Легкий документооборот генподрядчика с Directum Lite
30+
пользователей охвачены автоматизацией по проекту
2
топ-менеджера используют мобильное приложение Solo
6 262
документа обработано в системе
до 8 часов
сократили согласование
90%
документооборота перевели в ЭДО
Следующий проект
Автор заявки
Исполнитель
О компании
«АО «Внешнеэкономическое Объединение «Зарубежцветмет» — сочетает различные направления деятельности от поставок до экологии. Выполняет работы по благоустройству, озеленению и содержанию парков и особо охраняемых природных территорий в городах России. За годы работы сотрудники высадили более миллиона деревьев. Второе направление деятельности — поставка технологического оборудования под ключ в страны Латинской Америки и Азии, у компании есть представительство на Кубе.
Предыстория проекта
Компания выполняет функции генподрядчика. Это подразумевает обмен большим количеством документов с субподрядчиками и заказчиками, в том числе государственными. Также компания занимается содержанием особо охраняемых природных территорий, и получает множество писем и жалоб от активных граждан Москвы и Подмосковья. Чтобы не потерять важную информацию, уйти от общения в ненадежных мессенджерах и сохранить историю переписки было принято решение о внедрении системы ЭДО.
Несколько лет компания пользовалась BPM-системой, которая не удовлетворяла потребностям сотрудников в полной мере. Выполнить поставленные задачи помог Directum Lite — СЭД с набором готовых решений для среднего и малого бизнеса.
Цели и задачи проекта
- сократить сроки согласования договоров до 8 часов;
- перевести в ЭДО 90% документооборота;
- обеспечить внедрение нового функционала своими силами;
- полностью сократить штат делопроизводителей;
- использовать максимально готовые решения, а после — адаптировать продукт под специфические потребности.
Ход проекта
- Внедрение системы Directum Lite (декабрь 2022 года).
Раньше документ мог потеряться или ждать своего согласования неделями. На сегодняшний день скорость обработки составляет до 200 документов в день, а в системе работают 30 сотрудников — от линейных специалистов до топ-менеджмента.
- Покупка мобильных приложений Solo и Jazz (весна 2023 года).
При помощи мобильных приложений Directum Jazz сотрудники могут работать с документами через телефон или планшет: выполнить задачу, отправить файл, изучить информацию. А руководитель в Directum Solo может выдать поручение или оперативно согласовать документ. Это повысило эффективность работы — генеральный директор отслеживает выполнение задач и текущую загруженность исполнителей, а при необходимости корректирует работу.
- Добавили модуль интеграции с Диадок (февраль 2024 года).
Когда у компании стали появляться междугородние подрядчики, потребовалось связать внешний и внутренний документооборот. Встроенный в систему модуль интеграции с Диадок позволил обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в режиме реального времени. Теперь специалисты создают файлы по шаблону, отправляют их контрагентам и получают входящие письма в едином интерфейсе. Постепенно к электронному обмену подключаются и госструктуры, что значительно облегчает взаимодействие.
- Внедрили модуль «Финансовый архив» (февраль 2024 года).
Решение упростило работу финансового департамента и позволило создавать ответы на запросы контролирующих органов за несколько щелчков мыши.
Результаты проекта
На сегодняшний день все поставленные задачи выполнены. Сейчас происходят тонкие настройки в регламентах. Всего за 2024 год:
- отправлено больше 1000 исходящих писем;
- принято больше 2000 входящих писем;
- обработано 6 262 документа;
- почти 80 договоров находятся на контроле исполнения;
- 25 пользователей работают в Directum Jazz;
- 2 пользователя работают в Directum Solo;
- 30 сотрудников зарегистрированы в системе.
«Мы самостоятельно внедряли систему Directum Lite. Сложностей не было — интуитивно понятный интерфейс позволил настроить решения по потребностям нашей компании. В результате получилось выстроить полный цикл работы в цифре и добиться прозрачности движения документа внутри компании.»
Александр Ионин, руководитель проекта СЭД, АО «ВО Зарубежцветмет»
Об авторе заявки
Александр Ионин. В компании занимаю должность начальника Производственно-технического департамента. Чтобы начать цифровизацию, нужно было только устное распоряжение гендиректора. Внедрение прошло легко, собирать команду не потребовалось. Полностью взял на себя проект по установке и настройке Directum RX и роль руководителя по ИТ.
Номинация:
Старт года
Мобильный доступ
Управление договорами
Jazz
Solo
Directum RX
Делопроизводство
Входящие
Исходящие документы
строительство
Мобильное приложение
Исполнительская дисциплина
Экологично
1
Поделиться материалом:
Опубликовано:
20 марта в 09:08
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (1)
Отличный пример самостоятельного внедрения!