Масштабирование умного поиска и применения ИИ

Краткое описание кейсов

Компания развивает использование умных сервисов при работе с корпоративным контентом.

1. Directum Ario помог освободить руководителей от рутинной работы по подготовке типовых резолюций и формирования поручений. Это одно из первых внедрений ИИ для таких критичных процессов. Теперь время и ресурсы используются для реальной управленческой деятельности и принятия решений.

2. Масштабирование умного поиска позволило с учетом расширения компании не увеличить, а сократить затраты на поиск. Единый механизм, выстроенный с учетом сложной структуры корпоративного контента и потребностей в поиске, позволил изменить парадигму поиска и выйти на синергетический эффект.

О компании

АО «ОДК-Авиадвигатель» — российское конструкторское бюро-разработчик газотурбинных двигателей для авиации, а также промышленных газотурбинных установок (ГТУ) и электростанций на базе авиационных технологий.

Кейс «ИИ в помощь руководителям»

Бизнес-контекст

В «ОДК-Авиадвигатель» трудятся 3,2 тысячи сотрудников, из которых более двух с половиной тысяч человек, включая всех руководителей, работают в СЭД.

Семь специалистов канцелярии обрабатывают около 100 документов в день и с трудом справляются с потоком. Средний прирост документооборота составляет 15% в год. Общий объем документов – 1,7 млн., поэтому бывает сложно устанавливать связи между документами.

Через управление делопроизводства и руководителей основных тематических направлений проходит большой поток входящей корреспонденции. На многие из этих писем накладываются типовые резолюции.

Проблемы:

• большой поток писем поступает на рассмотрение нескольким ключевым руководителям;
• постоянная высокая нагрузка на референтов и делопроизводителей;
• объем нагрузки возрастает.

Цель проекта: снять рутину с руководителя — на выполнение типовых операций он должен тратить минимум времени.

История проекта

Простая автоматизация

Канцелярия компании с 2012 года использует систему Directum. С помощью средств DCTS происходил захват с эл. почты в систему, факсы сохранялись в сетевую папку и попадали в систему. Письма на бумаге сканировались вручную.

Среднее время обработки 1 письма сократилось до ~5 мин.

Первое внедрение ИИ — помощь делопроизводителям

В 2018 году проведен пилотный проект по использованию Directum Ario для автоматического распознавания реквизитов. По результатам приняли решение о его внедрении в промышленную эксплуатацию.

Параллельно с этим запустили 2 пилотных проекта по применению интеллектуальных инструментов – определение ответственного и интеллектуальный поиск.

Среднее время обработки 1 письма сократилось до ~2 мин.

Для входящих писем были достигнуты хорошие результаты интеллектуальной обработки.

Новый этап внедрения ИИ — помощь руководителям

Тот факт, что руководители работают в ИС, накладывал на них обязательство самостоятельно формировать поручение, заполнять исполнителей. Соответственно, они сталкивались с проблемами:

• большое количество писем на рассмотрение;
• большое количество типовых поручений;
• сложный интерфейс заполнения поручений.

При этом на обработку письма они тратили до 5 минут ценного времени. Задачей проекта было максимальное сокращение времени на обработку.

Используемые решения и технологии

• Directum 5.х
• Сервисы Directum Ario

Суть решений

Для заполнения поручений задействовали механизмы Directum Ario.Решение обучили на документах, по которым ранее были созданы поручения, на выборке входящих писем за последние 2 года. Стоит учитывать, что чем больше документов, тем точнее результат. Обучение проводилось индивидуально для документов каждого руководителя.

Интеллектуальным механизмам поручили:

• определять ответственного и соисполнителей с указанием вероятности;
• формировать поручения в тексте задания без заполнения карточки.

Параметры пилотного проекта:

• тестирование на одном, наиболее загруженном, руководителе;
• обучение на 22 тыс. документов;
• пилотирование на промышленном контуре более 4 месяцев;
• обработано свыше 1100 писем.

Как изменилась работа пользователя

Ранее руководитель самостоятельно выбирал исполнителей из справочника и вносил в карточку поручения.

После внедрения ИИ топ-менеджер анализирует письмо и предложенных интеллектуальными механизмами исполнителей. Если состав полностью совпадает, то править ничего не нужно.

Если руководитель считает, что нужны корректировки, он копирует предложенную резолюцию и исполнителей, указывает другого исполнителя (можно только фамилию). Если поиск по фамилии будет неоднозначным, дополнительное задание придет референту, который уточнит исполнителя и отправит поручение в работу.

Если же все определилось однозначно, то без дополнительных действий человека машина по указанным данным заполняет карточку поручения и отправляет задачи в работу.

Было: заполнение вручную.

Стало: текст с подобранными исполнителями и ответственными формирует ИИ

Результаты

Уникальность проекта

Выполнено одно из первых внедрений ИИ для формирования резолюций и реальным бизнес-эффектом в работе топ-менеджеров. Благодаря подключению Directum Ario руководители в «ОДК-Авиадвигатель» делегировали часть работы интеллектуальным сервисам и освободили время для более важных задач.

Результаты пилотного проекта:

• 73% корректно предложенных системой исполнителей (из 100 предложенных ответственных 73 определены корректно).
• В 27% случаев предложенные варианты либо избыточны, либо недостаточны.
• В 37% - полное совпадение предложения с выданной резолюцией.

Система не берет и не должна брать принятие решения полностью на себя, даже если предложенный вариант определяется со 100%-вероятностью.  Но при этом она существенно помогает руководителю, сокращая время на обработку поступающей корреспонденции.

По итогам 3 месяцев пилотной эксплуатации функциональности принято решение о транслировании ее на других руководителей.

Результаты этапа тиражирования

Сейчас применение ИИ для формирования резолюции распространили на работу 7 топ-менеджеров.

Если на формирование резолюции в среднем уходило 3-5 минут в зависимости от количества исполнителей, то теперь при автоматическом формировании резолюции затрачиваемое время снижается до 1-2 мин на письмо. Экономия составляет около 1-2 мин на один документ.

При 60 письмах в день получаем экономию рабочего времени руководителя от 1 часа. Если учесть, что некоторые руководители обрабатывают до 250 писем в день, экономия достигает 6 часов.

Важно, что Directum Ario помог освободить руководителей от рутинной работы. Теперь время и ресурсы используются для реальной управленческой деятельности и принятия решений.

Дополнительные материалы

Вебинар «Резолюции с ИИ: Directum Ario в «ОДК-Авиадвигатель»

• видео-доклад
• презентация (pdf 3,2Мб)

Кейс «Новый уровень умного поиска»

Бизнес-контекст

Создание единой системы поиска документов в информационных системах АО «ОДК-Авиадвигатель» началось в 2019-м году.

На предыдущем проекте, который участвовал в Directum Awards, удалось решить следующие задачи:

• развернули и запустили в работу систему поиска для 2700 сотрудников компании с планами по расширению;
• сократили временные затраты на поиск документов в информационных системах предприятия на 10%;
• разработали технологию подключения к поиску новых систем;
• создали адаптеры к самым высоконагруженным ИС с точки зрения содержательной части документов:
  • система электронного документооборота - Directum 5;
  • система управления инженерными данными об изделии - Teamcenter;
• разработали модуль для мобильного приложения.

На текущий момент в системах суммарно находится более 8,5 млн. документов, и эта цифра постоянно растет. Прогнозируется удвоение количества документов менее чем за 2 года.

В связи с объединением АО «ОДК-Авиадвигатель» и АО «ОДК-ПМ» в единое предприятие расширяется количество пользователей системы. В качестве источника добавилась применяющаяся во второй организации система документооборота на базе 1С.

Общий объем документов на середину 2022 г.:

• система электронного документооборота Directum - 3,5+ млн. документов;
• система управления инженерными данными об изделии – 5+ млн. документов;
• корпоративный портал –  700+ тыс. документов;
• электронная библиотека – 250+ тыс. документов;
• система электронного документооборота АО «ОДК-ПМ» 1С – 900+ тыс. документов.

Система востребована на предприятии, поэтому запросы продолжают расти.

Цели развития и нового проекта

• доработка возможностей поиска, улучшение интерфейса поиска по пожеланиям – следующие шаги к задаче по сокращению времени поиска на 50-70%;
• разработка адаптеров к системам:
  • корпоративный портал – SharePoint;
  • электронная библиотека – МегаПро;
  • СЭД ОДК-ПМ - 1С;
• внедрение модуля мобильного приложения;
• улучшение работы с большими объемами документов.

Высокой эффективности достигли благодаря следующим составляющим:

• единая точка входа для поиска информации во всех ИС предприятия;
• поиск по аналогии с интернет-поисковиками;
• интеллектуальная обработка запроса и удобная фильтрация результатов;
• поиск по сканам документов;
• поиск с учетом прав доступа;
• максимально простое подключение новых систем.

Решение облегчает нахождение документов, в первую очередь, по нечетким или неточным запросам.

Описание проекта

Сроки: март 2021 г. - ноябрь, 2022 г.

Используемые решения и технологии

• Directum 5.х
• Сервисы Directum Ario
• Directum Smart Search
• Elastic Search
• Адаптеры к корпоративным информационным системам

В ходе проекта специалисты команды внедрения провели большую методическую работу по инвентаризации данных, учету информационных ресурсов, определили стек технологий для интеграции Directum Smart Search в ИТ-ландшафт компании.

Проект реализовали в сложной и разнородной архитектуре - все системы имеют различную конфигурацию, системы хранения данных, СУБД, систему авторизации и назначения прав.

Реализованы все особенности передачи прав и работы с конфиденциальной информацией:

• права передаются вместе с документом на индексацию;
• поддерживаются привилегии;
• поддерживается возможность задать права public;
• набор прав для пользователя актуализируется в момент его аутентификации на сайте поиска.

Интеллектуальный поиск Smart Search использует интеллектуальные сервисы Directum Ario для семантического анализа запросов пользователей и дополнительно для извлечения ключевых фактов из текста документов. За счет этого достигается высокое качество поиска данных. Пользователь может вводить запрос на естественном языке, при этом результаты максимально релевантны при высокой скорости выдачи.

Новый уровень поиска

В ходе проекта разработали и внедрили новую версию продукта Directum Smart Search 2.3.

Быстрый поиск большого контента

Раньше, если в результаты попадали документы с большим контентом (десятки мегабайт текста), результатов приходилось ждать полминуты и больше. В новой версии применили оптимизации, которые коснулись всех документов, но особенно заметны на больших. Например, для гигантских документов не отображается сниппет, но при этом достигается общая цель обеспечения скорости поиска. 

Объединение версий

Реализовано «схлопывание» дублирующихся результатов поиска. Раньше, если одна и та же фраза находилась в нескольких версиях одного документа, то каждая из этих версий отображалась в виде отдельного результата поиска, что было неудобно. Теперь пользователь может включить в настройках режим «схлопывания» версий. В нём вместо нескольких версий одного документа выводится только один результат поиска со сниппетом, соответствующим наиболее релевантной версии. По умолчанию режим «схлопывания» включен. При необходимости список найденных версий можно открыть во всплывающем окне.

Улучшения интерфейса

Применили изменения дизайна по отзывам с демо и по итогам тщательного анализа UI/UX.

Дополнительно:

• улучшили работу фильтров-фасетов;
• в атрибутах найденных объектов теперь выделяются слова, совпадающие с поисковым запросом;
• стало удобнее просматривать результаты поиска: увеличена область, в которой они отображаются, добавлен предпросмотр текста найденных объектов на сайте поиска;
• сайт адаптировали для работы на устройствах с небольшим экраном, добавили удобные функции для сенсорных экранов (планшеты, телефоны);
• источники перенесли в колонку с фасетами. При снятых галочках в фильтре поиск происходит по всем источникам. При выборе источников поиск происходит сразу, без лишнего клика.

Поиск по шаблонам составных идентификаторов и номеров

Улучшен поиск по фрагменту слова: теперь «*» можно подставить вместо любых знаков, в том числе спецсимволов. Например, по запросу «дог*21» будут найдены результаты, содержащие Договоры-2021, ДОГ-32/2021, договоры$-21 и т.д. Эта на первый взгляд незначительная фича потребовала изменить логику индексирования и пересмотреть все проиндексированные данные.

Избирательное извлечение текста из PDF

Теперь PDF-файлы, у которых уже есть текстовый слой, не передаются на обработку сервисам Directum Ario, что позволяет ускорить индексирование. В метод индексирования добавили параметр, с помощью которого можно управлять процессом: принудительно извлекать или не извлекать текст.

Разработка адаптеров к новым системам: 1С, МегаПро, MS SharePoint

Разработку адаптеров выполнили партнеры: ООО «Ардекс» и ООО «Дата Экспресс».

Внедрение модуля мобильного приложения

На проекте разработали универсальный модуль для мобильных приложений, который может быть встроен в корпоративное мобильное приложение.

В АО «ОДК-Авиадвигатель» уже было собственное мобильное приложение для решения ряда внутренних производственных задач, модуль поиска был создан отдельно и встроен в это приложение. Универсальный модуль позволяет подключаться к системе поиска и искать объекты с использованием всего доступного функционала (фильтры, сниппеты, фасеты и т.п.). В качестве результата поиска также выдается гиперссылка, при переходе по которой запускается веб-интерфейс системы-источника. При этом в случае, если источником является СЭД Directum и на устройстве установлен мобильный клиент Solo или Jazz, гиперссылка открывается в мобильном клиенте.

Результаты

Удалось добиться нового шага в повышении эффективности корпоративного поиска.

Уникальность проекта

Новизна проекта – в смене парадигмы поиска по ИС предприятия, в использовании интеллектуальных механизмов и продуманных подходов к UI/UX с учетом особенностей корпоративного контента и потребностей в поиске.

Единая интеллектуальная система поиска позволяет не задумываться о месте нахождения информации, формате и формировании «правильного» поискового запроса. Это значительно снижает временные затраты и положительно влияет на достижение результата поиска – подбор нужной информации.

Востребованными вариантами использования решения стали:

• поиск внутренних документов по содержанию: приказы о премировании, приказы по конкретному работнику, служебные записки по теме и т.п.;
• поиск по смыслу и атрибутам: спецификации, запущенные на согласование конкретным специалистом;
• внешняя переписка с контрагентом по определенной теме;
• поиск договоров по периоду, автору или содержанию, даже по частично воспроизведенному номеру;
• быстрая фильтрация результатов по нужному критерию: подразделение, автор, только утвержденные документы и т.п.

Реализованы различные поисковые кейсы по технологической документации:

• поиск по обозначению и наименованию изделия;
• поиск по этапам реализации проектов при создании;
• поиск всех документов, связанных с производственным заказом по его номеру;
• поиск документов, которые связаны с деталью или в которых указывается ее обозначение;
• поиск по ключевым словам.