Dream Team. Модуль «Обучение и аттестация» как инструмент развития компетенций команды

Предпосылки

Мечта руководства любой организации - высококвалифицированные кадры, которые знают нюансы своей работы и ведут организацию к процветанию и стабильности. Но реалии бизнеса сейчас таковы, что текучка в организациях высока, а вход в узконаправленную сферу занимает длительное время. Готовых специалистов на рынке крайне мало. Поэтому перед руководителями направлений встает вопрос о том, как же сократить период адаптации и обучения новых профессионалов. Ведь необходимо освоить большой объем корпоративной информации, а подготовленный специалист должен был приступить к работе «еще вчера».

Мы знаем о сложной ситуации с персоналом не понаслышке, ведь занимаясь цифровизацией бизнес-процессов ведущих предприятий, напрямую заинтересованы в специалистах высокого класса. Нам нужны кадры, обладающие знаниями как по классическому делопроизводству, так и узконаправленным специфическим процессами нефтяной, банковской и других сфер. Одних знаний этих отраслей для внедрения систем на платформах Directum/ Directum RX недостаточно, необходимы так же знания особенностей и возможностей самих платформ, нормативной базы, изменяющегося законодательства, а также отличий от конкурентных продуктов. Таким образом, количество информации, которую необходимо освоить новому сотруднику возрастает в геометрической прогрессии.

В рамках прохождения обучения сотрудников  мы стремимся к сокращению рутинных операций опытных сотрудников (наставников), которые тратят львиную долю рабочего времени на разъяснения о том, где найти материал для изучения, в какой последовательности сдавать промежуточные зачеты, как выбрать время проведения аттестации для всей комиссии и т.д. Также нам было важно создать удобный аналитический инструмент для сбора статистики по действующим сертификатам наших сотрудников, обученных специалистов Заказчиков, подготовки портфолио и отчетов вендору.

Цели и задачи проекта

Так, исходя из назревших вопросов по оптимизации процессов обучения и адаптации и, в конечном итоге, для достижения цели получения высококвалифицированных специалистов в команду, мы сформулировали несколько задач:

1. Появление единого структурированного каталога документов по направлениям деятельности.

2. Ведение реестров Заявок на обучение, пройденных курсов по сотрудникам, полученных сертификатов, доступных курсов обучения.

3. Автоматизация направления Заявок на обучение и аттестации.

И главная задача:

4. Сокращение времени адаптации сотрудников с момента приема и стажировки до получения грейда (категории квалификации).

Используемые решения и подходы

В процессе реализации поставленных задач появился полноценный модуль «Обучение и Аттестация». Вся работа с модулем ведется с его обложки.  

Модуль визуально разделен на два направления: Обучение и Аттестация. Разделение позволяет пользователям, особенно новичкам, быстро сориентироваться в системе и эффективно начать обучение.

Рис.1. Модуль «Обучение и аттестация»

Каждая Заявка на обучение проходит жизненный путь с заведения ее в системе, согласования и изучения материалов. Работы производятся по настроенному регламенту в системе Directum RX, что позволяет ему быть гибким. В случае изменений в бизнес-процессе, Администратор системы сможет внести изменения в регламент без привлечения Разработчика.

Рис. 2. Заявка на обучение

Процесс

В зависимости от выбранной категории обучения в системе автоматически подбирается и становится доступен сотрудникам предопределенный перечень документов, относящихся к конкретному курсу. Документы, для изучения вкладываются в карточку задания в рамках регламента. Срок задания проставляется в зависимости от срока, указанного в карточке Учебного материала. Одно задание - один учебный материал. Таким образом, обучение проходит поступательно, в соответствии со внутренними технологиями Организации, что позволяет контролировать учебный процесс сотрудника, а также создавать индивидуальные программы обучения.   

Перечень доступных Учебных материалов по каждому курсу, а также список Слушателей, уже прошедших обучение с помощью Модуля, можно посмотреть в карточке Курса.

К преимуществам Модуля относится также возможность его использования для обучения внешних пользователей на проектах, что было учтено при проектировании.

По результату проведения обучения Руководитель обучаемого подтверждает, что обучение пройдено в полном объеме, после чего Обучаемому приходит уведомление о завершении обучения и регламент завершается. В случае, если Руководитель обучаемого не доволен качеством прошедшего обучения, он может направить задание на доработку, указав в теле задачи курсы, необходимые для повторного изучения.

После прохождения курсов обучения Система предоставляет возможность запустить Заявку на аттестацию разными способами: с обложки модуля, реестра заявок на аттестацию и регламента по обучению.

Рис. 3. Заявка на аттестацию

Заявка на аттестацию, по аналогии с Заявкой на обучение, имеет свой жизненный цикл и проходит по регламенту, настроенному в системе Directum RX.

В рамках работы с заявкой в нашей организации, аттестуемый проводит оценку своих навыков и знаний, заполняет функциональные компетенции в соответствии с грейдом (категорией квалификации), на который происходит аттестация и выполняет задание. Запись справочника Функциональные компетенции автоматически вкладываются в карточку задания обучаемого сотрудника.

Руководитель инициатора изучает вложения и принимает решение, действительно ли сотрудник готов к проведению аттестации. Если Руководитель согласен с готовностью сотрудника к аттестации, он собирает комиссию и назначает дату проведения аттестации.

Ответственный сотрудник службы HR по результату прохождения аттестации заполняет протокол аттестации и в карточке Заявки на аттестацию проставляет чек-бокс об успешности прохождения процедуры. В зависимости от проставленного признака запускаются разные процессы:

• в случае успешного прохождения - по изменению грейда сотрудника;
• в случае не успешного прохождения – регламент завершается уведомлением аттестуемого сотрудника с комментариями комиссии, о дальнейших действиях. Также Система позволить запустить аттестацию повторно.

Решение является универсальным, процедуры могут изменяться и адаптироваться под потребности компании любого масштаба и с разной спецификой бизнеса.

Результаты

В рамках проекта нами был реализован комплексный универсальный Модуль «Обучение и аттестация», позволяющий проводить обучения любого масштаба и специализации. Для удобства использования модуль разделен на два направления: Обучение и Аттестация.

Так, у сотрудников появилась возможность записи на внутренние и внешние курсы обучения, обновления своих знаний и оперативного сбора информации по уже пройденным материалам, отправки заявки на аттестацию и уточнения перечня функциональных компетенций по текущему и следующим грейдам (категориям квалификации).

Данное решение уже прошло этапы тестовой и опытно-промышленной эксплуатации и показало свою эффективность.

Делимся результатами:

1. Повысился контроль прохождения обучения и аттестации сотрудника.

2. Снизилась нагрузка на наставников, так как обучение сотрудников стало регламентировано, а документы автоматически выдаются в рамках курса и контролируются сроки в Системе.

3. Существенно сократился период ввода специалистов в должность.

4. Был поставлен рекорд: с момента приема сотрудника до успешной сдачи аттестации всего 25 рабочих дней (вместо 2-3 месяцев)!

5. Решение получилось универсальным, подходящим для компаний разной направленности и масштаба и готово к покорению новых горизонтов.

Состав команды проекта

• Руководитель проекта: Хадиева Юлия
• Аналитик: Минибаев Руслан
• Разработчик: Кошелев Кирилл