Оптимизация работы с правовыми актами Курганской области

После успешного опыта цифрового согласования правовых актов регионального уровня заказчик принял охватить автоматизацией согласование правовых актов органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

Предыстория и особенности проекта

Правительство Курганской области – высший исполнительный орган государственной власти региона, возглавляемый Губернатором. Систему ОИГВ Курганской области образуют 11 департаментов, 7 управлений, 1 комитет и 1 инспекция, являющихся самостоятельными юридическими лицами с собственным делопроизводством.

Деятельность органов государственной власти характеризуется специфическими процессами, которые основываются на регламентах, установленных законодательными актами. Один из таких процессов – работа с правовыми актами.

Сотрудничество Правительства Курганской области со СТАРКОВ Групп началось в 2020 году с проекта Единая система электронного документооборота региона на платформе Directum RX в Курганской области.

После двухлетнего опыта работы в системе по процессам согласования правовых актов регионального уровня, заказчик принял решение пересмотреть подходы к организации процесса и дополнительно включить согласование правовых актов органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

Для универсализации процессов и упрощения их администрирования решили выстраивать процессы на основе задачи на согласование по регламенту. Благодаря такому подходу появилась гибкая настройка процессов для каждого из уровней власти.

Заказчиком выступил Департамент информационных технологий и цифрового развития Курганской области.

В качестве исполнителя проекта выступила компания ООО «СТАРКОВ Групп».

О проекте

Проект стартовал в начале января 2023 года и был разделен на несколько этапов:

1. Инициация и подготовка рабочей группы проекта со стороны заказчика.
2. Обследование и проектирование процессов в Directum RX с рабочей группой.
3. Этап разработки по УТЗ.
4. Демонстрация спроектированной системы для рабочей группы и написание тест-кейсов.
5. Двухэтапная тестовая эксплуатация рабочей группой по тест-кейсам.
6. Массовое обучение пользователей.
7. Конвертация системы на версию Directum RX 4.6.
8. Сопровождение ОПЭ.

Перечисленные этапы были завершены к концу декабря 2023 года. На текущий момент проект передан в отдел поддержки клиентов.

Цели и задачи проекта

Основные цели проекта:

• автоматизация процессов согласования правовых актов органов исполнительной власти и органов местного самоуправления;
• автоматизация процессов ознакомления с правовыми актами;
• автоматизация проведения экспертиз: правовая (в том числе в территориальных отделениях федеральных органов государственной власти в Курганской области), лингвистическая;
• унификация процессов согласования правовых актов на всех уровнях: региональном и местном;
• повышение эффективности и качества работы с правовыми актами всех уровней власти.

Для достижения вышеперечисленных целей было необходимо обеспечить выполнение ряда важных задач:

• стандартизация работы с правовыми актами;
• перевод процессов, согласования правовых актов, на задачу по регламенту;
• упрощение поиска нужных правовых актов;
• сокращение бумажного документооборота при работе с правовыми актами;
• обеспечение сохранности и конфиденциальности информации при работе с правовыми актами;
• отслеживание взаимоотношений с контрагентами (отображение информации о результатах согласования с внешними участниками процессов);
• обеспечить гибкость в настройке процессов согласования и обработки правовых актов.

Организация взаимодействия внутри команды исполнителя

На проекте использовался логико-структурный подход управления. В его рамках были выстроены контуры ответственности и схема их взаимодействия, что позволило оперативно реагировать на ход проекта и вносить необходимые корректировки в процесс (Рисунок 1. Контуры ответственности на проекте).

Данный подход, с одной стороны позволил высвободить ресурсы руководителя проекта (РП) на задачи управления и оптимизации работы команды, с другой стороны повысил эффективность работы команды, за счет высвобождения ресурсов и распределения ответственности по контурам. Благодаря этому внутрикомандное взаимодействие структурировано таким образом, что каждый член команды понимал, к кому с каким вопросом следует подойти и какую ответственность несет контур в общем, с точки зрения результата по проекту.

Рисунок 1. Контуры ответственности на проекте

Проектные решения

Для выполнения поставленных целей и задач был разработан новый модуль – "Правовые акты", который учитывает последовательность этапов согласования правовых актов и сопутствующие процессы, такие как:

• согласование с внешними участниками;
• заочное голосование;
• государственная регистрация;
• опубликование;
• ознакомление.

Решение включает два модуля: «Правовые акты» и «Настройки системы». Модуль Правовые акты (Рисунок 2. Обложка модуля «Правовые акты») предназначен для работы пользователей с соответствующими документами. Модуль Настройки системы используется Администраторами для настройки процессов (Рисунок 3. Обложка модуля «Настройки системы»).

Рисунок 2. Обложка модуля «Правовые акты»

Рисунок 3. Обложка модуля «Настройки системы»

С правовыми актами работают разные уровни власти (Правительство и Аппарат Губернатора, органы исполнительной государственной власти, органы местного самоуправления). Для учёта особенностей каждого уровня власти были созданы различные типы документов с целью разграничения правовых актов.

С целью разделения маршрутов выполнена модификация справочника Правила согласования. Добавлено свойство Тип согласования, от которого зависит внешний вид задачи и, соответственно, маршрут согласования (Рисунок 4. Типы согласования правовых актов).

Рисунок 4. Типы согласования правовых актов

Процесс согласования правовых актов Правительства области

Рассмотрим более детально процесс согласования правовых актов Правительства области. Весь процесс разделен на этапы (Рисунок 5. Схема работы с правовыми актами). Каждый этап представляет собой отдельную задачу по согласованию в соответствии с регламентом. Возможность запуска следующего этапа зависит от завершения предыдущего, например, согласование с Аппаратом Губернатора не может начаться, пока документ не будет согласован руководителем организации, разработавшей проект правового акта. В рамках процесса выделены следующие блоки:

Рисунок 5. Схема работы с правовыми актами

• Согласование в органе власти;
• Согласование с заинтересованными органами (организации, которые затрагивает правовой акт);
• Согласование в Аппарате Губернатора;
• Согласование с территориальными отделениями федеральных органов государственной власти в Курганской области;
• Заочное голосование (согласование коллегиальных правовых актов);
• Опубликование правовых актов (в процессе участвуют представители Федеральной службы охраны);
• Ознакомление с правовыми актами.

Рисунок 6. Этапы согласования проектов правовых актов

Пользователю не нужно тратить время на выбор регламента и определения следующего действия. Каждый из регламентов подбирается автоматически в зависимости от статуса документа.

Создано правило автоматического назначения доступа к юридическим документам только на основе их регистрации. Этот механизм включает в себя справочник и фоновый процесс.

Для удобства работы сотрудников, отвечающих за выпуск правовых актов Правительства области и контролирующих процесс согласования, разработан дополнительный функционал запуска задач из карточки документа (Рисунок 7. Меню Отдел выпуска НПА). Функционал позволяет на любом этапе жизненного цикла документа:

• корректировать действия пользователей;
• формировать параллельные задачи, не влияющие на основной, для ускорения процесса выпуска правового акта;
• прерывать согласование.

Рисунок 7. Меню Отдел выпуска НПА

Реализован функционал государственной регистрации для органов исполнительной власти Курганской области. Он включает в себя простановку дополнительного штампа с данными о государственной регистрации, настройку и расположение штампов, настройку формата номера регистрации (Рисунок 8. Отображение штампа государственной регистрации).

Рисунок 8. Отображение штампа государственной регистрации

Администрирование модуля

Для упрощения процесса администрирования, настройка работы с процессами правовых актов теперь доступна на отдельной обложке модуля, что позволяет избежать необходимости переключения между различными модулями.

Для администрирования процессов органов исполнительной власти (далее ОИВ) разработаны справочники и вычисляемые роли, которые позволяют настроить маршрут согласования всех организаций в рамках схемы одного правила согласования и учитывают индивидуальность подбора ответственных за выполнение этапа (Рисунок 9. Справочник для вычисления исполнителей этапов в отдельной организации).

Рисунок 9. Справочник для вычисления исполнителей этапов в отдельной организации

Согласование правовых актов ОМСУ

При реализации схемы согласования правовых актов ОМСУ использовали опыт работы органов местного самоуправления в предыдущей системе: выстроенные регламенты обработки документов, специфику работы с документами. Разработаны дополнительные справочники для автозаполнения полей карточки документа и задачи в зависимости от организаций.

В качестве замены стандартного листа согласования разработан отчет, который отображает полную историю обработки документа. Добавлена возможность построения отчета по каждой версии документа (Рисунок 10. Отчет История обработки документа).

Рисунок 10. Отчет История обработки документа

Реализованы справочники «Категории», «Темы» для дополнительной классификации проектов правовых актов ОМСУ, в зависимости от которых выстраиваются различные схемы процесса обработки документов и предзаполняются карточки.

Создан механизм интеграции правовых актов с внутренней системой, в которой хранятся правовые акты ОМСУ.

Интересные решения

Хочется отметить несколько интересных реализаций, которые отражают подход к работе с правовыми актами заказчика.

Отображение задач по документу в разрезе версий документа.

Работа с правовыми актами у заказчика ведется в разрезе версий документа. Пользователям важно понимать по какой версии документа проводились те или иные работы.

Изменена вкладка «Задачи». Информация на вкладке группируется по версиям документа (Рисунок 11. Отображение вкладки «Задачи» карточки правового акта).

Рисунок 11. Отображение вкладки «Задачи» карточки правового акта

Отчет лист согласования с дополнительными параметрами вызова.

Согласующим высшего звена и сотрудникам аппарата Губернатора, по аналогии с требованием выше, необходимо отображать процесс согласования проекта правового акта в разрезе версий документа. Для выполнения требования добавлен диалог с параметрами формирования отчета Лист согласования (Рисунок 12. Модификация отчета «Лист согласования»).

Рисунок 12. Модификация отчета «Лист согласования»

Результаты

Ключевой результат – успешное внедрение функционала в установленные сроки. Внедрение является таковым в силу ряда причин:

• слаженная совместная работа команды проекта;
• использование agile методологий:
  • работающий продукт важнее документации. Во время проекта отказались от написания проектных решений, что не характерно ГОСам. Для фиксации требований ограничились уточненным техническим заданием;
  • готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану. В ходе проекта было принято постановление Губернатора о порядке государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Курганской области. В следствие чего был скорректирован процесс работы с документами;
• выстраивание контуров ответственности;
• вовлеченность в работу владельцев процессов;
• своевременная и компетентная обратная связь от участников команды проекта.

«Внедрение нового функционала в сложных информационных системах – это серьезная задача. В нашем случае работа завершилась впечатляющими результатами. Реализована полноценная автоматизация следующих процессов: согласование, утверждение и опубликование правовых актов Правительства Курганской области, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления. Обеспечена прозрачность и понятность процессов, снижены риски нарушения законодательства и улучшена организация рабочих процессов».

Павлов Дмитрий Владимирович, руководитель проекта,
Начальник отдела информационных систем управления информатизации
Департамента информационных технологий и цифрового развития Курганской области.

Показатели

• Около 6000 пользователей системы охвачены автоматизацией по проекту, и до 1300 одновременных пользователей.
• Cвыше 300 автоматизированных руководителей и директоров, работающих в системе, в том числе и Губернатор области.
• Количество правовых актов, которые создаются и обрабатываются в системе увеличилось в 17 раз по сравнению с аналогичным периодом прошлого года -- около 2000 правовых актов в месяц.

Планы по развитию

Следующими шагами в развитии системы планируются:

• Изменение работы с периодическими поручениями;
• Внедрение решения «Совещания»;
• Внедрение решения «Управление проектами».

Команда проекта

Команда СТАРКОВ Групп

• Шикин Алексей Николаевич – куратор проекта;
• Ершов Александр Евгеньевич – руководитель проекта;
• Алевров Алексей Владимирович – администратор проекта;
• Логиновских Мария Валерьевна – ведущий аналитик;
• Петров Максим Анатольевич – аналитик;
• Менщикова Александра Владимировна – консультант;
• Бастылев Константин Юрьевич – ведущий разработчик;
• Вершинин Никита Романович – разработчик;
• Мишанин Никита Вячеславович – разработчик;
• Пальчиков Дмитрий Андреевич – системный инженер.

Команда Правительства Курганской области и департамента информационных технологий:

• Вершинин Сергей Викторович – Начальник управления информатизации Департамента информационных технологий и цифрового развития Курганской области;
• Павлов Дмитрий Владимирович – Начальник отдела информационных систем управления информатизации Департамента информационных технологий и цифрового развития Курганской области;
• Трубинов Яков Николаевич – Эксперт отдела сопровождения и развития СМЭВ управления информатизации Департамента информационных технологий и цифрового развития Курганской области;
• Ткачева Татьяна Александровна – Консультант отдела информационных систем управления информатизации Департамента информационных технологий и цифрового развития Курганской области;
• Иванова Марина Сергеевна – Заместитель начальника управления документационного обеспечения – начальник отдела выпуска НПА Аппарата Губернатора Курганской области;
• Ляшенко Борис Евгеньевич – Эксперт отдела выпуска НПА управления документационного обеспечения Аппарата Губернатора Курганской области;
• Скворчевский Станислав Борисович – Начальник управления информационных технологий Администрации города Кургана;
• Кузменчук Наталья Николаевна – Специалист сектора правовых документов отдела документационного обеспечения Администрации города Кургана.