Переход к безбумажному документообороту за полгода? Это реально!

О компании

МФО «КМҒ» - является крупнейшей микрофинансовой организацией в Казахстане. МФО «КМҒ» предоставляет клиентам индивидуальные и групповые микрокредиты на различные виды деятельности. Компания имеет 14 филиалов и более 100 отделений во всех регионах Республики Казахстан.

Цели и задачи проекта

На момент старта проекта документооборот в компании проходил в бумажном виде. Взаимодействие между головным офисом и филиалами в разных городах, компанией и контрагентами для ускорения принятия решений осуществлялось через электронную почту с последующей передачей оригиналов документов в бумажном виде. Кадровый документооборот в компании централизован, кадровый учет ведется в программе 1С, оригиналы кадровых заявлений, представлений и кадровых приказов хранятся в головном офисе.  Существовал большой объем бумажных документов, которые ежемесячно циркулировали между головным офисом и филиалами. В период пандемии МФО «КМҒ», как и многие другие компании столкнулась с необходимостью выполнять свои функции в условиях удаленной работы большей части ключевых сотрудников и топ-менеджеров.

Для сохранения лидирующих позиций на рынке компании срочно требовалось трансформировать свои процессы и внедрить единую систему документооборота, позволяющую компании вести сквозные процессные коммуникации в электронном виде с обеспечением юридической значимости электронных документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Выбор системы проводился путем двухэтапного рассмотрения предложений от 5 поставщиков-лидеров на рынке ECM-систем Казахстана. Ключевыми факторами при выборе системы Directum RX послужили:

• Полноценная работа ЭЦП Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан (НУЦ РК).
• Наличие готовых и апробированных решений для интеграции с 1С.
• Наличие среды разработки для самостоятельного сопровождения и развития системы и учебных центров для обучения сотрудников заказчика.

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе решений:

• Directum RX версии 3.4 (модули Делопроизводство, Договоры, Совещания)
• Мобильные приложения (Solo для топ-менеджеров и Jazz)
• Интеграция с 1С
• Интеграция с онлайн-редакторами
• Почтовый агент
• Обертка для  библиотеки Kalkan (собственная разработка для взаимодействия с юридически значимыми электронными подписями)

Ход проекта

Проект реализовывался с использованием принципов Agile.  При таком подходе одновременно реализуются несколько бизнес- направлений, находящихся в разных стадиях. Начало проекта - август 2020 года, завершение проекта - май 2021 года. Было выделено 4 основных этапа внедрения функционала:

1. Внутренние документы, Электронная канцелярия, Кадровые процессы 
2. Заявки
3. Договоры, Совещания, Электронный архив
4. Внутренний аудит, Операционный план, Опер.риски, внутренние нормативные документы

От  момента старта проекта до начала работы пользователей в системе с процессами согласования и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов прошло всего 4 месяца.  Такого результата мы смогли достичь за счет четкой организации управления проектом.

Постоянный контакт между заказчиком и исполнителем.

Ежедневно проводились утренние коммуникации между руководителями проекта со стороны Заказчика и  Исполнителя с привлечением по необходимости ответственных от каждой из сторон. Выявлялись критичные на текущий день проблемы, которые влияют на общий план проекта.

Выделение веток планирования и ответственных

• В отдельные ветки планирования были выделены бизнес-процессы. Сформированы внутри общей команды отдельные группы из бизнес-пользователей, ответственных за бизнес-процесс, аналитиков  и программистов. Со стороны Заказчика был назначен один ответственный за окончательное принятие решений по каждому из бизнес-процессов. Решения, затрагивающие интересы нескольких бизнес-процессов принимал руководитель проекта со стороны Заказчика. 
• Технические решения по каждому бизнес-процессу формировались отдельно внутри группы независимо от решений по другим процессам. Все технические решения использовали общие механизмы (Матрицу согласования).

Контроль и видение общей ценности

Контроля со стороны руководства Заказчика, отчет по статусу проекта раз в 2 недели

Готовность к поэтапному запуску и регулярная доставка ценности

• Подготовка специалистов поддержки Заказчика для ответов на вопросы пользователей к моменту запуска функционала первой очереди, обучение сотрудников Заказчика как администраторов и разработчиков. 
• Тестирование адаптированных и реализованных режимов реальными пользователями в рамках своих функциональных обязанностей, выделения "пилотных" структурных подразделений головного офиса, филиалов и отделений, на которых проходила опытная эксплуатация.

Оригинальные технические решения (развернуть)

Кадровые процессы (развернуть)

Результаты

• Создана единая система, позволяющая МФО «КМF» вести сквозные коммуникации в более чем 20 бизнес-процессах.
• В процессах электронного документооборота используется юридически значимая электронная подпись.
• Автоматизировано более 139 видов документов (в том числе 40 различных карточек кадровых документов, настроено более 70 видов документов по кадровым процессам).
• Более 1800 пользователей охвачены автоматизацией по проекту.
• Более 30 топ-менеджеров работают в системе.
• Более чем на 10 000 в год сокращается объем бумажных документов.
• На 30% снижены ошибки при подготовке документов.

Планы по развитию проекта

Предполагается развитие проекта в следующих направлениях:

• Автоматизация бухгалтерского документооборота и интеграция с 1С (с целью отказа от бумажного документооборота в части внутреннего перемещения товарно-материальных активов).
• Подключение к обмену юридически значимыми электронными документами с контрагентами (iDocs).
• Интеграция с системой рекрутинга (для сокращения времени на поиск персонала и интеграцию с системой заявок на вакансии и кадрового документооборота внутри СЭД)

Команда проекта

Проект является крайне ценным тем, что в процессе его реализации сотрудники Заказчика получили опыт и овладели технологиями разработки и администрирования Directum.

На момент внедрения команда Заказчика состояла из 30 человек: директор проекта, куратор проекта, члены рабочей группы, сотрудники ИТ-служб.

Команда исполнителя состояла из 10 человек: куратор проекта, руководитель проекта, аналитики, программисты.

Об авторе заявки

Александрова Ирина, руководитель проекта со стороны Исполнителя.

Данный проект мне запомнился тем, что это первый мой проект, в котором я ни разу лично не встретилась с Заказчиком, все вопросы решались удаленно. Также это мой первый проект, реализуемый по AGILE-технологии  и было сложно одновременно вести несколько параллельных волн внедрения. Но мы справились.

Хотелось бы выразить благодарность в первую очередь руководству МФО «КМҒ» за активное участие во внедрении и оперативное решение возникающих вопросов. Также хотелось бы поблагодарить всех участников проекта со стороны Заказчика за высокий уровень профессионализма и искреннюю заинтересованность в достижении результатов, понимание проблем и совместном участии в поиске компромиссных решений при возникновении конфликта интересов между бизнес-направлениями.