Автоматизация процесса «Научно-медицинские мероприятия (НММ)» на базе Directum RX

ООО «Биннофарм Групп» — одна из ведущих фармацевтических компаний в России, собравшая под единым управлением производственные площадки в различных регионах страны.

«Биннофарм Групп» производит широкий ассортимент качественных и доступных рецептурных и безрецептурных лекарственных препаратов: 450+ регистрационных удостоверений, 200+ фармакологических групп, 420+ млн упаковок ежегодно. Производственный комплекс «Биннофарм Групп» включает пять площадок: АО «Алиум» (пос. Оболенск, МО), АО «Биннофарм» (г. Зеленоград), ПАО «Синтез» (г. Курган), АО «Биоком» (г. Ставрополь), ООО «Ниармедик Фарма» (г. Обнинск). На заводах производятся все существующие лекарственные формы препаратов: твердые, жидкие, мягкие и газообразные. «Биннофарм Групп» занимает первое место по производству антибиотиков в России.

Стенд компании на XXIV Конгрессе педиатров России

Описание заявки

Основное направление деятельности группы компаний «Биннофарм Групп» — это производство и продвижение фармацевтической продукции. Для этих целей компанией на регулярной основе проводятся ряд научно-медицинских мероприятий (мы называем их кратко - НММ) как федерального, так и регионального уровней. Это встречи с медицинскими работниками, семинары по препаратам, лекции, круглые столы, фармкружки, конференции и многое-многое другое. В год это несколько тысяч различных мероприятий по всем регионам страны (и не только), каждое из которых сопровождается внушительным документооборотом, как для внутрикорпоративных целей, так и для официальных контролей (договор аренды с площадкой мероприятия, организатором, лектором, уведомление в Росздравнадзор, отчёт о проведении мероприятия и т.д.).

Так как часть процессов НММ уже перенесена и успешно выполняется ответственными в СЭД Directum, то появилось резонное предложение разработать специализированный модуль, также на платформе Directum RX, по управлению уже всеми процессами в рамках НММ. Проект было решено выполнять полностью внутренними силами, начиная с определения функциональных и бизнес-требований до технической реализации. Также при принятии решения сыграло роль наличие необходимых компетенций внутренней команды по внедрению подобных решений, а также достаточные средства разработки и функциональность платформы Directum RX.

С каждым годом количество проводимых мероприятий увеличивается (например, вводятся новые препараты, мероприятия федерального уровня), поэтому для компании становится очень ценной возможность гибко включать в процесс новые данные на базе централизованного решения в одной системе. Также разработка нового модуля позволит в значительной степени сократить ручные операции и оптимизировать работу сотрудников, вовлечённых в процесс ведения мероприятий.

Обложка модуля «Научно-медицинские мероприятия» на базе Directum RX

Весь процесс управления НММ был разделен условно на 3 этапа:

1. Планирование НММ (утверждение бюджета продвижения брендов, создание проектов мероприятий);

2. Исполнение плана по НММ:

• Работа с карточкой мероприятия: назначение ответственных, приглашение слушателей, назначение места проведения мероприятия и пр.;
• Сопровождение мероприятия: заявка на организацию мероприятие, приглашение лекторов и автоматическая отправка уведомления в Росздравнадзор;
• Формирование закупки для обеспечения мероприятия.

3. Итоговая отчетность:

• Формирование и согласование отчета (включающего медиаконтент) по мероприятию;
• Контроль подписания договоров и платежных документов;
• Оплата услуг контрагентам (например, агентствам по организации НММ).

Ключевые задачи проекта

1. Формализация бизнес-процессов по управлению НММ.

2. Разработка новых объектов (мероприятие, лидер мнений и т.д.), системных справочников, маршрутов согласования и других элементов данных;

3. Обеспечение интеграции с внутренними системами для автоматизации проведения закупочных процедур (SAP) и передачи данных по отчётам НММ (CRM);

4. Организация хранения данных и документов по НММ в корпоративной СЭД (Directum).

Как и в проекте по внедрению единой СЭД на базе Directum RX, важнейшим этапом проекта по НММ стала формализация бизнес-процессов, каждый из которых имеет свои нюансы и исключения в зависимости от бренда, вида мероприятия, региона и ряда других факторов. К счастью проектной команды, бизнес-заказчик в лице департамента продаж и продвижения, уже выстроивший эффективный процесс промоции, чётко видит результат и оперативно отвечает на запросы проектной команды.

Другой не менее важный этап – это техническая интеграция. До внедрения нового модуля по управлению НММ процесс обеспечивался путем отправки по электронной почте документов с информацией о планировании НММ, контролю и исполнению бюджета. Процесс не был связан с договорными документами и, что особенно важно, с системой отчетности CRM, в которой «полевые» сотрудники ведут статистику по эффективности мероприятия и формируют итоговый отчет (включая медиаконтент).

Используемые решения и подходы

RabbitMQ, SQL Microsoft Server, Microsoft Aspose Lib, Fast report plugin, Directum Development Studio.

Результаты

Карточка проекта мероприятия

Внедрение нового модуля по управлению НММ на платформе Directum RX позволило:

1. Агрегировать и автоматизировать бизнес-процессы разных структурных подразделений по управлению НММ в единую систему:

1. Автоматизация плана бюджета продвижения брендов (создание и утверждение годового бюджета) и обеспечение контроля исполнения бюджета НММ.
2. Автоматизация процессов создания и согласования проектов НММ для всех направлений (в т.ч. настройка массового согласования).
3. Унификация и стандартизация матрицы вознаграждений для оплаты услуг лидеров мнений.
4. Автоматизация маршрутов согласования НММ.
5. Автоматизированное формирование отчётности по итогам проведения мероприятия на базе данных в карточке мероприятия

2. Достигнута прозрачность и контролируемость процесса на каждом этапе от планирования НММ до его завершения.

3. Изменения, связанные с внедрением решения по управлению НММ, объединили в едином информационном решении работу сотен сотрудников компании (медицинские и фармацевтические представители, территориальные менеджеры, руководители подразделений, региональные менеджеры, сотрудники бюджетного контроля и т.д.) и позволили оптимизировать их работу за счёт автоматизации ручного управления процессами.

Вызовы проекта

Основной сложностью, с которой столкнулись на этапе анализа и проектирования было отсутствие утверждённого регламента или стандарта, описывающего бизнес-процесс AS-IS (с той точностью, которую требует техническая реализация). Проект охватил несколько функциональных направлений, у которых часто был свой взгляд на сквозной унифицированный процесс по работе с НММ.

Сразу после согласования функциональных требований компанию покинул сотрудник, который являлся основным постановщиком задачи и понадобилось вводить в проект новых участников, которым понадобилось время на погружение в суть задачи для построения модели TO-BE.

Для исполнителя проекта этап модификации – стал первой задачей новой команды разработки Биннофарм Групп такого масштаба. Однако, трудности с которыми мы столкнулись не повлияли на качество и скорость реализации уникального для фармацевтического рынка решения.

Состав команды проекта

Со стороны бизнес заказчика:

В проекте принимали участие владельцы бизнес-процессов и ключевые участники подразделений Департамента маркетинга и Департамента по продажам и продвижению (коллеги, вы лучшие!).

Со стороны исполнителя:

• Фатеев Александр – Руководитель проекта. Занимался управлением проекта, организацией встреч рабочей группы и контролем за сроками исполнения.
• Стремедловский Николай – Руководитель управления архитектуры информационных систем. Контролировал процесс разработки, проектировал архитектуру и интеграцию решения.
• Байдимиров Дмитрий – Руководитель отдела корпоративной архитектуры и разработки. Руководил процессом разработки решения, контролировал сроки исполнения разработки.
• Трунов Алексей – Старший разработчик корпоративных приложений. Занимался разработкой, дизайном и модернизацией решения.
• Мамулашвили Марина – Системный аналитик. Занималась формированием функциональных требований вместе с бизнес-заказчиками и презентацией проекта для Directum Awards 2023.