«Изи катка». Современный подход к учету трудозатрат

В современном мире, где каждая минута на счету, организация рабочего времени становится одним из ключевых факторов успеха для любого бизнеса. Инструментом, который может помочь в этом, является плагин автоматической фиксации рабочего времени.

Цели и задачи проекта

Основными целями проекта являлись:

• Минимизация ошибок при подсчете времени. Ранее в компании использовался метод ручной фиксации времени, который иногда приводил к ошибкам при подсчете общего количества отработанных часов.
• Риск забыть или потерять запись со временем начала, перерыва, окончания работы. В условиях быстрого темпа жизни и большого объема задач сотрудники могли случайно забыть или потерять записи, что приводило к неточности учета, и как следствие, неэффективному планированию последующих задач.
• Фиксация рабочего времени в нескольких системах. В некоторых отделах компании использовались разные системы для учета рабочего времени, что еще сильнее усложняло процесс и требовало от сотрудников дополнительных усилий для переноса данных из одной системы в другую.
• Упрощение процесса фиксации. Создание плагина помогло упростить процесс фиксации времени, тем самым позволив сотрудникам сосредоточиться на своих задачах, не отвлекаясь на рутинные операции.
• Интуитивно-понятный интерфейс. Интерфейс должен быть интуитивно понятным и удобным для использования всеми сотрудниками.

Бизнес-заказчиком выступил руководитель отдела электронного документооборота. Главным ожиданием было сокращение трудозатрат на ручную фиксацию учета рабочего времени на проектах, а также оптимизация работы с проставлением отметок о трудозатратах, получение информации о загруженности сотрудника.

Реализованное решение

Расширение, которое помогает сотрудникам эффективно учитывать своё рабочее время и планировать задачи. Раньше им приходилось вручную высчитывать, сколько времени было потрачено на выполнение той или иной задачи. Это было не только трудоёмко, но и могло привести к ошибкам в расчётах.

Теперь достаточно нажатия пары кнопок — плагин сам подсчитает затраченное на задачу время, учитывая все перерывы. Это не только упрощает процесс учёта рабочего времени, но и способствует более осознанному подходу к работе.

Дополнительно, руководителю проекта необходимо получать актуальную информацию по затраченным часам сотрудника по реализации задач, для более гибкого распределения ресурсов на проекте и планированию его дальнейшей загрузки.

Используемые решения

• Модуль «Планирование проектов»
• Agile-доски.

Сотрудники в основном работают в системе Directum RX, плагин позволит в режиме одной системы закрывать потребность в фиксации учета рабочего времени.

Ход проекта

Даты проекта: 11.12 – 14.02

Этап:

1. Анализ текущей ситуации. На первом этапе был проведен анализ рабочего процесса и используемых инструментов для учета рабочего времени, что позволило определить слабые места и области, требующие улучшений. На основе анализа было предложено несколько вариантов решения поставленной проблемы. Самое оптимальное из них оказалось создание отдельного расширения для браузера, в котором будет запускаться таймер для учета рабочего времени. Завершился этап написанием технического задания.
2. Проектирование и разработка расширения. На данном этапе происходила непосредственная разработка решения на основе подготовленного технического задания.
3. Тестирования расширения. Расширение было установлено для 10 сотрудников, которые в течение недели с помощью расширения фиксировали учет рабочего времени.  Для тестирования расширения были использованы Яндекс Браузеры и Google Chrome.
4. Демонстрация и обучение сотрудников. После успешного тестирования для сотрудников компании провели обучение, подготовили инструкции для установки плагина и краткое описание работы с расширением.
5. Мониторинг и оценка эффективности. На протяжении двух недель проводился мониторинг работы расширения, собиралась обратная связь от сотрудников и руководства компании.
6. На текущий момент проводится анализ по собранной обратной связи для развития функционала расширения учета рабочего времени.

Изменения в бизнес-процессе

Процесс до

Первоначально процесс фиксации рабочего времени сотрудник выполнял ручным способом:

1. Сотрудник запоминал или записывал время, в которое начал выполнять задание;
2. Уйдя на перерыв, записывал или запоминал промежуток времени, в которое будет отсутствовать;
3. По возвращению с перерыва снова записывал или запоминал время возобновления работы над задачей.

За весь день цикл мог повторяться множество количество раз. Задача фиксации осложнялась переключением между задачами на разных проектах.

4. По завершению выполнения задачи сотрудник записывал время окончания работы;
5. Затем подсчитывал потраченное время на решение задачи, того или иного этапа проекта, путем суммирования всех промежутков;
6. И только после этого фиксировал итоговые трудозатраты в системе.

Дополнительно за день сотрудник мог выполнять несколько задач параллельно что осложняло расчеты и требовало дополнительного производственного времени.

Процесс после

После установки расширения учета рабочего времени сократилось количество этапов:

1. Сотрудник запускает расширение, указывает проект\этап над которым планирует вести работу и начинает выполнять задание, система сама отсчитывает время;
2. Для того, чтобы уйти на перерыв достаточно остановить таймер в расширении;
3. Для возобновления работы сотрудник возобновляет таймер снова, отчет пойдет с момента остановки.  
4. По завершению задачи расширение само фиксирует время, для этого требуется нажать всего лишь одну кнопку.

Учет ведется по тикетам Agile-досок и этапам проектам, которые существуют и доступны исполнителю в системе, что облегчает поиск и запуск отсчета времени по другим задачам и проектам.

Подробнее возможности решения в презентации: Презентация _Расширение для фиксации учета рабочего времени_ для Awards(v2).ppsx

Преимущества решения

Разработанное расширение – незаменимый инструмент для сотрудников, которые отмечают свои трудозатраты в модуле «Планирование проектов» и/или «Agile-доски». Теперь им не требуется отвлекаться на расчет потраченного времени на задачу, плагин сделает это за них.

Настройка расширения происходит на рабочих местах сотрудников. Заранее была подготовлена инструкция по его установке в браузере, что позволило каждому сотруднику быстро и легко провести инсталляции самостоятельно.

Благодаря интуитивно-понятному интерфейсу сотрудники быстро освоили новый инструмент. 

В ходе проекта не возникло сложностей, связанных с недостатком информации или неопределённостью требований, разногласиями в команде, ограниченными ресурсами, техническими сложностями или жёсткими сроками. Работа над проектом шла в соответствии с планом, без задержек и непредвиденных ситуаций.

Результаты

Расширение помогло оптимизировать рабочие процессы, освободив сотрудников от рутинных операций снизив вероятность ошибок и увеличив точность трудозатрат каждого сотрудника.

От сотрудников была получена положительная обратная связь по работе с расширением и пожелания по его дальнейшему развитию.

Поскольку плагин способен фиксировать не только продолжительность работы над конкретной задачей, но и дату\время старта и завершения работы, руководителю стала доступна аналитика загрузки сотрудника и его исполнительская дисциплина, результатом которой послужила оптимизация рабочего времени.

Наши ожидания оправдались: плагин фиксации учёта рабочего времени сотрудников оказался действительно незаменимым инструментом. И вот почему:

• Автоматизация процессов: Плагин автоматизирует процессы фиксации рабочего времени, что сокращает время и усилия, затрачиваемые на ручной ввод данных. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих задачах.
• Точность данных: Плагин обеспечивает точность данных о рабочем времени сотрудников. Это позволяет руководству принимать обоснованные решения на основе актуальной информации о рабочем графике команды.
• Удобство использования: Плагин прост в использовании, что снижает вероятность ошибок при учете затраченного времени на задачу.
• Аналитика: стала доступна информация о дате начала работы над задачей, дате окончания, кол-ве остановов работы над задачей и ее возобновлений, кол-ве переключений сотрудника с задачи на задачу.

Отзывы

Сотрудники оценили простоту и удобство плагина, что снизило количество ошибок при работе с данными. Они также отметили, что плагин позволил автоматизировать некоторые рутинные операции, что освободило время для более важных задач.

Руководство выразило удовлетворение результатами проекта и высоко оценило его значимость для повышения эффективности работы. Было отмечено улучшение качества работы с данными и повышение производительности благодаря внедрению плагина.

В целом, руководство положительно оценило данный проект и считает, что плагин фиксации учёта рабочего времени сотрудников является полезным инструментом для организации качественного распределения рабочего времени.

Опыт применения решения

Изначально, компанией-заказчиком стали мы сами. Группа компаний DBA (DIGITAL BUSINESS ADAPTATION) — системный интегратор и разработчик мультифункциональных программных решений с использованием сквозных цифровых технологий для автоматизации сложных и нелинейных бизнес-процессов. В последующем, разработку удалось применить в крупной строительной компании (NDA), в отделе проектной деятельности.

Планы по развитию

Планируется поддержка новых версий системы, так как в расширении используются методы, реализованные в базовом решении TeamsCommon, в модуле «Учет рабочего времени». Расширение аналитики загрузки: создание автоматических алгоритмов анализа не оптимального использования рабочего времени сотрудников, частых переключений с оповещением руководителей сотрудников и предложениями по оптимизации рабочего времени.

Состав команды проекта

• Евдоков А.Б., руководитель проекта
• Антропова М.А., аналитик
• Старков Д.С., разработчик
• Мартынив Д.О., team lead команды разработки