Ежегодная инвентаризация в электронном формате в ООО «МЕТРО Кэш энд Керри»

Бизнес-контекст

Компания «МЕТРО Кэш энд Керри» - крупнейшая торговая сеть, для которой инвентаризации – регулярное и масштабное мероприятие. При этом процесс оформления и подписания документов затрагивает не только конечный торговый центр, но и бухгалтерию центрального офиса.  

Актуальность задачи для бизнеса

Инвентаризация — важный процесс, который подтверждает достоверность данных в бухгалтерском учете и помогает бизнесу держать руку на пульсе. Она выявляет в том числе, как обстоят дела с дисциплиной сотрудников.

Важно правильно организовать процесс, чтобы он прошел быстро, далее по итогам можно было проанализировать результаты и быстро принять управленческие решения. Важно на всех этапах иметь документальное подтверждение с подписанием, так как процесс затрагивает чувствительные финансовые и кадровые вопросы.

Вопросы скорости и затрат на обработку документов по инвентаризации особенно актуальны для территориально распределенных организаций. Если в компании документооборот ведется на бумаге, то она несет значительные расходы на печать, обработку, хранение, а также доставку до ответственных в другие города.

Предпосылки

Бумажный документооборот перестал оправдывать себя по нескольким причинам:

1. Внушительный объем бумаги: комплект инвентаризационных документов состоит из четырех форм ИНВ, которые могут достигать 1000 страниц.
2. Долгий процесс оформления документов. Несмотря на типовую форму каждого из документов, бухгалтерия тратила несколько дней на подготовку бумажной отчетности.
3. Долгий процесс подписания инвентаризационных документов, так как в подписании одного документа могут быть задействованы от трех до пяти человек. Кроме того, бухгалтер, который подписывает документы находится в центральном офисе в Москве, в то время как инвентаризационная комиссия базируется в магазине, то есть иногда даже в другом городе.
4. Сложность обеспечения хранения документов и быстрой выдачи запрошенного комплекта.

Сейчас «МЕТРО Кэш энд Керри» проводит четыре плановые инвентаризации в год. В каждой инвентаризации принимают участие 110 местоположений компаний – магазины и склады. Принимая во внимание четыре проблемных фактора, описанных выше, было решено переводить процесс оформления инвентаризационных документов в электронный формат в системе Directum RX.

Цели и задачи

Конечной целью проекта стало не только перевести оформление и подписание инвентаризационных документов в электронный формат, но и сделать процесс бесшовным на всех этапах.

Схематично процесс проведения инвентаризации выглядит следующим образом:

При этом фиксация результатов пересчета и взаимозачета, а также принятие к учету итогов инвентаризации ведется вне системы документооборота. В связи с чем предстояло также обеспечить интеграцию DirectumRX с другими системами компании.

Задачи, которые предстояло решить:

1. Разработать виды документов «Приказ ИНВ-22» и «Комплект актов к ИНВ-22» и утвердить их реквизитный состав
2. Разработать реестр приказов ИНВ-22 и реестр инвентаризационных документов
3. Реализовать интеграцию с системой Inventory посредством API
4. По данным из системы Inventory формировать печатные формы ИНВ-3/19/26 в pdf
5. Обеспечить вариативность подписания: с помощью УКЭП и на бумажном носителе

Что сделано

Приказ ИНВ-22

Разработана карточка приказа ИНВ-22 и обеспечен процесс передачи данных по приказу во внешнюю систему  

Документ создает бухгалтер. Карточка содержит реквизиты, которые необходимы для создания печатной формы приказа, а также данные, которые нужны системе Inventory для получения из ERP данных о пересчете товаров. При этом отправку в Inventory можно контролировать и снять галочку отправки, если это внеплановая инвентаризация, которая проводится без участия системы.

После заполнения карточки бухгалтер создает документ из шаблона. 

Бухгалтер также выбирает тип подписания приказа. Бумажное подписание – это исключение из правил, оно выбирается только если есть веские причины не подписывать документ в электронном формате.

После отправки на согласование документ первым делом приходит управляющему ТЦ. На этапе «задание» управляющему нужно указать членов комиссии. При этом система проверяет, что комиссия действительно указана и не дает выполнить задание, если реквизит не заполнен. Кроме того, идет проверка на наличие сертификатов УКЭП в системе для выбранных подписантов. Выбрать члена комиссии без сертификата нельзя, иначе на нем встанет весь процесс согласования.

После назначения членов комиссии система обновляет версию приказа (заполняет участников) и отправляет к ним на подписание, а после приказ утверждается и подписывается самим управляющим ТЦ. Причем такие подписания возможны только усиленной подписью, система это проверяет.

Визуализация электронного подписания в виде штампа на pdf файле также была модифицирована: 

В случае с бумажным подписанием процесс проще, бухгалтер передает задачу административному специалисту в ТЦ, который печатает приказ и создает новую версию с подписями комиссии на бумаге.

Состояние «действующий» и согласование «подписан» - триггер для системы о том, что надо передать данные в Inventory, где вместе с данными приказа и результатами пересчёта товарного запаса система сформирует результаты инвентаризации.

Аннуляция приказа

Был предусмотрен сценарий ошибок в приказах. Поэтому создание приказа с местоположением и датами, которые уже есть в системе, возможно, но аннулирует предыдущий приказ. Если такой приказ уже был отправлен в Inventory, то вместе с аннулированием DirectumRX отправляет в Inventory статус «устаревший».

Схема процесса подготовки к инвентаризации

Карточка комплекта актов к ИНВ-22

Разработана карточка комплекта актов к ИНВ-22 и формирование печатных форм документов ИНВ-3/19/26 по данным из Inventory.

После завершения взаимозачетов Inventory передает в Directum RX данные для формирования комплекта актов к ИНВ-22 по ИД приказа. Directum RX формирует pdf-формы на своей стороне на основе JSON файла из Inventory. Карточка комплекта формируется и отправляется на согласование автоматически. Так как это не один документ, а комплект, то версия самой карточки не содержит документов, они сохраняются в связях.

Учли ситуацию, когда какие-то изменения произошли на стороне Inventory и надо сформировать новые комплекты. В таком случае если приходит комплект к приказу, для которого уже что-то было создано, старые комплекты аннулируются вне зависимости от статуса согласования (пример на скриншоте выше). Регламент возобновляется с новыми приказами.

Бухгалтерия обладает правами прекратить регламент, а также создать комплект актов вручную. 

После подписания комплекта бухгалтером и комиссией DirectumRX отправляет в Inventory дату подписания комплекта председателем (последним участником согласования). Получение даты является триггером для Inventory для формирования проводок в системе бухгалтерского учета.

Схема процесса завершения инвентаризации

Результаты

1. Ежегодная инвентаризация полностью переведена в электронный формат и используется в компании с 1 марта 2022 года
2. На подписание документов уходит от часа до одного дня, а раньше могло занимать недели
3. В системе уже сейчас 462 подписанных действующих приказа, среди которых только 45 подписаны на бумаге
4. Автоматизированы и приведены к единым стандартам многие рутинные процессы
5. Сэкономлено 6 720 человеко-часов в год
6. Обеспечено надежное и централизованное хранение документов в электронном формате
7. Спасено не одно дерево, ведь суммарное количество отчетных документов достигает 1500 штук, некоторые из которых могут быть объемом до 1000 страниц!

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах перенести в DirectumRX процесс по ведению календарей инвентаризации и автоматизировать создание приказов ИНВ-22. То есть создавать приказы без участия бухгалтерии на основе календаря.