Цифровая трансформация документооборота Президентской академии на базе решений Directum

Компания-заказчик

Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАНХиГС, Президентская академия) — высшее учебное заведение, занимающееся подготовкой специалистов социально-экономической и гуманитарной направленности, а также подготовкой и переподготовкой специалистов высшего управленческого уровня.

Академия создана Указом Президента Российской Федерации от 20 сентября 2010 г. № 1140 путем реорганизации в форме присоединения к Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации Российской академии государственной службы при Президенте Российской Федерации, а также 12 образовательных организаций высшего и дополнительного профессионального образования. С учетом процедур реорганизации Академия функционирует как целостная организация с 2011 года.

В структуру Академии входят 47 филиалов и 6 представительств, в том числе в исторических регионах России, 47 научных лабораторий и центров. Выполняется более 300 аналитических работ в год для органов власти, более 1770 научно-исследовательских работ за 10 лет. Академия является крупнейшим вузом Европы, студентами и слушателями которого в 2024 году стали более 270 000 человек.

По итогам 2024 года Академия представлена в следующих национальных и международных университетских рейтингах:

• 1-е место в рейтинге по образованию в сфере государственного и муниципального управления по версии «Интерфакса»;
• 2-е место в рейтинге влиятельности вузов России по версии RAEX;
• 3-е место в рейтинге лучших вузов России по уровню востребованности выпускников у работодателей по версии RAEX;
• 10-е место в рейтинге лучших вузов России по версии RAEX;
• 309 место из 1503 вузов в международном рейтинге QS по перспективам трудоустройства выпускников (топ-5 среди российских вузов - участников рейтинга);
• 351-400 места из 2000 вузов в международном рейтинге «Три миссии университета» (14-16 места среди российских вузов - участников рейтинга).

Ректор Президентской академии Алексей Геннадиевич Комиссаров — российский государственный деятель.

Цели и задачи проекта

Главные задачи цифровой трансформации документооборота Академии в области управления электронными процессами:

1. Реализация требований импортозамещения и рискоустойчивости к внешним санкциям.
2. Реализация новой отказоустойчивой, высокопроизводительной и безопасной архитектуры.
3. Перевод работы всех пользователей на веб-клиент и мобильные приложения.
4. Поэтапный перевод всех процессов и документов в цифровой формат.

Предыстория проекта

С 2012 года в РАНХиГС использовалась СЭД DIRECTUM 5 старого поколения. В ней были решены типовые задачи классического электронного документооборота (ЭДО).

В 2024 году было принято решение о переходе на новую платформу Directum RX, которая отвечает предъявляемым требованиям и позволяет решить главные задачи цифровой трансформации Академии в части ЭДО.

1. Система Directum RX реализует требования импортозамещения, использует высокопроизводительную и безопасную архитектуру, а также имеет веб-интерфейс и мобильное приложение.
2. Экосистема Directum имеет ряд готовых решений, которые могут использоваться для поэтапного перевода процессов и документов Академии в цифровой формат.

Описание проекта

Реализация поставленных задач была разбита на 2 ключевых проекта:

1. Запуск классических процессов ЭДО и реализация Долговременного архива на базе Directum RX
2. Внедрение сервисов искусственного интеллекта на базе Directum RX Intelligence

Проект 1. Запуск классических процессов ЭДО и реализация Долговременного архива

Техническая архитектура проекта

На старте проекта была разработана и реализована архитектура отказоустойчивого кластера серверов на Linux и СУБД PostgreSQL.

Этапы и функциональный состав проекта

При реализации 1-го этапа проекта поочерёдно запускалась функциональность:

1) в 3-м квартале 2024 года были введены в промышленную эксплуатацию следующие процессы:

• канцелярия (Входящие/Исходящие) и интеграция Directum RX с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО);
•  служебные записки;
• распоряжения.

2) в 4-м квартале 2024 г. были введены в эксплуатацию:

• приказы;
• приказы по учебной деятельности и интеграция с системой управления образовательным процессом на базе кастомного решения 1С.

2-й этап проекта был запущен в январе 2025 года.

В июле 2025 года в промышленную эксплуатацию будут введены следующие процессы:

• совещания
• доверенности (включая гос. формат МЧД 5.02, 5.03 и интеграцию с сервисом «Контур.Доверенность»)
• протокол заседания комиссии
• долговременный архив
• хранилище личных дел

Команда и ресурсный объем проекта

Состав команды со стороны Исполнителя:

• 1 руководитель проекта
• 2 бизнес-аналитика
• 1 бизнес-архитектор
• 2 разработчика
• 1 DevOps

Состав команды со стороны РАНХиГС:

• 1 руководитель проекта
• 1 администратор проекта
• 1 аналитик
• 1 архитектор
• 1 разработчик

Общая трудоёмкость работы команд Исполнителя и Заказчика на запуск классических процессов ЭДО и Долговременного архива на базе Directum RX на текущий момент составила ориентировочно 3000 человеко-часов.

Текущие результаты проекта

На текущий момент подключено 7000 пользователей Академии в Москве и региональных филиалах Академии.

За первые 3 месяца 2025 года в системе Directum RX было создано 10 000 документов и 1000 поручений.

Проект 2. Внедрение сервисов ИИ на базе Directum RX Intelligence

Проект стартует в апреле 2025 года.

К июлю 2025 года планируется решить следующие задачи:

1. Сравнение документов с помощью ИИ
2. Автоматическое заполнение карточек входящих документов посредством ИИ

На данный момент Академия выполнила перевод Directum RX в конфигурацию Intelligence и получила доступ к встроенным функциям искусственного интеллекта.