Цифровая трансформация бизнес-процессов филиала «Энергосбыт» в РУП «Витебскэнерго»

О компании

Республиканское унитарное предприятие «Витебскэнерго» является одним из шести областных флагманов в Республике Беларусь отвечающих за производство, передачу и распределение электрической и тепловой энергии, и продажу ее потребителям.

В структуру самого «Витебскэнерго» входит 17 филиалов и структурных подразделений с общим штатом 10 000+ человек.

Одним из стратегических планов РУП «Витебскэнерго» значится «внедрение передовых ИТ продуктов для цифровой трансформации бизнеса, которые благоприятно влияют на увеличения производительности труда».

Цели и задачи

При этом необходимо было создать импортонезависимую инфраструктуру на свободно распространяемом ПО с возможностью масштабирования и объединения со структурными подразделениями.

Кроме того, пользователям было необходимо решение для одномоментного подписания 1000+ документов единым пакетом с сохранением юридической значимости. Легитимность должна обеспечиваться при помощи ключей ЭЦП ГосСУОК. Подписание должно быть удобным, с однократным введением пароля.

Цели и задачи проекта:

В РУП «Витебскэнерго» серьезно относится к имиджу компании на рынке и изначально были настроены провести проект на высшем уровне, подтвердить свои компетенции в цифровой трансформации и заявиться на конкурсе кейсов «Лидеры цифровой экономики Республики Беларусь 2023». Одной из ступенек к этому участие в текущем конкурсе Directum Awards.

История проекта

Общие требования:

• коннектор к АИС МВ» (ранее СМДО);
• коннектор к АИС Ведомственный архив;
• коннектор к порталу «Обращения.бел»;
• решение «Мобильная цифровая подпись» – победитель в категории «Передовые решения» Directum Awards 2019;

Решение для подписания пакета документов

Ниже представлено описание и возможности одного из использованных в процессе реализации проекта решений.

Функционал решения

• одномоментное подписание двумя ответственными исполнителями пакета из 1000+ документов;
• сохранение юридической значимости документов при помощи ключей ЭЦП ГосСУОК;
• однократное введением пароля каждым из исполнителей для подписания всего пакета документов;
• автоматическая регистрация каждого документа из подписанного пакета;
• заполнение адресов получателей;
• отправка посредством СМДО для участников СМДО и по email для остальных.

Архитектура решения

Документы содержащие сведения об объемах потребленной абонентами тепловой и электрической энергии попадают в DIRECTUM Bel из нескольких видов стороннего ПО с уже произведенными расчетами для абонентов в различных форматах (xls, doc, pdf) посредством настроенных API.

Количество документов для одномоментного подписания в каждом из 4-х филиалов составляет от 7 до 15 тысяч и подписываются представителем бухгалтерии с помощью ЭЦП «одним кликом». После чего второй участник в лице начальника отделения проводит верификацию и подписание второй ЭЦП также «одним кликом».

Подписанные документы отправляются корреспондентам через СМДО (в приоритете) или посредством email.

После подписания и отправки документы выгружаются в локальный архив заказчика.

Сложность реализации

Основная сложность заключалась в выработке механизма массового подписания тысяч документов в рамках одного пакета для подписания их ответственными сотрудниками «в один клик», но при этом с генерацией уникальных электронных подписей для каждого документа.

После нескольких бессонных ночей специалистам компании удалось выработать идеальный (на наш взгляд) способ реализации с учетом ограниченных ресурсов и возможностей криптосредств Avest.

Для этого помимо прочего была согласована с заказчиком архитектура распределенного решения, при котором подписание и отправка документам происходит физически на разных серверах на одном блоке типового маршрута, позволившая перевести в фоновый режим и распараллелить подписание документов, содержащихся в направляемых в СЭД пачках документов.

Результат проекта

Филиал «Энергосбыт» РУП «Витебскэнерго» первыми в Беларуси среди гигантов энергетической сферы автоматизировали и объединили процесс направления платежных документов между территориально обособленными отделениями и плательщиками. Вся автоматизация выполнена на базе импортонезависимой системы DIRECTUM Bel.

Автоматизирована передача учетных документов с сохранением юридической значимости (прикрепленной ЭЦП) в ERP систему. Удобно организованный процесс позволил удовлетворить запросы пользователей, сделать их работу надежной и быстрой.

Перспективы развития

Параллельно с основным проектом было проведено предпроектное исследование бизнес-процессов кадрового и договорного документооборота филиала «Энергосбыт» РУП «Витебскэнерго», подготовлены рекомендации и проект технической спецификации на автоматизацию. Кроме того, для повышения эффекта автоматизации в текущих процессах планируется использовать решение Directum Ario.

Дополнительно проводились презентации и проработки в части реализации проекта, который охватит кадровые и договорные процессы всего холдинга в целом.

Об исполнителе

Компания «Новаком Системс» имеет обширный опыт оптимизации процессов документооборота в организациях топливно-энергетического комплекса Республики Беларусь. В том числе в таких компаниях как Белнефтехим, Белтопгаз, Гомельоблгаз, Гроднооблгаз, Мингаз, Белоруснефть, МНПЗ.

Новаторские решения в системе DIRECTUM Bel и опыт успешных проектов ООО «Новаком Системс» были высоко оценены на конкурсе «Лидеры цифровой экономики Республики Беларусь 2022». Компания получила призовое место в номинации «Компания года – Разработчик ПО. Программное обеспечение для цифровой трансформации бизнеса».