Прозрачность и оптимизация бизнес-процессов формирования и исполнения закупок, подбора подрядных бригад

О компании

Предыстория проекта

В компании были довольно сложные и длительные процессы согласования заявок на закупку. В процессах были циклы повторного согласования, что затягивало процесс на несколько дней. Присутствовала неясность в процессах по подбору и согласованию подрядных бригад, непонятны была роль каждого участника, кто и за какую область отвечает, а главное в какие сроки. 

Требовался инструмент, который позволил бы контролировать последовательность процессов, результаты и сроки исполнения. Так же была потребность в единой базе данных с избирательным доступом к документам.

Цели и задачи  

Инициатором цифровизации выступил директор компании -- Панов Иван Александрович. Основной целью топ-менеджера было  упорядочить бизнес-процессы организации.  

Для него было важно упростить процесс согласования и подписания документов, наладить движение входящей/исходящей корреспонденции и ее привязку к задачам. Помимо этого руководителю нужен был инструмент, который позволил бы контролировать исполнительную дисциплину сотрудников в части исполнения поручений в установленные сроки. 

Таким образом были определены задачи проекта:

• упорядочить процессы согласования;
• фиксировать задачи и сроки с возможностью отслеживания каждого из этапов;
• обеспечить прозрачность процесса в целом для каждого из участников. 

Так же была задача сократить бумажный оборот документов, максимально перевести в электронный оборот такие виды документов как: входящая/исходящая корреспонденция, регламенты, положения и приказы, служебные записки. Дать возможность удобного и своевременного ознакомления работников и предоставление постоянного доступа к документам.

Описание проекта

Выбор продукта

Как выбрали именно Directum RX -- методом проб и ошибок. Привлек расширенный функционал Directum RX. Возможность настроить программу под свои запросы. Наибольший интерес в нашем случае вызвали задачи на согласование по процессу, задачи на согласование по регламенту с практически неограниченными возможностями. Важным критерием стала гибкость -- задавать можно все: последовательность, сроки, прописывать конкретные задачи под конкретный запрос, маршрут движения и много другое.

Используемые решения

На данный момент полностью внедрили модуль Совещания. Активно используются модули Делопроизводство и Договоры. Так же подключили модуль Проекты (пока без дополнительных возможностей). 

Ход проекта

Старт внедрения программного продукта 20 марта 2024 года, к началу декабря 2024 все офисные сотрудники были подключены к Directum RX. Срок внедрения составил 9 месяцев. 

На первом этапе к системе было подключено 15 сотрудников ключевых должностей - это директор, начальники отделов, руководители и начальники строительных участков, специалисты (ОТ, ОК, делопроизводители и бухгалтерия). 

Начали с разработки и внесения в базу своих шаблонов документов, создания журналов и т.д. Далее приступили к написанию собственных, упрощенных инструкций по созданию документов в Directum RX для более простого и легкого внедрения. 

После чего приступили к  освоению готовых (базовых) регламентов согласования. Сначала это были задачи на согласование по регламенту. Теперь уже используем задачи на согласование исключительно по процессу. Процессы так же пишем самостоятельно исходя их запросов и потребностей нашей компании. 

В начале своего пути использовали "Согласование по регламенту" (пример ниже).

Далее начали настраивать Правила согласования (пример ниже).

Начали настраивать Правила, однако быстро поняли, что их функционала недостаточно и перешли к написанию Вариантов процессов. 

Пример 1.

Пример 2

Внедрение и обучение

Для начала мы решили написать собственные, максимально упрощенные инструкции. Пример Инструкция по созданию служебки.docx . 

В первое время проводили 15-минутные уроки для сотрудников. По первому зову о помощи шли и индивидуально с каждым сотрудникам разбирались, в чем возникла сложность, и как ее решить, а главное куда можно подглядеть! 

По началу всем казалось, что работы стало больше, так как надо зайти в Directum RX и не просто напечатать документ, а еще и заполнить карточку этого документа. Но со временем практически все оценили удобство этой программы, сначала по работе с документами, а теперь и по всем бизнес-процессам.

Сложности и как их преодолевали

Как таковых сложностей у нас не возникло, по крайней мере таких, к каким мы не были готовы. Возражения сотрудников — они были понятны, так как им надо было дополнительно изучить еще один инструмент. 

Сроки внедрения — так же понятно что будет не быстро, потому что внедряем самостоятельно и нужна  индивидуальная работа с каждым сотрудником. Так же было ясно, что надо будет пройти обучение по прикладным настройкам, чтобы двигаться дальше. Есть и рабочие моменты, но они все решаются с помощью сайта поддержки и специалистов технической поддержки.

Цифровые процессы ("Как стало")

Изменения в работе коснулись всех офисных сотрудников, так как документы теперь создаются в единой системе с единой нумерацией и регистрацией. 

Помимо этого еженедельные планерки по всем объектам теперь проходят с ведением протоколов и автоматической рассылкой поручений по ним. Так же большинство сотрудников участвуют в процессах согласования с помощью заданий Directum RX.

Результаты

Внедрение Directum RX в нашей организации стало важным шагом на пути к цифровой трансформации и повышению эффективности бизнес-процессов. Первоначальный этап, ориентированный на адаптацию ключевых сотрудников, разработку шаблонов и упрощенных инструкций, позволил создать прочный фундамент для дальнейшего развития. 

Внедрение Directum RX позволило нашей организации сделать значительный шаг вперед в области цифрового документооборота и автоматизации бизнес-процессов, повысив эффективность работы сотрудников и обеспечив прозрачность и управляемость бизнес-процессов, что в свою очередь привело к более эффективной работе всего офиса. Дальнейшее развитие системы и освоение прикладных настроек позволит нам в полной мере реализовать потенциал Directum RX и достичь еще более высоких результатов.

Показатели

• 25 пользователей охвачены автоматизацией.
• 9 месяцев на внедрение Directum RX, модули Делопроизводство, Договоры, Проекты.
• На 10% сократились расходов на материальные ресурсы в делопроизводстве.
• Ускорение процессов согласования на 25%, и это только начало!
• Исполнительная дисциплина дошла до 70%, и это не предел! 

Планы по дальнейшему развитию проекта

Пока в планах развивать то, что есть: делопроизводство, договоры, проекты.
С ростом компании будет видно, что еще потребуется.

Состав команды проекта

• Директор - Панов Иван Александрович
• Юрист - Мосендз Михаил Петрович
• Секретарь-делопроизводитель - Лазарева Татьяна Алексеевна 

Об авторе заявки 

Секретарь-делопроизводитель, в компанию пришла вместе с Directum RX. Основной моей задачей было максимально безболезненное внедрение Directum RX среди сотрудников. В ноябре 2024 года прошла курсы по обучению на "Сертифицированного специалиста по настройке Directum RX".