Внедрение КЭДО с заботой о сотрудниках

1200
пользователей охвачены автоматизацией по проекту
7200 чел/ч
ежегодная экономия времени на подписании
в 6 раз
ускорились HR-процессы
с 4-х часов до 30 минут
сократилось время на подписание документов
Заказчик: ESTEL
Теги:

О компании

ESTEL


Цели и задачи проекта

В последнее время становится актуальным использование электронного документооборота в кадровых процессах. Предпосылками стали санкционные изменения начала 2022 года: удорожание бумаги, миграция сотрудников из-за политических событий, распространение возможности дистанционной работы.

Главным фактором принятия решения о внедрении КЭДО для компании ESTEL стала закрепленная законодательно возможность обмена электронными кадровыми документами с сотрудниками обособленных подразделений и удаленными работниками.

Основная цель проекта – сокращение временных и финансовых затрат на отправку и получение документов.

Используемые решения и подходы

В результате проекта в компании ESTEL внедрена комплексная система управления цифровыми процессами и документами Directum HR Pro. Реализована возможность из 1С отслеживать подписание документов.

Переведены в цифру

процессы:

  • Оформление отпуска
  • Ознакомление с ЛНА и пр. документами
  • Оформление прочих заявлений (мат.помощь; изменение перс.данных)

документы:

  • Заявление о предоставлении отпуска
  • Заявление о переносе отпуска
  • Заявление об отпуске без сохранения з/п
  • Заявление о предоставлении доп. отпуска
  • Приказ о предоставлении ежегодного отпуска
  • Приказ о предоставлении доп. отпуска
  • Приказ о предоставлении отпуска без сохранения з/п
  • Правила внутреннего трудового распорядка 
  • Приказ по основной деятельности  
  • Приказ о командировке
  • Положение о КЭДО
  • Должностные инструкции
  • Дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора
  • Уведомление (например, о вакцинации)
  • Договор дарения денежных средств
  • Согласие на обработку персональных данных
  • Прочие Заявления (например, на отправку трудовой книжки)
  • ..и пр.

Работа с заявлениями, подписанием документов идет через личный кабинет сотрудника.

История проекта

Проект стартовал в мае 2022 года. С момента старта до передачи в эксплуатацию прошло 3 месяца.

Предварительно был выполнен анализ процессов внутри компании – не только кадровых, но и в части договорной работы, делопроизводства и централизованного хранения документов. В результате мы выявили потребность во внедрении полноценной СЭД. Такой подход позволил в дальнейшем выбрать систему, максимально отвечающую требованиям компании.

Если говорить про кадровый документооборот, с которого мы начали внедрение, важно отметить, что непосредственно перед стартом было несколько встреч с HR-отделом, на которых выделили рабочую группу с их стороны, составили более детальные требования и распланировали этапы проекта. В результате к моменту начала работ мы четко понимали, чего хотим и в какие сроки.

Реализация проекта

1. Подготовительный этап, инициация проекта. Мы выявляли потребности компании в части перевода в электронный вид кадровых и других документов по разным бизнес-процессам, собирали требования к системе, анализировали представленные на рынке решения и, наконец, выбрали максимально подходящий программный продукт.

2. Техническая и организационная подготовка к внедрению внутри компании. В техническом плане мы разворачивали сервера, производили необходимые настройки для последующей установки ПО, а в организационном – создавали внутреннюю нормативную документацию, регламентирующую процесс КЭДО. Также мы решили заранее уведомить сотрудников о том, что компания будет переходить на кадровый электронный документооборот.

3. Настройка и адаптация решения под нашу компанию. Была произведена интеграция с 1С ЗУП, импорт структуры, настройка видов документов и шаблонов, маршрутов согласования. Этот этап плавно перетек  в тестовую эксплуатацию, где мы проверяли систему, создавали инструкции для пользователей. Также на данном этапе мы провели обучение HR-специалистов, так что к моменту старта промышленной эксплуатации специалисты отдела кадров уже достаточно хорошо ориентировались в системе.

4. Этап опытной эксплуатации. Мы выбрали несколько наиболее лояльных отделов в компании и с них начали использование КЭДО.

5. Тиражирование. Сейчас идет этап тиражирования решения на дочерние юр. лица.

Как было и как стало

Раньше в ESTEL документооборот велся полностью на бумаге со всеми вытекающими последствиями – перепечатка заявлений, поиск сотрудников, траты на курьерскую доставку, увеличенные сроки. После внедрения сократились затраты на доставку документов и уменьшилось время на их архивирование, ведь теперь этот процесс происходит автоматически: HR-специалистам не нужно относить документ в архив, подшивать его в папку и т.д. В целом, мы избавились от большинства этапов рутинной ручной работы, которые имели место раньше.

Пожалуй, нет таких подразделений в компании, которых бы не коснулся проект. Конечно, кто-то отказался от нового формата взаимодействия, но таких меньшинство, и так или иначе – от водителей погрузчика до офисных сотрудников – всех затронул КЭДО.

Работникам больше не нужно приходить в отдел персонала для того, чтобы оформить то или иное заявление (перенос отпуска, заявление на мат. помощь и т.д.) – всё легко сделать с помощью мобильного телефона. Также больше нет необходимости искать руководителя, чтобы подписать у него заявление – документ приходит руководителю сотрудника  на согласование автоматически по преднастроенному в системе маршруту и затем так же автоматически попадает в отдел персонала для последующей обработки и создания приказа. Весь процесс возможно отследить самостоятельно в личном кабинете (ЛК).

Аналогичным образом автоматизирована работа и с другими документами: например, с уведомлением о вакцинации или договором дарения денежных средств – сотрудникам отдела персонала больше не нужно печатать бумажные экземпляры, ходить по офису и искать сотрудников (в прямом смысле этого слова), чтобы они поставили свою подпись – всё происходит в электронном виде с возможностью отследить статус документа на любом этапе.

Рис.1 - Процесс оформления Заявления на отпуск

Сложности, и как с ними справлялись

Отмечу, как бывает на любом проекте внедрения, мы столкнулись со сложностями технического характера. Так, на начальном этапе достаточно долго поступали СМС-сообщения с кодом подтверждения подписи документа. Кроме того, поле для входа в личный кабинет показалось не интуитивно понятным. Ещё один момент – не у всех сотрудников уровень пользования гаджетами уверенный, поэтому достаточно времени уходило в том числе и на помощь в освоении нового формата взаимодействия: порой приходилось вживую демонстрировать работу системы конкретному сотруднику.

Также были и организационные сложности – в компании достаточно много консервативных сотрудников. Им мы тоже оказывали персональную помощь и предоставляли консультации, но помимо этого приходилось достаточно много работать для снятия напряженности в отношении нового формата работы. Для нашей компании это было неизбежно, так как мы изначально решили идти более лояльным, а не директивным путем по отношению к сотрудникам в ходе внедрения системы.

Результаты

Внедрение оказалось эффективным. Предварительные подсчеты трудоемкости это подтверждают. На каждом этапе внедрения чувствовалась поддержка вендора.

В результате проекта:

  • документы поступают оперативно;
  • все этапы работы с ними легко отследить;
  • сократились издержки на пересылку документов;
  • упростилась работа HR-специалиста – ему больше не нужно бегать за людьми;
  • оптимизированы внутренние процессы для ускорения подписания кадровых документов.  

Итоги оправдали наши ожидания – изначально к проекту мы приступали, предполагая, что снизятся издержки на доставку документов, уменьшится время на их подготовку и согласование. Кроме того, как мы и ожидали, сотрудники поделились на два лагеря – многие с воодушевлением приняли изменения и активно работают в ЛК даже в отъезде, а некоторые категорически проявили свое нежелание даже попробовать разобраться.

Также был момент, который мы не прогнозировали:

Для нас стало неожиданным 100% подключение производственного отдела по инициативе его Руководителя - на начальном этапе он довольно скептически относился к проекту. Мы поэтапно вовлекали его в проект - демонстрировали работу в системе и рассказывали о преимуществах, дали возможность в тестовом режиме попользоваться системой, помогали и отвечали на вопросы. 

По итогу, Руководитель воодушевился проектом и помог вовлечь своих подчиненных в новый формат взаимодействия. Совместно мы разработали систему "наставничества": подключаясь к КЭДО, каждый работник мог обратиться с вопросами по использованию системы к Наставникам, которые были уже обучены. Подобный подход отразился на сотрудниках - они более охотно и быстрее подключались к КЭДО. А некоторые из них даже самостоятельно покупали себе новые модели телефонов, взамен старых кнопочных. 

Таким образом, мы не только снизили нагрузку на HR-отдел и самих работников, но и в более короткие сроки получили 100% подключение производственного отдела. 

Планы по развитию

Сейчас в ESTEL идет этап тиражирования решения на дочерние юр. лица компании, где так же прогнозируем сокращение трудоемкости по вышеупомянутым процессам.

Далее планируем подключать решения Directum для организации онлайн-приема и управления отпусками, а после - приступить к автоматизации других бизнес-процессов в Компании.

Команда проекта

В команду проекта со стороны Directum вошли:

  • Алексей Доронин - Владелец продукта 
  • Сюрсина Екатерина - Руководитель проекта
  • Дерендяева Алина - Менеджер по развитию клиентов
  • Специалисты технической поддержки Directum HR:Pro

Команда ESTEL:

  • Анастасия Промская – Руководитель проектов
  • Кудряшова Наталья – Менеджер по персоналу
  • Аксенова Елена – Менеджер по персоналу

Команда ESTEL внесла большой вклад в развитие продукта, сформировав большое количество пожеланий, которые будут реализованы в следующих версиях.

Алексей Доронин, руководитель проектов развития бизнеса Directum

Об авторе заявки

На данном проекте в ESTEL у меня роль Руководителя проекта.

Приходится заниматься многими вещами: анализировать бизнес-процессы в компании и искать «болевые точки», а далее предлагать цифровую трансформацию этих процессов, презентуя выгоды их держателям, поднимать рабочий дух сотрудников, когда идет что-то не так; переводить с ИТ-шного на «человеческий язык», понятный бизнесу, а также выполнять роль единой точки входа для связи между внутренним заказчиком и вендором.

Не так давно мои коллеги мне сказали: «Настя, вот есть выражение ”прешь, как трактор” - это про тебя». Я задумалась, но и правда, в какие-то моменты я ощущала себя трактором, который идет туда, где страшно и неизвестно, чтобы было прозрачно и спокойно.

Для меня этот проект стал огромной площадкой для реализации своих идей, это сложный, но очень крутой опыт с возможностью поработать с классными людьми, которым просто хочется помочь взглянуть на свою каждодневную работу новым взглядом, помочь закрыть их «боли» в работе и вместе, несмотря ни на что, двигаться вперед, навстречу новому.

Я люблю дело, которым я занимаюсь вот уже несколько лет, и с радостью готова делиться своим опытом с другими компаниями, чтобы сократить количество ошибок «новичков» при внедрении СЭД/КЭДО. Надеюсь, в дальнейшем для компании ESTEL этот проект станет мощным импульсом к развитию и цифровой трансформации других бизнес-процессов.

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (2)

Маргарита Николаева

Анастасия, доброго дня. Можно ли с вами связаться для референс визита по теме КЭДО?

Елена Питомцева

Маргарита, с вами свяжутся, чтобы организовать референс для вас. 

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят