Проверка контрагентов (Know Your Customer/Client) с помощью Directum RX

Экономические условия и рекомендации ФНС в части соблюдения коммерческой осмотрительности предполагают необходимость ответственного подхода к выбору контрагентов. 

Для крупных игроков ритейла, сотрудничающих одновременно с большим количеством организаций, ответственный подход к проверке контрагентов является основой снижения финансовых, налоговых, репутационных и иных рисков при заключении и исполнении договоров. Термин "Know Your Customer/Client" (KYC) обозначает осознанное отношение к процессу проверки контрагентов. 

Задачи и цели

Одной из целей проекта было повысить управляемость рисками взаимодействия с недобросовестными компаниями. Реализация выполнена на базе Directum RX.

Основные задачи:

1. Автоматизировать создание контрагентов в системе Directum RX на основании данных системы проверки контрагентов СПАРК.
2. Реализовать бизнес-процесс проверки контрагента на базе системы Directum RX с учетом сроков действия результатов последней проверки.
3. Обеспечить хранение истории и результатов проверки контрагентов в системе Directum RX.
4. Реализовать метод параллельного выполнения работ для бизнес-процессов «Проверка контрагентов» и «Согласование договорных документов».

На проекте построения единой функциональной системы на базе Directum RX, команда TANAiS разработала решение по проверке контрагентов с обеспечением принципов «Кnow Уour Client» в соответствии с внутренней политикой Заказчика.

На проектирование и разработку модуля «Проверка KYC» было затрачено 2 месяца.
Со стороны исполнителя участие в проекте принимали РПИ, аналитик, разработчик, со стороны заказчика – РПЗ и рабочая группа.

Возможности решения «Проверка KYC»

Модуль «Проверка KYC» предназначен для:

• автоматического создания контрагентов в системе Directum RX;
• проверки контрагентов и параметров сделок; с учетом соблюдения актуальности результатов проверок по сроку давности;
• хранения истории и результатов проверок в системе Directum RX.

Состав модуля:

• новый тип документа – Заявка на проверку KYC;
• справочники «Риски» и «Участники проверки»;
• реестра заявок на проверку KYC;
• новый тип задачи «Задача на Проверку KYC»;
• интеграция с сервисом проверки контрагентов СПАРК;
• взаимосвязь с модулями Договоры и Контрагенты;
• алгоритм вычисления участников проверки;
• фоновый процесс, исключающий возможность заключения договора с контрагентом, по которому принято решение о запрете взаимодействия.

В рамках процесса KYC была реализована многоступенчатая проверка контрагентов-организаций перед заключением договорных отношений, включающая в себя:

1. Создание новых контрагентов в системе Directum RX;
2. Автоматическое заполнение основных показателей рисков в карточке Заявки на проверку KYC данными из системы проверки СПАРК;
3. Проверку контрагентов основным ответственным исполнителем – Контролером KYC;
4. Оценку рисков Дополнительными участниками (при необходимости);
5. Вынесение итогового решение по взаимодействию с контрагентом ответственным Контролером KYC на основании проведенной проверки.

Заявка на проверку KYC

Центральным объектом являются Заявки на проверку KYC. Заявка содержит основные данные по контрагенту, хранит данные для проверки и ее результаты.

Создать новый объект можно на обложке двух модулей «Проверка KYC» и «Контрагенты»:

• выбираем действие «Отправить КА на проверку», которое вызывает окно диалога «Поиск контрагента»;
• в окне диалога вводим ИНН организации для проверки наличия записи о контрагенте в справочнике «Организации» системы Directum RX:
  • при отсутствии карточки контрагента в справочнике Организации система предлагает создать новую запись, реквизиты карточки справочника заполняются автоматически данными из системы проверки СПАРК методами интеграции;
  • если контрагент не найден на сайте проверки, то выводится предупреждающее окно пользователю. Данные по контрагенту в заявке KYC заполняются автоматически данными из карточки контрагента.

Участники проверки рисков

Справочник «Участники проверки» предназначен для настройки ответственных за оценку рисков, выявляемых при проверке контрагента.

Справочник «Риски» предназначен для настройки списка рисков, учитываемых при проверке контрагентов.

На основании данных справочника в карточке Заявки на проверку KYC табличная часть «Риски» заполняется автоматически всеми записями справочника. Контролеру на своем этапе необходимо лишь указать риски, выявленные при проверке, для автоматического привлечения ответственных за оценку рисков в рамках задачи на проверку KYC:

Задача на проверку KYC и ход бизнес-процесса

Для запуска проверки разработана задача с новым типом Задача на проверку KYC.

1. После старта задачи система автоматически запрашивает данные по контрагенту из СПАРК и заносит их в карточку Заявки на проверку KYC по следующим  аналитических показателей:

• СВР (Сводный Индикатор Риска);
• ИДО (Индекс Должной Осмотрительности),
• ИФР (Индекс Финансового Риска);
• ИПД (Индекс Платежной Дисциплины);
• а также дополнительную информацию по контрагенту.

2. После заполнения данных из СПАРК формируется задание Контролеру KYC на проверку благонадежности и заполнение результатов проверки. На основе значений показателей Контролер KYC проводит анализ компании и оценивает ее благонадежность:

В случае, если привлечение дополнительных участников для проверки рисков не требуется, Контролер KYC завершает проверку выбором необходимого результата проверки в карточке заявки:

В случае выявления выделенных рисков, предусматривающих привлечение дополнительных участников проверки, Контролер KYC заполняет чек-бокс напротив выявленного риска и выполняет задание. Система осуществляет проверку наличия выявленных рисков по контрагенту и создает задания на оценку рисков дополнительным участникам проверки.

3. После оценки рисков дополнительными участниками проверки Контролер KYC получает задание на принятие итогового решения по взаимодействию с контрагентом и завершению проверки.

Результаты проверки всех участников записываются на дополнительной вкладке «Участники» в карточке Заявки на проверку KYC. С помощью табличной части можно посмотреть историю проверки KYC и результаты проверки каждого участника.

Согласование договора и проверка KYC

Новое решение затронуло работу всех сотрудников организации, работающих с договорными документами.

Модуль «Проверка KYC» непосредственно связан с модулем «Договоры».
Обязательным условием для отправки договорного документа на согласование является заполнение поля KYC карточки документа:

К выбору доступны Заявки на проверку KYC по выбранному в договорном документе контрагенту:

• отправленные на проверку, т.е. задачи на проверку, по которым не завершены;
• проверка по которым завершена, а срок действия результатов проверки не более 30 дней от даты завершения последней проверки.

Реализованный в модуле «Проверка KYC» фоновый процесс исключает возможность заключения договорного документа с контрагентом, по которому принято решение о запрете сотрудничества. Фоновый процесс, обрабатывает Заявки на проверку KYC с результатом проверки «Запрещено» и прекращает связанные с ними задания на согласование договорных документов, уведомляя участников согласования.

Для реализации возможности использования метода параллельного выполнения работ разработана новая папка потока для делопроизводителей, регистрирующих договорные документы - «На регистрацию (KYC не завершена)».

В папке отображается список задач на регистрацию, для которых указанная в карточке вложенного договора Заявка на проверку KYC не завершила проверку. Такое разделение задач позволяет Делопроизводителю на своем уровне контролировать какие договоры передаются на подписание, принимая риск отсутствия завершения проверки контрагента.

 

Результаты

В результате цель проекта была достигнута в полном объеме, требования заказчика реализованы, пользователи удовлетворены удобством работы с системой и отсутствием выполнения избыточных операций.

Цифровизация процессов повысила качество принимаемых управленческих решений за счет актуальных и непротиворечивых данных, которые пользователи получают в Directum RX автоматически.

Cистема Directum RX стала мастер-системой управления данными по контрагентам.

Перспективы развития решения

В современных экономических реалиях, в т.ч. учитывая рекомендации надзорных органов в части соблюдения коммерческой осмотрительности перспективы востребованности, а соответственно и развития решения очень высоки. Полноценная проверка контрагентов является одним из наиболее востребованных кейсов для значимых игроков рынка ритейла.

Решение может быть востребовано у компаний различных отраслей.

Показатели эффективности

Разработка нового решения позволила достигнуть положительного эффекта за счет:

• повышения прозрачности процесса проверки контрагентов – стадия проверки всегда известна;
• стандартизации процесса на системном уровне и повышения управляемости процесса – участники проверки четко определены;
• сокращения времени на выполнение операций по созданию и проверке контрагентов – исключены переходы между интерфейсами разных источников и затраты ресурсов на заполнение данных по контрагенту;
• обеспечения хранения исторических данных – результаты проверок, участники и даты зафиксированы в системе.