Искусственный интеллект в «Девелопмент-Юг» помогает продавать недвижимость

Корпорация «Девелопмент-Юг» — федеральный застройщик с 30-летней историей. Входим в ТОП-30 крупнейших застройщиков России по объему возводимого жилья.

Девелопмент-Юг реализует проекты в 6 городах России: Краснодаре, Ростове-на-Дону, Астрахани, Перми, Екатеринбурге и Владивостоке. За 30 лет построено более 3 100 000 кв.м. жилой недвижимости (210 многоквартирных домов). 700 000 кв.м. находится в стадии строительства. В структуру организации входит собственный проектный институт и управляющая компания.

Корпорация «Девелопмент-Юг» занимает 3-е место в рейтинге самых надежных застройщиков страны. Обладатели премии «Лучший региональный застройщик 2021», «Надежный застройщик России» за  2021, 2022, 2023, 2024 годы.

Бизнес-контекст

«Девелопмент-Юг» неоднократно становилась «законодателем мод» на рынке новостроек и первой внедряла продвинутые решения. К примеру, строит первый в Перми экогород с масштабным озеленением и социальной инфраструктурой. А во Владивостоке известен ее «футуристичный» комплекс, который стал одним из немногих строящихся в России ЖК, включенных в реестр «Умных домов».

Корпорация стремится быть передовой во всем. В том числе, во внутренней работе. Ведь делопроизводство в строительной компании, использующей бумажный документооборот, сопряжено с рядом сложностей:

• возрастает время обработки каждого документа: от создания и согласования до подписания и архивирования;
• необходимость физического перемещения бумаг между отделами провоцирует задержки и увеличивает риск утери документов;
• ручной ввод данных из бумажных договоров в учетные системы чреват ошибками, что ведет к финансовым потерям;
• бумажный документооборот менее экологичен и не соответствует представлению о современной компании.

Описание проекта

Сегодня в организации эти вопросы решены с помощью Directum RX, модулей «Договоры» и «Счета на оплату». Также автоматизирован процесс подготовки проектной декларации. Компания пришла к желанным результатам меньше, чем за три года.

Подготовка и выбор решения

Чтобы понять, как перевести бумажные процессы в цифровые, нужна была отправная точка. Ей стало внедрение  Directum RX.

«В процессе выбора платформы для внутреннего ЭДО, мы рассматривали различные решения на рынке. Однако ключевой сложностью было наличие только формальных требований на начальном этапе, таких как гибкость настроек, простой и понятный интерфейс, возможности масштабирования. Directum RX привлек наше внимание своей комплексностью и готовностью продукта к использованию. Нам были предложены базовые конфигурации, такие как готовый справочник договоров и типовые процессы согласования. 

Безусловно, каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, но при этом существуют и универсальные элементы, которые могут быть адаптированы под конкретные нужды. С точки зрения функциональности и потенциала для дальнейшего развития, Directum RX представляет собой современное и технологически продвинутое решение.».

Иван Мельников, начальник отдела автоматизации

Еще одним плюсом стало обучение технических специалистов компании. Они смогли изучить систему и теперь могут ее сопровождать и развивать без участия вендора.

Настроили «коробку» под себя

Первыми с работой в системе познакомились сотрудники Краснодарского офиса. Остальные филиалы обучались дистанционно. Начали с пары-тройки договоров. Спустя время пришло понимание, какие конкретно изменения под нужды компании стоит внести.

Программисты нашей организации смогли самостоятельно выполнить эти настройки и доработки. А именно:

• выделили 18 видов договоров и 11 видов счетов;
• разработали схемы согласования договоров в зависимости от их видов;
• разработали модуль динамического подбора согласующих в зависимости от роли и организации;
• настроили функциональность по согласованию контрагента.

Удобное согласование контрагента

«Когда мы начинаем работать с новым контрагентом, мы запрашиваем определенный набор документов. Согласовывают его юрист, служба безопасности, главный бухгалтер. И после этого мы считаем, что контрагент согласован на срок три года. Когда пользователь открывает карточку договора и выбирает контрагента, выводится информация - до какого срока согласован указанный контрагент и согласован ли вообще. Это позволяет процесс по заключению договоров сделать более прозрачным и безопасным.».

Оксана Ватулина, начальник отдела сопровождения информационных систем

Сложности — потребовалось привести процессы к единому стилю

В компании 80 юридических лиц в 6 регионах, система должна была охватить их все. И оказалось, что все работали с договорами по-разному, нужно было определить стандартные варианты процесса. Сложность была еще и в том, что в разных филиалах использовалось много видов договоров и соответственно вариантов согласования.

Была проведена большая работа по стандартизации подходов к согласованию во всех регионах: 

• выделены отдельные виды договоров, 
• каждый из них был описан, выделена его уникальность - почему этот вид добавлен; 
• определены для каждого вида критически необходимые согласующие. 

«В процессе внедрения мы столкнулись с огромным количеством требований пользователей и нюансами по каждой отдельной организации. Нужно было соблюсти баланс - включить в схемы согласования необходимых пользователей, но при это отсечь избыточные этапы, поскольку это приводило бы к затягиванию процесса согласования.

Пользователи не сразу приняли новую структуру и постоянно что-то хотели изменить в этих процессах. Если возникал какой-то новый запрос, то в первую очередь мы пытались понять, как он может вписаться в наши действующие схемы. По прошествии двух лет эксплуатации можно говорить, что в целом сотрудники приняли новых формат работы, и процессы стабилизировались. Проект фактически помог провести реинжиниринг и устранить разрозненность в бизнес-процессах разных регионов.»

Оксана Ватулина, начальник отдела сопровождения информационных систем

Переход на Intelligence

Передовой компании, которая строит «умные» дома, был просто необходим умный помощник. Ровно год назад компания перешла на интеллектуальную поставку системы.

Договоры

В первую очередь возможности искусственного интеллекта требовались юристам для сравнения версий договора. Недвижимость — это достаточно высокие суммы. Подписанные документы в разных редакциях могли принести существенные убытки. Результаты применения интеллектуальных инструментов на сегодня:

• скорость согласования договора выросла;
• версии не нужно долго искать в почте — в Directum RX сразу видно, какая была последней;
• на сложных договорах экономятся целые часы работы юриста;
• экономия места в электронных хранилищах: один договор или счет ранее хранился в шести-семи экземплярах у разных людей на компьютерах.

Счета на оплату

К модулю «Счета на оплату» ИТ-специалисты добавили специфичные для отрасли моменты, такие как дополнительное согласование с банком при проектном финансировании И теперь, несмотря на то, что согласование счета имеет три-четыре обязательных этапа, процесс не затягивается дольше двух дней.

«У нас есть Единый расчетный центр казначейства, который оплачивает счета всех регионов. По сроку оплаты тоже у нас фильтрует казначейство. Например, все службы согласовали счет, но этот счет может быть оплачен через две недели. Инициатор его ставит через две недели. То есть не надо инициатору держать в голове, что у меня счет, который нужно запустить не сейчас, про него не забыть, счет придет в казначейство к нужному сроку. Также инициатор всегда может посмотреть: состояние — оплачен/отказан, что вообще с оплатой произошло».

Оксана Ватулина, начальник отдела сопровождения информационных систем

Декларации

Один из важных моментов работы юриста в строительной компании — отслеживать своевременное размещение проектной декларации на сайте. Требование законодательства — ежемесячное обновление документа. Если раньше инициатором процесса был юрист, то сейчас всю информацию собирает система.

Показатели эффективности

• 496 пользователей охвачено автоматизацией по проекту
• 80 организаций
• 8 топ-менеджеров участвуют в процессах

За три года эксплуатации в системе зарегистрировали:

• 32 146 договоров и доп.соглашений
• 78 227 счетов

Средний срок согласования договора и счета в 2024 году по отношению к 2023 году снизился на 20% и 12% соответственно, и тенденции к снижению срока согласования продолжаются и в 2025 году.

Дальнейшие планы

В компании не останавливаются на достигнутом, а продолжают процесс изменений. Сегодня инициатива идет уже от сотрудников. В чем они видят потребность с технической и функциональной точек зрения, в том и расширяют использование Directum RX.

В ближайших планах:

• сделать процесс сравнения версий обязательной частью согласования договора;
• автоматизировать обработку заявок, которые поступают в юр. отдел на составление документов;
• настроить интеграцию с сервисами обмена с контрагентами через ЭДО;
• рассмотреть приобретение системы Directum HR Pro для кадрового документооборота.

Об авторе заявки

На проекте внедрения системы внутреннего электронного документооборота (ЭДО) в нашей корпорации я отвечал за подбор решения и его интеграцию в существующую ИТ-инфраструктуру. Этот проект запомнился мне необходимостью глубокого погружения в процессы каждого филиала и подразделения, а также их стандартизацией. Особенно приятное впечатление оставили обширные материалы, предоставленные в рамках обучающих курсов для пользователей и разработчиков системы. Высокий уровень наполненности справочных материалов позволил детально изучить возможности системы и адаптировать её под наши нужды без избыточных доработок.

Я работаю в компании уже 13 лет, начав с позиции разработчика. За это время я принимал участие во всех ключевых проектах цифровизации компании, охватывающих различные направления — от продаж до строительства. В настоящее время я активно занимаюсь разработкой и курированием создания программных продуктов компании, используя различные технологии и языки программирования. Активно интересуюсь и применяю инновации и современные технологии, как в бизнесе, так и в повседневной жизни. Свободное время люблю проводить с семьей и детьми.