);
• формирование платежного поручения и документа с ЭП;
• подтверждение отправки оригиналов документов;
• получение оригиналов и организация подписания авансового отчета.

Реализация описанного подхода позволила не приостанавливать процессы подготовки, согласования и подписания соответствующих кадровых и бухгалтерских документов. Все необходимые приказы, реестры и платежные поручения формируются на основании сканов подтверждающих документов, а оригиналы документов прикладываются на завершающем этапе.

Удобный запуск регулярных проецессов

Также стандартными средствами СЭД удалось оцифровать оформление работы в выходной день (служебная записка, приказ) и регулярную оценку персонала ФЦК (карта КПЭ, лист оценки, сводная ведомость оценки подразделения).

Регламенты по согласованию настроены таким образом, что при создании соответствующего документа по шаблону пользователь не должен тратить время на выяснение списка обязательных согласующих. К примеру, процесс подготовки, рассылки и сбора подписанных инвентаризационных ведомостей со всех сотрудников ФЦК занял менее 2 (двух) недель.

Оформление отпусков и работа с кандидатами

Для дальнейшего перехода на безбумажный кадровый документооборот был приобретен модуль СЭД «HR-процессы», в рамках которого внедрены следующие направления:

• планирование графика отпусков;
• оформление отпусков;
• работа с кандидатами.

Для автоматизации, сокращения трудозатрат и расходов на офисные нужды, а также исключения ошибок в бухгалтерском и кадровом учете реализована двухсторонняя интеграция с 1С: ЗУП.

В результате интеграции были выделены процессы отзыва из отпуска, оформления отпуска авансом, переноса в связи с больничным листом, обязательного планирования накопленных дней отпуска за прошлые периоды.

Следующим этапом планируется решить вопрос об обеспечении сотрудников ФЦК облачными УНЭП для снижения затрат на приобретение УКЭП.

ESG-трансформация

Действующий функционал СЭД позволил обеспечить максимальное внедрение принципов бережливого безбумажного делопроизводства, стандартизировать сценарии документооборота, улучшить контроль соблюдения регламента, формализовать зоны ответственности, исключить конфликтные ситуации в коллективе.

Доступный инструментарий позволил исполнителям сосредоточиться на оптимальном решении задачи и повышении качества ее выполнения, а не на правильности оформления документации.

Применение гибких методик управления в развитии СЭД позволяет также оперативно анализировать «узкие места» в применении того или иного регламента, принимать решения о целесообразности модификации определенного функционала и корректировки текущих настроек.

Результаты

Реализованное развитие обеспечило достижение следующих эффектов:

• значительно ускорились все основные процессы;
• повысился уровень доступности СЭД с 97,3% до 99,8%;
• исполнительская дисциплина увеличилась до 98%;
• доля сотрудников, уверенно пользующихся СЭД в рамках своих должностных обязанностей – 100% (350 пользователей);
• сокращение расходов на материальные ресурсы на 30%.

*ВПП - время протекания процесса в календарных днях.

ИТОГИ

• обработка входящей корреспонденции – в 15 раз;
• подготовка исходящей корреспонденции – в 3 раза;
• работа с поручениями и протоколами совещаний – в 3 раза;
• создание ОРД и ознакомление с ними – в 7 раз;
• разработка технических заданий и согласование закупочной документации – в 4 раза;
• работа с договорами и доверенностями – в 8 раз;
• взаимодействие с кандидатами – в 4 раза;
• планирование отпусков и командировок – в 3 раза;
• оформление работы в выходной день – в 5 раз;
• оценка персонала – в 10 раз.

Таким образом, ФЦК получила:

• эффективный инструмент, основанный на принципах бережливого производства и безбумажного делопроизводства;
• унифицированные бизнес-требования для внедрения СЭД на производственных предприятиях,
• проверенные единые стандартные сценарии документооборота и стандартизированные формы документов,
• уникальные формы и инструменты для контроля исполнительской дисциплины.

Документооборот – это кровеносная система любой организации. Мы на своем опыте убедились в эффективности СЭД и рекомендуем его своим клиентам. В портфеле ФЦК есть услуга «Удобный документооборот», которая поможет полностью автоматизировать процессы обработки документов и выстроить эффективную концепцию безбумажного делопроизводства. СЭД позволит значительно сократить время работы с входящими и исходящими документами, служебными записками и поручениями. Наши эксперты уже внедряют на российских предприятиях автоматизированные коробочные решения, исключая все неэффективные процессы. Электронный документооборот сегодня как никогда актуален в связи с временными перебоями поставок бумаги и расходников для принтеров. Это может сыграть на руку российским компаниям и ускорить их цифровизацию.

Светлана Горчакова, заместитель генерального директора ФЦК по аналитике и методологии

Важно, что ФКЦ не только по основной деятельности работает на создание культуры высокой производительности, но и показывает на своем примере, как через цифровую трансформацию добиться эффективности внутренних процессов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

• Переход на облачные УНЭП с целью дальнейшей автоматизации кадровых процессов в части приема, переводов и увольнения сотрудников ФЦК.
• Внедрение электронного обмена для оптимизации взаимодействия с контрагентами.
• Эксплуатация функционала по использованию МЧД в целях соблюдения действующего законодательства.
• переход на Jazz 2.0.
• тиражирование результатов совместной работы с Croc Code участникам национального проекта согласно подписанному в июне 2021г. соглашению ФЦК и Croc Code по услуге «Удобный документооборот».

В данном проекте большое внимание уделяется бесперебойной работе системы, постоянному доступу к ней и быстрому консультированию сотрудников ФЦК по возникающим вопросам в рамках закрепленного SLA. Croc Code выступает не только как исполнитель работ, но и как бизнес-консультант, превнося свою экспертизу и опыт, что помогает выбирать оптимальные и уже проверенные решения при модернизации системы. Это позволяет получить максимальную эффективность для заказчика в кратчайшие сроки. Особое внимание к изменениям законодательства и закладывание технических возможностей для развития системы позволяет нам инициативно предлагать ФЦК наиболее подходящие алгоритмы и форматы работы

Алексей Пестерев, Директор бизнес-группы «Управление контентом и документооборот» Croc Code

Команда проекта

От ФЦК:

• начальник Управления информационных технологий Крылатов Константин
• начальник отдела информационных технологий Хромов Николай
• менеджер проекта Славецкий Дмитрий
• руководитель проекта Мурадян Мария

От Croc Code:

• технический менеджер Скударнов Евгений
• менеджер проекта Смирнов Иван
• команда инженеров и разработчиков для реализации изменений, поддержки системы.