Взаимодействие c контрагентами в цифре

ООО «Развитие бизнеса» оказывает разнообразные комплексы услуг (коммерческое и техническое управление, маркетинг, брокеридж) на рынке коммерческой недвижимости в г. Тюмени. В управлении находятся как торговые центры, деловые дома и офисные помещения: ТРЦ «Гудвин», ТЦ «Галерея Вояж», деловой дом «Петр Столыпин» и другие.

О решении перейти на ЭДО

Документооборот внутри компании осуществлялся в Directum RX, но взаимодействие с контрагентами было не структурированно, сотрудники запрашивали документы у контрагентов по электронной почте, либо получали в распечатанном виде на руки. Хотя потом они их и загружали в систему, но время тратилось на обработку документов, так же тратились расходные материалы (тонер, бумага) и т.п. Присутствовал человеческий фактор утери документов при передачи «из рук в руки», не говоря уже о сроках получения документов от контрагентов.

Было принято решения о переходе на ЭДО, необходимо было перейти так, чтобы документы приходили к ответственным людям на прямую в Directum RX, уйти от затрат времени на первичную обработку.

Решение задачи

Так как Directum RX позволяет настроить взаимодействие c контрагентами с помощью интеграционного решения с сервисом обмена Диадок, было выбрано именно это решение.

Сроки внедрения, тестирования и запуска в работу составили полтора месяца.

Были приобретены УКЭП для ответственных сотрудников, произведены настройки в Directum RX.

Разработаны регламенты для пользователей, ответственных за работу с контрагентами, и их взаимодействие с лицами, которые отвечают за согласование.

Были проведены обучающие тренинги с сотрудниками, написаны текстовые и видео-инструкции по работе с документами.

Изменения в процессах

До: сотрудник получал документ (счет, акт выполненных работы, с/ф и т.п.) подписывал вручную у ответственного и ставил печать в бухгалтерии (могло занять несколько дней, т.к. структура организации большая). После этого загружал документы в Directum RX (заполняя все поля и отправляя на согласование), потом относил документ в бухгалтерию. Так же необходимо было вернуть контрагенту его экземпляр. Всё это делалось курьером или ходил сам сотрудник.

После: документы приходят сразу лицу, ответственному за контрагента, отправляются на согласование и подписание, после этого подписанный документ возвращается контрагенту так же по ЭДО.

Результат внедрения

После месяца работы в новом формате пользователи начали уже быстро заполнять и отправлять документы, и все ощутили огромную пользу от перехода на ЭДО. Помимо ускорения работы согласования и подписания документов уменьшились затраты на расходные материалы, после нескольких лет работы можно так же будет оценить на сколько уменьшится износ МФУ, принтеров, сканеров, т.к. основная работа с ними заключалась именно в печати-сканировании-подписании вручную, документов, которые сейчас сразу попадают в систему.

Сложности

Остались контрагенты, на которых не можем повлиять (государственные организации, центр гигиены и другие), которые передают документы в печатном виде.

Недавно пользователь пожаловался, что забирал документы у такой организации. И после передачи в бухгалтерию, они «потерялись». Пользователь снова пошел получать документы, а в это время ему звонят из нашей бухгалтерии и говорят: «Мы их нашли». Было потрачено 2-3 часа рабочего времени впустую. После перехода на ЭДО такие вещи просто невозможны. Так что даже по этой короткой истории можно понять, какое влияние в оптимизацию и автоматизацию рабочих процессов было оказано переходом на ЭДО и решениями Directum RX.