Все на борт: цифровые кадровые процессы в «ЮТэйр»

О компании

«ЮТэйр» — российская авиакомпания. Вместе со своими дочерними структурами образует один из крупнейших в стране авиахолдингов — Группу «ЮТэйр», которая выполняет пассажирские и грузовые авиарейсы по России и за рубежом.

История и предпосылки проекта

В связи с растущими потребностями во внедрении новых технологий и импортозамещении устаревшего ПО руководство компании еще в 2018 году приняло решение о переходе на новую, современную систему управления документами с поддержкой всех актуальных функций и механизмов для электронного подписания.

Интерес к кадровому электронному документообороту (КЭДО) в Группе «ЮТэйр» возник в период пандемии, когда специалистам кадровой службы приходилось подписывать документы с работниками дистанционно. Обширная география присутствия компании, а также разъездной и дистанционный характер работы сотрудников подкрепили намерение перейти на КЭДО.

Группа «ЮТэйр» стремится обеспечить комфортный формат взаимодействия работника и работодателя. Переход в цифру был призван упростить и улучшить коммуникацию, а также сделать компанию более привлекательной на рынке труда, ведь КЭДО дает больше возможностей для удаленного трудоустройства.

Еще одной предпосылкой стало вступление в 2021 году в силу законов 377-ФЗ и 407-ФЗ, которые дали бизнесу «зеленый свет» для внедрения кадрового электронного документооборота.

В качестве основы для цифровизации кадровых процессов выбрали систему Directum HR Pro.

Проанализировав массу вариантов на рынке, мы остановились на известном отечественном решении от компании Directum, так как для нас в первую очередь была важна поддержка производителя, возможность получения обновлений не реже 2-3 раз в год, наличие партнерской сети. Уже в 2020 году, когда пандемия бросила нам вызов, мы приняли решение о внедрении в первую очередь кадровых функций для своих сотрудников, так как этот блок не был покрыт автоматизацией практически никак.

Ход проекта

Внедрение КЭДО на базе системы Directum HR Pro в Группе «ЮТэйр» стартовало в апреле 2023 года. В первую очередь в цифру решили перевести подачу заявления для получения различных справок от кадровой и бухгалтерской служб. Затем перешли к самому востребованному процессу оформления отпуска, который, в свою очередь, повлек изменение смежного процесса — управления личным составом и планирования летной работы.

В сентябре 2023 года начали эксплуатировать систему в двух Обществах Группы — сотрудники тестировали функциональность подачи заявлений. Параллельно велась подготовка к запуску модуля «Отпуска». С ноября 2023 по февраль 2024 года шло тиражирование решения еще на пять Обществ Группы. В результате суммарная численность пользователей преодолела отметку в 5000 сотрудников.

Ключевые этапы

• инициация и подготовка;
• закупка ПО;
• демо для рабочей группы;
• выявление требований;
• описание бизнес-процессов “to-be”;
• подготовка ЛНА;
• адаптация решения (исправления и обновления решения вендором по результатам внутреннего тестирования);
• тестирование модификаций;
• тестирование членами рабочей группы;
• запуск опытно-промышленной эксплуатации на наземных подразделениях двух Обществ Группы (головного и дочернего ИТ).

На старте провели предпроектное обследование, анализ потребностей и текущего состояния процессов. В том числе изучили географию сотрудников, каналы взаимодействия с ними, особенности работы ОЦО бухгалтерии и кадров.

Выполнили огромную работу по анализу способов обеспечения сотрудников сертификатами электронной подписи. Выбор пал на готовое решение от вендора — сторонний удостоверяющий центр (УЦ) Контур, т. к. при аккредитации УЦ возможно использование удаленной идентификации физ. лица при выпуске сертификата. За счет этого можно легитимно подтверждать личность и организовать удаленный прием на работу.

Важным решением было определить приоритеты процессов для запуска, понять, с чего начать. В итоге выбор пал на личный кабинет с заявлениями, чтобы научить сотрудников «простой» функциональности, проработать основные ошибки (подключение, подачу заявлений), а дальше — дозированно подключать к новым и полезным функциональным блокам.

Значимой вехой в проекте стал запуск функциональности по управлению отпусками. Новость о том, что теперь можно оформлять заявления на отпуск и его перенос в цифре, стала для сотрудников триггером к новой волне подключений. За первую неделю после выхода новости количество подключенных сотрудников возросло на 20%.

Решения проекта

В Группе «ЮТэйр» внедрили систему Directum HR Pro версии 1.9 и личный кабинет. Также настроили интеграцию с учетной системой 1С:ЗУП в части получения организационной структуры и перечня сотрудников.

Теперь сотрудники отправляют заявления из личного кабинета и в любой момент могут увидеть количество доступных дней отпуска.

Доработки на проекте

1. Функциональность «из коробки» не смогла закрыть все требования Группы «ЮТэйр». Базовые решения не совпадали с принятой методологией кадрового учета, возникли трудности при интеграции с учетной системой 1С:ЗУП.

По итогам тестирования «коробки» приняли решение отказаться от стандартного коннектора и разработать собственные механизмы интеграции. Они обеспечили эффективное взаимодействие систем и автоматизацию рутинных процедур, таких как смена паспортных данных, номера телефона сотрудника, автоматизация подключения/отключения сотрудника при изменении данных, добавление новых признаков сотрудника для обеспечения регламентации процессов в зависимости от вида персонала, корректного определения срока хранения документов.

2. Из-за того, что штатное расписание и фактическая организационная структура Обществ не совпадают, потребовалось ввести дополнительный признак у сотрудника — руководитель для согласования — с возможностью изменения вручную при подаче заявлений.

Для обеспечения эффективной и прозрачной работы сотрудников и исполнителей (ОЦО) модифицировали систему под свои требования.

Настройка оповещения о новых заданиях

Настройки адресного распределения

Настройки адресного распределения

Форма согласования отпуска с руководителем

Настройки регистрации и автоопределение в дело в зависимости от типа подписания и регистрации

Сложности на проекте и их решения

• В организации сложные регламенты согласования, которые зависят от вида персонала, — потребовалось разрабатывать собственные маршруты в зависимости от критериев.
• Некоторые специалисты придерживались принципа «не пробовали — не знаем выгоды», «вы сделайте, а мы посмотрим». Поэтому команда проекта старалась вовлекать участников в тестирование функциональности, организовывали демонстрации по мере появления функций, организовывали встречи в формате «вопрос-ответ».
• Самый сложный момент — убедить коллег, не являющихся ИТ-специалистами, что им необходимо разбираться в меняющемся законодательстве и требованиях к электронному документообороту, необходимо уметь просчитывать риски, которые понесет компания, если не будет соблюдать эти требования.

Какие уроки извлекли

После того, как сотрудники Группы «ЮТэйр» узнали, что в личном кабинете доступно оформление отпуска, количество человек, подписавших согласие на КЭДО, ежедневно увеличивалось. Появилась заинтересованность у самих специалистов кадровой службы к переводу сотрудников на КЭДО, так как эффект от внедрения стал сразу же виден.

Результаты

Изменения коснулись всех работников Группы «ЮТэйр» (наземный, летный, технический персонал) и топ-менеджеров от начальников отдела/служб/цехов/летных отрядов до заместителей и директоров Обществ. К системе Directum HR Pro подключены руководители штатных подразделений, а также ответственные за обеспечение процессов сотрудники:

• специалисты по планированию летного персонала;
• начальники штабов летных отрядов;
• специалисты кадровой службы;
• специалисты бухгалтерской службы;
• специалисты по расчету с персоналом;
• специалисты по учету и оплате труда;
• табельщики.

В результате проекта:

1. Кадровые процессы стали прозрачными: все изменения отслеживаются в системе, налажен контроль за согласованием документов, риск допустить ошибку при оформлении документов минимальный.

2. Планирование, согласование, перенос отпусков идут проще и быстрее. Остатки доступных дней отпуска и пересечения дат отдыха теперь видны как сотруднику, так и руководителю при согласовании заявлений вне графика или на перенос отпуска. График отпусков всегда под рукой у руководителя. Сотрудник в любой момент может увидеть количество доступных дней отпуска

3. Существенно сократились время и трудозатраты на печать, доставку, обратную пересылку документов от исполнителей до сотрудников.

4. За первый месяц эксплуатации за счет отказа об бумаги удалось исключить из документооборота порядка 3 тысяч документов. При этом охват проекта на момент запуска оформления отпуска — 40% от всего персонала. Прогноз — 10 тысяч документов в месяц.

5. У сотрудников появилось «единое окно» для взаимодействия с работодателем, за счет чего повысилась их лояльность.

Заинтересованность ответственных специалистов после внедрения помогла обеспечить информированность сотрудников, организовать первую линию поддержки, а также сократить случаи нарушения закрепленных процедур, т.к. в КЭДО сотрудникам пришлось подстраиваться под ограничения системы.

Результаты в цифрах

Подача заявлений идет быстрее в 5 раз, исполнение процесса подтверждения отпуска ускорилось также в 5 раз, оформление отпуска вне графика — в 3 раза.

По состоянию на середину февраля 2024 года в справочнике «Отпуска» 13 165 записей, из них 8278 по сотрудникам, подписавшим согласие на КЭДО. Это значит, что должно быть сформировано столько же уведомлений. На бумаге на их формирование и рассылку ушло бы 965 ч/часов или 120 ч/дней.

Также в системе 539 приказов. На их формирование, регистрацию, передачу на подпись и помещение в дело в электронном формате ушло 32 ч/часа. На бумаге потребовалось бы около 80 ч/часов.

Планы

В ближайшем будущем планируется добавление новых видов отпусков (без сохранения, ученический, по коллективному договору), а также настройка процессов отмены/отзыва из отпуска (по инициативе сотрудника и работодателя).

Еще в планах:

• настройка интеграции с ИС Meridian;
• перевод на электронное согласование и подписание табелей учета рабочего времени;
• реализация процессов удаленного трудоустройства, перевода на другую работу, увольнения (с учетом специфики авиаотрасли и особенностей исполнения процесса для разного вида персонала);
• после охвата большей части персонала — отказ от бумажных журналов для ознакомления с внутренней документацией и организация системы управления и ознакомления с документами в электронном виде.

Для сотрудников важна возможность создавать отчет по командировкам и служебным поездкам полностью в электронном виде. В текущем году будет реализован смежный проект по взаимодействию с сервисом агрегатора для оформления авансового отчета через личный кабинет с получением подтверждающих документов онлайн.

На 2025 год запланирован полный переход из текущей системы документооборота, внедрение модуля «Делопроизводство», системы исполнения поручений, перевод управления ЛНА и многих других видов внутренней документации в электронный вид.

Один из ключевых проектов на 2024-2025 год — внедрение долговременного архива для юридически значимого хранения электронных документов и обеспечение процедур по подготовке к сдаче и приемке в архив документов (как бумажных, так и электронных).

Команда проекта

Со стороны заказчика в команду вошли заместитель генерального директора по административной работе, представители бухгалтерской и кадровой службы, а также правового управления. Их основными задачами были организация работы с персоналом, тестирование решений, формирование бизнес-требований.

Состав команды «ЮТэйр»:

• заказчик: заместитель генерального директора по административной работе Гайсин Альберт Шамилевич;
• рабочая группа: руководители ответственных служб — 8 человек;
• руководитель проекта: начальник управления электронного документооборота Шитов Сергей Александрович;
• ведущий аналитик: Белоголова Ирина Валерьевна;
• ведущий аналитик: Солдатова Ирина Александровна;
• ведущий разработчик: Мамбетов Хайрбек Сулейманович.

Участники команды со стороны исполнителя — руководитель проекта, 2 аналитика, 1 разработчик (со стороны ИТ), специалисты по инфраструктуре и ИБ. Их задачи: предпроектный анализ, описание процессов “as-is” и “to-be”, обеспечение работы системы, развертывание двух тестовых контуров, настройка и модификация решений, тестирование и сдача решений рабочей группе, оформление инструкций для сотрудников, проведение опытно-промышленной эксплуатации, сопровождение и техническая поддержка.

Об авторе заявки

Для меня данный проект — ключевой в жизни Авиакомпании и в моей профессиональной карьере, т. к. это очень сложный и одновременно интересный опыт. За время работы над проектом мы с командой прошли через разные ситуации: от отрицания необходимости внедрения сотрудниками, гнева на команду за затягивание проекта, в итоге торгов за реализацию только нужных функций и в конечном итоге успешного принятия системы.

В Авиакомпании мой путь начался с 2019 года, я побывал на разных позициях и в разных командах — собственная разработка продукта, корпоративные сервисы, ЭДО. Сейчас моя команда занимается обеспечением и развитием систем, связанных с документооборотом: финансовый, договорной, внутренний, кадровый.

Сергей Шитов

Руководитель проекта, начальник управления электронного документооборота ООО «ЮТэйр-ИТ» (дочернее общество Группы «ЮТэйр»)