Переход к безбумажному документообороту за полгода? Это реально!

> 1800

пользователей охвачено автоматизацией по проекту

> 30

топ-менеджеров работает в системе

более чем на 10 000

документов в год сократился объем бумажных документов

на 30%

снижено количества ошибок при подготовке документов

Следующий проект

О компании

МФО «КМҒ» - является крупнейшей микрофинансовой организацией в Казахстане. МФО «КМҒ» предоставляет клиентам индивидуальные и групповые микрокредиты на различные виды деятельности. Компания имеет 14 филиалов и более 100 отделений во всех регионах Республики Казахстан.

Цели и задачи проекта

На момент старта проекта документооборот в компании проходил в бумажном виде. Взаимодействие между головным офисом и филиалами в разных городах, компанией и контрагентами для ускорения принятия решений осуществлялось через электронную почту с последующей передачей оригиналов документов в бумажном виде. Кадровый документооборот в компании централизован, кадровый учет ведется в программе 1С, оригиналы кадровых заявлений, представлений и кадровых приказов хранятся в головном офисе.  Существовал большой объем бумажных документов, которые ежемесячно циркулировали между головным офисом и филиалами. В период пандемии МФО «КМҒ», как и многие другие компании столкнулась с необходимостью выполнять свои функции в условиях удаленной работы большей части ключевых сотрудников и топ-менеджеров.

Для сохранения лидирующих позиций на рынке компании срочно требовалось трансформировать свои процессы и внедрить единую систему документооборота, позволяющую компании вести сквозные процессные коммуникации в электронном виде с обеспечением юридической значимости электронных документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Выбор системы проводился путем двухэтапного рассмотрения предложений от 5 поставщиков-лидеров на рынке ECM-систем Казахстана. Ключевыми факторами при выборе системы Directum RX послужили:

  • Полноценная работа ЭЦП Национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан (НУЦ РК).
  • Наличие готовых и апробированных решений для интеграции с 1С.
  • Наличие среды разработки для самостоятельного сопровождения и развития системы и учебных центров для обучения сотрудников заказчика.

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе решений:

  • Directum RX версии 3.4 (модули Делопроизводство, Договоры, Совещания)
  • Мобильные приложения (Solo для топ-менеджеров и Jazz)
  • Интеграция с 1С
  • Интеграция с онлайн-редакторами
  • Почтовый агент
  • Обертка для  библиотеки Kalkan (собственная разработка для взаимодействия с юридически значимыми электронными подписями)

Ход проекта

Проект реализовывался с использованием принципов Agile.  При таком подходе одновременно реализуются несколько бизнес- направлений, находящихся в разных стадиях. Начало проекта - август 2020 года, завершение проекта - май 2021 года. Было выделено 4 основных этапа внедрения функционала:

  1. Внутренние документы, Электронная канцелярия, Кадровые процессы 
  2. Заявки
  3. Договоры, Совещания, Электронный архив
  4. Внутренний аудит, Операционный план, Опер.риски, внутренние нормативные документы

От  момента старта проекта до начала работы пользователей в системе с процессами согласования и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов прошло всего 4 месяца.  Такого результата мы смогли достичь за счет четкой организации управления проектом.

Постоянный контакт между заказчиком и исполнителем.

Ежедневно проводились утренние коммуникации между руководителями проекта со стороны Заказчика и  Исполнителя с привлечением по необходимости ответственных от каждой из сторон. Выявлялись критичные на текущий день проблемы, которые влияют на общий план проекта.

Выделение веток планирования и ответственных

  • В отдельные ветки планирования были выделены бизнес-процессы. Сформированы внутри общей команды отдельные группы из бизнес-пользователей, ответственных за бизнес-процесс, аналитиков  и программистов. Со стороны Заказчика был назначен один ответственный за окончательное принятие решений по каждому из бизнес-процессов. Решения, затрагивающие интересы нескольких бизнес-процессов принимал руководитель проекта со стороны Заказчика. 
  • Технические решения по каждому бизнес-процессу формировались отдельно внутри группы независимо от решений по другим процессам. Все технические решения использовали общие механизмы (Матрицу согласования).

Контроль и видение общей ценности

Контроля со стороны руководства Заказчика, отчет по статусу проекта раз в 2 недели

Готовность к поэтапному запуску и регулярная доставка ценности

  • Подготовка специалистов поддержки Заказчика для ответов на вопросы пользователей к моменту запуска функционала первой очереди, обучение сотрудников Заказчика как администраторов и разработчиков. 
  • Тестирование адаптированных и реализованных режимов реальными пользователями в рамках своих функциональных обязанностей, выделения "пилотных" структурных подразделений головного офиса, филиалов и отделений, на которых проходила опытная эксплуатация.

 

Разработки и используемых решений в проекте было много, достаточно посмотреть на меню в интерфейсе администратора. Хотелось бы в данной заявке остановиться на тех которые мы считаем наиболее интересными.

Матрица согласования

Компания имеет сложную организационную структуру с наличием перекрестных горизонтальных связей по уровню подчиненности. С целью сокращения времени согласования определенных видов документов и уменьшения количества уровней иерархии определены корпоративные правила делегирования полномочий подписантов. Для поддержки этих правил и оптимизации выбора согласующих и подписантов в регламентах в зависимости от должности и организации (филиала) инициатора документа была разработана матрица согласования.  Она применяется при выборе подписантов документа и обязательных согласующих в правилах согласования.

В матрице для определенного перечня видов документов задаются:

  • Подписанты (в зависимости от подразделения и должности сотрудника-инициатора)
  • Регистраторы (в зависимости от Нашей организации и подразделения)
  • Участники согласования, весь набор участников разбивается на определенные этапы, внутри каждого этапа задается способ согласования (параллельно или последовательно), а также определяется очередность выбора согласующих внутри одного этапа согласования при последовательном согласовании.

Участники согласования указываются в виде перечня ролей. Исполнитель роли определяется в момент запуска конкретного документа на согласование по регламенту

 

 

Был разработан собственный модуль для автоматизации процессов согласования различных видов кадровых документов - заявлений, служебных записок, ходатайств и формирования кадровых приказов на их основании.

Поскольку кадровый учет ведется в 1С, там к моменту внедрения документооборота уже был разработан механизм формирования шаблонов кадровых приказов. Стояла задача по интеграции между 1С и Directum.

Интеграция с 1С:ЗУП

Для уменьшения количества ошибок при запуске кадровых заявлений на согласование необходимо было разработать сервисы для проверки наличия неиспользованных дней отпуска и информации о выплатах лечебного пособия за текущий год. В общем виде схема интеграционного взаимодействия между 1С и Directum выглядит следующим образом:

  1. Заявитель заполняет параметры в карточке документа в системе Directum. Далее формирует документ по шаблону или из файла. Подписывает его юридически значимой электронной подписью (если это требуется по процессу). Заполняет параметры в карточке документа. При отправке документа на согласование по регламенту для определенных видов документов вызывается сервис проверки наличия доступных дней неиспользованного отпуска, стажа сотрудника, остатка денежного лимита по выплате лечебного пособия. Если проверка пройдена успешно, документ направляется на согласование по регламенту.

  2. В зависимости от структурного подразделения, должности и организации заявителя по матрице согласования определяется список согласующих. Каждый из них при согласовании документа имеет возможность согласовать с использованием юридически значимой электронной подписи (если такое требование настроено в системе).

  3. Подписант утверждает заявление электронной подписью (если для данного вида документа это требуется).

  4. Далее если по данному документу необходимо сформировать приказ, сотрудник кадровой службы создает карточку приказа из утвержденного документа, затем информация передается через сервис интеграции в 1С. Сотрудник кадровой службы дозаполняет в 1С остальные параметры карточки приказа, формирует шаблон приказа и сформированный документ передается обратно в Directum через сервис интеграции. Далее приказ отправляется на подписание.

  5. После подписания приказа в Directum через сервис интеграции информация о подписании приказа передается в 1С и осуществляется проведение документа.

Массовое подписание 

В модуле реализовано более 40 различных карточек кадровых документов, настроено более 70 видов документов, а также механизмы автозаполнения данных в карточку приказа из заявления. Для ускорения возможности формальных процессов подписания множества документов одновременно был разработан механизм массового подписания документов. Руководитель имеет возможность выбрать из общего потока документов, поступивших на подписание, несколько нужных и выполнить в пакетном режиме все задания с возможностью однократного указания сертификата электронной подписи для подписания.

Заявки и заявления

В модуле реализованы следующие виды заявок:

  • Кафетерий льгот
  • Получение со склада и /или закуп ТМЦ
  • На подбор вакансии
  • На командировку

Также для удобства пользователей на обложке «Заявки и заявления» размещены ссылки на все возможные виды кадровых документов (за исключением кадровых приказов).

Процессы исполнения заявок связаны с другими бизнес-процессами. Например, заявка на склад для получения товаров может быть преобразована в заявку на закуп и дальше послужить основанием для договорного процесса. Заявка на подбор вакансии после выполнения связывается с процессом формирования кадрового приказа о приеме на работу. А заявка на командировку в случае необходимости расчета затрат направляется бухгалтеру для калькуляции в 1с и после согласования также связывается с процессом формирования кадрового приказа на командировку.

 

Результаты

  • Создана единая система, позволяющая МФО «КМF» вести сквозные коммуникации в более чем 20 бизнес-процессах.
  • В процессах электронного документооборота используется юридически значимая электронная подпись.
  • Автоматизировано более 139 видов документов (в том числе 40 различных карточек кадровых документов, настроено более 70 видов документов по кадровым процессам).
  • Более 1800 пользователей охвачены автоматизацией по проекту.
  • Более 30 топ-менеджеров работают в системе.
  • Более чем на 10 000 в год сокращается объем бумажных документов.
  • На 30% снижены ошибки при подготовке документов.

Планы по развитию проекта

Предполагается развитие проекта в следующих направлениях:

  • Автоматизация бухгалтерского документооборота и интеграция с 1С (с целью отказа от бумажного документооборота в части внутреннего перемещения товарно-материальных активов).
  • Подключение к обмену юридически значимыми электронными документами с контрагентами (iDocs).
  • Интеграция с системой рекрутинга (для сокращения времени на поиск персонала и интеграцию с системой заявок на вакансии и кадрового документооборота внутри СЭД)

Команда проекта

Проект является крайне ценным тем, что в процессе его реализации сотрудники Заказчика получили опыт и овладели технологиями разработки и администрирования Directum.

На момент внедрения команда Заказчика состояла из 30 человек: директор проекта, куратор проекта, члены рабочей группы, сотрудники ИТ-служб.

Команда исполнителя состояла из 10 человек: куратор проекта, руководитель проекта, аналитики, программисты.

 

Об авторе заявки

Александрова Ирина, руководитель проекта со стороны Исполнителя.

Данный проект мне запомнился тем, что это первый мой проект, в котором я ни разу лично не встретилась с Заказчиком, все вопросы решались удаленно. Также это мой первый проект, реализуемый по AGILE-технологии  и было сложно одновременно вести несколько параллельных волн внедрения. Но мы справились.

Хотелось бы выразить благодарность в первую очередь руководству МФО «КМҒ» за активное участие во внедрении и оперативное решение возникающих вопросов. Также хотелось бы поблагодарить всех участников проекта со стороны Заказчика за высокий уровень профессионализма и искреннюю заинтересованность в достижении результатов, понимание проблем и совместном участии в поиске компромиссных решений при возникновении конфликта интересов между бизнес-направлениями.

Комментарии (2)

Елена Питомцева

Ирина, какие онлайн-редакторы применяются на проекте?

Елена, применяется интеграция с Only Office

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.