Искусственный интеллект в авиации: АО «АК Смартавиа» покоряет новые горизонты

О компании

Авиакомпания Smartavia — это первый в России лоукостер smart-формата, предусматривающего использование передовых подходов в управлении компанией, новейших IT-технологий, сервисов и инструментов. По информации Aviation Week Networks авиакомпания Smartavia вошла в десятку самых быстроразвивающихся авиаперевозчиков мира.

Бизнес-контекст

Заказчик работал в нескольких системах, данные между ними не синхронизировались, требовалось большое количество ручных действий: скачать из одной системы, загрузить в другую, потом распечатать и передать сотрудникам. Также в системах было большое кол-во неактуальной, не приведённой к единому виду информации.

Ключевыми бизнес-заказчиками проекта были:

• Департамент качества
• Служба управления персоналом
• Служба управления делами
• Юридический департамент
• Служба бухгалтерского и налогового учёта.

Бизнес-инициатива

Выстроить сквозные цифровые процессы:

• Объединить процессы, разбросанные по разным системам, в рамках одной системы Directum RX,
• Интегрировать системы, функционал которых не будет перенесен в RX.
• Интегрировать новое ПО в существующую ИТ-инфраструктуру.
• Перейти на импортонезависимую систему управления процессами и документами Directum RX Intelligence с миграцией исторических данных;
• Повысить скорость работы бухгалтерии и службы управления делами с помощью встроенных в систему сервисов искусственного интеллекта (ИИ).

Задачи

• Внедрение новой платформы Directum RX на ОС Linux взамен используемых ранее NAV 5, NAV 6, Сбис, Портал (полный отказ только от Сбиса. По остальным передача части функционала в РХ);
• Миграция исторических данных заказчика из нескольких, используемых на текущий момент систем;
• Перенос и оптимизация функционала, реализованного в текущих системах;
• Объединение процессов в одной системе путём интеграции с действующими системами;
• Повышение скорости и удобства работы за счет встроенных сервисов искусственного интеллекта (ИИ).
• Повышение эффективности исполнения заданий и обработки документов, повышение уровня;
• Сокращение бумажного документооборота

Проектные решения ("как стало")

Изменениям подверглись основные процессы компании. Самыми яркими примерами стало применение ИИ для обработки финансовых документов и оптимизация процессов СМК.

Проект был разделен на несколько последовательных этапов с четкими сроками выполнения. В рамках проекта предстояло внедрить 4 основных блока для делопроизводства, договорной работы, финансового архива и регламентирующих документов.

В ходе проекта специалисты компании МайТэк — партнера Directum, развернули единую систему управления деловыми процессами, которая охватывает полный цикл работы с документами и бесшовно интегрируется с действующими кадровой и учетной системами.

Применение ИИ

Важным условием было максимальное задействование встроенных в Directum RX сервисов искусственного интеллекта. Теперь поступающие документы распознаются системой, в карточках автоматически заполняются реквизиты. Затем происходит отправка документов на согласование по стандартным регламентам и перемещение в учетную систему. 

Кроме стандартной интеллектуальной обработки входящей корреспонденции и финансово-хозяйственных документов, команда внедрения создала условия и для обработки специфических отраслевых видов документов Smartavia.

Обработку входящей корреспонденции, которая теперь обрабатывается при помощи сервисов Ario, что экономит время сотрудников на обработку.

Обработка финансовых документов

Также теперь нет необходимости вручную искать исходящий финансовый документ, по которому пришёл подписанный экземпляр, т.к. система делает это самостоятельно, а именно находит исходящий документ согласно реквизитам входящего документа, сопоставляет документы и формирует задание на верификацию для ответственного сотрудника. По результатам выполнения задания на верификацию, если сопоставление прошло корректно, в карточку исходящего документа автоматически вкладывается новая версия.

Сейчас поступающие документы обрабатываются сервисами ИИ, распознаются и автоматически заполняются их основные реквизиты. В том числе обрабатываются номенклатурные позиции в первичных документов. Далее документы автоматически маршрутизируются для согласования по стандартным регламентам внутри Directum RX (при необходимости). Далее направляются на обработку в учетную систему посредством интеграции.

Документы, поступившие одним пакетом, объединяются и связываются, попадая в систему, им присваивается уникальный идентификатор, а сотрудник может просмотреть все документы пакета открыв пакет.

Направленные вне ЭДО исходящие документы компании при возврате от контрагента проверяются на наличие исходного файла в Directum RX автоматически, затем направляются на верификацию для упрощения этапа поиска и сличения. Реализовано вычисление ответственного за обработку документов поступивших через сервис обмена Диадок.

Документы системы менеджмента качества

Внутри Directum RX команда проекта на базе решения «Регламентирующие документы» разработан комплекс задач по работе с регламентирующими документами компании.

Модуль включает реестры со всеми видами документов, используемых в компании, общий реестр документов, а также реестр задач.

Реализована возможность проведения работ по актуализации документов, которые должны проводиться ежегодно, а также разработан и реализован функционал по ознакомлению с пакетами обязательных документов для вновь принятых сотрудников.

Для удобства пользователей была разработана обложка отдельного модуля, на которой содержит:

• ссылку для создания документов;
• ссылки для открытия реестров документов;
• ссылки на реестр задач;
• ссылку для контроля актуализации документов;
• ссылку для настройки сфер деятельности:

Другие бизнес-процессы

Автоматизация работы с отпусками. Теперь процесс планирования отпуска, включающий в себя инициацию планирования, согласование, утверждение, ознакомление под подпись средствами УНЭП и перенос реализован в рамках одной системы, что позволило заказчику отказаться СБИСа.

Оптимизация документооборота

Оптимизирована и реализована работа так же и с другими видами документов и объектов системы:

• входящие и исходящие письма;
• приказы и распоряжения;
• служебные записки;
• поручения;
• заявки на доверенность;
• договорные документы.

По каждому типу документа были учтены пожелания Заказчика, карточки документов были доработаны для возможности реализации потребностей и наличию функционала, не уступающего ранее используемому порталу SharePoint.

Параметры шаблонов, а также сами шаблоны были доработаны, максимально упростив процесс создания документов для пользователей.

Регламенты согласования документов были оптимизированы и дополнены уникальным функционалом, таким как, возможность указывать сроки согласования для документов при отправке документа, в зависимости от его специфики.

Работа с поручениями так же была существенно упрощена для пользователей (автоматические вычисления контролеров и сроков, шаблоны поручений, автоматическое завершение исполнения поручений и т.д.)

Ход проекта и сложности

Проект был разделен на несколько последовательных этапов с четкими сроками выполнения. В рамках проекта внедрили 4 основных блока для делопроизводства, договорной работы, финансового архива и регламентирующих документов. Каждый из блоков так или иначе был связан с интеграцией с внешними системами и миграцией исторических данных.

Одним из главных вызовов проекта стала параллельная разработка нескольких интеграционных процессов, которые необходимо было учесть при работе над проектом. Это требовало тщательного планирования и организации работы, чтобы обеспечить эффективное взаимодействие всех компонентов системы.

Вывод сервисов искусственного интеллекта на продуктивные мощности также потребовал больше внимания команды внедрения ввиду расширения функционала интеллектуальных сервисов за счёт кастомизации сущностей и внедрению нестандартных видов документов.

Благодаря грамотному планированию, адаптивности системы Directum, чёткой координации действий как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя, мы смогли преодолеть все сложности и успешно достигнуть целей.

Результаты

Уникальность проекта

В ходе проекта реализована единая система управления деловыми процессами авиакомпании на базе интеллектуальной системы электронного документооборота на импортонезависимом ПО. Такого результата удалось достичь за счет обеспечения интеграций с кадровой и учетной системами, настройки сквозной аутентификации посредством Active Directory и бесшовной интеграцией с сервисами обмена документами с контрагентами – Диадок. 

Помимо ключевых процессов бизнес-администрирования, в «корневой системе» Directum разработан уникальный модуль управления Системой менеджмента качества авиакомпании.

Ключевым аспектом проекта было максимальное использование встроенных в Directum RX средств искусственного интеллекта (ИИ) для облегчения и ускорения рутинных операций: автозаполнение реквизитов документов, сравнения версий документов, автомаршрутизации и т.д..

Кроме того, помимо стандартных средств интеллектуальной обработки входящей корреспонденции, финансово-хозяйственных документов в проекте обеспечено обучение сервисов ИИ для обработки специфических отраслевых видов документов, обработки приходных документов интеллектуальными сервисами с последующей передачей посредством бесшовной интеграции в систему учета.

Бизнес-результаты

Единая система управления процессами компании минимизирует рутину на полном цикл работы с документами, начиная от контроля поступления данных от поставщиков, заканчивая электронным архивом за счет активного использования инструментов искусственного интеллекта и бесшовную интеграцию систем Компании.

Внедрение такой системы даёт ряд преимуществ:

• Автоматизация процессов работы с документами. Система позволяет существенно ускорить и упростить обработку входящих и финансово-хозяйственных документов, что приводит к повышению производительности труда сотрудников, в т.ч. за счет доказанного качества распрознавания реквизитов документов 80+ процентов.
• Интеграция с кадровой и учётной системами Microsoft Dynamics NAV обеспечивает согласованность данных и упрощает процессы управления персоналом и финансами и минимизирует ошибки двойного ввода.
• Взаимодействие с системой обмена документами Диадок. Даёт возможность автоматизировать обмен документами между организациями, ускоряя процессы согласования и утверждения с контрагентами.

Показатели

Проект охватил 1350 пользователей управленческого аппарата.

Выполнен за 12 месяцев.

Итоговые значения изменения скорости, снижения расходов на рутинные операции предстоит проанализировать после более длительного периода промышленной эксплуатации системы, но уже сейчас эффект ощущается.
 

В долгосрочной перспективе, мы ожидаем, что для развития компании в наибольшей степени повлияет формирование единой системы, на базе которой настроен полный цикл сквозных процессов от формирования данных в интегрированный учетной/кадровой системе до получения подписанного контрагентом документа. Также мы ожидаем существенного ускорения процессов за счет интеллектуальной обработки рутинных операций со входящими документопотоками.

Мария Степанова

Руководитель ИТ-проектов АО "Авиакомпания Смартавиа"

Команда проекта

Куратор: Овчинников Антон.

Руководитель проекта: Анфимов Вячеслав, Васильева Аделаида.

Аналитик и преподаватель - Васильева Аделаида.

Разработчики:

• Андарзянов Ильдар
• Шмелев Илья
• Зубаиров Радэль
• Никифоренко Артур.

Системные инженеры:

• Ибрагимов Руслан
• Смирнов Сергей
•  Мамаев Альфред.

Консультанты:

• Ракетина Анна
• Мухаметрахимов Раиль.