Автоматизация закупочной процедуры в компании оператора интернет-трафика

Бизнес-контекст

Компания является ведущим оператором платформ для масштабирования сетей и сервисов в интернете, предоставляя решения для оптимизации трафика, доступа к облачным сервисам и дата-центрам, а также для B2B-дистрибуции телесигналов. В портфель компании входят географически распределенные платформы, включая решения для пирингового взаимодействия сетей, защищенного доступа к облачным ресурсам, распределения медиаконтента и DNS-хостинга.

Компания также предоставляет услуги размещения оборудования в собственных и партнерских дата-центрах. Ее сеть поддерживает современные стандарты передачи данных и обеспечивает высокую отказоустойчивость и масштабируемость.

Помимо технологических решений, компания активно развивает профессиональное сообщество, проводя ежегодные встречи для обсуждения актуальных вопросов взаимодействия интернет-операторов и развития новых услуг.

Предпосылки проекта

После прекращения поддержки на территории России зарубежного ПО у компании появилась необходимость в переходе на импортонезависимую систему. Важно было подобрать альтернативное решение, которое могло бы обеспечить аналогичный функционал для управления проектами и задачами.

Техническая дирекция компании выдвинула требование использовать импортонезависимую платформу. Это обусловлено внутренними стандартами инфраструктуры, требованиями к безопасности и совместимостью с существующими ИТ-системами.

Цели и задачи

После того как в системе Directum RX были реализованы процессы по работе с договорными документами, мы продолжили реализовывать стратегию обеспечения автоматизации бизнес-процессов в рамках единой информационной среды.

Основные цели проекта:

• создать единый реестр всех документов компании, который позволит учитывать их, хранить и быстро искать;
• автоматизировать процедуру закупок для мониторинга, анализа и бюджетирования, а также для обеспечения прозрачности процесса;
• оптимизировать маршруты движения документов, чтобы уменьшить время обработки на 50%;
• организовать совместную работу с документами нескольких подразделений компании для повышения эффективности;
• обеспечить однозначность и целостность информации, исключить дублирование.

Используемые решения

Коробочное решение Directum RX.

Ход проекта

Работы по проекту были выполнены за 15 месяцев. Весь процесс был разделен на несколько ключевых этапов, каждый из которых имеет свои конкретные цели и задачи.

Подготовительный этап. Первым шагом в реализации проекта была тщательная подготовка. Начали со сбора требований от всех заинтересованных сторон — стейкхолдеров. Затем были определены процедуры согласования входящих счетов и заявок на проведение закупок. Далее последовали утверждение описаний процедур у стейкхолдеров и согласование процессов.

Разработка технического задания. Следующий этап включал в себя составление подробных функциональных требований к разработке и написание технического задания на модификацию системы Directum RX. Затем происходило согласование технического задания с подрядчиком, проведение закупок и подписание договорных документов.

Тестирование разработки. После разработки начался этап тестирования. Сначала установили пакеты разработки на тестовый стенд Directum RX и настроили их на тестовом контуре. Затем последовала серия тестирований для проверки функциональности системы.

Демонстрация решения. Как только разработка прошла все этапы тестирования и начала соответствовать установленным требованиям, началась демонстрирация решения стейкхолдерам проекта. После успешного одобрения ждал следующий этап — приемка работ от подрядчика.

Внедрение разработки в продуктив. Перенос разработки на продуктив системы. Настройка разработки на продуктиве системы.

Заключительный этап. Последний этап проекта заключался в написании инструкций для пользователей, проведении обучения и переводе решения сначала в опытно-промышленную эксплуатацию (ОПЭ), а затем в промышленную эксплуатацию (ПЭ).

Как изменились процессы

Модификации затронули много ролей, значительно упростив и ускорив работу.

Менеджерам расходных договоров больше не нужно работать в нескольких системах для согласования закупок, оплаты счетов и дальнейшего согласования расходных договоров. Не нужно искать, где находится последняя версия документа — создан единый реестр документов по закупкам и входящим счетам, обеспечивающий их учет, хранение и возможность быстрого поиска. Менеджер может легко отслеживать статус согласования документов.

Руководители ЦФО и руководители проектов получают на согласование максимально полный комплект документов, могут вносить изменения в документы без необходимости выкачивания их из системы. Видят процесс согласования и ранее принятые решения по документам. Не пропускают согласования своих закупок из-за настроенного автоматического выбора согласующих.

Председатель закупочной комиссии и члены закупочной комиссии получают на согласование максимально полный комплект документов. Видят результаты голосования по закупкам и статусы выполнения заданий другими членами закупочной комиссии.

Главный бухгалтер и сотрудники бухгалтерии получают при согласовании оплаты входящего счета максимально полный комплект документов. Могут легко и быстро ознакомиться с текстом расходного договора, а также закупочной документации.

Руководителю направления закупок не нужно вести реестр документов по закупкам на своем личном компьютере. Не нужно вручную заполнять реквизиты документов, т.к. в системе настроены авто заполняемые шаблоны. Время подготовки закупочной документации снизилось на 40%.

Правило согласования закупок от 1 млн. руб.

Правило согласования закупок до 1 млн. руб.

Результаты и планы

Внедрение новых решений помогло оптимизировать рабочие процессы.

• создан единый реестр, в котором упорядочены документы по закупкам и входящим счетам. Это обеспечило их надежный учет, безопасное хранение и быстрый поиск при необходимости;
• автоматизирован процесс определения согласующих лиц по заявкам на проведение закупок и входящим счетам, что упрощает взаимодействие между сотрудниками и ускоряет принятие решений;
• реализован прозрачный процесс связи закупочных документов и расходных договоров. Это помогает обеспечить законность и эффективность финансовых операций.

Показатели

• 30 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 5 топ-менеджеров работает в системе
• на 40% сократилось время на проведение закупочной процедуры
• на 50% сократились трудозатраты

В будущем в компании планируется развитие функционала бюджетирования закупок на базе Directum RX.

Планы по развитию процесса бюджетирования закупок

Мы готовим пополнение в функциональности Directum RX, которое позволит значительно усовершенствовать процесс бюджетирования закупок и повысить общую эффективность работы пользователей.

Интеграция с карточкой документа «Входящий счет»: добавим новое поле «Закупка», куда инициаторы будут вставлять ссылки на документы «Заявка на проведение закупки». Это упростит навигацию и повысит прозрачность процессов. Пользователи смогут быстро открывать связанные заявки из одного интерфейса.

Карточка заявки на проведение закупки: поле «Закупка» будет дополнительно интегрировано в реквизиты документа «Входящий счет» во время согласования по регламенту. Это позволит всем участникам процесса иметь доступ к полному контексту закупок, что значительно упростит согласование и ускорит принятие решений.

Карточка заявки на проведение закупки

Расширение реестра входящих счетов: добавим отображение поля «Закупка» в реестре входящих счетов. Это даст возможность пользователям видеть статус счета параллельно с его связью с конкретной закупкой, что улучшит аналитическую отчетность и контроль бюджета.

Новая функциональность для типа документа «Заявка на закупку»: разработаем поле «Счета по закупке» с функцией множественного заполнения, которое автоматически будет заполняться ссылками на входящие счета. Кроме того, мы планируем отображение суммы счета рядом с ссылкой, что сделает управление закупками более удобным и наглядным.

Высший уровень контроля расходов: в карточке документа «Заявка на проведение закупки» будут добавлены новые поля: «Израсходовано по закупке» и «Осталось по закупке». Эти поля обеспечат мгновенный доступ к информации о текущих расходах, позволяя управлять бюджетом более эффективно.

Динамическое обновление поля «Осталось по закупке»: значение будет автоматически пересчитываться после назначения статуса «Оплачен» для входящих счетов, тогда как счета, изменившие статус на «аннулирован» или «отказано в оплате», будут автоматически исключаться из указанной статистики.

Реквизиты заявки на закупку во время согласования

Сводка голосования

Результаты голосования

Задание по голосованию