Предпосылки

В крупной оптовой FMCG-компании, в которую входит более 100 филиалов по России, для работы с цифровыми документами и процессами используется система Directum RX. В ней происходит согласование договоров, актов, УПД, счетов на оплату и контрагентов.

Сотрудники компании проверяли благонадежность партнеров с помощью сервиса Контур.Фокус, затем вручную вносили полученные данные в Directum RX. Поскольку контрагентов порядка 30 тысяч, а информация по ним быстро меняется, обновлять базу приходилось часто, это отнимало много времени. Дополнительно стоял вопрос достоверности данных, которые могли исказить случайно или умышленно.

Объемы данных:

• 30 тысяч  действующих контрагентов–поставщиков;
• 23,5 тысячи действующих договоров.

Цели и задачи

Компания решила цифровизировать комплаенс-процедуры, чтобы ускорить их и сделать более прозрачными.

Бизнес-цели

1. Создать для службы безопасности и юридического департамента единую точку входа в процесс согласования контрагентов, счетов и договоров.
2. Исключить риск случайного и умышленного искажения информации о контрагентах.
3. Сократить неэффективное использование рабочего времени всех участников процесса, а не только подразделений, отвечающих за комплаенс. А именно автоматически загружать информацию о контрагентах и рисках в работе с ними напрямую в DirectumRX ещё до старта процесса согласования.
4. Установить контроль над всеми формами взаимодействия с контрагентами на всех этапах сотрудничества.
5. Отслеживать изменения деловой репутации контрагентов.

Для этого предстояло выполнить следующие задачи:

• автоматизировать загрузку данных из Контур.Фокус в систему Directum RX;
• соотнести модели проверки контрагентов с регламентами компании;
• дать права редактирования модели только администратору, а остальным — возможность видеть преднастроенную версию;
• встроить инструменты оценки деловой репутации во все процессы Directum RX, затрагивающие отношения с контрагентами;
• запрограммировать функцию изменения маршрута и состава участников согласования в зависимости от условий;
• обеспечить постоянный мониторинг изменений в карточках партнеров;
• автоматизировать загрузку в систему краткого отчета по контрагенту в виде PDF-файла.

Что сделано

Специалисты воспользовались возможностями API-интеграции и в доработках учли все потребности участников процесса.

Модификация системы Directum RX

В карточку справочника «Контрагенты» добавили вкладку «Маркеры Контур.Фокуса». В ней содержится более девяноста меток благонадежности, включая показатель «Сводный рейтинг контрагента».

Предусмотрели массовое обновление реквизитов и маркеров в фоновом режиме. Теперь данные о тридцати тысячах контрагентов обновляются за час.

Добавили возможность заполнить информацию о контрагенте в его карточке нажатием одной кнопки.

Менять преднастроенную модель оценки контрагентов может только ответственный администратор.

Если специалист вносит изменения в данные, он обязан аргументировать свое решение в комментарии. После этого контролер получает задание и может верифицировать или отклонить правки. Затем система пересчитывает сводный рейтинг.

Для получения данных используется не только ИНН контрагента, но и КПП. Это гарантирует корректное заполнение реквизитов для филиалов. По ИНН сотрудника определяется его принадлежность к другим юридическим лицам. Если такой факт выявляется, то срабатывает маркер «Конфликт интересов».

Пользователи могут в один клик сохранять краткий отчет по контрагенту. Он скачивается в виде датированного PDF-файла.

Средствами администратора можно

• Предоставлять доступ пользователям к кнопкам заполнения реквизитов, изменения значений и верификации маркеров.
• Настраивать цвет фона, которым подсвечивается тот или иной маркер в зависимости от принимаемого им значения.
• Настраивать перечень маркеров, влияющих на расчет значения сводного рейтинга контрагента.
• Настраивать маршрут согласования с помощью дополнительных типов условий, проверяющих значение сводного рейтинга или отдельного маркера.
• Настраивать логику уведомления определенных пользователей или ролей в случае изменения значений выбранных маркеров/рейтинга контрагента.

Как изменились процессы

Ручные действия сократились до минимума.

• Сотрудники видят значение сводного рейтинга и отдельные маркеры до старта регламента согласования.
• Если компания благонадежная, процесс идет по одному маршруту, если выявлены риски – по другому.
• Когда система фиксирует негативные изменения у контрагента, с которым есть действующий договор, участники получают уведомления.
• Данные о деловой репутации партнеров регулярно актуализируются: в момент старта согласования (заведение договора, счета на оплату и т.д.) и при каждом запуске фонового процесса. Это помогает не упустить важные изменения, когда утверждение длится несколько дней. Например, маршрут может меняться, если сводный рейтинг вдруг станет «желтым» или «красным» вместо «зеленого».

Администраторы получили необходимые инструменты для управления системой. Теперь они могут давать пользователям дополнительные доступы, отслеживать изменения, влиять на вид рейтинга: от цветов маркеров до принимаемых во внимание параметров.

Результаты

Подход компании к проверке контрагентов стал стандартизированным и прозрачным. Это позволило оперативно выявлять риски и, самое главное, ускорить процесс:

• время на проверку одного контрагента сократилось с трех дней до одного часа;
• в 5 раз быстрее происходит согласование договоров и документов: запросы по компаниям с «зеленым» уровнем риска теперь не направляются в службу безопасности;
• проводить аудит работы комплаенс-экспертов стало проще — история их действий сохраняется в системе.

Разработано гибкое интеграционное решение с удобной настройкой, вариативностью маршрутизации, которое удовлетворило потребности бизнес-заказчиков

Об исполнителе

ООО «Центр внедрения документооборота» является партнером Directum с 2008 года. Компания специализируется исключительно на внедрении программных продуктов Directum. Сотрудниками реализовано более 30 проектов в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Челябинской области и других регионах Российской Федерации. Спектр услуг позволяет как внедрять решения Directum «с нуля», так и оказывать качественное сопровождение существующих конфигураций системы у заказчиков.