Миграция на Directum RX и расширение цифровизации в Группе «Эталон»

Об организации

Группа «Эталон» — одна из крупнейших корпораций в сфере девелопмента и строительства в России. За 35 лет работы компания ввела в эксплуатацию 8,6 миллионов квадратных метров недвижимости.

История проекта

Система Directum используется в Группе «Эталон» с 2006 года. Знакомство началось с модулей «Управление документами» и «Управление договорами». Постепенно заказчик начал активно использовать Directum 5 в своей работе в разных сферах деятельности. Масштабы задач продиктовали потребность в создании собственной команды по поддержке и развитию системы, которая включает аналитиков и разработчиков.

В ходе развития система Directum 5 была глубоко кастомизирована и охватила широкий пул процессов.

Задачи и интеграции Directum 5 в Группе «Эталон»

Ежедневно в системе создавалось около 2,5 тысяч документов и 2 тысячи задач. Directum был интегрирован с девятью программными продуктами, среди которых как общеизвестные системы, такие как 1C, Jira, Контур.Фокус, так и специализированные решения, нужные заказчику для осуществления своей деятельности по продаже и приемке квартир, взаимодействию с дольщиками и т.д.

Предложение от вендора о переходе на более современную платформу Directum RX и информация о постепенном отказе от поддержки Directum 5 заставили заказчика задуматься об обновлении системы. В этот же период в компании оформилась потребность в миграции на импортонезависимое ПО.

Под влиянием этих факторов в 2021 году Группа «Эталон» приняла решение о переезде на современную отечественную платформу Directum RX. Учитывая большой опыт в Directum 5 и наличие собственной команды аналитиков и разработчиков, вариант замены платформы не рассматривался.

Подрядчиком на проекте выступила компания Avis Expert, сертифицированный партнер Directum.

Все работы разделили на два крупных этапа. Основные задачи первого:

• перенести в Directum RX все процессы делопроизводства, а также работу с дольщиками и заявками в ИТ-отдел;
• настроить основные интеграции с другими системами, включая разработку новых интеграций, которые были приостановлены в Directum 5;
• организовать работу через мобильное приложение Directum Jazz.

На первой стадии массовую миграцию исторических данных решили не проводить. Необходимо было перенести основные справочники, но это решили сделать через интеграции с другими системами и точечный ручной перенос необходимых документов из Directum 5.

Ход проекта

Подготовка к переходу на Directum RX

У заказчика была своя сильная команда разработчиков, специализирующаяся на Directum 5, но без компетенций по С#. Поэтому перед стартом проекта было принято решение не нанимать новых людей, а дообучить своих. В этом направлении провели масштабные работы: сотрудников направили на годовой курс обучения программированию на С#.

В начале 2022 года проекту был дан старт.

Компания ответственно отнеслась к задачам. Учли все рекомендации по технологии внедрения, а именно:

• актуализировали план перехода;
• выпустили распоряжение о миграции с Directum 5 на новую платформу Directum RX;
• приостановили новые разработки в системе Directum 5;
• обучили аналитиков и разработчиков клиента по курсам Directum RX.

Для проекта был выбран итерационный вариант внедрения на основе технологии Agile, которая предусматривает короткие спринты для выхода на MVP, оперативной демонстрации функциональности заказчику и получения обратной связи.

Анализ процессов

В марте 2022 года аналитики заказчика приступили к анализу текущих процессов на Directum 5 и формированию требований к функциональности Directum RX в разрезе каждого модуля.

После утверждения технического задания (ТЗ) на стороне заказчика его передавали на общую Kanban-доску в Teams, где задачи распределялись между аналитиками компании Avis Expert. Специалисты адаптировали ТЗ от заказчика под возможности и особенности архитектуры Directum RX, опираясь на стандартную функциональность системы.

Готовое ТЗ согласовывали архитектор Avis Expert и руководитель проекта от Группы «Эталон».

Разработка и тестирование

Разработка велась одновременно специалистами заказчика и Avis Expert. После окончания модификации ТЗ возвращалось консультанту для изменения необходимых настроек в системе.

Затем функциональность проходила три уровня тестирования. На первом этапе решение изучал консультант Avis Expert, причем не тот, кто выполнял проектирование. Так второй сотрудник мог перепроверить и что-то привнести в функциональность. Затем к проверке приступал аналитик со стороны заказчика. Третьим решение тестировал один из топ-руководителей клиента, отвечавший за проект в целом.

Таким образом заказчик был вовлечен во все этапы от анализа до тестирования и имел возможность повлиять на все нюансы, которые необходимо было учесть в новой системе.

Выход в продуктив

В декабре 2022 установили продуктивный контур системы. Учитывая масштабы и количество процессов, архитектура проектировалась с учетом всех необходимых рекомендаций вендора для соответствия требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, исходя из планируемой нагрузки и количества пользователей.

Архитектура системы Directum RX в Группе «Эталон»

В январе 2023 года конфигурацию перенесли с тестового на продуктивный контур. Делопроизводителей клиента обучили работе в новой системе.

В феврале стартовало пошаговое подключение юридических лиц в Directum RX. При этом стратегия поэтапного перевода была выбрана именно заказчиком, чтобы, во-первых, постепенно обкатать новую систему не сразу на всех пользователях, а на небольших группах, а во-вторых, снять нагрузку со службы поддержки.

Ключевые автоматизированные процессы

Модуль «Архив департамента продаж»

Предназначен для хранения Клиентских договоров, Клиентских документов (Доп. соглашение, приложение и прочий документ), Заявок в архив и сопутствующей информации, актов осмотра и приемки квартир покупателями.

Для «Заявок на сдачу в архив» разработан удобный алгоритм, который позволяет для сдаваемых в архив бумажных документов создать карточки в Directum RX и связать их с существующими документами:

• сотрудник заполняет табличную часть карточки данными о бумажных документах, которые ему необходимо передать в архив
• нажимает кнопку «Штрихкоды», по которой формируются карточки для документов в табличной части и печатаются штрихкоды на наклейках
• сотрудник приклеивает напечатанные штрихкоды на бумажные экземпляры.

Модуль «ИСП»

Предназначен для хранения информации о проектах строительства, а также объектов строительства, помещений на продажу, разрешений на строительство и ввод объектов в эксплуатацию.

Данные справочники являются одними из ключевых для автоматизации работы с дольщиками. Созданные в Directum RX проекты и объекты строительства выгружаются в Инвест, а оттуда загружается информация о дольщиках, их клиентских договорах и купленных помещениях. Эти сведения затем используются в других модулях, таких как «Архив департамента продаж», «Почтовые отправления», «Массовые рассылки».

Модуль «Почтовые отправления»

Предназначен для упрощения работы делопроизводителей в области учета, рассылки и получения почтовых отправлений для корреспондентов.

В системе создан новый справочник «Почтовые отправления», позволяющий быстро создавать новое почтовое отправление, связывать его с исходящим письмом и распечатывать его компоненты – «Конверт», «Опись», «Уведомление».

На данный момент процесс создания и учета почтовых отправлений стал проще и быстрее в связи с уменьшением количества действий для делопроизводителей. Увеличилась эффективность контроля за почтовыми отправлениями и уменьшилось время занесения поступивших отправлений в систему.

Отчеты модуля

Модуль «Массовые рассылки»

Предназначен для автоматического формирования и отправки исходящих писем для собственников жилых помещений в строящихся домах.

Для формирования писем делопроизводителю достаточно выбрать необходимый объект строительства, по которому будет производится рассылка, и указать один из преднастроенных типов рассылки. Количество формируемых писем может достигать и не ограничиваться 200 экземплярами, каждый из которых заполняется более чем по 35 параметрам. Также был реализован функционал по автоматической отправке сформированных писем по электронной почте, что позволило максимально снизить нагрузку на делопроизводителей.

Для контроля помещаемых данных в письма был разработан отчет с помещаемыми данными и отчет о неотправленных по тем или иным причинам письмах.

Модуль «Локальные нормативные акты»

Модуль предназначен для оформления, отправки на согласование и ведения реестра ЛНА.

Технические доработки

Для того, чтобы закрыть все потребности заказчика, на проекте реализовали ряд доработок.

1. В Directum RX можно отправить на согласование «пустой» документ – только карточку. Заказчик беспокоился, что пользователи по своей невнимательности или забывчивости могут запустить документы без версий. Решение усовершенствовали – добавили разные проверки и уведомления в задачах.
2. Клиент привык к тому, что в Directum 5 в документ каждый раз при открытии подставляются актуальные поля, в Directum RX же они подставляются один раз при создании из шаблона. Это оказалось неудобным, так как у многих документов заказчика в ходе согласования могут изменяться реквизиты. Эту задачу также решили через доработку.

Кнопка на карточке документа

Настройка в этапе регламента

3. Нехватку визуального инструмента для импорта учетных записей из Active Directory компенсировали через решение, позволяющее импортировать пользователей по одной кнопке прямо из карточки сотрудника. 
4. На скорости работы пользователей сказалось отсутствие горячих клавиш для быстрого выполнения типовых действий - сотрудники привыкли к такой функциональности в Directum 5. Для решения этой проблемы реализовали специальное расширение. За основу взяли привычные сочетания клавиш. 
5. Делопроизводители заказчика в день печатают очень много штрихкодов на наклейках. Им неудобно каждый раз выбирать принтер, а в системе нельзя было настроить штрихпринтер/сканер по умолчанию. Для решения этой задачи создали новый механизм с персональными настройками принтеров по умолчанию в разрезе пользователя.

Полезные возможности 

По результатам внедрения можно отметить много новых «фишек», которые высоко оценили пользователи в Directum RX:

Интерфейс:

• современный внешний вид интерфейса системы;
• просмотр исполнителей в карточке задачи на вкладке «Регламент»;
• возможность выбрать подразделение или всю организацию при назначении прав доступа и выборе исполнителей.

Удобство:

• гибкий поиск - можно задать критерии и закрепить их у себя на постоянной основе; это удобно, если приходится часто искать по одним и тем же параметрам;
• работа через браузер и мобильное приложение - доступ практически с любого места и устройства;
• распространять систему на конечных пользователей теперь проще и быстрее, не нужно устанавливать клиентское приложение.

Гибкость и готовность:

• опция доработки карточки задачи – благодаря этому удалось исключить из согласования лишние объекты: карточки, где ранее пользователь заполнял реквизиты. Все перенесли на карточку задачи;
• настройка автозаполняемых полей с большой вложенностью в шаблонах;
• готовые «из коробки» справочники «Право подписи» и «Правила назначения прав» - в Directum 5 их разрабатывали самостоятельно;
• отдельная среда разработки, в которой несколько специалистов могут трудиться над одним проектом.

Результаты проекта

Сроки проекта: апрель 2022 - февраль 2023.

Все задачи первого этапа успешно решены:

1. Перевели все процессы делопроизводства в Directum RX, а также ряд других, не относящихся к канцелярии.
2. Автоматизировали работу с дольщиками: хранение клиентских договоров, акты сдачи/приемки квартир.
3. Запустили согласование документов через мобильное приложение Directum Jazz;
4. Настроили интеграцию с 10 системами, включая те, которые не были подключены к Directum 5, но нужны были заказчику.
5. Оптимизировали бизнес-процессы и функциональность системы с учетом опыта, накопленного за годы использования Directum 5.

Показатели:

• 970+ пользователей
• 12 новых модулей
• 5 новых типов задач
• с 10 системами настроена интеграция
• 30 новых справочников
• 20 новых типов документов
• снижение на 30% потерь бумажных экземпляров 

Планы по развитию

Цифровая трансформация в Группе «Эталон» продолжается. На втором этапе проекта, который запланирован на текущий год, планируется:

• перенести оставшиеся процессы с Directum 5 на Directum RX;
• внедрить финансовый архив и кадровый ЭДО;
• настроить интеграцию с сервисами обмена;
• перенести данные из Directum 5 в необходимом объеме: часть документов по отдельным процессам будет перенесена в Directum RX, часть останется в Directum 5 как в архивной системе.

Исполнитель

Компания Avis Expert — сертифицированный партнер Directum, специализируется на внедрении систем электронного документооборота, систем потокового ввода документов и данных, а также систем автоматизации бизнес-процессов (BPM). Сотрудниками компании реализовано более 100 проектов на платформе Directum.

Состав команды проекта

От заказчика:

• Супоницкая Елена – руководитель проекта;
• Звягинцева Анастасия Анатольевна – куратор проекта;
• Нелюбина Анастасия – аналитик;
• Наумов Павел – аналитик;
• Шевелянчик Денис – разработчик;
• Пчелинов Александр – разработчик;
• Родименкин Дмитрий – специалист службы поддержки.

От исполнителя:

• Рвачева Наталия – архитектор;
• Рогозный Александр – аккаунт-менеджер;
• Заполина Анастасия – тимлид разработки;
• Шаландин Александр – разработчик;
• Белокопытов Кирилл – разработчик;
• Асанович Федор – консультант;
• Миронов Сергей – консультант;
• Родионов Денис – консультант.