Интеграция КЭДО в экосистему АО «ПРОГРЕСС»

Реализация

Первым в компании был выполнен комплексный проект цифровизации внутреннего документооборота на новом уровне на базе Directum RX.

Проект по КЭДО проходил в течение 6 месяцев (октябрь 2022 — март 2023) и включал в себя несколько этапов:

• исследование;
• проектирование;
• модификации системы Directum RX;
• тестовая эксплуатация;
• опытно-промышленная эксплуатация.

Исследование

После перехода на SAP HCM возникла потребность в интеграции с Directum RX — это стало основной сложностью на проекте, так как пришлось учитывать много нюансов, связанных с особенностью кадрового учета в SAP. Поэтому первым этапом команда провела исследование для дальнейшего проектирования интеграционного решения.

Исследовалось получение структурированных данных из SAP HCM по организационной структуре, возможных дней отпуска, а также данных для формирования расчетных листов по заработной плате сотрудников. Далее исследовали отправку данных из Directum RX в SAP HCM по планируемым дням отпуска.

В рамках этапа:

• выбрали наиболее эффективный вариант интеграции;
• определили структуру данных SAP HCM;
• определили требования к данным со стороны Directum RX;
• исследовали возможные схемы обмена данными Directum RX с SAP HCM.

Проектирование

Этап включал проектирование процессов интеграции данных по организационной структуре, информации о количестве оставшихся дней отпуска по всем сотрудникам и планируемым отпускам, о заработной плате, а также отображению этих данных в личном кабинете. В рамках проекта спроектировали алгоритмы проверки и расчёта/перерасчета заработной платы.

Решение «Отпуска» в личном кабинете сотрудника

Благодаря типовому решению по отпускам сотрудники могут:

• формировать план-график отпусков;
• согласовывать заявление на отпуск;
• переносить отпуска;
• отзывать из отпуска;
• просматривать информацию об оставшихся отпусках.

Для этого спроектирована синхронизация данных о возможных отпусках сотрудника на планируемый год, а также структура данных и формат обмена для получения исторической информации на горизонте 3-х лет.

Решение «Заработная плата» в личном кабинете сотрудника

Спроектирован процесс публикации, хранения и отображения данных о заработной плате сотрудника.

Для автоматизации этого процесса были выдвинуты требования по загрузке исторических данных на горизонте 3-х лет и отображение расчетных листков в соответствии с представленным видом:

Перечень расчетных листов сотрудника

Отображения расчетного листа сотрудника

Тестовая эксплуатация

По результатам проектирования провели тестирование реализованных модификаций системы Directum RX. После сформировали инструкции и провели обучение.

Результаты

На текущий момент проект помог перенести в электронный вид кадровые документы, которые по законодательству РФ можно хранить и подписывать в цифре: отпуска, согласование служебных заданий на командировки и поездки.

Благодаря автоматизации процесса сотрудники получили удобный и быстрый доступ к информации по расчётным листкам и отпускам. Возможность оперативно планировать отпуска и в дальнейшем оформлять прочие кадровые документы без лишних временных затрат. Отдел кадров избавился от части рутинных задач и планирует дальнейшую автоматизацию своих процессов.

В результате перехода на кадровый ЭДО и организации личного кабинета:

• сотрудники работают в комфортной информационной среде;
• процессы стали прозрачными;
• отдел кадров и сотрудники имею доступ к информации в любое время;
• команда понимает свою загруженность и необходимость отдыха.

Показатели проекта

• 1700 пользователей охвачены автоматизацией на проекте  
• 15 топ-менеджеров работают в системе        
• на 30% увеличилась скорость обработки документов          
• 80% функциональности реализовано из «коробки»  
• 20% документооборота полностью в цифре