Автоматизация страховых процессов в Nomad life: шаг в будущее

О компании

Акционерное общество «Компания по страхованию жизни «Nomad Life» основано 13.11.2007 года. Компания лидирует на рынке отечественного страхования жизни с 2012 года по нескольким показателям: собственный капитал, прибыль, активы, выплаты, страховые резервы, сборы страховых премий.

История проекта

В современном мире, где технологии развиваются с невероятной скоростью, автоматизация бизнес-процессов становится не просто модным трендом, а необходимостью. Особенно это касается таких отраслей, как страхование, где обработка больших объемов данных и необходимость в быстром принятии решений играют ключевую роль.

Одним из ярких примеров успешного внедрения Directum RX в страховой компании является проект с Nomad Life. Компания Nomad Life является нашим давним клиентом: система Directum была внедрена в их деятельность еще в 2016 году. Спустя 8 лет руководство компании приняло решение о переходе на новую платформу – Directum RX.

Этот шаг был направлен на дальнейшее совершенствование и оптимизацию бизнес-процессов, связанных с обработкой страховых документов и заключением договоров.

Цели и задачи проекта

Перед проектной командой была поставлена цель не только перенести все данные из текущей системы Directum 5.6, а также организовать эффективную работу с договорами страхования в Directum RX. Для достижения поставленных целей были выделены следующие этапы:

1. Миграция данных из Directum 5.6 в Directum RX

Важной задачей являлась миграция данных, включающая в себя перенос всех документов, настроек и пользовательских данных. Для выполнения данной задачи использовалось решение «Конвертер данных Directum в Directum RX».

2. Интеграция с АИС

Для обеспечения полной автоматизации требовалось настроить интеграцию системы Directum RX с автоматизированной информационной системой (АИС), в которой хранятся все договора с застрахованными.

3. Перевод и адаптация существующих процессов в Directum RX

Необходимо было адаптировать и перенести все текущие процессы делопроизводства на новую платформу Directum RX, обеспечив их бесперебойное функционирование.

Сложности и ограничения

Так как решение «Конвертер данных Directum в Directum RX» адаптировано для версии 4.9, то переход было принято осуществить на данную версию. Перед командой проекта встал вопрос какое решение использовать для автоматизации процессов обработки страховых документов:

1. Создание нового типа задачи;
2. Создание вариантов процессов (no-code);
3. Использование правил согласования.

После обсуждения и взвешивания всех «за» и «против» было принято решение в пользу 3 варианта. Главными аргументами стали:

• Гибкая и быстрая настройка/перенастройка правил согласований, которую администратор системы заказчика может выполнять самостоятельно, не прибегая к услугам разработчика;
• Ограничения в инструментах No-Code на версии 4.9;
• Множество инструментов и ветвлений, уже учтенных в схеме для правил согласования.

Ход проекта

Миграция

В ходе решения задачи по миграции данных из системы Directum 5.6 в Directum RX 4.9 использовались следующие инструменты, предоставляемые в рамках решения «Конвертер данных Directum в Directum RX (Версия 2.7.0.1000)»: пакет разработки Converter для Directum 5, проект Migration, утилита RSStorageMigrator, прикладное решение DirRX.Migration для Directum RX.

Пакет разработки Converter использовался с дополнительными модификациями на этапе подготовки данных исходной системы к миграции. Стандартные компоненты пакета использовались для подготовки к переносу данных задач и заданий, а также папок. Модификации использовались для подготовки к переносу данных сотрудников (справочники Персоны, Работники) и справочников Местонахождения страховых документов и Описи передачи документов.

Проект Migration использовался с дополнительными модификациями на этапе конвертации справочников, папок, карточек документов, задач и заданий.

При помощи стандартных компонентов проекта были сконвертированы: Общие справочники, справочники модуля Контрагенты, справочники модуля Компания, справочники модуля Настройки документооборота и Документы.

Использование дополнительных модификаций обеспечило конвертацию следующих компонентов:

• Справочники модуля Страховые документы: Архивы бумажных документов, Короба, Продукты страхования, Типы страхования, Местонахождения страховых документов, Описи передачи документов;
• Документы: Заявления и Документы страхования.

Особенности: При переносе было выполнено преобразование записей справочника Договоры страхования в документы типа Договор АИС.

Для переноса файлов системы Directum 5 из двух типов хранилищ: файловое и SQL-сервер использовалась утилита RXStorageMigrator. Задача переноса документов, размещенных в хранилище файлового типа (≈20 % от общего количества документов), была успешно решена стандартными возможностями утилиты.

Задачу переноса документов, размещенных в хранилище SQL-сервера (≈80 % от общего количества документов) также было принято решить средствами утилиты, так как на момент проведения работ по конвертации у заказчика отсутствовали необходимые ресурсы для проведения промежуточного переноса документов из хранилища SQL-сервера в файловое. Для успешного выполнения задачи, в исходный вариант утилиты были внесены существенные модификации, позволившие корректно и оперативно перенести большой объёмы данных напрямую из хранилища SQL-сервера в файловое хранилище Directum RX.

На этапе корректировки данных справочников и документов после проведения основного процесса конвертации было выполнено прикладное решение DirRX.Migration с дополнительными модификациями. При помощи стандартных возможностей были скорректированы данные в следующих справочниках: Наши организации, Подразделения, Персоны, Учетные записи, Роли, Сотрудники и Группы регистрации.

Также были выполнены дополнительные модификации для решения следующих задач:

• Удаление дублей документов типа Договор АИС;
• Упорядочивание связей документов страхования с документами типа Договор АИС.

Результаты миграции

Общий объем табличных данных составил 52 ГБ, из них:

• 2 045 220 записи справочников;
• 3 215 924 карточки документов;
• 1 233 865 задачи;
• 2 930 098 задания.

Общий объем файлов в количестве 1 057 219 составил 1,85 ТБ.

Интеграция

В рамках проекта была выполнена интеграция с автоматизированной информационной системой (АИС), ранее разработанная литовскими разработчиками.

Интеграция построена на основе ODBC-подключения между базами данных, что обеспечивает:

• Унифицированный доступ к различным источникам данных;
• Возможность работы с разными СУБД (Oracle и MSSQL);
• Стандартизированное взаимодействие через SQL.

Логика работы

1. Загрузка данных:

• Выгрузка данных из таблиц Oracle в табличные переменные MSSQL;
• Обновление информации о бенефициарах (Застрахованный и Страхователь);

2. Обработка данных:

• Запись промежуточных результатов в временные таблицы;
• Синхронизация с Directum RX по параметру АИС ИД.

Разработанные компоненты

1. Фоновые процессы (ФП):

• АИС. Интеграция – основной процесс синхронизации. Данный процесс предназначен для приема и обновления карточек документов типа Договор АИС и связанных с ним интегрируемых справочников Организации, Персоны, Продукты страхования;
• АИС. Импорт продуктов страхования – заполнение соответствующего справочника;
• АИС. Отметить удаленные договоры – отмечает договора удаленные или восстановленные в АИС;
• АИС. Установить плановую дату уничтожения – устанавливает в договорах АИС плановую дату уничтожения;

2. Действия:

• Проверить статус договора в АИС – для заданий согласования по регламенту. Возвращает статус договора АИС в информационном окне;
• Проверить статус оплаты договора в АИС – для простых заданий. Возвращает результат проверки оплаты договора АИС в информационном окне;

3. Условия:

• Проверка периодичности платежей;
• Проверка суммы ЕНПФ;
• Проверка оплаты в АИС;

Данные условия содержат вычисления по отправке запроса в АИС и возращении результата в информационном сообщении в карточках задач и заданий на согласование по регламенту.

Особенности реализации

1. Работа с справочниками:

• если в системе уже достаточно много записей в справочниках Персоны и Организации, то необходимо в существующих записях проставить ИД АИС, чтобы исключить дублирование записей после загрузки из АИС;
• справочник Типы страхования заполняется вручную;

2. Особенности импорта:

• импорт возможен на пустой БД и при уже мигрированных данных;
• для пустой БД первый импорт занимает значительное время;
• при наличии мигрированных данных создается промежуточный буфер;
• используются временные таблицы для оптимизации нагрузки;

3. Технические нюансы:

• для договоров АИС используются 3 разных запрос данных из таблиц Oracle;
• в Microsoft SQL Server и Oracle используется разное представление даты по умолчанию, что может приводить к ошибкам при выполнении запросов между этими СУБД через Linked Server или OPENQUERY. Так же это различие может интерпретироваться некорректно, что приводит к потере данных.

Адаптация

Задачи этапа:

1. Сокращение количества видов документов: Оптимизация количества видов документов для упрощения организации занесения и хранения документов.
2. Контроль за местонахождением оригиналов документов: Возможность отслеживания местонахождения оригиналов документов.
3. Автоматизация процессов обработки страховых документов: Создание, согласование и подписание страховых документов.

Оптимизация видов документов

Первоначально при внедрении Directum 5 заказчик стремился создать отдельный вид для каждого документа страхования. Однако с течением времени и накопленным опытом стало ясно, что такая детальная классификация не требуется. Это связано с тем, что заявление от клиента обычно поступает вместе с пакетом сопутствующих документов (таких как анкеты, свидетельства, анализы и т.п.), которые удобно прикреплять к договору страхования в качестве приложений.

Проведя анализ существующих видов документов в Directum 5, было выявлено 285 записей. В ходе сессий с ответственными по делопроизводству от заказчика удалось сократить это количество до 142.

Контроль за местонахождением оригиналов документов

Контроль за местонахождением оригиналов страховых документов осуществляется только в случае их занесения в систему одним из следующих способов:

1. Входящий документ имеет связь с Договором АИС и зарегистрирован;

2. Исходящий документ имеет связь с Договором АИС и зарегистрирован;

3. Документ страхования имеет связь с Договором АИС;

4. Создание местонахождения документа вручную в справочнике Местонахождение страховых документов.

Для контроля за передачей оригиналов документов между подразделениями используется объект Опись передачи документов.

Для решения разработан модуль Страховые документы в котором есть следующие функции по работе с оригиналами документов:

1. Работа со списком оригиналов документов – справочник Местонахождение страховых документов

Особенность: все записи справочника Местонахождение страховых документов могут видеть только участники роли Администраторы и Служба архива.

2. Обмен оригиналами документов в рамках описей – справочник Описи передачи документов

Особенности:

- все записи справочника Описи передачи документов могут видеть только участники роли Администраторы и Служба архива;

- если у описи Статус – В пути, то участники роли Служба архива могут осуществлять следующие функции:

• изменять Текущее подразделение и Новое подразделение, Способ отправки, Трек-номер и Примечание в карточке описи;
• изменять список документов-местонахождений: добавлять и удалять документы-местонахождения (если в описи указана одна запись, то удаление не доступно);
• осуществлять, отменять и завершать приемку документов.

3. Работа с списком Документы страхования;

4. Работа с списком Договоры АИС

Особенности:

• для всех, в том числе и для администраторов системы в списке отображается только одна колонка Наименование;
• в карточке Договора АИС на закладке Свойства отображается только одно поле Наименование для всех пользователей, кроме участников ролей Администраторы и Служба архива – для них все свойства карточки отображаются в режиме Просмотр.

Данные ограничения были сделаны чтобы избежать утечки данных.

Процесс обмена оригиналами документов между подразделениями

Важные особенности

• Все изменения статуса и местонахождения документов отслеживаются через соответствующие поля;
• Система обеспечивает контроль движения документов между подразделениями;
• Предусмотрена возможность как полной, так и частичной приемки;
• Обеспечена возможность отмены операций на всех этапах;
• Очищение полей Новое подразделение и Опись передачи в записях местонахождений после приемки или отмены приемки необходимо для того, чтобы данные записи можно было выбрать в новых описях передачи документов;
• У службы архива есть возможность управлять описями в статусе «В пути», который ранее не было в Directum 5.6.

Автоматизация процессов обработки страховых документов

Ключевые процессы страховой деятельности

В страховой деятельности можно выделить следующие основные процессы:

1. Заключение договора страхования: является базовым процессом и варьируется в зависимости от типа страхования;

2. Согласование дополнительного соглашения: адаптируется под конкретный тип страхования, требует согласования всех сторон и вносит изменения в действующий договор;

3. Расторжение договора страхования: требует согласования всех сторон, включает оформление соответствующих документов и решает вопросы с выплатами и возвратом средств;

4. Восстановление или внесение изменений полиса: требует согласования всех сторон, производится корректировка данных в действующем полисе или восстановление утраченных документов;

5. Осуществление страховой выплаты: требует согласования всех сторон, включает проверку документов по страховому случаю, оформление соответствующих документов, расчет суммы выплаты и перечисление средств страхователю;

6. Отказ в осуществлении страховой выплаты: требует согласования всех сторон, осуществляется документальное оформление отказа с информированием страхователя;

7. Выдача займа под залог страхового полиса: требует согласования всех сторон, определяются условия займа с оформлением залоговых документов (например, договор займа).

Каждый из этих процессов требует:

• Строгого соблюдения законодательства;
• Контроля сроков исполнения;
• Взаимодействия с различными подразделениями.

Также страховые процессы имеют связь с классическими процессами, такими как рассмотрение и исполнение заявлений клиентов, согласование ответных писем и внутренних документов, связанных с выплатами.

Схема страхового процесса выглядит следующим образом:

1. Начальный этап:

• Клиент подает заявление с комплектом документов в региональный офис;
• Региональный менеджер создает необходимые документы в системе;

2. Регистрация:

• Сервис менеджер в головном офисе регистрирует заявление от клиента;
• Документ направляется на рассмотрение;

3. Рассмотрение:

• Рассматривающий формирует поручение об исполнении
• Документ направляется на исполнение поручением;

4. Исполнение:

• Исполнитель принимает одно из двух решений:
  • Отправляет на согласование по регламенту документ для исполнения;
  • Создает страховой документ, например, дополнительное соглашение и отправляет его на согласование по регламенту.

В прежней системе в карточку поручения были добавлены действия запускающие мастера действий. Для каждого процесса была отдельная кнопка:

Так как в Directum RX нет мастера действий, то было принято следующее решение:

• В карточку задания на исполнение поручения добавлено действие «Создать док. страхования» при нажатии на которое выходит окно для выбора вида документа типа Документ страхования. Далее открывается карточка документа выбранного вида с пред заполненными полями от документа для исполнения. Карточка документа заполняется, прикладывается содержимое и отправляется на согласование по регламенту;
• Если необходимо инициировать процесс согласования документа для исполнения, то он отправляется на согласование по регламенту через контекстное меню.

В прежней системе в мастере действий было предусмотрено заполнение участников процесса в зависимости от заполненных параметров (например, от типа страхования). Для сохранения данной функциональности в Directum RX были разработаны справочники настроек участников согласования в зависимости от вида документа и правила согласования. Разработанные справочники связаны между собой: в справочнике Участники правил согласования на вкладке Настройка по видам документов создается связь с справочником Участники согласования по видам документов.

Дополнительные материалы

Подробное описание проекта можно скачать http://club.directum.ru/nomad-life-awards-2025.docx

Результаты

По итогам реализации проекта были достигнуты следующие результаты:

1. Миграция:

• Полностью перенесены все данные из Directum 5.6 в Directum RX;
• Обработано огромное количество дублей документов;

2. Интеграция:

• Реализована бесперебойная интеграция с АИС;
• Настроен автоматический обмен данными;
• Обеспечена корректная передача информации о договорах страхования;
• Создана надежная система взаимодействия;

3. Бизнес-процессы:

• Адаптированы и перенесены все текущие процессы делопроизводства;
• Оптимизированы рабочие процедуры;
• Внедрены улучшенные механизмы обработки документов;

4. Пользовательский опыт:

• Повышена эффективность работы с договорами страхования;
• Улучшен интерфейс взаимодействия с системой;
• Сокращено время обработки документов;

6. Дополнительные преимущества:

• Создание единой системы документооборота;
• Обеспечение целостности данных;
• Повышение безопасности хранения информации;
• Возможность масштабирования системы.

Проект успешно завершен и введен в промышленную эксплуатацию, что позволило компании перейти на современную платформу Directum RX с сохранением всех критически важных данных и процессов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Интеграция с информационной системой «Nomad Life Portal», обновление системы на новую версию, модификации существующего функционала с учетом пожеланий заказчика.

Состав команды проекта

Команда проекта со стороны исполнителя:

• Руководитель проекта – Елфимова Анна.
• Аналитики-консультанты – Саловатова Асель, Бекенова Айжан, Тулеубаева Камила.
• Разработчики– Сайнук Станислав, Старков Владислав, Потоцкая Марина.

Об авторе заявки

ООО «АрмаДок» является генеральным партнером Directum. Группа компаний АрмаДок имеет большой опыт (более 20 лет) — в области автоматизации и системной интеграции бизнес-процессов и систем, разработки корпоративных информационных систем по индивидуальным требованиям заказчика, по внедрению и сопровождению информационных систем масштаба отрасли и предприятия.