Импортозамещение в сжатые сроки в ТФОМС СО

О компании

Территориальный фонд обязательного медицинского страхования Свердловской области (ТФОМС СО) создан 21 мая 1993 года по Решению № 124/19 Малого совета Свердловского областного Совета народных депутатов «Об образовании и утверждении состава Правления Территориального фонда обязательного медицинского страхования Свердловской области».

Организационная структура компании представляет из себя Дирекцию ТФОМС СО и 6 филиалов. Обмен документацией и задачами между филиалами и дирекцией происходит ежедневно и требует оперативного взаимодействия сотрудников всей оргструктуры компании.

Деятельность организации неразрывно связана с большим объемом документов, как поступающих от граждан, контрольных органов, министерств или иных организаций, так и отправляемых перечисленным корреспондентам. Внутренний документооборот в ТФОМС СО также составляет значительную часть общего делопроизводства компании.

Предпосылки к проекту:

• Процесс работы с договорными документами практически полностью велся на бумаге, а регистрация договоров почти не была формализована, что усложняло делопроизводство по данному направлению.
• За год в организации Заказчика проводится около 700 различных совещаний. Процесс их организации выполнялся вне СЭД, а документация заносилась в систему отдельно.
• Процесс ведения внутренних проектов информационно-технического обеспечения и развития сферы информационных технологий и информационной безопасности организации осуществлялся децентрализовано, при помощи сторонних сервисов, не связанных с СЭД.
• В существующей СЭД Заказчика практически отсутствовала возможность контроля исполнительской дисциплины, а также контроль исполнения поручений, что было крайне критично для Заказчика.
• Отсутствовала возможность гибкой настройки маршрутов согласования документов, а лист ознакомления с документом собирался вручную инициатором.
• В большинстве случаев простановка регистрационных данных в документе, а также его преобразование в PDF-формат осуществлялась вручную регистраторами при помощи стороннего ПО.
• Использование электронной подписи было затруднено, для этого требовалось дополнительно внедрять данную опцию в СЭД для каждого подписанта.
• Отсутствовала возможность быстрого и эффективного обучения новых сотрудников работе в используемой СЭД, так как не было курсов и четкой методики обучения.

С учетом такого масштабного делопроизводства организация нуждалась в эффективной, надежной, централизованной и удобной отечественной системе электронного документооборота. В качестве такой системы Заказчиком был выбран Directum RX.

Основные цели и задачи внедрения

• Обеспечение оперативного взаимодействия сотрудников дирекции и шести филиалов.
• Автоматизация новых бизнес-процессов.
• Обеспечение максимально комфортного и оперативного перехода организации с существующей системы на новую СЭД путем разумной адаптации БП к предыдущей системе.
• Запуск СЭД в опытно-промышленную эксплуатацию через 3 месяца.

Реализация

1. Исполнитель и Заказчик - одна команда

Основополагающим фактором было принято взять срок внедрения. Заказчик выразил желание начать работу в системе в начале 2 квартала 2022 года. Из способов внедрения было выбрано Максимальное внедрение, так как для специфики общего делопроизводства организации требовались доработки системы, указанные в ТЗ.

Исходя из этого, на установочном совещании в начале проекта было принято решение разделить работы по внедрению между Исполнителем и Заказчиком в рамках ускорения процесса внедрения, а также более оперативного погружения в систему будущих Администраторов СЭД. Для этого были достигнуты следующие соглашения:

• Обучение администраторов СЭД Заказчика проводится силами Исполнителя;
• Настройка системы осуществляется совместно силами Заказчика и Исполнителя;
• Разработка и актуализация инструкций по работе с системой осуществляется силами Заказчика;
• Заказчик оптимизирует бизнес процессы по некоторым направлениям с учетом возможностей внедряемой системы.
• Заказчик своими силами в ходе ПЭ подстраивает оставшуюся часть делопроизводства под возможности системы;
• Проектные решения разрабатываются упрощенные, с упором на модификации системы;
• Взаимодействие Заказчика и Исполнителя осуществляется максимально оперативно, предоставление запрашиваемой информации осуществляется посредством облачного хранилища.

2. Быстро, удобно, красиво и с прицелом на будущее

Для повышения эффективности и ускорения исследования процессов Заказчика было проведено предварительное обучение администраторов СЭД. В ходе проведения обучения упор делался на делопроизводство Заказчика. Каждый элемент системы рассматривался с точки зрения его потенциального использования сотрудниками организации. Такой подход к обучению позволил проектировать систему уже в самом начале взаимодействия с Заказчиком, а также сразу моделировать потенциальную работу сотрудников в системе с учетом всех аспектов делопроизводства.

Благодаря раннему погружению в систему администраторов СЭД, а также предоставленной обновленной документации по делопроизводству, был сведен и согласован общий перечень доработок по системе с четким разделением требований на те, что должны быть реализованы в рамках текущего проекта внедрения, и на те, что будут потенциально выноситься на развитие

Проектные решения

Основные модификации системы касались задач 

• Вычисление руководителя по иерархии
• Простановка регистрационных данных в PDF-документ
• Список и рассылка на ознакомление
• Регистратор по подписанту
• Автоматическая регистрация

Рассмотрим ниже эти доработки подробнее. Кроме того, система Заказчика претерпела множество других изменений.

Вычисление руководителя по иерархии

Согласно ТЗ, необходимо было разработать новую вычисляемую роль – руководитель по иерархии. Организационная структура Заказчика состоит из нескольких уровней управления:

1. Директор
2. Заместители директора
3. Управления
4. Отделы, филиалы

Для реализации корректного вычисления руководителей по иерархии для подразделений филиалов, а также Дирекции в рамках одного регламента было принято решение добавить в карточку подразделений дополнительный реквизит – «Тип подразделения» с возможностью выбора уровня управления, на котором находится данное подразделение.

Были инициализированы две системные роли «Заместители директора» и «Руководители управлений». Данные роли были необходимы для корректной проверки инициатора согласования на принадлежность к определенному уровню управления.

Такой подход к реализации функционала позволяет гибко настроить многоуровневую структуру управления с прицелом на будущие изменения без вмешательства разработчика.

Простановка регистрационных данных в PDF-документ

Для реализации данного требования был создан дополнительный этап «Обновление штампов в документе» с типом «Сценарий». Данный этап конвертирует документ в PDF, если ранее он не был сконвертирован, а также добавляет регистрационные данные по соответствующим «якорям» в документе.

Функционал данной доработки позволяет значительно облегчить работу регистраторов в системе. Причем, так как данный функционал выделен в отдельный этап, Заказчик сам в дальнейшем сможет использовать его в других регламентах.

Вкладка «Список ознакомления» и автоматическая рассылка на ознакомление

Для реализации данного требования было принято решение добавить новую вкладку «Список ознакомления» во всех типах документов. Заполнение этой вкладки осуществлялось аналогично табличной части в задаче на ознакомление с документом. Непосредственно на вкладке была добавлена возможность заполнять табличную часть из списков на ознакомление/рассмотрение.

Для реализации автоматической рассылки на ознакомление по списку, указанному во вкладке «Список ознакомления» документа от лица инициатора, добавлен новый этап «Автоматическая рассылка на ознакомление» с типом этапа «Сценарий».

Такой подход к реализации функционала позволяет Заказчику самостоятельно использовать применение автоматической рассылки в регламентах без вмешательства разработчика.

Регистратор по подписанту

Регистрация в компании до внедрения осуществлялась следующим образом: все документы Дирекции регистрировали сотрудники «Отдела Организации Работы и Документооборота» (далее – ООРиД), документы филиалов регистрировали секретари директоров филиалов. Однако, если документ, инициированный в филиале, подписывался директором ТФОМС, то он должен быть зарегистрирован отделом ООРиД.

Для более комфортного и оперативного перехода организации на Directum RX было принято решение не менять процесс регистрации. Закрепление конкретных регистраторов за конкретным подписантом реализовали при помощи нового справочника «Регистратор по подписанту» и вычисляемой роли «Регистратор по подписанту» в этапах регламента.

Справочник «Регистратор по подписанту», фактически, является жестко закрепленной связью подразделения, где находится подписант, с конкретным регистратором.

Это означает, что подписанту не обязательно быть руководителем подразделения для корректного вычисления, что открывает новые возможности для дальнейших настроек системы Заказчиком при изменениях в делопроизводстве компании.

Автоматическая регистрация

Для уменьшения нагрузки на регистраторов Заказчиком было принято решение часть документов регистрировать в системе автоматически на определенном этапе регламента.

Для реализации данного решения в системе был создан новый этап «Автоматическая регистрация документа» с типом этапа «Сценарий».

В настройках этого этапа добавили возможность выбрать вид настройки: Регистрация, Нумерация или Резервирование, что позволило более универсально его использовать в различных регламентах.

Настройка системы

Настройкой системы Исполнитель и Заказчик занимались совместно с делением нагрузки 60% - Заказчик, 40% - Исполнитель. Вся система была настроена за 2 дня, все справочники были заполнены, все регламенты настроены.

Совместная настройка позволила погрузить администраторов СЭД Заказчика во все аспекты работы в системе еще до начала тестовой эксплуатации.

По итогам исследования, проектирования и тестовой эксплуатации, функционал системы полностью отвечает всем требованиям Заказчика.

Управление проектами и Agile-доски

Помимо успешной замены используемой системы возникла необходимость в удобном и совокупном мониторинге выполнения задач по проектам. Такая необходимость была удовлетворена техническим решением «Agile-доски». Данный модуль не только позволит удовлетворить все потребности Заказчика, но и даст возможность дальнейшем более комфортно вести внутренние и внешние проекты при помощи наглядной доски непосредственно из СЭД, не прибегая к помощи сторонних сервисов и ПО. Таким образом, был дополнительно расширен стандартный функционал системы.

Результаты

Стоит отметить следующие результаты проделанной работы:

• Сложный процесс регистрации в организации был реализован в системе по привычному сотрудникам алгоритму.
• За счет доработок системы значительно снизилась нагрузка на регистраторов. Теперь им не придется самостоятельно конвертировать документы в PDF-формат и рисовать штампы с регистрационными данными в стороннем ПО.
• У специалистов Заказчика присутствует четкое понимание того, как обучать новых пользователей системы. Выстроен удобный и эффективный алгоритм обучения на основе курса «832: Основы работы в Directum RX».
• Единый функционал СЭД стал доступен для Дирекции и всех филиалов организации, расположенных по всей территории Свердловской области.
• Инструкции по работе в системе разработаны с учетом специфики деятельности организации.
• Благодаря измененной Заказчиком документации по делопроизводству в части договоров, а также совместной настройке работы с договорными документами была достигнута полная и удобная автоматизация работы.
• Появился прочный фундамент в виде функционала Directum RX для дальнейшей модификации и оптимизации процесса работы с договорами.
• Модуль «Совещания» позволяет автоматизировать бизнес-процесс по данному направлению деятельности непосредственно в СЭД, что особенно актуально с учетом количества и разнообразия проводимых в организации совещаний. Также модуль предоставляет возможность централизованно создавать документы по совещаниям и сразу же направлять их на исполнение, что существенно экономит время, а также облегчает поиск документов по совещаниям.
• Модуль «Проекты» совместно с Agile-досками стал удобным решением по автоматизации процесса ведения проектов в СЭД и позволяет более комфортно вести работу с проектами непосредственно в СЭД всем заинтересованным сотрудникам.
• В рамках импортозамещения система Directum RX была развернута на серверах с ОС Astra Linux Common Edition 2.12.29 (Орел).

При реализации проекта использовались следующие модули системы и решения Directum:

• Делопроизводство
• Договоры
• Совещания
• Agile-доски
• Проекты

Показатели эффективности

To be continued…

На данный момент система находится на стадии завершения тестовой эксплуатации. Согласно данным Заказчика, весь функционал системы отрабатывает без ошибок и в полной мере, что позволит беспрепятственно перевести систему в опытно-промышленную эксплуатацию с нагрузкой до 100 одновременно работающих пользователей. Автоматизация бизнес-процессов позволила значительно сократить время на подготовку, согласование, подписание и регистрацию документов, а взаимодействие сотрудников филиалов и Дирекции стало еще более оперативным и эффективным. Ведение проектов непосредственно в СЭД Directum RX открыло новые возможности по реализации проектов в организации.

Следующим этапом проекта будут внедрены решения:

• Коннектор к СБИС
• Мобильное приложение Solo
• Служба ввода документов DCS

Отзывы

Прикреплен файл: 23-01-01_100.pdf

Команда проекта

• Руководитель проекта – Вафина В.В.
• Заместитель руководителя проекта, аналитик – Ершов А.Е.
• Разработчик-рецензент – Присяжный А.В.
• Разработчики – Матушкина А.А., Бастылев К.Ю.