Экологичный документооборот: производитель «ФрутоНяни» предпочитает ЭДО

АО «ПРОГРЕСС» (бренды «ФрутоНяня», «ФрутоKids», «Малышам» и «Липецкий бювет») — лидер на рынке детского питания в России[1]. Мощности производства позволяют нам выпускать более 2 млрд единичных упаковок в год. Продукция компании представлена во всех регионах России и экспортируется в различные страны мира.

[1] По данным проведенного ООО «РОМИР МОНИТОРИНГ СТАНДАРТ» исследования с использованием SCIF (Shopper-Centric Information Flow) Panel, за период с июля 2019 г по декабрь 2019 года, АО «ПРОГРЕСС в категории Детское питание имеет наибольшую аудиторию среди всех покупателей категории Детского питания за период с июля 2019 г. по декабрь 2019 г., проживающих в городской России с населением свыше 10 тыс. чел.

Цели проекта

В компании уже много лет организован внутренний электронный документооборот (ЭДО), но прежняя система устарела и в итоге перестала удовлетворять потребностям организации в полной мере. Поэтому с 2020 года АО «ПРОГРЕСС» использует для управления электронными документами Directum RX.

Компания наметила несколько целей при внедрении нового продукта:

• организовать электронный архив для удобного и экологичного хранения документов;
• ускорить корпоративные процессы;
• повысить уровень сервиса для клиентов и сотрудников;
• в 2023 году перейти на частичный кадровый ЭДО.

Главное, к чему стремится «ПРОГРЕСС» в части цифровизации — быстрый доступ к актуальной и достоверной информации с минимальными трудозатратами и наибольшей эффективностью.

Реализация

Система Directum RX в компании на 80% работает из коробки. Кастомизировать пришлось только функции, связанные с форматами входящих документов: их ориентация, вид, соответствие корпоративному стилю, специфические типы документов и маршруты их обработки.

Настроена удаленная работа через мобильное приложение — менеджеры проводят согласования прямо со смартфонов.

Процессы, которые полностью перенесены в систему Directum RX:

• подписание соглашений;
• архив финансовых документов;
• внутрикорпоративный документооборот;
• тендерные процедуры по внутреннему регламенту (от заявок до протокола);
• почта, регистрация отправлений, розыск отправлений;
• электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами;
• HR-процессы, личный кабинет сотрудника.

Подписание соглашений

В решении можно выстраивать иерархии связи документов и просматривать информацию по ним (тип, кто прикрепил). Благодаря маркировке штрихкодами поиск занимает несколько секунд.

Документы подписываются разными видами электронной подписи (ЭП), что гарантирует подлинность и исключает ручное визирование, как это было ранее. В электронном архиве обеспечивается юридическая значимость документов. Можно хранить сертификаты электронных подписей, раз в год они обновляются.

«Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) стал для нас важным нововведением. Могу отметить, что во многих организациях и сейчас согласование и подписание документов происходят отдельно друг от друга. Мы же используем защищенные электронные подписи, у нас есть собственный корпоративный центр регистрации. Система Directum RX хранит сертификаты подписей столько, сколько это необходимо по закону для каждого типа документа. Вообще ЮЗЭДО сейчас намного быстрее и дешевле, чем бумажное подписание. А для нас скорость принятия решения играет ключевую роль. От этого зависит результат переговоров, коммуникация с партнерами и в целом эффективность взаимодействия».

Алексей Бердин

Руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»

Внутрикорпоративный документооборот

Около 85% документооборота внутри компании сейчас настроено в электронном виде, в том числе типовые документы: доверенности, заявки на закупку, приказы, распоряжения, входящие/исходящие письма, регламенты и другие. Для каждого документа есть определенный готовый шаблон. Нужно просто заполнить карточку — документ сформируется в соответствии со стандартами компании.

ЭДО с контрагентами

Directum RX выступает единой точной входа для всех типов документов. Обмен с контрагентами, согласование и подписание осуществляется прямо в системе за счет интеграции с Контур.Диадок. Важно отметить, что из всех файлов, попадающих через сервис обмена, извлекаются данные и заносятся в электронную карточку. Благодаря этому можно отслеживать статусы и связи документов.

«Около 80% документов от контрагентов автоматически загружаются в систему и уходят на согласование по настроенным маршрутам. В планах — максимально приблизиться к отметке в 100% и существенно сэкономить время, бумагу и трудозатраты сотрудников».

Алексей Бердин

Руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»

HR-процессы

Это перспективное направление компании, запуск которого состоялся в первом квартале 2023 года. Уже настроена интеграция с ERP-системой. Также для компании важно подключить личный кабинет сотрудника, где отображаются сведения о начислениях зарплаты, расчетные листки, оформления отпусков, заявления на его перенос или корректировку. Кроме того, в системе можно согласовывать командировки и внутренние транспортные документы, что заметно ускоряет рабочие процессы.

«От бумажного документооборота в HR-процессах полностью уйти пока не удалось. Это связано с тем, что сотрудник может выбирать форму взаимодействия с работодателем, согласно законодательству РФ. Кроме того, трудовой договор, например, пока запрещено оформлять в электронном виде. Но те документы, которые разрешено вести в цифровом формате мы постепенно вводим в оборот».

Алексей Бердин

Руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»

Результаты

1. Подключен электронный финансовый архив с поддержкой юридической значимости документов. За счет этого сократился расход бумажных носителей и временные затраты на поиск нужной информации.

2. Настроено удаленное подключение к рабочим местам с помощью приложения Directum. Сотрудники выполняют задачи и согласовывают документы, даже если находятся вне офиса.

3. Переведен в цифру внутренний документооборот и обмен с контрагентами. Благодаря этому ускорилась обработка и согласование документов на 30%.

4. В перспективе — развитие электронных HR-процессов.

 

«Для «ПРОГРЕССа» важно не просто согласование документов, а комплексная цифровизация процессов. У нас много обязательств перед контролирующими органами, поэтому работа с документацией и передача данных для проверки должны быть четко выстроены. Мы уже ускорили обработку первичных документов на 30%. В будущем планируем улучшать эти и другие показатели».

Алексей Бердин

Руководитель департамента ИТ АО «ПРОГРЕСС»