Порядок в документах, задачах и закупках с помощью Directum Lite

Компания «КМК Строй-Югра» занимается строительством, реконструкцией и капитальным ремонтом объектов нефтяных и газовых месторождений. Так же в нашем портфолио есть модернизация и обновление школ, парков и мест общественной рекреации.

В структуре нашей организации объединяет несколько юридических лиц. В компании трудятся около 400 сотрудников, 25 человек – управляющий офис.

Бизнес-контекст

Нашей главной сложностью долгое время был бумажный документооборот: чем больше появлялось заказов, тем труднее становилось держать под контролем ситуацию со своевременным и правильным оформлением огромного пакета документов на каждый объект. А это различные разрешения и заключения контролирующих органов, муниципальных властей, договоры с подрядчиками и заказчиками, первичка по поставкам, отчеты, сметы, техническая и проектная документация. У каждого документа — свой срок на заверение, определенное количество проверяющих, и эти дедлайны регулярно нарушались.

Все это грозило финансовыми и репутационными потерями, поэтому мы приняли решение цифровизировать некоторые бизнес-процессы, чтобы избавиться от таких проблем:

• долгое согласование технических документов и договоров, необходимых для проведения строительных работ — согласовывали вручную, обходя кабинеты или в электронной почте, из-за чего постоянно теряли примечания согласующих;
• расходы на печать огромного количества документов и обслуживания офисной техники;
• долгий поиск нужного документа в бумажном архиве, который занимал все больше и больше места;
• расходы на курьерские и почтовые услуги для обмена документами с контрагентами;
• невозможность держать под контролем процессы, согласовывать и подписывать документы, находясь в частых в нашей компании командировках.

Выбранные решения

Для решения перечисленных проблем нам нужна была информационная система, которая на одной платформе, без необходимости переключаться между программами и переходить из одного окна в другое, решала бы такие задачи:

1. Управление договорами, то есть работа со всеми договорными документами, приложениями, спецификациями, счетами и актами.

2. Управление делопроизводством – работа с корреспонденцией от подрядчиков, банков, управляющих компаний. Плюс — внутренние документы: приказы и служебные записки.

3. Финансовый архив, в котором можно хранить все бухгалтерские документы и иметь возможность быстро подготовиться к аудиторским и налоговым проверкам.

4. Интеграция с оператором ЭДО «Диадок» для быстрого обмена документами с контрагентами, при этом – с сохранением их юридической значимости.

5. Организация совещаний.

6. Мобильное приложение для удаленного доступа к системе и возможности оставаться в курсе всего происходящего в компании, даже находясь в командировке в другом регионе или стране.

Мы изучили несколько предложений на рынке и остановились на облачной версии системы Directum Lite. Эта СЭД разработана с учетом потребностей среднего и малого бизнеса, позволяет цифровизировать и процессы, и документооборот, не требует проектного внедрения, за счет чего быстро устанавливается и в короткий срок дает эффект.

Еще одним плюсом в пользу выбранного ПО стало то, что вендор проводит обучение администраторов системы и ключевых пользователей. У нас перед запуском СЭД были подготовлены 2 администратора, один из которых – я сам.

Первичную настройку ПО нам сделали при покупке системы специалисты компании-разработчика. Далее мы просто расширяли функциональность системы — докупали модули и лицензии. Облачный вариант поставки позволяет добавлять системе возможности без привлечения разработчика.

Модули и решения, которые мы сейчас используем:

• Договоры;
• Делопроизводство;
• Проекты;
• Финансовый архив;
• Интеграция с Диадок;
• Совещания;
• мобильные приложения Solo и Jazz.

Особенности проекта

Цифровизация процесса закупки ТМЦ

Еще одной нашей большой проблемой была закупка товарно-материальных ценностей, то есть — материалов для строительного процесса. До цифровизации процесса был ряд трудностей:

• возникала путаница в счетах и товарных накладных
• финансовые документы по конкретному проекту оказывались в других папках, из-за этого было невозможно точно подсчитать расходы по проекту
• согласование и подписание закрывающих документов затягивалось на длительное время, мы теряли оперативность
• не было прозрачности в логистике, и мы не могли точно узнать — где находится в данный момент ТМЦ и когда мы его получим.

Являясь администратором системы, я самостоятельно настроил регламент закупки. В нем максимум 12 этапов, но в зависимости от товара, их количество может меняться.

Подробно о нашем кейсе мы рассказали на вебинаре

Как изменились процессы

Договоры: весь процесс создания, согласования, подписания — теперь в цифре. Не нужно ничего распечатывать, вручную подписывать. Обмен документами с контрагентами проходит через ЭДО. Все договоры хранятся в папке, их легко найти в считанные секунды.

Делопроизводство: цифровизировали обработку входящей, исходящей корреспонденции и внутренний документооборот. Делопроизводителю больше не нужно ходить за подписями или заверением документов в кабинеты сотрудников, для каждого отдела настроен свой регламент. Все процессы проходят в системе, все заверяется электронными подписями.

Совещания: выделен сотрудник, который заносит в систему все решения совещаний, система формирует и сама рассылает поручения. Не нужно распечатывать протоколы и вручную собирать подписи участников совещания.

Закупка ТМЦ: весь процесс поставки – от формирования заявки до фотографий поставленного груза — виден, как на ладони. В любой момент можно проконтролировать процесс, узнать, на каком этапе сейчас закупка, где и по какой причине тормозится. Все финансовые документы хранятся в папках проектов, они больше не теряются, не путаются, и мы всегда точно знаем все расходы по каждому объекту.

Доступ к системе удаленно: благодаря мобильным приложениям сотрудники всегда остаются на связи, могут в любой момент проверить документы, согласовать и подписать их, отправить задачи на исполнение.

Результаты

До появления Directum у нас было два делопроизводителя, после цифровизации со всем документооборотом стал справляться один сотрудник. Второго — перевели на новую должность. Два сотрудника обучены на администраторов и справляются с настройкой и поддержкой системы. Благодаря прозрачному контролю выполнения задач по протоколам совещаний исполнительская дисциплина повысилась с 60 до 95%.

• 4 юрлица работают в одной системе
• 50 сотрудников стали активными пользователями
• Более 70% документов подписываются электронно
• С 60% до 95% повысилась исполнительская дисциплина

Планы по развитию

Начали оцифровку проектной деятельности.

Об авторе

Являлся инженером ПТО. Сейчас руководитель отдела материально-технического снабжения. Прошел обучение в качестве администратора системы. Самостоятельно настроил регламент закупки.