Внедрение КЭДО с заботой о сотрудниках

О компании

ESTEL

Цели и задачи проекта

В последнее время становится актуальным использование электронного документооборота в кадровых процессах. Предпосылками стали санкционные изменения начала 2022 года: удорожание бумаги, миграция сотрудников из-за политических событий, распространение возможности дистанционной работы.

Главным фактором принятия решения о внедрении КЭДО для компании ESTEL стала закрепленная законодательно возможность обмена электронными кадровыми документами с сотрудниками обособленных подразделений и удаленными работниками.

Основная цель проекта – сокращение временных и финансовых затрат на отправку и получение документов.

Используемые решения и подходы

В результате проекта в компании ESTEL внедрена комплексная система управления цифровыми процессами и документами Directum HR Pro. Реализована возможность из 1С отслеживать подписание документов.

Переведены в цифру

процессы:

• Оформление отпуска
• Ознакомление с ЛНА и пр. документами
• Оформление прочих заявлений (мат.помощь; изменение перс.данных)

документы:

• Заявление о предоставлении отпуска
• Заявление о переносе отпуска
• Заявление об отпуске без сохранения з/п
• Заявление о предоставлении доп. отпуска
• Приказ о предоставлении ежегодного отпуска
• Приказ о предоставлении доп. отпуска
• Приказ о предоставлении отпуска без сохранения з/п
• Правила внутреннего трудового распорядка 
• Приказ по основной деятельности  
• Приказ о командировке
• Положение о КЭДО
• Должностные инструкции
• Дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора
• Уведомление (например, о вакцинации)
• Договор дарения денежных средств
• Согласие на обработку персональных данных
• Прочие Заявления (например, на отправку трудовой книжки)
• ..и пр.

Работа с заявлениями, подписанием документов идет через личный кабинет сотрудника.

История проекта

Проект стартовал в мае 2022 года. С момента старта до передачи в эксплуатацию прошло 3 месяца.

Предварительно был выполнен анализ процессов внутри компании – не только кадровых, но и в части договорной работы, делопроизводства и централизованного хранения документов. В результате мы выявили потребность во внедрении полноценной СЭД. Такой подход позволил в дальнейшем выбрать систему, максимально отвечающую требованиям компании.

Если говорить про кадровый документооборот, с которого мы начали внедрение, важно отметить, что непосредственно перед стартом было несколько встреч с HR-отделом, на которых выделили рабочую группу с их стороны, составили более детальные требования и распланировали этапы проекта. В результате к моменту начала работ мы четко понимали, чего хотим и в какие сроки.

Реализация проекта

1. Подготовительный этап, инициация проекта. Мы выявляли потребности компании в части перевода в электронный вид кадровых и других документов по разным бизнес-процессам, собирали требования к системе, анализировали представленные на рынке решения и, наконец, выбрали максимально подходящий программный продукт.

2. Техническая и организационная подготовка к внедрению внутри компании. В техническом плане мы разворачивали сервера, производили необходимые настройки для последующей установки ПО, а в организационном – создавали внутреннюю нормативную документацию, регламентирующую процесс КЭДО. Также мы решили заранее уведомить сотрудников о том, что компания будет переходить на кадровый электронный документооборот.

3. Настройка и адаптация решения под нашу компанию. Была произведена интеграция с 1С ЗУП, импорт структуры, настройка видов документов и шаблонов, маршрутов согласования. Этот этап плавно перетек  в тестовую эксплуатацию, где мы проверяли систему, создавали инструкции для пользователей. Также на данном этапе мы провели обучение HR-специалистов, так что к моменту старта промышленной эксплуатации специалисты отдела кадров уже достаточно хорошо ориентировались в системе.

4. Этап опытной эксплуатации. Мы выбрали несколько наиболее лояльных отделов в компании и с них начали использование КЭДО.

5. Тиражирование. Сейчас идет этап тиражирования решения на дочерние юр. лица.

Как было и как стало

Раньше в ESTEL документооборот велся полностью на бумаге со всеми вытекающими последствиями – перепечатка заявлений, поиск сотрудников, траты на курьерскую доставку, увеличенные сроки. После внедрения сократились затраты на доставку документов и уменьшилось время на их архивирование, ведь теперь этот процесс происходит автоматически: HR-специалистам не нужно относить документ в архив, подшивать его в папку и т.д. В целом, мы избавились от большинства этапов рутинной ручной работы, которые имели место раньше.

Пожалуй, нет таких подразделений в компании, которых бы не коснулся проект. Конечно, кто-то отказался от нового формата взаимодействия, но таких меньшинство, и так или иначе – от водителей погрузчика до офисных сотрудников – всех затронул КЭДО.

Работникам больше не нужно приходить в отдел персонала для того, чтобы оформить то или иное заявление (перенос отпуска, заявление на мат. помощь и т.д.) – всё легко сделать с помощью мобильного телефона. Также больше нет необходимости искать руководителя, чтобы подписать у него заявление – документ приходит руководителю сотрудника  на согласование автоматически по преднастроенному в системе маршруту и затем так же автоматически попадает в отдел персонала для последующей обработки и создания приказа. Весь процесс возможно отследить самостоятельно в личном кабинете (ЛК).

Аналогичным образом автоматизирована работа и с другими документами: например, с уведомлением о вакцинации или договором дарения денежных средств – сотрудникам отдела персонала больше не нужно печатать бумажные экземпляры, ходить по офису и искать сотрудников (в прямом смысле этого слова), чтобы они поставили свою подпись – всё происходит в электронном виде с возможностью отследить статус документа на любом этапе.

Рис.1 - Процесс оформления Заявления на отпуск

Сложности, и как с ними справлялись

Отмечу, как бывает на любом проекте внедрения, мы столкнулись со сложностями технического характера. Так, на начальном этапе достаточно долго поступали СМС-сообщения с кодом подтверждения подписи документа. Кроме того, поле для входа в личный кабинет показалось не интуитивно понятным. Ещё один момент – не у всех сотрудников уровень пользования гаджетами уверенный, поэтому достаточно времени уходило в том числе и на помощь в освоении нового формата взаимодействия: порой приходилось вживую демонстрировать работу системы конкретному сотруднику.

Также были и организационные сложности – в компании достаточно много консервативных сотрудников. Им мы тоже оказывали персональную помощь и предоставляли консультации, но помимо этого приходилось достаточно много работать для снятия напряженности в отношении нового формата работы. Для нашей компании это было неизбежно, так как мы изначально решили идти более лояльным, а не директивным путем по отношению к сотрудникам в ходе внедрения системы.

Результаты

Внедрение оказалось эффективным. Предварительные подсчеты трудоемкости это подтверждают. На каждом этапе внедрения чувствовалась поддержка вендора.

В результате проекта:

• документы поступают оперативно;
• все этапы работы с ними легко отследить;
• сократились издержки на пересылку документов;
• упростилась работа HR-специалиста – ему больше не нужно бегать за людьми;
• оптимизированы внутренние процессы для ускорения подписания кадровых документов.  

Итоги оправдали наши ожидания – изначально к проекту мы приступали, предполагая, что снизятся издержки на доставку документов, уменьшится время на их подготовку и согласование. Кроме того, как мы и ожидали, сотрудники поделились на два лагеря – многие с воодушевлением приняли изменения и активно работают в ЛК даже в отъезде, а некоторые категорически проявили свое нежелание даже попробовать разобраться.

Также был момент, который мы не прогнозировали:

Для нас стало неожиданным 100% подключение производственного отдела по инициативе его Руководителя - на начальном этапе он довольно скептически относился к проекту. Мы поэтапно вовлекали его в проект - демонстрировали работу в системе и рассказывали о преимуществах, дали возможность в тестовом режиме попользоваться системой, помогали и отвечали на вопросы. 

По итогу, Руководитель воодушевился проектом и помог вовлечь своих подчиненных в новый формат взаимодействия. Совместно мы разработали систему "наставничества": подключаясь к КЭДО, каждый работник мог обратиться с вопросами по использованию системы к Наставникам, которые были уже обучены. Подобный подход отразился на сотрудниках - они более охотно и быстрее подключались к КЭДО. А некоторые из них даже самостоятельно покупали себе новые модели телефонов, взамен старых кнопочных. 

Таким образом, мы не только снизили нагрузку на HR-отдел и самих работников, но и в более короткие сроки получили 100% подключение производственного отдела. 

Планы по развитию

Сейчас в ESTEL идет этап тиражирования решения на дочерние юр. лица компании, где так же прогнозируем сокращение трудоемкости по вышеупомянутым процессам.

Далее планируем подключать решения Directum для организации онлайн-приема и управления отпусками, а после - приступить к автоматизации других бизнес-процессов в Компании.

Команда проекта

В команду проекта со стороны Directum вошли:

• Алексей Доронин - Владелец продукта 
• Сюрсина Екатерина - Руководитель проекта
• Дерендяева Алина - Менеджер по развитию клиентов
• Специалисты технической поддержки Directum HR:Pro

Команда ESTEL:

• Анастасия Промская – Руководитель проектов
• Кудряшова Наталья – Менеджер по персоналу
• Аксенова Елена – Менеджер по персоналу

Команда ESTEL внесла большой вклад в развитие продукта, сформировав большое количество пожеланий, которые будут реализованы в следующих версиях.

Алексей Доронин, руководитель проектов развития бизнеса Directum

Об авторе заявки

На данном проекте в ESTEL у меня роль Руководителя проекта.

Приходится заниматься многими вещами: анализировать бизнес-процессы в компании и искать «болевые точки», а далее предлагать цифровую трансформацию этих процессов, презентуя выгоды их держателям, поднимать рабочий дух сотрудников, когда идет что-то не так; переводить с ИТ-шного на «человеческий язык», понятный бизнесу, а также выполнять роль единой точки входа для связи между внутренним заказчиком и вендором.

Не так давно мои коллеги мне сказали: «Настя, вот есть выражение ”прешь, как трактор” - это про тебя». Я задумалась, но и правда, в какие-то моменты я ощущала себя трактором, который идет туда, где страшно и неизвестно, чтобы было прозрачно и спокойно.

Для меня этот проект стал огромной площадкой для реализации своих идей, это сложный, но очень крутой опыт с возможностью поработать с классными людьми, которым просто хочется помочь взглянуть на свою каждодневную работу новым взглядом, помочь закрыть их «боли» в работе и вместе, несмотря ни на что, двигаться вперед, навстречу новому.

Я люблю дело, которым я занимаюсь вот уже несколько лет, и с радостью готова делиться своим опытом с другими компаниями, чтобы сократить количество ошибок «новичков» при внедрении СЭД/КЭДО. Надеюсь, в дальнейшем для компании ESTEL этот проект станет мощным импульсом к развитию и цифровой трансформации других бизнес-процессов.