Directum RX в учебном процессе кафедры бизнес-информатики Финансового университета при Правительстве РФ

Документационное обеспечение управления и, в частности, управление документными процессами, — важная часть профессиональной деятельности специалистов по государственному и отраслевому управлению, бизнес-аналитиков, менеджеров, экономистов. Специалистов этих направлений готовит Финансовый Университет при Правительстве РФ.

Кафедра бизнес-информатики факультета Информационных технологий и анализа больших данных готовит специалистов по образовательной программе «Цифровая трансформация управления бизнесом» (направление подготовки 38.03.05 бизнес-информатика).

В будущей профессиональной деятельности этим студентам предстоит цифровизировать процессы организации, управлять ИТ-проектами, инновациями. Поэтому неотъемлемой частью учебных планов является освоение компетенций, связанных с управлением информацией, контентом, документооборотом.

Кафедра работает и со студентами других направлений обучения, где такие компетенции также востребованы, например, «Государственное и муниципальное управление». Этим студентам необходимо освоить работу с электронными документами и современными системами управления контентом.

Сотрудничество кафедры бизнес-информатики с компанией Directum началось несколько лет назад. Для направления Бизнес-информатика изучение систем управления контентом предполагают дисциплины 7-го семестра бакалавриата – Управление корпоративной информацией и Управление контентом организации.

Дисциплину «Информационные технологии в профессиональной деятельности» преподаватели кафедры читают на нескольких факультетах университета, и там, где это требуется для подготовки специалистов, в нее включается раздел об управлении электронными документами.

В рамках этих дисциплин предполагается как обзор различных систем управления документами (в лекционной части курса), так и получение студентами практических навыков управления документными процессами организации. И, если на лекциях мы можем рассказать о широком спектре современных систем управления контентом, то для получения практических навыков студентам требуется современная, удобная и доступная в компьютерных классах система.
 

Как развивалась практика работы с СЭД в вузе

До 2021 года в учебном процессе обычно использовались общедоступные демонстрационные конфигурации различных отечественных систем (1С, Docsvision, ELMA и других). Это давало возможность студентам ознакомиться с их интерфейсом и базовыми функциями, но связанный цикл практических работ подготовить на их основе затруднительно. Для систематической работы такие, по сути, ознакомительные демонстрационные конфигурации не предназначены. Нам требовался удобный учебный стенд с широким функционалом.

Начиная с 2020/21 учебного года в учебном процессе кафедры используется система Directum RX. Компания в рамках сотрудничества с университетом предоставила нам учебный стенд на 26 учетных записей. Это позволяет проводить практические занятия по всем дисциплинам, где требуется ознакомление либо изучение ECM-систем и получение практических навыков работы с электронным документооборотом.
 

Успехи и результаты

За время сотрудничества с компанией Directum трое преподавателей кафедры получили статусы специалистов Сертифицированный пользователь Directum RX и Сертифицированный специалист по настройке Directum RX. Это профессор, д.п.н. М.М. Ниматулаев, доцент к.э.н. В.В. Лосева и доцент к.э.н. А.В. Бадьина.

С начала текущего учебного года мы используем систему Directum RX версии 4.10. В зависимости от дисциплины и направления обучения студенты получают от 4 до 8 академических часов практических занятий на стенде.

Кроме того, несколько групп студентов направления ГМУ (Государственное и муниципальное управление) прошли обучение без сертификации, получив 2 семинара, посвященные электронному документообороту в рамках дисциплины Информационные технологии в профессиональной деятельности. В 2024/25 учебном году, использовав накопленный опыт, группы следующего года набора ГМУ запланировано подготовить к тестированию Сертифицированный пользователь Directum RX.

Оценка подхода к обучению студентов разных специальностей

Студенты двух направлений — бизнес-информатики и государственного и муниципального управления (ГМУ) — учатся по-разному, потому что у них разные задачи в будущей работе.

1. Студенты бизнес-информатики:
   • Их главная цель — улучшать работу организаций с помощью технологий.
   • Они должны понимать процессы и уметь их автоматизировать.
   • Для них важно не просто научиться работать в системе Directum RX, но и понимать, как с её помощью можно упростить и ускорить работу компании.
   • Они изучают документооборот и управление информацией в рамках дисциплин, связанных с корпоративными системами.
2. Студенты ГМУ:
   • Их задача — работать с документами в государственных или муниципальных организациях.
   • Для них важно почувствовать себя на месте сотрудника, который работает с документами: руководителя, референта или менеджера.
   • Они изучают, как использовать систему Directum RX для управления документами и соблюдения правил.

Выводы

• Для студентов бизнес-информатики Directum RX — это инструмент для автоматизации процессов.
• Для студентов ГМУ — это возможность познакомиться с реальной работой в системе управления документами.
   

Предложения по развитию

Развитие стенда.

Чтобы помочь студентам разных специальностей, стоит развивать учебный стенд Directum RX, добавляя больше практических заданий, примеров из реальной жизни и возможностей для сертификации. Это поможет студентам лучше подготовиться к будущей работе.

Моделирование кейсов на Agile-досках.

В этом году появилась возможность работать с agile-досками и с совещаниями, это очень здорово.

Возможно, имеет смысл кроме коммерческой компании смоделировать на стенде государственную организацию, где заметно отличается документооборот и структура. Cреди вузов, с которыми работает компания Directum много тех, что готовят специалистов для работы в государственных организациях и госкомпаниях. Финансовый университет один из ведущих университетов такой направленности.

Варианты развития и адаптации курсов обучения для студентов.

Кафедра бизнес-информатики планирует и в дальнейшем работать с программным обеспечением компании Directum, мы с удовольствием знакомим студентов с системой Directum RX 4.10 на базе курса 832.

Я бы отметила, что последняя версия пособия по этому курсу разработана на высоком уровне и позволяет провести по предложенному материалу курс семинаров продолжительностью от 4 до 8 академических часов.

При желании можно построить ознакомительное занятие на 1 пару, а можно провести полноценный курс, что мы проделали в этом учебном году для студентов 3 курса бизнес-информатики в рамках дисциплины Управление корпоративной информацией.
 

Отзывы

Ниже -- отзывы студентов, прошедших этот курс и успешно сдавших тестирование «Сертифицированный пользователь Directum RX».

Рис. 1 Студенты направления бизнес-информатика работают с Directum RX

Отзывы студентов 3 курса

  Фёдор Конов, студент группы ТЦБМ22-5

"Система электронного документооборота Директум оказалась полезным инструментом для работы с документами. Она предлагает интуитивно понятный интерфейс и функции, которые помогают упростить процессы. Возможность отслеживания статусов документов и взаимодействия с коллегами в реальном времени делает работу более организованной."

  Григорий Конов, студент группы ТЦБМ22-5

"Directum — удобная и функциональная система. Понравился интуитивный интерфейс, быстрая работа с документами и гибкие настройки. Отличный инструмент для управления документооборотом."

Об авторе 

Лосева Вероника Валентиновна, к.э.н., доцент Кафедры бизнес-информатики Финансового университета при Правительстве РФ. Имею статусы Сертифицированный пользователь Directum RX и Сертифицированный специалист по настройке Directum RX.