Замещение по-новому. Решение "Передача дел между сотрудниками"

Часто возникает ситуация, когда сотрудник увольняется, переходит на другую должность или передает часть обязанностей другому человеку. В Directum RX для этих целей есть стандартный механизм «Замещение», но зачастую он не может покрыть все требования заказчика. Что делать в ситуации, когда нам надо передать не все дела, а лишь часть?

Для этих целей разработано решение, позволяющее передавать «дела» одного сотрудника другому с помощью гибкого механизма.

Проблема

1. В отделе два специалиста выполняют идентичный функционал. Один специалист уходит в отпуск, и ему необходимо передать свою работу другому, но т.к. в организации автоматизированы кадровые процессы, у сотрудника хранятся личные документы, которые нельзя передавать через «Замещение».
2. Специалист получает новую должность и приступает к выполнению новых обязанностей, при этом в работе у него остаются поручения, которые необходимо передать другому исполнителю.

Решение

Для разрешения указанных ситуаций можно обратиться к обложке модуля (Рисунок 1), которая и предоставляет доступ к необходимому функционалу.

Рисунок 1. Обложка модуля «Передача дел между сотрудниками»

Для старта процесса вызывается диалог «Передача дел (задачи, задания и документы)», который предоставляет возможности настройки объектов системы:

Рисунок 2. Диалог формирования процесса передачи дел между сотрудниками

Рисунок 3. Диалог формирования процесса передачи дел между сотрудниками

Диалог позволяет указать: сотрудников от кого и кому необходимо передать объекты, период за который осуществляется выборка (Рисунок 2); а также дает возможность установить ограничения по процессам, и/или выбрать непосредственно те объекты (задачи, задания или уведомления) (Рисунок 3), в рамках которых будет осуществляться передача.

После указания всех необходимых параметров, по «волшебству» кнопки «Передать» и запускается сам процесс. Все осуществляется асинхронно, т.е. инициатору не придется ожидать выполнения, по завершению процесса участникам рассылается уведомление (Рисунок 4).

Рисунок 4. Уведомление о завершении процесса передачи дел

Результатом работы является:

• В заданиях/уведомлениях изменяется исполнитель;
• В задачах, изменяется инициатор. Дополнительно, исходя из указанных в диалоге параметров, возможно изменение свойств задачи, где указан сотрудник;
• Ссылки на задачи/задания/уведомления переносятся между папками пользователей;
• Права доступа на вложения передаются от одного пользователя к другому.

Детально, с результатами можно ознакомиться в записи справочника с историей, где подробно указано, кто кому что передал, и насколько это было успешно (Рисунок 5, Рисунок 6, Рисунок 7).

Рисунок 5. Справочник «История передачи дел». Параметры передачи дел.

Рисунок 6. Справочник «История передачи дел». Информация о переданных заданиях.

Рисунок 7. Справочник «История передачи дел». Информация об ошибках в процессе передачи дел

Так же, в случае если процесс передачи был завершен с ошибкой, в справочнике есть возможность запустить обработку повторно.

Дополнительно

Решение «Передача дел» доступно с версии RX 3.6 и выше.

На текущий момент решение уже было установлено и использовано некоторыми заказчиками, в частности - Правительство Вологодской области (версия RX 4.3).

Первоначальным автором решения является ведущий разработчик ООО «СТАРКОВ Групп» Беляков С.А. На текущий момент поддержкой решения занимается разработчик Моржухин А.А.

Планы развития

На текущий момент осуществлен рефакторинг решения и добавлены незначительные доработки функционала.

В планах по модификациям:

• добавить автоматизацию по перенастройке типовых справочников системы;
• сделать более гибкой настройку передачи, добавить дополнительные параметры «прочитанности», обработки полей заданий, выбора необходимости смены исполнителя;
• добавить настройки по автоматической передаче дел за период;
• добавить возможность отмены внесенных изменений.