Масштабный проект по переходу на электронный кадровый документооборот в компании Лента

ООО «Лента» успешно завершила первый этап проекта по переходу на безбумажный кадровый документооборот. Команда специалистов Лента и Холдинга Т1 внедрила систему кадрового электронного документооборота (КЭДО) на базе платформы Directum RX и решения HR Pro. В рамках проекта были автоматизированы основные кадровые процессы компании – подключение сотрудника к КЭДО, согласование и подписание различных заявлений, ознакомление и подписание локально-нормативных актов (ЛНА).

Переход на КЭДО позволил сократить затраты на кадровое управление, значительно уменьшить затраты на бумагу, печать, пересылку и хранение документов. Результат проекта внедрения системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов обеспечит Ленте дальнейшее повышение зрелости и автоматизации процессов управления персоналом компании.

Бизнес-контекст

«Лента» — ведущий многоформатный продуктовый и FMCG-ритейлер в России. Компания основана в 1993 году, штаб-квартира в г. Санкт-Петербург. Компания развивает форматы гипермаркетов, супермаркетов и магазинов у дома. В октябре 2023 года «Лента» приобрела розничную сеть магазинов у дома «Монетка», входящую в десятку крупнейших розничных сетей России. «Лента» также предоставляет покупателям возможность совершать покупки онлайн, используя свои сервисы «Лента Онлайн» и сервисы онлайн партнеров. «Лента» является крупнейшей сетью гипермаркетов в России и четвёртой среди крупнейших продуктовых ретейлеров страны по выручке. По состоянию на 31 декабря 2023 года под управлением Ленты находится 261 гипермаркет, 246 супермаркетов и 2 312 магазинов у дома общей торговой площадью свыше 2,32 млн кв. м в более чем 650 населённых пунктах России.

Уникальное положение «Ленты» и почти 70 тысяч сотрудников компании стало драйвером существенных изменений – компании требовалась единая информационная система для оперативного и прозрачного ведения кадрового документооборота (ДО). Для повышения эффективности бизнеса компания приняла решение отказаться от согласования документов на бумаге или по электронной почте. Ведь такой подход исключит вероятность потери документов, увеличения сроков их визирования и нарушений утвержденной в организации процедуры.

Проект автоматизации обеспечил эффективную работу с кадровыми процессами более 31 тысячи сотрудников компании в более 60 субъектах РФ. В течение 2024 года количество пользователей КЭДО будет увеличено до 50 тысяч человек с последующим наращиванием функциональности в рамках автоматизации новых кадровых процессов.

Цели и задачи проекта

Старт автоматизации процессов кадрового ДО стал возможен благодаря инициативе со стороны HR-департамента и следующим факторам:

1. Автоматизация процессов входила в цели HR-стратегии компании.
2. Низкая эффективность HR-процессов: много рутинных и однотипных процессов, повышенные трудозатраты на ведение кадрового ДО.
3. Высокий процент сотрудников без автоматизированных рабочих мест.
4. Размеры и география присутствия компании: несколько тысяч торговых точек в более чем 650 населенных пунктах России.

Основные цели проекта:

1. Сокращение трудозатрат кадровых специалистов и руководителей «Ленты».
2. Сокращение трудозатрат сотрудников «Ленты».
3. Сокращение затрат на бумагу, печать, пересылку и архивирование (хранение) бумажных документов.
4. Снижение рисков несоответствия 152-ФЗ (о персональных данных), Трудовому кодексу (в части сроков ознакомления).
5. Подготовка к будущим требованиям регуляторов о переходе на электронные кадровые документы.

Для достижения указанных целей проект разделен на несколько итераций (этапов), в рамках первой итерации проекта необходимо создать каркас системы и автоматизировать следующие бизнес-процессы:

1. Заявления сотрудника на отпуск из личного кабинета сотрудника.
2. Заявления сотрудника на отпуск из интерфейса Directum RX.
3. Подписание приказа на отпуск из личного кабинета сотрудника.
4. Подписание и ознакомление с ЛНА.
5. Подключение сотрудника к КЭДО.
6. Согласование и подписание кадровых документов.
7. Возможность предоставления кадровых документов по запросам сотрудников.

Используемые решения и подходы

Для автоматизации ключевых бизнес-процессов управления персоналом в компании «Лента» используются набор информационных систем, но для процессов кадрового документооборота данные системы не подходили по ряду причин. В ходе экспертной оценки рабочей группы проекта и тендерных процедур для автоматизации кадрового ЭДО была выбрана платформа Directum RX и решение HR Pro, а для выполнения работ по проекту исполнителем проекта стала команда холдинга Т1.

Внедрение системы Directum RX также потребовало масштабных работ по интеграции с внутренними и внешними системами, результатом чего стало создание единого информационного пространства для сотрудников компании и обеспечение сквозных бизнес-процессов:

История проекта

В феврале 2023 года было принято решение о старте проекта. Общие сроки проекта составляют 1,5 года, а выполнение первой итерации проекта заняло менее 1 года: февраль – декабрь 2023 года.

По результатам выполнения первой итерации проекта рабочей группой зафиксированы следующие ключевые результаты:

1. Запуск КЭДО в контуре «Ленты»:
   • Перенесена конфигурация пилотной системы в контур «Ленты»;
   • Спроектированы и настроены интеграции с учетными системами «Ленты»;
   • Проведено нагрузочное тестирование системы;
   • Подключено до 3 200 сотрудников.
2. Система подготовлена к тиражированию как на новые виды кадровых документов, так и на большее число пользователей системы.

Для достижения указанных ключевых результатов первой итерации проекта работы были разбиты на следующие этапы:

• Инициация проекта;
• Анализ и проектирование;
• Настройка и адаптация решения;
• Проведение испытаний, включая нагрузочное и объемное тестирование;
• Обучение пользователей;
• Опытно-промышленная эксплуатация;
• Закрытие первой итерации и определение рамок второй итерации.

Инициация проекта

В ходе выполнения данного этапа проекта была сформирована единая команда проекта, которая включала представителей команды заказчика и исполнителя, определены ключевые мероприятия по управлению проектом, сформирован детальный план-график. Ключевым результатом этапа стали зафиксированные рамки 1 итерации проекта.

Анализ и проектирование

На данном этапе работ специалистами Т1 был проведен комплексный анализ бизнес-процессов, систем с которыми требовалось настроить интеграционные механизмы, спроектировать архитектуру и зафиксировать необходимые прикладные модификации. В результате были разработаны необходимые проектные документы для последующей настройки и модификации системы, среди них:

• Схемы бизнес-процессов и их описание;
• Описание потоков данных;
• Описание прикладных модификаций;
• Проектные решения;
• Архитектура решения.

Ключевым результатом этапа стало видение системы и необходимый объем модификаций, который позволит обеспечить автоматизацию основных бизнес-процессов.

Настройка и адаптация решения

В связи с уникальным положением и географической распределенностью «Ленты» автоматизация кадровых процессов потребовала корректно определять участников согласования и подписания документов. Кроме того, для обеспечения сквозных бизнес-процессов потребовалось выполнить модификации на стороне интегрируемых систем, что также накладывало риски на возможные смещения сроки старта опытно-промышленной эксплуатации.

Результатом выполнения работ этапа проекта стали:

• Подготовлена необходимая инфраструктура для развертывания системы;
• Развернуты среды для разработки, тестирования, а также подготовлена продуктивная среда;
• Разработаны и настроены механизмы синхронизации данных по оргструктуре из SAP, а также других ключевых систем;
• Настроена и модифицирована система Directum RX и прикладное решение HR Pro в соответствии с утвержденными требованиями, включая настройку необходимых бизнес-процессов;
• Разработаны различные сценарии обработки документов, оповещения пользователей и адаптированы другие компоненты системы.

Ключевым результатом этапа проекта стала перенесенная система на ресурсы «Ленты» и подтверждение того, что система подготовлена к тестированию.

Проведение испытаний

В виду того, что система является ключевой для обеспечения взаимодействия между сотрудниками компании, для начала опытно-промышленной эксплуатации потребовалось проведение детального тестирования системы:

• Проведение функционального тестирования, в рамках которого были проверены выполненные настройки и модификации;
• Проведение интеграционного тестирования, в рамках которого были проверены сценарии для обеспечения сквозных бизнес-процессов, получения данных по организационно-штатной структуре и другим данным; 
• Проведение нагрузочного тестирования, в рамках которого будет определен целевой профиль нагрузки, предоставлены необходимые рекомендации для настройки серверного ПО и оборудования, а также скорректированы настройки системы для обеспечения целевой нагрузки на нее.

Ключевым результатом этапа проекта стало подтверждение готовности системы к эксплуатации и нагрузки, которую должна выдерживать система.

Обучение пользователей

В рамках данного этапа проекта были подготовлены необходимые материалы для проведения различных групп пользователей – ключевых пользователей системы, группы подписантов, кадровых сотрудников. Кроме того, были подготовлены необходимые инструкции для пользователей и ИТ-специалистов, а также видеороликов, которые отражали работу пользователей в различных интерфейсах, включая работу в личном кабинете сотрудника, веб-версии Directum RX, работу с мобильных устройств.

Стоит отметить, что для мотивации сотрудников перейти на кадровый ЭДО была запущена большая рекламная кампания внутри «Ленты» – информация на корпоративных ресурсах компании, внутренние рассылки, рекламные баннеры. Так в проекте был разработан отдельный лендинг для сотрудников (доступен для всех по ссылке), который включал в себя основную информацию о проекте, о процессе перехода на кадровый ЭДО и бенефитах для сотрудников.

Благодаря этому и эффективному взаимодействию рабочей группы проекта и кадровых специалистов «Ленты» стало возможным оперативно провести кампанию по подключению сотрудников к КЭДО.

Опытно-промышленная эксплуатация

Перед началом опытно-промышленной эксплуатации потребовалось также выполнить промежуточный этап работ по переносу данных из системы Directum RX, которая была развернута ранее для проведения пилотирования. Пилотирование системы выполнялось на инфраструктуре вендора (компании Директум), которая не только отличалась по архитектуре, но и значительно отличалась по функциональности.

Основные работы по формированию концепции миграции данных, а также разработке мигратора данных были выполнены на предыдущих этапах. Сами работы по переносу данных выполнялись в течение нескольких дней совместной командой Т1 и вендора. В результате были бережно перенесены все данные из пилотной версии системы, что позволило сохранить подписанные сотрудниками кадровые документы в электронном виде без необходимости их дублирования или создания отдельной архивной базы.

В середине сентября 2023 года было принято решение о старте опытно-промышленной эксплуатации с постепенным подключением пользователей в рамках нескольких волн. Для этого были проведены следующие подготовительные работы:

• Подготовлены регламенты поддержки пользователей и взаимодействия ИТ-команды «Ленты» и Т1;
• Установлено и настроено решение «Мониторинг системы Directum RX», с последующим обучением сотрудников ИТ-команды «Ленты».

Масштабы системы, настроенные сложные бизнес-процессы компании и уникальные бизнес-кейсы позволили выявить узкие места и ограничения, которые потребовали проведения дополнительных работ:

• Проведение объемного тестирования системы, для которой была развернута отдельная предпродуктивная среда. В результате тестирования были выполнены работы по дополнительной настройке параметров системы, что позволило обеспечить стабильную работу при высоких нагрузках; 
• Переработка решения по ознакомлению и подписанию ЛНА. В ходе опытно-промышленной эксплуатации и объемного тестирования стало понятно, что базовое решение вендора не соответствует уникальному кейсу компании «Лента». В сжатые сроки сотрудники команды Т1 перепроектировали решение с последующей адаптацией системы.

Отметим, что процесс работы с документами ЛНА является уникальным, поскольку:

1. Охватывает всех пользователей и подразделения компании.
2. Разработан гибкий механизм автоматического подбора релевантных ЛНА, исходя из организационно-штатной принадлежности сотрудника.
    
   
    
3. Реализован триггер, который срабатывает при первом подключении сотрудника к КЭДО или трудоустройстве сотрудника, позволяя автоматически направлять комплект релевантных ЛНА.
4. Система автоматически группирует все документы в одно задание для сотрудника, а не создает отдельное задание на каждый документ.

Также стоит отметить, что в ходе проекта была выполнена интеграция кадрового ЭДО на базе Directum HR Pro c мобильным приложением «Лента Спутник», которое используется сотрудниками компании для взаимодействия, ознакомления с корпоративной информацией и др. Интеграция позволила сотрудникам «Ленты» использовать привычное решение для работы с кадровыми процессами, а также получать пуш-уведомления из системы КЭДО.

В рамках опытно-промышленной эксплуатации к системе кадрового ЭДО подключились порядка 10 000 сотрудников компании.

Трудности и успехи

Уникальность проекта была связана не только с функциональностью самой системы, но и с теми трудностями и успехами, которые были во время работ:

• Так как «Лента» – крупная компания со сложной структурой, процесс работы с кадровыми документами был сложным, многоступенчатым и иногда противоречивым. Вовлеченность заказчика, унификация этапов процесса и фокус на одном «шаблонном процессе» позволили ускорить внедрение системы. А итеративный подход, применяемый командой проекта, позволил регулярно демонстрировать доработки заказчику для получения обратной связи. Это обеспечило непрерывное улучшение системы и повысило ее качество;
• Смена команд в ходе проекта также стала вызовом для нас. Нам нужно было быстро вникнуть в реализованные процессы и перестроить работу. Благодаря профессионализму и сплоченности нашей команды, а также пониманию специфики бизнеса техническими специалистами мы разобрались в уже выполненных работах. Мы минимизировали количество совещаний, но оставили регулярные статусы, на которых обсуждали текущие задачи и проблемы, чтобы быстро находить решения и двигаться вперед;
• Сотрудники испытывали опасения по поводу перехода на КЭДО, однако мы смогли справиться с этой проблемой. Бизнес-заказчики провели планомерную работу с сотрудниками, разработали лэндинг, посвященный особенностям работы с кадровым электронным документооборотом и преимуществам его использования, подключили информирование в корпоративных СМИ;
• Сложность, которая остается актуальной, – производительность системы на больших объемах. Чтобы справиться с этой трудностью, занимаемся увеличением производственных мощностей. Рассчитываем, что это поможет оптимизировать время обработки и рассылки заданий системой.

Количественные результаты

Внедрение новой системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) было успешным. К окончанию первой итерации проекта в декабре 2023 года были достигнуты следующие результаты:

На сегодняшний день в электронный вид переведены более 10 различных видов заявлений и приказов, локально-нормативные акты.

Среди бизнес-эффектов можно отметить удержание роста численности отдела кадров компании. А также внедрение системы позволило провести детальный анализ процессов согласования и выявлять «узкие места». Это помогло в оптимизации тех процессов, которые вызывали задержки.

Уже сейчас в марте 2024 года более 31 000 сотрудников подключены к системе. Несмотря на отдельные сложности в использовании системы у тех сотрудников, кто ранее активно не работал с корпоративными системами, пользователи положительно отзываются о работе с реализованной системой КЭДО.

Светлана Перелыгина, менеджер по цифровизации HR, отмечает важность проекта для компании «Лента»:

«КЭДО – это стратегически важный проект для нашей компании. У нас большие планы по переводу документов в электронный формат. Мы делаем процесс ознакомления с документами удобным и для сотрудников, и для HR и снижаем затраты на бумагу. Больше не нужно хранить документы в шкафу, ждать, когда сотрудник придет в Отдел персонала. Подписывать документы теперь можно с телефона в удобное время и в любом месте. Наша цель – 95% сотрудников, подключенных к КЭДО!».

Результаты по стратегии устойчивого развития

Переход на КЭДО привел к положительным изменениям в работе компании. Сотрудники получили удобный и быстрый инструмент для подписания документов. А благодаря интеграции с мобильным приложением для сотрудников «Лента Спутник» пользователям не нужно создавать личные кабинеты на отдельных сайтах или устанавливать отдельное приложение. Можно получать пуш-уведомление от «Лента Спутника» и сразу переходить в нужный документ. Отдел кадров избавился от части рутинных задач и планирует дальнейшую автоматизацию своих процессов. Переход в КЭДО позволил компании значительно снизить объём бумаги, используемой для документов, что соответствует стратегической цели по эффективному использованию природных ресурсов.

Показатели эффективности

На данный момент количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – более 31 000 сотрудников. В первую волну подключения вошли 6 торговых комплексов Северо-Западного региона – 100% персонала подписывают документы электронной подписью. Кроме этого, были достигнуты следующие показатели эффективности:

• По результатам первой волны подключения исполнительская дисциплина сотрудников 90%;
• 95% пользователей оценили систему как удобную в использовании;
• 75% пользователей не испытывали проблем при работе с системой;
• 47% пользователей признали экономию времени при использовании КЭДО;
• Сейчас в системе подписано более 3 700 заявлений и более 14 600 кадровых документов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

«Сервис, безусловно, продолжит расширяться. Для следующего этапа мы прорабатываем процесс электронного подписания документов о совмещении должностей, — говорит Анастасия Колосова, руководитель проекта от ИТ-команды «Лента» — Он станет эталонным для других, более востребованных видов документов, связанных с приемом, увольнением и переводом сотрудников. В первом полугодии к КЭДО поэтапно подключат все дивизионы и распределительные центры».

Состав команды проекта

Команда бизнес-заказчика Лента

• Екатерина Потапова, HR бизнес-партнер.
• Светлана Перелыгина, менеджер по цифровизации HR.
• Дарья Музанкова, ведущий специалист по кадрам.

ИТ-команда Лента

• Оксана Сударева, руководитель домена HR.
• Юлия Ткаченко, руководитель команды.
• Анастасия Колосова, руководитель проекта.
• Ольга Поспелова, архитектор по HR-системам.
• Алёна Кондрик, старший консультант по HR-системам.
• Олег Дударев, консультант по HR-системам.
• Александра Петрова, бизнес-аналитик.
• Полина Кощеева, бизнес-аналитик.
• Антон Колокотрони, сервис-менеджер ИТ.
• Дмитрий Лютинский, начальник отдела защиты информационных систем и ИТ-инфраструктуры.
• Илья Ильин, руководитель проектов.
• Андрей Синявский, менеджер по методологии информационной безопасности.
• Юрий Алексеев, менеджер по информационной безопасности и внутреннему аудиту.
• Николай Ясинский, ведущий специалист по интеграции систем.
• Алексей Лукашевич, руководитель группы интеграции.
• Кирилл Савинов, руководитель ИТ домена разработки и интеграции.
• Татьяна Новикова, директор по управлению ИТ-системами.
• Сергей Беляев, руководитель домена ЭДО.
• Руслан Котенко, технический руководитель домена ЭДО.
• Михаил Северов, архитектор домена ЭДО.

Команда холдинга Т1

• Алексей Пестерев, руководитель отдела разработки и внедрения ECM-решений.
• Артём Струк, руководитель проекта.
• Ирина Крысова, ведущий аналитик.
• Алиса Забара, аналитик.
• Антон Белоглазов, ведущий разработчик.
• Алёна Осецкая, разработчик.
• Дмитрий Климов, инженер поддержки.
• Иван Тронин, инженер поддержки.
• Кристина Денщикова, администратор проекта.

От компании Директум

• Алексей Доронин, владелец продукта.
• Андрей Топольский, системный инженер.

Об авторе заявки

Сударева Оксана – руководитель домена HR компании «Лента».

Проект перехода на кадровый ЭДО стал настоящим вызовом для компании и проверкой профессионализма каждого участника проекта. Несмотря на все сложности в ходе проекта были достигнуты высокие результаты, которые позволяют упростить работу всех сотрудников компании – кадровых специалистов, руководителей структурных подразделений, топ-менеджмента и рядовых сотрудников.

«Нам было важно не просто создать эффективный инструмент для перехода на кадровый ЭДО, а также достичь заявленных бенефитов проекта, которые позволяют подтвердить его успешность. Сейчас системой пользуется более 31 тысячи сотрудников «Ленты» по всей России – сотрудники центрального офиса, магазинов, распределительных центров, а также других подразделений компании. Проект стал значимым шагом в цифровой трансформации и выполнении целей нашей HR-стратегии».