Эффективное управление кадровыми документами в ООО "ОАК-Ресурс"

Бизнес-контекст

Главная цель проекта — обеспечение информационного пространства для заключения внутренних, исходящих и договорных и кадровых документов, а также выполнение поручений руководства ООО «ОАК-Ресурс» для всех сотрудников ООО «ОАК-Ресурс».

Портрет заказчика:

• территориально распределенная компания на несколько регионов. Центр управления расположен в г. Москва, бэк-офис – в г. Новосибирск, фронт-офисы и центры компетенций расположены у заказчиков в 9 городах по всей России
• характер работы — сменная и (или) почасовая работа
• наличие дистанционных специалистов
• постоянная «Текучка» кадров
• закрытый контур
• интеграция с 1С:ЗУП 3.1
• использование своих печатных форм в 1С:ЗУП (таблица рабочего времени, Приказ ЛНА и др.)

Цели и задачи проекта

• Уменьшение объема бумажных документов.
• Исключение дублируемой информации и минимизация потерь документов.
• Повышение качества документов ООО «ОАК-Ресурс» по учету электроэнергии в соответствии с их оформлением.
• Юридическое начало кадрового документооборота.
• Переход на импортонезависимую платформу на базе Directum RX.

Основная задача данного проекта — это создание и настройка персонального кабинета сотрудника в условиях закрытого контура — без выхода в сеть Интернет.

Рабочая группа со стороны заказчика состояла из специалистов делопроизводства, кадровой службы, службы безопасности и юристов. Всего около 10 человек.

Используемые подходы и решения

• Решения Кадровый ЭДО, Личный кабинет.
• Directum HR Pro, версия 2.1 (только КЭДО, без модуля «Отпуска»).
• Интеграция с 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 КОРП (1С БУХ).
• Интеграция с 1С «Зарплата и управление персоналом», версия 3.1.23.

История проекта

• Дата старта проекта 25.01.2024.
• Дата завершения проекта 13.09.2024.
• Срок выполнения работ 6 месяцев, с обеспечением СЭД модулей «Делопроизводства», «Договоры» и «Совещания».

Особенности проекта

В коробочной версии продукта имеется достаточно большое количество предустановленных заявлений. При базовом внедрении они вполне достаточны для реализации проекта без дополнительной настройки видов. Однако у нас был крупный проект, и у Заказчика процессы оказались весьма сложными. Уже на этапе анализа стало очевидно, что понадобятся небольшие доработки, которые мы сможем осуществить с помощью стандартной настройки.

Несмотря на то, что продукт доступен в полной мере из коробки, он достаточно гибок, чтобы мы могли настроить дополнительные печатные формы в соответствии с требованиями Заказчика.

Здесь у нас не возникло никаких проблем, поскольку Заказчик предоставил свои формы заявлений. Таким образом, мы выполнили перенастройку печатных форм заявлений в унифицированном формате, утверждённом в нормативной документации Заказчика, а также добавили отображение этих форм в личном кабинете сотрудников, так как были внесены новые свойства. Например, была настроена форма заявления на выдачу справок.

Рисунок 1. Шаблон заявления о выдаче справок (ЛК)

Рисунок 2. Шаблон заявления об освобождении от работ во время выполнения государственных обязательств или требований (ЛК)

Специфические процессы с некоторыми видами заявлений 

С учетом нескольких причин, описанных ниже, мы выделили группу специфических заявлений:

• Заявка-согласие на работу в выходной день;
• Заявка-согласие на сверхурочные работы;
• Заявка-согласие на замещение, совмещение должностей;
• Заявка-задание на оформление изменений условий труда
  (в том числе и переводы).

В процессе сотрудничества с Заказчиком были исключены отдельные виды заявлений, которые не инициировались сотрудниками через их личные кабинеты.

Такие заявления оформлялись для нескольких сотрудников одновременно. Речь шла о соглашении о выходе в выходной день, а также о подписании документов работодателем в рамках одного заявления, которое не распространялось. В одной печатной форме было заказано несколько сотрудников, которым необходимо было выйти в нерабочее время или поработать сверхурочно. Цель заключалась в том, чтобы получить согласие всех сотрудников сразу в рамках заявления.

Эти заявления оформляются от имени руководителя подразделения среди всех сотрудников. В одном заявлении (в любой форме) указано несколько сотрудников, которые одновременно получают задание на согласование заявок в личном кабинете и могут сообщить о своем согласии или отказе.

В конечном итоге было принято решение оформлять такие документы не через личный кабинет, а непосредственно в Directum RX, в то время, когда сотрудники получают информацию через личные кабинеты.

Рисунок 3. Шаблон заявки-согласования на сверхурочные работы (RX)

Рисунок 4. Шаблон заявок-заданий на внесение изменений условий труда (в том числе и переводов) (RX)

Особенности использования ЭП

• Подписание заявлений в ЛК УНЭП.
• Работодатель подписывает локальную ЭП только в Directum RX.

Трудности и успехи

Работа в закрытом контуре

Сеть Заказчика изолирована от внешних подключений, поэтому требовалось решение, которое будет развернуто локально и функционировать в закрытом контуре. ПО Directum HR Pro оптимально подошло для клиента.

В процессе работы над проектом команда столкнулась с интересной и сложной задачей - настройкой ЛК (HR PRO) в закрытом контуре Заказчика. В ходе проработки данной задачи шло активное взаимодействие со службой информационной безопасности Заказчика и экспертами по ИБ Вендора. Совместно с Вендором был подготовлен документ для сотрудников ИБ «Перереквизиты для установки Личного кабинета».

Методологическая поддержка КЭДО и подготовка ЛНА для запуска КЭДО

Необходимо было создать локальную нормативную базу для легализации кадрового документооборота и согласовать внедрение системы и введения нормативных документов в действие. C учетом особенностей организации поставщик разработал шаблоны внутренних регламентов:

• приказ о внедрении системы кадрового обеспечения документооборота;
• положение о кадрах электронного документооборота;
• приказ о назначении лица, ответственного за переход на электронный кадровый документооборот;
• уведомления работника о переходе на взаимодействие с работодателем таким образом, чтобы обеспечить кадровый документооборот и право работника дать согласие на указанное взаимодействие;
• соглашение об электронном документообороте;
• соглашение об использовании КЭДО;
• согласие на взаимодействие сотрудника в КЭДО.

No-code настройка процессов

Настройка без кода создание "правильных" заявлений в ЛК

В рамках данного проекта мы частично отошли от коробочных прототипов личного кабинета. Основываясь на шаблонах, предоставленных Заказчиком, мы разработали собственные заявления, уделяя особое внимание их оформлению в личном кабинете сотрудников.

Важно было подчеркнуть для Заказчика, что все печатные формы, предоставленные в рамках проекта, должны соответствовать представлению в личном кабинете.

Для настройки форм заявлений мы использовали гибкий инструмент no-code, который позволяет настраивать формы через специализированный справочник. На прототип формы заявления в личном кабинете мы добавили свойства, которые впоследствии должны были автоматически переноситься в тело документа. При этом пользователю не нужно было вручную редактировать печатную форму заявления — система автоматически подставляла данные, введённые пользователем.

Эта настройка позволяет нам избежать необходимости привлечения разработчиков для выполнения дополнительных модификаций, так как переход можно выполнить самостоятельно с помощью справочника. Если Заказчик использует нестандартную форму, мы можем адаптировать ее с помощью инструментов без кода.

Рисунок 5. Схема рабочего процесса «Рассмотрение заявлений сотрудника - универсальный»

Настройка регламента «Рассмотрения заявлений руководителей»

В коробочной версии имеется более 15 готовых вариантов процессов, которые представляют собой процедуры согласования заявлений сотрудников и последующих приказов, связанных с этими заявлениями. Стандартные варианты процессов, по нашему мнению, охватывают весь процесс рассмотрения заявлений в системе Directum RX. Однако из-за специфики работы Заказчика и распределённой структуры выделенной группы ответственных за ведение процесса кадрового делопроизводства, процесс был перенастроен в соответствии с требованиями Заказчика.

Возвращаясь к возможностям платформы Directum RX в части no-code, мы адаптировали стандартный процесс рассмотрения заявлений сотрудников для Заказчика. Поскольку было выделено множество видов заявлений, каждая из которых требовала различных процедур обработки, мы внедрили новые условия в зависимости от вида заявления, добавили дополнительные блоки процессов для ответственных и дополнительные проверки. Например, в некоторых случаях было необходимо оформить перенос отпуска на основании заявления от сотрудника, а в других — проверить наличие и соответствие электронных листков нетрудоспособности. Соответственно, эти блоки были добавлены с помощью настройки системы.

Рисунок 6. Схема рабочего процесса «Рассмотрение заявлений сотрудника - универсальный»

Результаты

Снижение издержек: Внедрение кадрового ЭДО позволило на 60% сократить затраты на бумажные носители, печать и хранение документов

Снижение временных затрат на 60% на процессы, связанные с оформлением и контролем заявлений.

1000 пользователей охвачены автоматизацией по проекту.

Планы развития проекта

1. Внедрение «Модуля поддержки со СБИС»;

2. Внедрение «Управление проектами»;

3. Внедрение «Решения Командировки»;

4. Внедрение «Отпуска»:

• Планирование отпусков по подразделениям;
• Формирование условий и графиков отпусков;
• Уведомления о предстоящем отпуске;
• Перенос и отзыв из отпуска;
• Встроенные проверки по отпускам;
• Поддержка дополнительных видов отпуска.

5. Обновление Directum RX и HR Pro.

Состав команды

Рабочая группа со стороны заказчика состояла из специалистов делопроизводства, кадровой службы, службы безопасности и юристов. Всего около 10 человек.

От Исполнителя:

• Татьяна Ганбарова – ведущий аналитик 4 категории;
• Ольга Окунева – Руководитель проектов
• Алексей Удовиченко – системный инженер
• Сергей Лукинов – системный инженер
• Ирина Пулова – аккаунт-менеджер