Оптимизация документооборота и бизнес-процессов на горно-металлургическом комбинате

АО «Алмалыкский горно-металлургический комбинат» (АГМК) — одно из крупнейших горно-металлургических предприятий в Узбекистане, производитель порядка 90% серебра и 20% золота в стране, а также крупнейший производитель меди в Центральной Азии. Входит в пятерку самых прибыльных узбекских компаний.

Цели проекта

В рамках стратегии «Цифровой Узбекистан — 2030» в Республике реализуются комплексные меры по внедрению информационных технологий во все отрасли и сферы. Алмалыкский горно-металлургический комбинат не остался в стороне и присоединился к цифровой трансформации — в мае 2022 года на предприятии стартовал проект внедрения системы управления процессами и документами Directum RX.

Оптимизация должна была решить ряд проблем:

• недостаточная эффективность и прозрачность бизнес-процессов;
• неструктурированное управление проектами;
• долгое согласование бумажных документов;
• трудности при отслеживании версий документов.

Основная цель — совершенствование электронного документооборота и исполнение положений Дорожной карты по широкому внедрению цифровых технологий и информационных систем.

Решение

Внедрение стартовало с Проектного офиса «Освоение месторождения “Ёшлик-1”». Параллельно шла работа в структурном подразделении АГМК и исполнительном аппарате.

Модули Directum RX внедрялись специалистами команды проекта поэтапно.

Управление документами

Объемный блок задач, связанных с оптимизацией документооборота, закрыли в первую очередь с помощью модуля «Делопроизводство».

Ранее сотрудники комбината работали по классическому сценарию — под бумажным экземпляром собирали визы руководителей, подходили к секретарю, который вручную регистрировал каждый документ, после чего его отправляли адресату через ЭДО PEGAS.

В системе Directum RX работу с документами перевели в цифру. Теперь они создаются в электронном виде, автоматически регистрируются в цифровых журналах, подписываются электронной подписью и уходят адресату.

Пользователи отмечают прозрачность работы в Directum RX: сотрудник, создавший документ, может в любой момент посмотреть, на какой стадии он сейчас находится. Значительно сократились случаи несоблюдения сроков и потери документов.

Руководящий состав АГМК оценил преимущества работы в мобильном приложении Directum Solo. Такие сотрудники не всегда находятся на рабочем месте, а благодаря приложению у них появилась возможность оперативно реагировать на поступающие документы и задачи.

Управление проектами

На следующем этапе на АГМК внедрили функциональность по управлению проектами, которая используется для эффективной работы по самым разным инициативам — ИТ и инвестиционным проектам, планам по автоматизации технологических процессов или строительным инновациям.

Все сопутствующие документы создаются в системе. Для отслеживания этапов работ используется диаграмма Ганта — на ней легко получить информацию об ответственных, статусе выполнения задач, а также ознакомиться с аналитическими данными. В архиве проекта хранятся все сопутствующие документы, технические задания, экспертные заключения, тендерная документация и акты.

Управление совещаниями

С помощью модуля «Совещания» системы Directum RX на комбинате оптимизировали весь бизнес-процесс от согласования даты, места и повестки встречи до получения и контроля выполнения итоговых поручений и задач.

Управление договорами

Раньше проект договорного документа согласовывали и подписывали более шести специалистов комбината. На это уходило в среднем около недели. Сегодня процесс оптимизирован в системе Directum RX, и все стадии работы по договору можно пройти онлайн в разы быстрее.

Также в модуле создают записи о выполненных работах, дополнительных соглашениях, меморандумах.

Виджеты

Еще одним удобным нововведением стали виджеты, которые каждый сотрудник может настроить под свои потребности и с их помощью контролировать ход работ по задачам. Для руководителя это инструмент мониторинга исполнительской дисциплины и загрузки работников, а также возможность посмотреть на бизнес-процесс «сверху». Благодаря виджетам можно быстро и наглядно получить общую статистику по всему комбинату, в том числе в разрезе KPI.

Проставление QR-кодов на документах

Команда проекта разработала возможность проставления QR-кодов на документы.

Среди компаний Узбекистана распространена практика проверки подлинности документов через QR-код.

Как это работает? В системе, где организован документооборот, после подписания усиленной подписью при создании PDF с отметкой об ЭП на документ ставится QR-код, который ведет на официальный сайт компании. По ссылке на сайте открывается подписанный документ, который автоматически подтягивается из системы. Контрагент берет бумажный экземпляр и сравнивает его с документом на сайте, тем самым проверяя его подлинность.

Возможность проставления QR-кодов применили для исходящих документов АГМК. Стандартный регистрационный штамп заменили на QR-код со ссылкой, которая различается в зависимости от типа документа и вида подписи. В случае с исходящим письмом документ выгружается на внешний сервис и ссылка формируется на публичную страницу. В остальных случаях при подписании усиленной ЭП ссылка формируется на карточку документа.

Если документ заверяется обычной подписью, происходит стандартное проставление штампа подписания.

Параметры настройки QR-кодов для администратора

Результаты проекта

Систему Directum RX используют более 5000 сотрудников Алмалыкского горно-металлургического комбината. По итогам проекта внедрения:

• появились возможности для онлайн-согласования и редактирования документов, а также для интерактивного анализа процессов;
• упростился контроль исполнительской дисциплины;
• ускорилось согласование документов;
• сократились транспортные расходы;
• появилась возможность эффективно распределять рабочее время сотрудников;
• снизились траты на обслуживание орг. техники и приобретение бумаги.

Количественные показатели:

• на 92% сократился бумажный документооборот    
• на 70% повысилась исполнительская дисциплина    
• в 2,5 раза ускорилось ознакомление с документами    
• 5000+ пользователей системы

В планах — расширение возможностей системы, развитие модуля «Договоры», подключение решения для долговременного хранения и настройка интеграции с 1С. Цель АГМК — полный отказ от бумаги для реализации концепции безбумажного делопроизводства.

Исполнитель

Группа компаний Micros® — действует на рынке Республики Узбекистана более 30 лет, является лидером в отрасли информационных технологий и партнером более 100 мировых производителей оборудования и программных решений.

Компании группы предоставляют комплекс услуг как в сфере информационно-коммуникационных технологий, так и в производстве и поставке технологического оборудования для различных отраслей экономики.

Основные направления деятельности:

• разработка заказных государственных и корпоративных информационных систем;
• внедрение систем электронного документооборота на базе платформы Directum RX;
• разработка собственных стартап проектов в сфере ФинТех и АгроТек.