мин для получения информации по состоянию проекта(ов)
сокращение времени на поиск документов по проектам
сокращение времени подготовки отчетов и к совещаниям
Агентство по технологическому развитию (далее Агентство) является оператором программы грантовой поддержки разработчиков конструкторской документации (КД) на комплектующие, признанные приоритетными для различных отраслей российской промышленности. В этой роли Агентство проводит экспертизу проекта, составляет техническое задание (ТЗ), проводит конкурсный отбор и затем контролирует этапы реализации проекта (разработки КД и серийного производства комплектующего). Основной задачей Агентства как оператора программы грантовой поддержки является скорейшее достижение ее цели – серийного производства продукции для замещения импортных аналогов при максимальной эффективности расходования разработчиками средств гранта.
Программа грантовой поддержки проектов действует с 2022 года.
Ежегодно путем конкурсного отбора поддерживается более 100 проектов. А каждый проект может длиться до 6 лет!
Так, к концу 2023 года портфель Агентства состоял из 225 поддержанных проектов.
В проектной деятельности задействовано 80% сотрудников Агентства:
В рамках мониторинга задействовано несколько отделов, которые взаимодействуют с исполнителями конкурсной документации (КД) и между собой по различным вопросам.
Перспективы роста числа проектов и стремление к повышению эффективности своей деятельности стали для Агентства главным фактором для поиска системы управления проектами.
Проектная деятельность до этого велась вручную. Некоторые Excel-таблицы достигали по 50 столбцов. Бизнес-процесс представлял черный ящик. Информация хранилась разрозненно - в переписках и на рабочих столах сотрудников; управление каждым проектом становилось уникальным, а ясность по его результатам более-менее наступала после сведения информации разными подразделениями. Заметное количество времени тратилось на подготовку оперативной информации к совещаниям, а также на отчеты по контрольным показателям.
В рамках инициативы был проработан вопрос по цифровизации проектной деятельности. Для успешной работы по проектам стала очевидной необходимость:
Внедрение цифровой системы должно решить задачи управления таким процессами, как:
Уже имелась самостоятельно настроенная Коробочная версия Directum RX 4.9 (модуль контрагенты, документооборот, договорной модуль, МЭДО). Потенциал вовремя появившегося модуля Directum Projects и квалификация его разработчиков показали, что Агентство может достичь почти всех своих целей, не модифицируя и не дорабатывая имеющуюся коробочную версию (принципиальное решение) при этом используя весь предыдущий опыт и документы в СЭД.
Были протестированы и закуплены модули:
Отдельны выбрана платформа для сводной аналитики и создания дашбордов.
Август 2023 - Декабрь 2024
С тестированием, формализацией, развертыванием, наполнением и стартом – 10 месяцев
В процессе внедрения были проведены следующие работы:
1. Прояснение и описание основных бизнес-процессов. На наш взгляд — это первое, что необходимо для внедрения любой системы управления.
2. Адаптация с помощью ноу-код карточки под специфику деятельности Агентства(гранты) и проекты, которые входят в определенный портфель. Названия, иерархия и нумерация документов соответствует принятым в нашей организации.
3. Матрица доступов. Проекты Агентства, связаны с отраслями промышленности, которые разделены между отраслевыми управляющими директорами. С помощью Directum RX есть возможность настроить доступы для проектной команды и/или команд одним кликом.
4. Внедрение Agile-доски для бизнес-процесса, связанного с проверкой итоговой отчетной документации.
5. Аналитика и системы аналитики. К сожалению, ни один разработчик не может предоставить возможность анализировать портфель проектов в различных срезах, поэтому были созданы читающие SQL запросы к БД Directum. SQL запросы добавили гибкость к аналитике и возможность получить информацию в различных срезах. Далее - сторонние платформы анализа и отображения данных. Таким образом избежали модификаций коробки и специализированной разработки.
Мы начинали с первых версий модуля Directum Projeсts и развивали(сь) вместе с ним.
Чего на тот момент не хватило:
1. Гибкости no-code для модуля проекта и Agile-доски, команда Directum добавила несколько дополнительных полей, но хотелось бы больше гибкости настроек и иметь возможность создавать новые сущности в no-code (было бы достаточно 5-10).
2. Наличия интерфейса запросов, формирования и выгрузки отчетности из самого Директума.
3. Возможности отразить модуль проекты в виде Agile-доски - пожелание.
4. Настройки дорожной карты портфелей проектов – для нас имеющийся функционал оказался не рабочим.
Отдельно хотелось бы поблагодарить службу поддержки Директума за вовлеченность и оперативную помощь по устранению проблем! Повторюсь, что контракт на поддержку оправдывает себя и позволяет получать новые возможности.
1. Мы наконец-то ушли от огромных базовых Эксель таблиц, сводных ручных отчетов и презентаций. Информация по проектам обрела структуру, последовательность и единое место хранения.
2. Совещания проходят эффективнее, принятые и внесенные изменения отражаются на экране в онлайне, а руководство заранее имеет необходимую информацию.
3. Мы получили архив документов, связанный с проектами. Каждый документ теперь связывается с соответствующим проектом, обеспечивая целостность всего управления.
4. Бизнес-процессы стали яснее, сотрудники отслеживают все стадии проектов. Проработаны новые регламенты работы, разработаны инструкции и документация по ведению проектов в Директуме.
5. Существенно снизили риски провала по срокам, несвоевременных реакций, потерь информации. Легче стало держать "руку на пульсе".
6. Процесс сдачи/приемки результата проекта(Конструкторской документации) стал нагляднее.
7. Вывели информацию на дашборд, который оперативно обновляется и доступен для принятия решений в любой момент и в любом месте.
8. Взаимодействие с подрядчиками стало более четким и документированным.
9. Агентство теперь готово к обработке бОльшего числа проектов при тех же ресурсах.
10. Неочевидный, но важный эффект — снижение уровня стресса и напряженности в коллективе, связанного с [неизбежными из п.1] ошибками, суматохой поиска информации и отслеживания состояний проектов. Сотрудникам стало удобнее, спокойнее и понятнее решать свои задачи.
В команду по внедрению входило всего три сотрудника, внедрение осуществлено своими силами с поддержкой команды Директума:
Опубликовано:
26 марта в 16:18
Обсудите реализацию с экспертом Directum