Автоматизация договорного процесса в «АШАН»

Описание заявки

ООО «АШАН» успешно завершил проект по автоматизации договорного документооборота. Команда специалистов АШАН и ООО «Рокитсофт» внедрила в инфраструктуру систему электронной валидации договоров (СЭВД) на базе платформы Directum RX. Теперь все процессы работы с договорами — от создания документа, его внутреннего и внешнего согласования до передачи в архив — переведены в электронный вид. Внедрение системы позволит АШАН сократить время согласования договоров и обеспечит прозрачность процесса внутри компании.

С учетом внутренних бизнес-процессов была структурирована система жизненного цикла договорных документов, включая оценку рисков контрагентов. Используя существующие шаблоны документов, были настроены более 100 вариантов договорных документов и усовершенствована работа более чем 10 тыс. участников договорных отношений. Более 30 различных критериев матрицы согласования позволяют участникам процесса наиболее точно выбрать шаблон договора, его условия, согласующих лиц, статьи расходов и пр. Автоматическая рассылка уведомлений, напоминаний и задач на почту участникам процесса позволяет оперативно задействовать всех заинтересованных лиц и увеличивает скорость обмена информацией.

Бизнес-контекст

АШАН — территориально-распределенная организация со множеством юридических лиц, магазинов, складов. АШАН сотрудничает с тысячами поставщиков и ежегодно заключает более 16 тыс. договорных документов.

АШАН и её дочерним компаниям в Российской Федерации (АШАН Ритейл Россия) требовалась единая информационная система для оперативного и прозрачного ведения договорного документооборота. Для повышения эффективности бизнеса компания приняла решение отказаться от согласования документов на бумаге или по электронной почте. Ведь такой подход исключит вероятность потери документов, увеличения сроков их визирования и нарушений утвержденной в организации процедуре валидации.

Таким образом, АШАН требовалось внедрение системы, которая бы обеспечила процессы:

1. Согласования и хранения договоров;
2. Сканирования, атрибутизации, верификации и хранения первичных документов;
3. Возможность подписания договорных документов электронной подписью.

В рамках проекта было необходимо обеспечить доступом к системе более 1 тыс. пользователей, охватив следующие подразделения АШАН и группы компаний:

• Сервисные службы (Центральный офис): 8 дирекций, в них 25 отделов, более 600 сотрудников;
• Склады и Магазины: 97 магазинов, 12 складов, более 500 сотрудников;
• Дирекция по товару: более 100 сотрудников.

Кроме того, система должна предусматривать возможность увеличения суммарного количества пользователей до более чем 30 тыс. человек.

Цели и задачи проекта

В рамках проекта были поставлены следующие цели:

• Повышение качества, прозрачности и оперативности документационного и информационного обеспечения управления;
• Ускорение основных договорных процессов и снижение рисков их сопровождения;
• Уменьшение времени и трудозатрат сотрудников на подготовку и поиск необходимых документов;
• Повышение эффективности исполнения заданий и обработки документов, повышение уровня исполнительской дисциплины;
• Сокращение бумажного документооборота;
• Обеспечения достоверности, целостности и актуальности информации по подготавливаемым и/или согласовываемым договорам;
• Соблюдение политики безопасности в части доступа к договорным документам сотрудников компании.

Для этого было необходимо:

• Построить единую централизованную систему электронной валидации и хранения договоров;
• Создать единое информационное пространство в части договорного процесса и делопроизводства для всех подразделений и компаний группы АШАН Ритейл Россия;
• Организовать систематизированный учет и поиск документов, а также создать для них электронное хранилище;
• Предоставить возможность проводить анализ и выявлять узкие места в процедуре валидации договорных документов.

Используемые решения и подходы

В рамках реализации проекта было необходимо создать следующие модули системы:

• Модуль электронной валидации договоров;
• Электронная база договоров (архив договоров);
• Справочник контрагентов.

Для выполнения проекта был использован следующий функционал системы Directum RX:

• Лицензия «Делопроизводство»;
• Лицензия «Договоры»;
• Модуль интеграции с Диадок;
• Лицензия «Сравнение документов» как часть интеллектуального сервиса Ario для сравнения версий документов.

Для создания единого информационного пространства и обеспечения сквозных бизнес-процессов между системами АШАН были выполнены работы по интеграции:

• С учетной системой SAP HR – для передачи иерархической структуры сотрудников компании;
• С системой формирования и учета договорных документов ANEE – для загрузки типовых форм договорных документов;
• Со службой каталогов Active Directory – для обеспечения аутентификации пользователей;
• С ЭДО Контур Диадок – для обмена документами подписанными УКЭП с контрагентами;
• С почтовым сервисом на основе технологий Gmail от Google – для уведомления пользователей о действиях в системе.

В рамках проекта были автоматизированы 3 больших блока бизнес-процессов:

• Оценка риска поставщика;
• Согласование договорных документов с товарными поставщиками;
• Согласование договорных документов с нетоварными поставщиками.

История проекта

Исторически в компании АШАН используется большой набор ИТ-решений для управления бизнес-процессами — EDI, ЮЗДО, BPM-система, корпоративный портал и другие. Но для договорных процессов отдельная система не предусматривалась.

Несколько лет назад компания запустила стратегию по цифровой трансформации и оптимизации процессов для повышения эффективности бизнеса. В связи с чем было принято решение о комплексной автоматизации, в том числе договорного документооборота и делопроизводства.

Особенности реализации проекта

В сентябре 2021 года было принято решение в пользу системы Directum RX и компании ООО «Рокитсофт» в качестве исполнителя проекта.

Сроки выполнения проекта составили чуть меньше года: декабрь 2021 – ноябрь 2022 гг. Проект включал в себя следующие этапы:

• Инициация проекта;
• Анализ требований и проектирование;
• Настройка и модификация системы;
• Тестовая эксплуатация;
• Обучение пользователей;
• Опытная эксплуатация.

С декабря 2022 года — техническая поддержка и развитие внедренной системы.

Инициация проекта

На этапе инициации проекта была определена рабочая группа проекта, утвержден детальный план-график и устав проекта.

Для ведения проекта был выбран итерационный, основанный на принципах Agile и Scrum. Это позволило оперативнее реагировать на изменения требований, в более короткие сроки предоставлять результаты для рабочей группы проекта и эффективнее определять приоритетность реализации требований.

Анализ требований и проектирование

На этом этапе был проведен комплексный анализ процедуры валидации документов, а также организованы интервью с экспертами и владельцами бизнес-процессов в АШАН. По его итогам удалось структурировать разрозненную информацию по регламентам согласования документов. Это помогло привести бизнес-процессы к единому стандарту.

В виду необходимости хранить достаточно большой объем персональных данных с соблюдением требований информационной безопасности было принято решение развернуть систему Directum RX в ЦОД АШАН. Для это было необходимо выполнить следующие задачи:

• Проектирование архитектуры системы, которое включает в себя составление схем развертывания решения, сетевые схемы и других документов;
• Защита предложений на ИТ-комитете и архитектурном комитете, с дальнейшим обсуждением требований по информационной безопасности;
• Развертывание среды разработки и тестирования;
• Установка и настройка системы Directum RX для рабочей группы.

Настройка и модификация системы, тестовая эксплуатация

В связи с большим количеством подразделений, магазинов и складов в АШАН исторически сложился многоступенчатый процесс валидации договоров. По каждому конкретному документу требуется корректно определить состав участников процесса. Поэтому чтобы соответствовать утвержденной процедуре согласования, система должна учитывать разные условия и исключения. В результате были адаптированы карточки договорного документа и разработана специальная матрица согласования. Матрица учитывает все условия процедуры, а также ряд сопутствующих справочников, которые были необходимы для её корректной работы.

Карточка договорного документа содержит более 50 основных атрибутов, на основании которых система определяет участников визирования и их последовательность, представленных в матрице визирования.

Вкладка «Свойства»

На вкладке представлены основные реквизиты договорного документа

Вкладка «Оценка рисков»

Любой поставщик, который принимает участие в тендерах либо с которым заключается контракт, проходит процедуру проверки от специализированных служб АШАН для определения уровня его благонадежности. Данная информации фиксируется на соответствующей вкладке документа. К установленной оценке риска обращаются участники визирования для формирования заключения и принятия решения о согласовании документа.

Вкладка «Визирующие»

Вкладка предназначена для автоматического заполнения участников визирования на основании заполненных атрибутов на вкладке «Свойства» и выставленных настроек в матрице согласования. При необходимости пользователю доступно добавление дополнительных визирующих. Однако удалить визирующих, которых система подобрала автоматически, невозможно.

Вкладка «Согласование»

На вкладке фиксируется информация исключительно по этапам согласования, с вариантами выполнения заданий визирующих, комментариями участников, сведения о делегировании согласования, а также информация о количестве кругов согласования.

Вкладка «Этапы»

Содержит сведения о всех этапах процесса от создания документа до передачи в архив с отображением информации о выполненных, текущем и будущих этапах процесса, сроков каждого этапа и приблизительным сроком завершения процесса.

Матрица

Матрица представляет собой отдельный справочник, в записи которого можно прописать свойства договора и необходимых участников согласования. Запись справочника разбита на следующие основные вкладки:

Свойства

На вкладке представлены основные свойства договора, по которым система определяет какое из правил необходимо «подставить» в момент вычисления согласующих в карточке договорного документа. Основные свойства: Виды документов, Предмет договора, Типовой, Нетиповой, Расходный, Доходный, Нефинансовый, Подразделение инициатора.

В случае, если правило применимо для всех подразделений департамента, реализована возможность массового заполнения табличной части подразделений, для этого требуется нажать кнопку «Заполнить подразделение», указать головное, система автоматически заполнит все подчиненные.

Обязательные визирующие

На вкладке заполняются обязательные визирующие для данного правила. Выбор исполнителей может производиться из справочника Роли, Сотрудники либо из дочерней записи справочника матрицы согласования. Дополнительно реализована возможность установки приоритета для каждого согласующего, на основании приоритета определяется последовательность согласующих.

Дополнительные визирующие

На вкладке заполняются визирующие, которые назначаются при определенных условиях/свойствах договорного документа.

Реализовано порядка 30 свойств договорного документа, на основании которых может быть вычислен участник визирования. Примеры некоторых свойств: валюта, вид договора, нестандартные финансовые обязательства, корпоративное одобрение, условия оплаты, центры результатов и т.д.

Данная матрица позволяет учесть все нюансы вычисления участников согласования, а также позволяет администраторам СЭВД АШАН самостоятельно корректировать существующие правила либо создавать новые.

Интерфейс и обложка

Для удобства администрирования системы все основные справочники были вынесены на отдельную обложку:

Миграция данных

На этом этапе был проделан большой блок работ по структурированию архива в сетевых папках компании для выявления пула документов, подлежащих миграции в СЭВД.

Для проведения миграции были разработаны 3 отдельных загрузчика документов – для архивов бухгалтерии, недвижимости и юридического департамента – с четко прописанной логикой работы. Первый этап миграции данных занял порядка 2-х недель. Далее в рамках опытной эксплуатации добавлялись дополнительные документы, которые было необходимо занести в СЭВД. Дозагрузка документов производилась на регулярной основе раз в неделю.

Итогом работ является:

• Миграция порядка 50 000 документов;
• Автоматически создана необходимая структура папок каждого из 3 архивов;
• На основании маски наименования файла на сетевой папке, в СЭД автоматически заполнены определившиеся атрибуты;
• Автоматически установлены связи между перенесенными документами.

Обучение пользователей

Проводилось обучение сотрудников всех структурных подразделений: центрального офиса, коммерческой дирекции, магазинов, складов. В связи с распределенной структурой АШАН обучение проводилось в очно-заочном формате. Сотрудники были разбиты на группы со схожими функциональными обязанностями. Общее число прошедших обучение составляет порядка 500 сотрудников.

В рамках промышленной эксплуатации ответственные за СЭД сотрудники заказчика самостоятельно проводят регулярные обучения для новых пользователей системы.

Опытная эксплуатация

Опытная эксплуатация СЭВД проходила в два этапа – сначала в центральном офисе, и далее постепенно подключались региональные магазины и склады. Такой подход позволил:

• Уменьшить нагрузку на ИТ-службу и рабочую группу проекта;
• Итерационно отработать замечания и пожелания к системе;
• Постепенно нагружать систему и реагировать на возможное снижение производительности.

За 1,5 месяца опытной эксплуатации в системе удалось:

• Создать более 3 000 документов;
• Запустить более 2 000 задач на согласование договорных документов;
• Запустить более 1 700 задач по оценке рисков поставщиков.

Сложности при реализации проекта

1. Из-за масштаба компании процедура валидации договорных документов представлял собой сложно структурированный, многоступенчатый процесс, в котором иногда встречались противоречия. В ходе анализа также выяснилось, что процедура, закрепленная в регламентах, не всегда соответствовала фактическим алгоритмам работы сотрудников с договорными документами;
2. Сложность этапа миграции была связана с кардинальными различиями в структурах 3 архивов документов – бухгалтерии, недвижимости и юридического департамента. Файлы зачастую могли иметь разную маску наименования, также встречались документы с некорректными названиями. Кроме того, у каждого из владельцев архивов были свои требования к определению видов документов, заполнению атрибутного состава карточек документов, установлению связей между документами, назначению прав доступа;
3.  У сотрудников АШАН был разрозненный опыт работы в альтернативных Directum RX системах электронного документооборота, поэтому потребовалось уделить отдельное внимание и время на их обучение работе в новой СЭД.

Командой проекта было принято решение применять итеративный подход к реализации – на регулярной основе все доработки системы демонстрировались заказчику с целью получить обратную связь. После предварительного согласования реализации выполненные доработки фиксировались в частном техническом задании и техническом проекте. Данный подход позволил:

• АШАН видеть прогресс и результаты работы ООО «Рокитсофт»;
• Понять и принять систему со стороны рабочей группы АШАН;
• Сократить трудозатраты на подготовку и утверждение технического задания. Заказчик видел реализацию в системе и удавалось быстрее вычитывать и согласовывать техническую документацию по проекту.

Помимо того, что почти все утверждающие подписывают документы на основании выданной доверенности, компания АШАН является участником эксперимента по переходу на машиночитаемые доверенности (МЧД). Поэтому в рамках проекта было необходимо провести подготовительные работы к будущему переходу на МЧД в системе Directum RX. Для этого была проведена аналитика нормативной документации и опрошены ключевые специалисты заказчика, а в системе начат учет бумажных доверенностей при помощи функциональности решения «Делопроизводство».

Количественные показатели

В рамках проекта было созданы / доработаны следующие объекты системы:

• Создано 5 отдельных задач;
• Создано 50 дополнительных этапов маршрутов;
• Разработано 45 новых справочников;
• 14 базовых справочников были доработаны;
• Создано 6 новых карточек документов;
• 9 карточек документов были модифицированы;
• Разработано 12 новых фоновых процессов;
• Настроено 99 шаблонов документов;
• Разработано 5 новых обложек;
• 4 обложки были модифицированы;
• Разработано 3 новых отчета.

Результаты

Система затронула все структурные подразделения компании, позволила исключить рутинные операции, повысила прозрачность бизнес-процессов и исполнительскую дисциплину при согласовании документов.

За период пилотной эксплуатации в системе уже создано более 16 000 документов, без учета архивных. При этом согласовано более 10 000 документов.

• В системе создано более 2 500 сотрудников;
• Среднее количество участников согласования договорного документа (только процедуры визирования) не менее 10 сотрудников.

В целом отзывы о работе системы положительные, встречаются отдельные сложности в пользовании системы, особенно в тех отделах, которые ранее минимально работали в корпоративных системах. Внедрение системы позволило проводить предметную аналитику процессов согласования, выявлять «узкие места», и сделать упор на оптимизации именно тех. процессов, которые вызывают задержки.

Лидерство и инновационность

«Проект является одним из шагов в рамках стратегии компании по цифровой трансформации и оптимизации бизнес-процессов. Мы остановили свой выбор на Directum, так как это решение для нас в наилучшей степени отражает запрос бизнеса. Следующий этап – с участием партнера ООО «Рокитсофт» мы перейдем на электронное подписание договоров, обмен электронными документами с контрагентами и автоматизируем выдачу доверенностей, цифра которых в год у нас не менее, чем количество договоров», —

Павел Громов,

к.ю.н., директор Юридического департамента АШАН Ритейл Россия.

Команда проекта

От компании АШАН:

• Громов Павел, Директор юридического департамента, к.ю.н;
• Разинкова Марианна, Руководитель отдела судебной и договорной работы;
• Кубышин Илья, Менеджер проектов отдела процессов и проектов IT департамента;
• Макаров Николай, Менеджер проектов Отдел информационных систем коммерции;
• Владельцы бизнес-процессов и привлеченные эксперты.

От ООО «Рокитсофт»:

• Пестерев Алексей, Директор по продвижению решений «Управление контентом и документооборот»;
• Скударнов Евгений, Технический менеджер «Управление контентом и документооборот»;
• Команда аналитиков, разработчиков, консультантов и инженеров.

Планы по дальнейшему развитию проекта

В планах на 2023 год прорабатываются следующие направления по развитию СЭД:

• Обновление системы на новую версию;
• Полноценная автоматизация процесса доверенностей, в т.ч. переход на МЧД;
• Внедрение мобильного приложения;
• Развитие интеграций со сторонними системами АШАН;
• Реализация архива кадровых документов.

Об авторе заявки

Илья Кубышин – менеджер проекта.

Идея внедрения единой Системы согласования и хранения договорных документов витала в компании довольно долго и когда было принято окончательное решение «GO», для меня и для всей команды это стало профессиональным вызовом.

Компания всегда выделяла для себя приоритет участия всех сотрудников в улучшении работы. С одной стороны это классно – много идей и предложений, но с другой это порождало много споров о том, что нужно, а что избыточно. 

Для меня как для как менеджера проекта это был личный челендж – столько участников, столько разных мнений, идей, пожеланий и все это надо объединить, отбросить лишнее. Но уже сейчас можно видеть как сотрудники адаптировались к работе в новой системе и как ускоряется процесс согласования это приносит удовлетворение проделанной работой. 

В дальнейших планах у нас продолжить оптимизацию процесса согласования, сделать его еще быстрее  и удобнее, перейти на подписание договоров УКЭП и полностью отойти от бумаги.