Бизнес-контекст
АО «ПРОГРЕСС» (бренды «ФрутоНяня», «ФрутоKids», «Малышам» и «Липецкий бювет») — лидер на рынке детского питания в России[1]. Мощности производства позволяют нам выпускать более 2 млрд единичных упаковок в год. Продукция компании представлена во всех регионах России и экспортируется в различные страны мира.
[1] По данным проведенного ООО «РОМИР МОНИТОРИНГ СТАНДАРТ» исследования с использованием SCIF (Shopper-Centric Information Flow) Panel, за период с июля 2019 г по декабрь 2019 года, АО «ПРОГРЕСС в категории Детское питание имеет наибольшую аудиторию среди всех покупателей категории Детского питания за период с июля 2019 г. по декабрь 2019 г., проживающих в городской России с населением свыше 10 тыс. чел.
В компании уже была система электронного документооборота, но она устарела и не соответствовала потребностям организации в полной мере. Высокая загруженность сотрудников в рамках документооборота осложнялась трудоемким заполнением данных в старой системе, отсутствием прозрачности по отслеживанию сроков задач. К тому же старая СЭД была слабо интегрирована в экосистему компании, система кадрового учета не была связана с внутренним корпоративным порталом на SharePoint.
Цель проекта
Кадровый документооборот в компании был полностью представлен на бумажных носителях. Поэтому для перехода на КЭДО компания выбрала решения HR PRO и Личный кабинет от Directum.
Цели проекта:
- перейти на кадровый ЭДО с учетом требований законодательства;
- организовать электронный архив для удобного и экологичного хранения документов;
- ускорить корпоративные процессы;
- повысить уровень сервиса и прозрачность процессов для сотрудников.
Перед командой внедрения стояли задачи:
- организовать доступ сотрудников к информации по отпускам и заработной плате в Личном кабинете;
- повысить эффективность автоматизируемых процессов за счет исключения повторного ввода данных;
- создать единый ландшафт ЭДО в компании;
- унифицировать и связать документы, поступающие и отправляемы по ЭДО;
- сформировать электронный архив компании, в том числе с матками времени и высокой надежностью хранения;
- быстро находить документы по архивным материалам и их связям.
Реализация
Первым в компании был выполнен комплексный проект цифровизации внутреннего документооборота на новом уровне на базе Directum RX.
Проект по КЭДО проходил в течение 6 месяцев (октябрь 2022 — март 2023) и включал в себя несколько этапов:
- исследование;
- проектирование;
- модификации системы Directum RX;
- тестовая эксплуатация;
- опытно-промышленная эксплуатация.
Исследование
После перехода на SAP HCM возникла потребность в интеграции с Directum RX — это стало основной сложностью на проекте, так как пришлось учитывать много нюансов, связанных с особенностью кадрового учета в SAP. Поэтому первым этапом команда провела исследование для дальнейшего проектирования интеграционного решения.
Исследовалось получение структурированных данных из SAP HCM по организационной структуре, возможных дней отпуска, а также данных для формирования расчетных листов по заработной плате сотрудников. Далее исследовали отправку данных из Directum RX в SAP HCM по планируемым дням отпуска.
В рамках этапа:
- выбрали наиболее эффективный вариант интеграции;
- определили структуру данных SAP HCM;
- определили требования к данным со стороны Directum RX;
- исследовали возможные схемы обмена данными Directum RX с SAP HCM.
Проектирование
Этап включал проектирование процессов интеграции данных по организационной структуре, информации о количестве оставшихся дней отпуска по всем сотрудникам и планируемым отпускам, о заработной плате, а также отображению этих данных в личном кабинете. В рамках проекта спроектировали алгоритмы проверки и расчёта/перерасчета заработной платы.
Решение «Отпуска» в личном кабинете сотрудника
Благодаря типовому решению по отпускам сотрудники могут:
- формировать план-график отпусков;
- согласовывать заявление на отпуск;
- переносить отпуска;
- отзывать из отпуска;
- просматривать информацию об оставшихся отпусках.
Для этого спроектирована синхронизация данных о возможных отпусках сотрудника на планируемый год, а также структура данных и формат обмена для получения исторической информации на горизонте 3-х лет.
Решение «Заработная плата» в личном кабинете сотрудника
Спроектирован процесс публикации, хранения и отображения данных о заработной плате сотрудника.
Для автоматизации этого процесса были выдвинуты требования по загрузке исторических данных на горизонте 3-х лет и отображение расчетных листков в соответствии с представленным видом:
Перечень расчетных листов сотрудника
Отображения расчетного листа сотрудника
Тестовая эксплуатация
По результатам проектирования провели тестирование реализованных модификаций системы Directum RX. После сформировали инструкции и провели обучение.
Результаты
На текущий момент проект помог перенести в электронный вид кадровые документы, которые по законодательству РФ можно хранить и подписывать в цифре: отпуска, согласование служебных заданий на командировки и поездки.
Благодаря автоматизации процесса сотрудники получили удобный и быстрый доступ к информации по расчётным листкам и отпускам. Возможность оперативно планировать отпуска и в дальнейшем оформлять прочие кадровые документы без лишних временных затрат. Отдел кадров избавился от части рутинных задач и планирует дальнейшую автоматизацию своих процессов.
В результате перехода на кадровый ЭДО и организации личного кабинета:
- сотрудники работают в комфортной информационной среде;
- процессы стали прозрачными;
- отдел кадров и сотрудники имею доступ к информации в любое время;
- команда понимает свою загруженность и необходимость отдыха.
Показатели проекта
- 1700 пользователей охвачены автоматизацией на проекте
- 15 топ-менеджеров работают в системе
- на 30% увеличилась скорость обработки документов
- 80% функциональности реализовано из «коробки»
- 20% документооборота полностью в цифре
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий