Синергия команды в работе над задачей в Directum RX

Задача

От Заказчика поступил запрос об автоматизации бизнес-процесса согласования и регистрации Товарных знаков на базе Directum RX.

Регистрация товарного знака — официальное подтверждение права на использование разработанного обозначения для товаров и услуг. Товарные знаки — это важная часть процедур по защите интеллектуальной собственности. Для производственных компаний, к которым относится "Систэм Электрик", учет, своевременное согласование и регистрация товарных знаков является преимуществом на конкурентном рынке электротехники.

На момент получения запроса отсутствовала четкая схема взаимодействия между сотрудниками.

Требовалось создание максимально гибкого к настройкам процесса для его оперативного изменения.

Ключевое требование заказчика – возможность оперативной переписки между всеми участниками процесса в рамках задачи.

Цели

1. Создание нового типа задачи с унифицированными блоками для дальнейшей настройки Заказчиком в веб-клиенте.
2. Нивелирование разрыва возможностей версий (запуск задачи на версии 4.9. с планами на дальнейшее обновление).
3. Оперативное подключение соисполнителей задания.
4. Оперативная переписка в рамках задачи.
5. Автоматическое создание документов по результатам согласования.

Описание и возможности решения

Разработка осуществлялась в декабре 2024- январе 2025. С февраля 2025 года запущена настройка и опытная эксплуатация решения.

Описание решения

Процесс

Инициатор согласования заполняет стартовые параметры для регистрации Товарного знака и прикрепляет Изображение товарного знака и его техническое описание.

Сотрудники Юридического отдела получают в работу задание на обработку, при необходимости подключают к заданию внешнего эксперта или направляют задание на согласование отдельных параметров. При переводе задания в статус «Решено», система создает карточку Товарного знака, прикрепляя Свидетельство о регистрации и Изображение товарного знака.

Инициатор получает уведомление о создании товарного знака и получает доступ к итоговым параметрам.

Фоновый процесс направляет напоминание о сроках действия и деактивирует товарный знак при его истечении.

Унифицированные блоки

Отсутствие регламентированного процесса и потребность в возможности значительных изменений логики привела к разработке унифицированных блоков задачи на обработку товарных знаков.

Унифицированный блок Обработка товарного знака включает внутреннюю логику, зависящую от установленного значения параметра в настройке.

Например, при установленном параметре «Взятие в работу» завершение задания с определенным результатом и определенными значениями карточки Задачи, формируется Товарный знак с прикреплением связанных документов и изображений.

Унифицированные блоки Задачи

Указание настройками блока доступности действий на карточке задания позволяет регулировать внешний вид задания в зависимости от его положения на схеме процесса. Кроме того, доступность действий регулируется правом доступа по выделенным ролям.

Блок скрипта изменения статуса задачи позволяет упростить работу Ответственного за процесс – установка блока скрипта на схеме не требует прописывания выражения для изменения свойства объекта на результате выполнения блока и обеспечивает визуальную наглядность для схемы.

Таким образом, значительные изменения бизнес-процесса возможны без необходимости привлечения разработчика.

Организация конкурентной работы сотрудников

Текущая версия системы Заказчика – 4.9, что не позволяет в полной мере использовать возможности гибкой настройки процессов силами No-code. В частности, отсутствует возможность полноценной конкурентной работы сотрудниками над заданием.

Силами разработки компенсирован разрыв версий, реализована возможность «Взятия в работу» задания сотрудником с прекращением заданий у параллельных исполнителей.

Подключение соисполнителя

В отдельных случаях, процесс регистрации Товарных знаков требует подключение внешних экспертов, автоматизированных сотрудников с ограниченными правами доступа в системе.

Для оперативного подключения используется действие «Добавить группу» с выбором сотрудника из исполнителей роли внешних экспертов.

 Добавление конкурентного исполнителя

При выборе сотрудника формируется копия текущего задания без прекращения его у исполнителя.

Оперативная переписка в рамках задачи

Ключевое требование Заказчика – возможность оперативной переписки в рамках задачи без использования ресурсов юридического отдела в качестве координаторов. Переписка должна быть доступна как соисполнителям текущих заданий, так и исполнителям выполненных и инициатору согласования из самой задачи.

На карточку задачи и заданий вынесено действие «Добавить комментарий», выводящее диалоговое окно. Сохраненный комментарий записывается на выделенную вкладку всех необходимых объектов, а участники процесса получают уведомление.

 Добавление переписки в рамках задачи

Информация на вкладке Переписки фиксирует отправителя, дату и время добавления комментария и его текст. Внесение изменений в переписку заблокировано.

Таким образом, сотрудники могут иметь возможность оперативной переписки со всеми участниками процесса.

Товарные знаки

Одно из требований процесса – Товарные знаки должны создаваться только программно в качестве результата процесса согласования и регистрации.

Информация для создания карточки Товарного знака берется из значений свойств Задания, в качестве содержимого прикрепляется файл соответствующей группы вложений. Дополнительно формируются связи с карточками Изображений товарного знака, прикрепленных инициатором.

Для удобства дальнейшей работы сотрудников с Товарными знаками, соответствующие Изображения вынесены на вкладку Свойства.

Такая модификация карточки документа позволяет сотрудникам быстро просматривать Изображения товарного знака, без перехода по вкладкам.

 Карточка Товарного знака с выносом в контрол состояния файлов Изображений

Результаты

1. Созданы унифицированные блоки задачи, позволяющие составить любую вариацию в рамках реконструирования бизнес-процесса;
2. Инструменты взятия в работу и добавления ответственного позволили полноценно использовать возможности No-code даже на текущей версии системы;
3. Инструмент переписки в рамках задачи позволил использовать систему для коммуникации команды и сохранять история взаимодействия без использования внешних инструментов.

Перспективы развития решения

Использованные в решении инструменты по созданию унифицированных блоков-конструкторов и вкладки переписки могут быть с минимальными изменениями использованы для создания любого типа нерегламентированного или реконструируемого бизнес-процесса.

Команда проекта

Терентьев Назар – разработчик

Пичкова Ольга – консультант