Переход на налоговый мониторинг. Вехи на пути к успеху

Тренды цифровизации в одном проекте: сквозная цифровизация и отказ от бумаги в процессах финансового блока плюс искусственный интеллект. И это только начало!

Бизнес-контекст

АО «Татспиртпром» — крупнейшая алкогольная компания Российской Федерации, входящая в ТОП-3 общенационального рейтинга производителей водочной продукции по объёму выручки за 2022 год согласно рейтинга журнала "Спиртные напитки". Является компанией с государственным участием со стороны правительства Республики Татарстан.

В структуру нашей компании входят два спиртовых завода, два ликероводочных завода, винзавод «Vigrosso», торговое предприятие «Алкоторг», логистические центры. Общая численность работников компании составляет 3500 человек.

Цели и задачи

Предыстория проекта

Наша компания придерживается политики совершенствования в области цифровизации, в том числе ориентируется на направления, которые задает государство.

И в 2022-м году стояло несколько задач и направлений для развития информационных систем. Проходил активный этап выбора и оценки систем, приоритетным направлением был переход на Кадровый ЭДО. Параллельно государство и налоговая служба расширяли список компаний, которые соответствуют параметрам для вступления в налоговый мониторинг (НМ). Осенью 2022-ого года налоговая служба предложила вступление и нашей компании.

В итоге при выборе первоочередного направления для цифровизации нами был выбран именно НМ. Сама проблема налоговых проверок является большой сложностью для компании – проверки требуют большой трудоемкости финансовой службы, вызывают сложности поиска, подготовки и выемки финансовых документов. Косвенно налоговые проверки влияют и на текущие финансовые процессы – сотрудники бухгалтерии отвлекаются на их подготовку и проведение.

Задачей подключения к НМ ставилось исключить эти работы, за счет предоставления прямого доступа налоговых инспекторов к цифровым данным. Исключить максимально работу с бумажными документами. Кроме того, было понимание, что в общем поле трендов цифровизации, задаваемых государством, переход на НМ будет неизбежен – так как компания Татспиртпром имеет высокие обороты и выручку.

С другой стороны, существенным плюсом вступления в НМ для нашей компании в том, что это помогает снизить вероятность получить штрафы и риски их возникновения, так как налоговая служба может оперативно выявлять спорные ситуации и риски, быстрее реагировать на них, а также предупреждать их возникновение. Таким образом компания-налогоплательщик в этом диалоге может в полном объеме предотвратить ситуацию, которая могла бы привести к конфликту сторон.

Дополнительными задачами проекта было снизить финансовые риски штрафов и наладить внутренний электронный документооборот. До старта проекта финансовый документооборот был отчасти бумажным.

Требования к системе

В рабочую группу, формирующую требования к системе вошли, специалисты финансовой службы и главный бухгалтер, которые были основными бизнес-заказчиками системы.  Директором проекта стал первый заместитель генерального директора по финансам.

Был проведен ряд демонстраций. Анализировали 1С с учетом требований по цифровизации других задач, например, согласования документов, но возможности нас не удовлетворили. Был проанализирован опыт других компаний, которые прошли подготовку к НМ, в частности АО «Теплоэнерго». Этот опыт позитивно сказался при формировании требований к системе.

Наша компания работает по ФЗ-223. Собрав все требования к системе был проведен конкурс, победителем которого стала компания SoftLine, предложившая использовать систему Directum RX.

Directum RX – это оптимальное решение по функционалу и цене.

При формировании требований учитывался предыдущий опыт работы с системой ЭДО «Практика», которая используется для взаимодействия с правительственными организациями. Мы понимали, что нам нужна система, которая имеет более удобные настройки бизнес-процессов, и будет давать больше возможностей, чем только подписание. Для нового этапа нам нужна система с гибкой настройкой и возможностями разнообразной автоматизации.  

Основными преимуществами Directum RX, стали:

• наличие специализированного решения для финансового архива;
• готовность решений с учетом требований НМ;
• наличие комплексной экосистемы решений, в том числе для других задача компании, например, КЭДО и цифровизации внутреннего документооборота и других задач, связанных с согласованием, подписанием и ознакомлением с документами;
• мощность системы электронного архива как для бумажных, так и для электронных документов;
• наличие интеллектуальных решений для оцифровки бумажных документов;
• открытость Directum RX для интеграции с учетными системами;
• опыт выполнения подобных проектов по НМ;
• квалифицированный партнер;
• опыт взаимодействия с консалтинговыми компаниями.

Сложность задачи организации налогового мониторинга

Сложность задачи заключалась в том, что сроки на вступление в НМ были жесткими. Мы стартовали работы во втором квартале 2023-го года и вступить в НМ должны были с 1 января 2024-ого года, для этого пришлось проделать большой объем работы.

Задача «вступить в НМ» состояла из нескольких подзадач, которые необходимо выполнять параллельно чтобы уложиться в сжатые сроки. Основной задачей было построение единого цифрового хранилища с доступом к нему. Централизованного финансового электронного архива не было. Нашей компании удалось развернуть электронный архив и настроить все интеграции за 6 месяцев.

Очень много времени и сил было потрачено на настройку интеграции с различными системами.

Так же нужно было пройти все этапы «дорожной карты», составленной ФНС для вступления в НМ.

Задача даже подготовки к НМ является методически сложной. Помощь в подготовке и сопровождение выполняла компания «КЭПТ», которая выиграла конкурс на консалтинг для АО "Татспиртпром".

А для наших ИТ-специалистов параллельно стояла очень сложная задача подготовить все информационные системы для реализации этой дорожной карты. Первая задача организации архива — централизованное хранение документов, связка их с операциями и обеспечение должного раскрытия, то есть доступ через витрину данных. И параллельно наведение порядка в процессах и подготовка пользователей к работе по новым правилам.

Ход проекта

Этапы проекта

• первый квартал 2023-его года – принято решение о вступлении в НМ
  • аудит задачи, оценка и выбор информационных систем для организации НМ
  • выбор и определение архитектуры раскрытия данных (витрина, прямой доступ и т.д.) и архитектуры централизованного хранения
  • формирование требований по выбору подрядчиков
• второй квартал 2023-его года – методическая подготовка, консалтинг
  • сбор требований и анализ для разработки витрины данных
  • подготовка документации по «дорожной карте» (в т.ч. регламента информационного обмена)
• третий квартал 2023-его года – разработка функционала
  • витрина данных
  • СВК
  • Настройка интеграции между системами
  • Пилотный проект по интеграции с АИС Налог 3
  • разработка схем потоков данных
  • создание контура обработки бумажных документов
  • создание контура обработки электронных документов
  • прототип / моделирование использование с демонстрацией для ФНС
• четвертый квартал 2023-его года – подготовка к промышленной эксплуатации
  • демо внутри компании
  • тестирование
  • обучение пользователей
• 1 января 2024-ого года – промышленная эксплуатация

Безопасный надежный архив документов компании

Для нас было важно создать безопасный надежный архив финансовой и другой документации компании.

Большинство систем размещено на ЦОД в соответствии с нормами безопасности компании Татспиртпром. Поэтому большим преимуществом в сравнении с государственными СЭД или архивами сервисов ЭДО является возможность размещения финансового архива в привычной нам инфраструктуре. Именно система Directum RX позволила нам организовать такой юридически значимый архив.

И кроме того на базе 1С мы реализовали удобную «Витрину данных» для НМ. Это было отдельной задачей, которую нам удалось реализовать с максимальным удобством для доступа инспектора ФНС к требуемой им информации и надежностью доступа.

В витрине данных реализован полноценный отдельный интерфейс работы с первичными учетными документами бухгалтерии. Вынесены все нужные отчеты и декларации, нет лишней информации, удобно строить выборки по критериям и т.д. В специализированных отчетах инспектор из выборки может увидеть скан первичного учетного документа, при помощи реализованной системы drill-down.

Архитектура решения

Выполненные интеграции и доработки

• интеграция с 1C:ЗУП;
• интеграция с 1C:ERP УХ;
• интеграция с Контур Диадок;
• интеграция с Active Directory;
• разработка интеграций с АИС «Налог 3»;
• создание «Витрины данных»;
• доработка функционала СВК;
• доработано бизнес-решение «Финансовый архив» под требования к электронному архиву финансовых документов, сформированных ФНС;
• доработано бизнес-решение «Договоры» под требования специалистов юридического департамента

Интеграция с 1С

1С:ЗУП

Интеграция с 1С:ЗУП в части загрузки данных организационно-штатной структуры в Directum RX. Была настроена синхронизация и выгружены справочники:

• Организации
• Подразделения
• Сотрудники
• Физические лица
• Штатное расписание

1С:ERP УХ

Большой объем работ был выполнен по настройке интеграции с 1C:ERP УХ.

В компании используется архитектура РИБ (Распределенная информационная база) в состав которой входит 8 периферийных баз и одна центральная. Интеграция была настроена с каждой базой в отдельности для оперативной загрузки данных в Directum RX.

Интеграция с Active Directory

Учетная запись в Directum RX загружается из Active Directory, а пользователь из 1С ЗУП, далее они сопоставляются по ИНН.

Разработка интеграций с АИС «Налог 3»

Был проведен ряд работ по настройке интеграции с АИС «Налог 3» в рамках пилотного проекта.

Протестированы сценарии информационного взаимодействия.

Миграция исторических документов

Для успешного запуска электронного архива финансовых документов в системе Directum RX были необходимы исторические данные, накопленные за время работы в системе 1С. Формат, способ хранения и механизмы обработки данных в этих двух системах отличаются. В процессе миграции данные из 1С были переведены в Directum RX.

Для всех первичных документов существует документ-основание. Как правило это договоры (разных категорий). В рамках проекта была проведена миграция документов - оснований из учётного контура в Directum RX.

Электронный обмен документами с контрагентами

В рамках перехода от бумажного документооборота было перенесено решение электронного обмена с контрагентами через сервис Диадок в Directum RX. Через специальный коннектор была настроена интеграция с Контур Диадок, где был реализован механизм автоматической загрузки документов в электронный архив финансовых документов.

Интеллектуальная обработка документов

Для бумажных документов предусмотрена интеллектуальная обработка сканов. Раньше такие документы не заносились в систему, и чтобы упростить работу пользователям предусмотрено извлечение информации при сканировании. Сервисы заполняют карточки, это ускоряет процесс минимум в 2 раза и не затормаживает наполнение архива. Ошибки из-за невнимательности исключаются. Объем входящих документов в первый месяц промышленной эксплуатации составил около 10 000 штук.

Виды документов, которые распознает Ario:

1. Акт выполненных работ;
2. Входящий счет на оплату;
3. Кор счет-фактура;
4. Счет-фактура;
5. Товарная накладная;
6. Универсальный корректировочный документ;
7. Универсальный передаточный документ.

Рабочее место по верификации документов:

Большой плюс системы в том, что она самообучается, процесс запускается еженедельно. На текущий момент результаты самообучения явно выделяются: точность извлечения возросла на порядок, извлекается большее число полей, и практически все данные подхватываются правильно.

Так как работа по занесению документов в систему была новой для пользователей, то были большие опасения у нашей рабочей группы в том, что удастся преодолеть сопротивление сотрудников.

Опасение удалось преодолеть благодаря обучению конечных пользователей. Обучение было в разных форматах – очное, удаленное, ответы на вопросы, дополнительные консультации. Пришлось обучить этому большое число сотрудников – провести масштабное обучение практически на всех заводах группы и даже на складах. В некоторых случаях приходилось выезжать на место, чтобы прояснить все вопросы пользователей и ускорить внедрение. Таким образом группа объехала практически всю Республику Татарстан. И сейчас документы поступают в архив без задержек.

Уходим от бумаги

При этом есть понимание, что бумажных документов должно становиться все меньше и даже интеллектуальное сканирование – это только небольшое ускорение, а нужно переходить в цифру принципиально.

Поэтому мы максимально цифровизировали исходящий документооборот и переводим его в электронный вид. Наладить электронное взаимодействие с контрагентами нам удалось в ходе проекта по созданию финансового архива. В январе в электронном виде пришло 14% документов, но уже в феврале в электронном виде пришло 25% документов, и это только начало, ведется масштабная работа с контрагентами по переходу на электронное взаимодействие. Одним из первых шагов является взаимодействие с контрагентами по исходящим документам исключительно в электронном виде.

Пример процесса по исходящим документам:

Выводы и рекомендации

На что обратить внимание при вступлении в налоговый мониторинг:
1.    Наша команда столкнулась с проблемой большого количества исполнителей проекта вступления в НМ, с которыми необходимо было обеспечить взаимодействие. 
Каждый подрядчик отвечал за свое направление. Важно было правильно наладить коммуникацию между всеми участниками проекта.
2.    Сжатые сроки по вступлению в НМ. 
Как бы очевидно это не звучало, но настоятельно рекомендуем готовиться к вступлению заранее.
3.    Использование услуг консалтинга сильно упростило реализацию проекта.
В самом начале был выстроен четкий план проекта, соответствующий дорожной карте ФНС.

Результаты

Главный результат -  наша команда выполнила задачу по вступлению в налоговый мониторинг в соответствии с заявленной дорожной картой и выдержали все сроки по этапам вступления, декларируемым ФНС.

В процессе достижения, поставленная руководством АО «Татспиртпром» задача по переходу в электронное взаимодействие внутри компании и за её пределами. Есть полная поддержка от высшего руководства проектов по цифровизации и уже сегодня видна динамика по достижению результата. В этом команде проекта помогает гибкая платформа с широкими возможностями по адаптации под требования компании.

Добиться успешного завершения проекта по вступлению в налоговый мониторинг в такие короткие сроки удалось благодаря:

• высокой слаженности работы с внутренней команды и взаимодействия с партнером;
• высокого профессионализма команды со стороны Softline;
• профессионализма ИТ-архитекторов и разработчиков со стороны подрядчика ФТО по интеграции с 1С;
• консалтинговой поддержке.

Планы по развитию

На текущий момент запущены проекты по вступлению в кадровый электронный документооборот, внутренний документообороту и согласование ОРД.

Дополнительно наша команда собирает требования бизнес-пользователей и большинство этих требований реализуемо в составе готовых решений компании Directum, а именно:

• HR-процессы (Отпуска, Управление ЛНА, Командировки и Авансовые отчеты);
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
• Работа с заявками на оплату;
• Комплексная работа с юридическими документами.