Перевод в КЭДО процессов ознакомления с отпусками, ЛНА и написания заявлений

О компании

Европлан работает на территории всей Российской Федерации уже 24 года. Региональная сеть насчитывает 85 офиса. Компания сохраняет статус абсолютного лидера в российском автолизинге и неоднократно признавалась лучшей лизинговой и автолизинговой компанией на международных премиях (Global Banking & Finance Review Awards, International Finance Magazine Awards, Acquisition International). К 2022 году в портфель Европлана входит более 30 автоуслуг.

«Европлан» лидирует в рейтингах: «Лучшие IT-работодатели России», «Рейтинг работодателей РБК», «Рейтинг лучших работодателей года HeadHunter» и получает награду конкурса «Инвестиции в развитие здоровой страны». Есть понимание необходимости поддерживать высокий уровень и качество работы с кадрами.

Цели и задачи проекта

Период пандемии остро выявил потребность в удаленном оформлении кадровых документов сотрудников. Частично удаленная работа, возможность трудоустраивать работников вне региональных офисов также указывали на такую потребность.

Компания являлась участником Гос. эксперимента Минтруда и промоутером изменений в ТК РФ по внедрению КЭДО.

Факторы, повлиявшие на принятие решения о переходе на КЭДО:

1. Принятое решение о сохранении возможности удаленной работы по окончании пандемии.
2. Высокие оценки как сотрудников, так и компании результатов участия в государственном эксперименте по КЭДО.
3. Реальная экономия ресурсов как компании, так и сотрудников.

Внедрение КЭДО направлено на ускорение кадрового документооборота и архивации документов, на сокращение временных затрат сотрудников, связанных с оформлением кадровых документов.

Заказчиком проекта выступил заместитель директора департамента по работе с персоналом.

Используемые решения и подходы

В проекте используются Directum RX и Личный кабинет Directum.

Интеграция с 1С.

История проекта

Проект по внедрению КЭДО Directum начался в апреле и завершился в декабре 2022 года. Общий срок работ составил 9 месяцев.

Старту проекта предшествовал отбор на основании демо-презентаций и собственного чек-листа из 33 пунктов.

Проект включал в себя установку и настройку тестового контура, тестирование функционала системы на ограниченном количестве участников, обучение администраторов и менеджеров системы, установку и настройку отказоустойчивого контура КЭДО.

В ходе проекта были выполнены:

• установка и настройка тестового контура системы,
• обучение работе в системы для менеджеров и администраторов системы,
• тестирование функционала системы силами заказчика,
• разработка локальных нормативных актов для внедрения КЭДО,
• установка и настройка отказоустойчивого контура КЭДО,
• установка и настройка коннектора к 1С:ЗУП 8.3 и Directum,
• обучение пользователей отдела кадров,
• обучение в виде цикла вебинаров для сотрудников и руководителей компании.

Изменения в процессах

После перевода в электронный вид процессы оптимизированы.

Отсутствует необходимость печатать приказ и вызывать работника для ознакомления. Полностью исключен этап формирования архива.

Изменили порядок согласования заявлений – теперь они сначала попадают на проверку в Отдел кадров и только потом к руководителю, тем самым сокращено количество некорректных заявлений, которые визируют руководители.

Так же полностью исключены временные лаги, связанные с передачей документа от одного участника к другому.

БЫЛО:

СТАЛО:

Сложность проекта

Основных сложностей было две:

• Обучить работе в новой системе.
• Перевести всех работников на КЭДО в кратчайшие сроки.

К сожалению, обе задачи не решаемы превентивными методами, так как проблемы, вызванные человеческим фактором, невозможно решить с помощью программных средств.

Работа с сотрудниками, разъяснения о простоте и эффективности КЭДО, проведение вебинаров, привлечение амбассадоров среди руководства компании и демонстрация личным примером – вот те средства, которые помогают нам привлекать к КЭДО новых участников.

Не оправдались ожидания максимально быстрого перехода сотрудников в КЭДО. В соответствии с Письмом Минтруда от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-727 для перехода на КЭДО сотруднику первоначально нужно подписать заявление на бумаге. Для сотрудников, работающих удаленно быстро сделать это невозможно.

Кроме того, особенностями проекта, с которыми успешно справились, были тщательная проработка организационной и технической части, в том числе:

• проработка локальных нормативных актов с привлечением юриста;
• установка и настройка катастрофоустойчивого контура КЭДО.

Результаты

C момента внедрения проекта прошло 2 месяца, но даже за это небольшой срок мы получили более высокие значения всех показателей, чем ожидали на старте проекта.

По итогам внедрения признано, что Перевод в КЭДО существенно улучшили показатели эффективности работы. Особенно повлияли процессы:

• ознакомление с приказами на отпуск и ЛНА.
• работа с заявлениями на предоставление и перенос отпуска.

Внедрение КЭДО коснулось всех сотрудников компании, и, судя по их отзывам, переход на кадровый ЭДО дал только положительный эффект - сократилось время, которое сотрудники тратят на оформление кадровых документов, переведенных в КЭДО, минимум в 5 раз.

Удовлетворенность от процесса подписания приказов на отпуск выросла с 25% до 97,5%. Количество подписанных оригиналов приказов, полученных отделом кадров в течение 24 часов выросло с 6% до 87%, в т.ч. и от региональных подразделений.

Время, которое сотрудники отдела кадров тратят на архивацию документов, сократилось с 5 минут на один документ до 1 сек.

К концу 2023 года планируется анализ экономического эффекта с учетом включения максимального КДП в КЭДО.

Планы по развитию

Планируем постепенный переход всех разрешенных для использования в КЭДО документов, в т.ч. документов о приеме, переводе, приказов и распоряжений работодателя, заявлений, согласий, и прочих документов, оформляемых работником.

Перевод всех документов в КЭДО позволит не только повысить эффективность работников, сократив их временные затраты на неоперационную деятельность.

Показатели эффективности

В настоящее время количество сотрудников, перешедших на КЭДО - 1000, ожидаемое количество – 2700.

15 автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе

Ускорение среднего времени работы с заявлением на отпуск на всех этапах составило 500% (было 15 минут, стало 3 минуты), без учета фактического времени на передачу документа между участниками бизнес-процесса (30 минут).

Ускорение среднего времени работы с заявлением на отпуск в отделе кадров составило 250% (было 5 минут, стало 2 минуты).

Планируемая экономия после перевода в КЭДО всех документов составит около 5,5 млн руб./год (включая расходные материалы, услуги логистики и временные трудозатраты сотрудников).

Команда проекта

Со стороны заказчика в команду проекта вошли бизнес-заказчик, руководитель проекта, бизнес-аналитик, программист 1С, юрист, системные инженеры.

Задачи, которые решались:

• Бизнес-заказчик – формирование требований к функционалу системы КЭДО, описание бизнес-процессов в части трудового законодательства, приемка работ
• Руководитель проекта – анализ и формализация бизнес-процессов, подготовка ЛНА в части КЭДО, подготовка и согласование договора, организация взаимодействия между участниками команды проекта.
• Бизнес-аналитик - анализ и формализация бизнес-процессов.
• Программист 1С – описание, анализ и формализация бизнес-процессов в части учетной системы.
• Юрист - подготовка ЛНА в части КЭДО.
• Системные инженеры – подготовка инфраструктуры и настройка системы КЭДО.
• Пилотная группа участников по тестированию КЭДО.

Состав команды со стороны заказчика:

• Колесова Оксана - бизнес-заказчик
• Царенков Александр - руководитель проекта,
• Лазебный Андрей - бизнес-аналитик,
• Сергеева Ольга, Милашенко Дмитрий - программисты 1С,
• Теплова Кристина - юрист,
• Мусин Ренат, Меньщиков Дмитрий - системные инженеры

Со стороны исполнителя в команду вошли руководитель и менеджер проекта, руководитель проектов развития бизнеса, команда системных инженеров.

Задачи, решаемые со стороны исполнителя:

• Руководитель и менеджер проекта – подготовка и согласование договора, организация взаимодействия между участниками команды проекта.
• Руководитель проектов развития бизнеса – методическая помощь, проведение обучения.
• Команда системных инженеров – настройка системы КЭДО.

Об авторе заявки

Моя роль – руководитель проекта.

Лично мне проект был очень близок. Я давно работаю в сфере кадрового делопроизводства и не понаслышке знаю все сложности, с которыми сталкиваются сотрудники отдела кадров. Поэтому у меня была крайне высокая заинтересованность в проекте, т.к. я понимал не только его выгоду для компании, но и для сотрудников.

Особенно запоминающимся был первые приказы, которые сотрудники подписали в системе КЭДО – было легкое чувство растерянности от того, что после подписания приказа работником не требуется совершать какие-то дополнительные действия – всё, процесс завершился практически мгновенно и без твоего участия. Но сразу после этого возникало чувство полного удовлетворения, поскольку мы получали исключительно положительную обратную связь и благодарность за внедрение КЭДО.

В сфере HR работаю с августа 2006 года, за это время успел охватить многие участи – это и подбор, и обучение, и КДП, и разработка и модернизация бизнес-процессов в HR.

Теперь в свою копилку могу добавить и проект внедрения КЭДО.