Непрерывное улучшение и создание единого пространства договорного процесса в Systeme Electric

Цели и задачи проекта

В июле 2023 года в Компании Systeme Electric был завершен переход на Directum RX. Были автоматизированы процессы согласования договорных документов и делопроизводства.

В начале 2024 года было реализовано обновление системы до версии 4.9.

В процессе развития процессов Компании возникла потребность в передаче оперативной информации по договорному процессу в учетную систему 1С и возможности гибкой настройки процесса согласования корреспонденции.

Ключевые автоматизированные процессы

В рамках проекта внедрения были автоматизированы следующие процессы:

• Передача договорных документов в учетную систему 1С с возможностью использования пилотного сегмента;
• Синхронизация всех сопутствующих справочников (Банковские реквизиты, Графики оплаты)
• Делопроизводство – регистрация и согласование входящих и исходящих писем;

Развитие процесса согласования договорных документов

Модификации Договорных документов

С целью преодоления различий учетных систем и в рамках развития гибкости маршрутов согласования, были проведены модификации карточек Договорных документов.

Настройка видимости и обязательности полей договора определена комбинированным способом: как на уровне low-code, так и дополнительными чек-боксами определяющих справочников.

Модификация карточки Договора

Таким образом достигнута синхронизация параметров договорного документа в разных учетных системах и обеспечена гибкость настройки внешнего вида карточки в зависимости от Договора. Каждое из добавленных условий в дальнейшем может использоваться в качестве условия маршрута согласования.

Классификация Дополнительных соглашений

Наибольшее изменение претерпели Дополнительные соглашения. На карточки документов (в зависимости от вида) были вынесены классифицирующие чек-боксы с проверкой обязательного заполнения одного из них.

Значение чек-боксов определяем внешний вид карточки и дальнейшую внутреннюю логику системы.

Например, установленный чек-бокс Допсоглашение об изменении реквизитов после утверждения автоматически перезапишет значение соответствующих полей в ведущем договоре.

Значение чек-боксов также является одним из условий отправки информации по ведущему договору в учетную систему.

 Модификация карточки Дополнительных соглашений

Техническое увеличение суммы рамочного договора

Длительная работа с контрагентами часто приводит к формированию устойчивых кейсов. В текущем проекте реализовали один из частых кейсов Заказчика – изменение суммы утвержденного рамочного договора.

Для этого создан отдельный вид дополнительного соглашения с особым регламентом согласования. После утверждения технического дополнительного соглашения, сумма ведущего договора перезаписывается по актуальным данным. Это позволяет избежать выдачу прав на изменение утверждённых договоров широкому кругу сотрудников.

Преодоление разрыва версии

Текущая версия системы Заказчика – 4.9, что не позволяет в полной мере использовать возможности гибкой настройки процессов силами No-code. В частности, не позволяет использовать вычисляемые роли в регламентах согласования.

Для развития уже реализованных механизмов вычисления согласующих, были созданы новые вычисляемые роли: ответственные за закупки/реализацию, закрепленные в справочнике категорий договоров. При отсутствии указанного ответственного, этап согласования пропускается.

Передача договорных документов в 1С

Синхронизация сопутствующих справочников

В рамках проекта реализованы интеграции с внешними системами:

• с 1С для справочника Банковских реквизитов и Валют оплаты;
• с 1С для справочника Графиков оплаты.

1С является первичной системой для данных справочников (Мастер-система). Для возможности синхронизации существующих записей проведена сверка записей с установкой идентификатора.

При изменении данных справочников в первичной системе происходит передача актуальных данных в Directum RX. Интеграция с 1С реализована через корпоративную шину данных.

Настройки пилотного потока

Для возможности отработки процесса передачи требовалось начать запуск с определенного потока договорных документов (по Типу сделки и Типу потока) с дальнейшим «подключением» потоков по мере готовности.

Для возможности запуска/остановки передачи документов использовали дополнительные свойства настройки справочников Тип сделки; Тип потока, значение которых проверяется при сохранении договорного документа.

Передача договорных документов

Для заполнения договорных документов используются в том числе синхронизированные справочники, заполнение которых вручную заблокировано. Это позволяет избежать ошибок передачи договора.

Для передачи договорных документов в учетную систему используется следующий алгоритм: при сохранении договора, в том числе при обновлении данных дополнительными соглашениями, проверяется вид договора и параметры справочников. Данные соответствующего настройкам Договора передаются в 1С через корпоративную шину данных.

Передача справочников проводится для синхронизированных справочников по ключевому полю, для несинхронизированных – по уникальному имени (Валюта договора, Операция, Схема).

Условия передачи данных Договора

Таким образом организована настраиваемая в веб-клиенте передача данных договорных документов в учетную систему с минимизацией обработки на стороне 1С.

Условия согласования входящих и исходящих писем

Масштаб компании Заказчика предполагает необходимость гибкой настройки и маршрутов работы с корреспонденцией. Для возможности корректной настройки были разработаны новые условия согласования.

Условия согласования

Таким образом удалось настроить общие маршруты работы с входящими и исходящими письмами по параметрам, недоступным в качестве критериев в базовом решении.

Результаты

1. Создано единое пространство работы с договорными документами;
2. Исключена необходимость дублирования и ручной работы сотрудников по синхронизации данных между учетными системами;
3. Создана гибкая схема согласования корреспонденции.

Показатели

В системе на текущий момент:

• используется 142 вида документов
• настроено 140 регламентов согласования
• заведено 2980 пользователей
• создано ~799 000 документов, из которых ~276 450 пользователями
• создано 22 536 задач (без системных и без уведомлений)

Планы развитию проекта

Начаты работы по обновлению системы на версию 4.12.

В планах на 2025 год перепроектирование договорного процесса на инструменты No-code.

Команда проекта

От заказчика:

Бессарабенко Александр – руководитель проекта

От исполнителя:

• Латута Вячеслав – куратор команды
• Илюшина Екатерина – старший консультант
• Рвачева Наталия – архитектор
• Заполина Анастасия – разработчик
• Терентьев Назар – разработчик
• Асанович Федор – консультант
• Пичкова Ольга – консультант