От Экселя и сумбура к единой системе управления проектами "в одно касание"

Бизнес-контекст

Агентство по технологическому развитию (далее Агентство) является оператором программы грантовой поддержки разработчиков конструкторской документации (КД) на комплектующие, признанные приоритетными для различных отраслей российской промышленности. В этой роли Агентство проводит экспертизу проекта, составляет техническое задание (ТЗ), проводит конкурсный отбор и затем контролирует этапы реализации проекта (разработки КД и серийного производства комплектующего). Основной задачей Агентства как оператора программы грантовой поддержки является скорейшее достижение ее цели – серийного производства продукции для замещения импортных аналогов при максимальной эффективности расходования разработчиками средств гранта.

Программа грантовой поддержки проектов действует с 2022 года.

Ежегодно путем конкурсного отбора поддерживается более 100 проектов. А каждый проект может длиться до 3-х лет!

Так, к концу 2023 года портфель Агентства состоял из 225 поддержанных проектов.

Предпосылки

В проектной деятельности задействовано 80% сотрудников Агентства:

1. Дирекция.
2. Исполнительная дирекция (Юристы, Грантовая служба, Финансовая служба).
3. Проектные офисы и центры компетенций, связанные с грантовой поддержкой.

 В рамках мониторинга задействовано несколько отделов, которые взаимодействуют с исполнителями конкурсной документации (КД) и между собой по различным вопросам. 

     Перспективы роста числа проектов и стремление к повышению эффективности своей деятельности стали для Агентства главным фактором для поиска системы управления проектами.

Как было

Проектная деятельность до этого велась вручную. Некоторые Excel-таблицы достигали по 50 столбцов. Бизнес-процесс представлял черный ящик. Информация хранилась разрозненно - в переписках и на рабочих столах сотрудников; управление каждым проектом становилось уникальным, а ясность по его результатам более-менее наступала после сведения информации разными подразделениями. Заметное количество времени тратилось на подготовку оперативной информации к совещаниям, а также на отчеты по контрольным показателям.

Цели и задачи

В рамках инициативы был проработан вопрос по цифровизации проектной деятельности. Для успешной работы по проектам стала очевидной необходимость:

1. Обеспечить прозрачность процессов и стадий управления проектами,
2. Произвести связывание всех проектных документов и переписок в одной точке хранения
3. Организовать архивацию проектного документооборота,
4. Настроить оперативное информирование о ключевых событиях проектов,
5. Создать наглядный и автоматизированный мониторинг состояния проектов для руководителей,
6. Расширить в будущем управление на стадии предпроектной (выбор исполнителя) и постпроектной (выбор разработчика) деятельности.
7. Заложить основу для базовой интеграции с системами финансовой управления.

Внедрение цифровой системы должно решить задачи управления таким процессами, как:

• Мониторинг сроков этапов проектов (каждый проект разделен на этапы)
• Мониторинг целевых показателей (результатов предоставления грантов)
• Мониторинг финансовых показателей (кассовое исполнение)
• Формализация бизнес-процессов, внесение и ведение информации по проектам
• Аналитика проектной деятельности (дашборд для руководства вместо Экселя и Презентаций).

Описание проекта

Используемые решения и подходы

Уже имелась самостоятельно настроенная Коробочная версия Directum RX 4.9 (модуль контрагенты, документооборот, договорной модуль, МЭДО). Потенциал вовремя появившегося модуля Directum Projects и квалификация его разработчиков показали, что Агентство может достичь почти всех своих целей, не модифицируя и не дорабатывая имеющуюся коробочную версию (принципиальное решение) при этом используя весь предыдущий опыт и документы в СЭД.

Были протестированы и закуплены модули:

• Портфели и программы 3.0
• Планирование проекта 3.0 (диаграммы Ганта по всем проекта)
• Проекты 4.9
• Установлен модуль Agile-доски 2.0 (бесплатная версия).

Отдельны выбрана платформа для сводной аналитики и создания дашбордов.

Длительность и этапы проекта

Август 2023 - Декабрь 2024

С тестированием, формализацией, развертыванием, наполнением и стартом – 10 месяцев

Разработка и внедрение аналитики-дашборда + 7 месяцев

Тестирование

• Август-Сентябрь 2023 запрошен тестовый стенд у команды Директум, с ней проведены консультации
• Сентябрь-Ноябрь 2023 тестирование модуля, описание бизнес-процессов (часть в нотации BPMN 2.0, часть простыми линейными схемами)
• Ноябрь 2023 закупка всех трех модулей Directum Projects и развертывание на своей площадке.

Основной этап (перенос проектной информации, привязка существующих документов к проектам)

• Ноябрь 2023 - Январь 2024 адаптация модуля под задачи Агентства (no-code по части карточек и полей, справочники, оценка доработок), а также тестирование на одном из отделов.
• Февраль - Апрель 2024 занесение проектов в Directum Projects, привязка документов, разработка инструкций, массовое тестирование, отладка, устранение ошибок.
• Май 2024 - ввод в эксплуатацию, начало активной работы

Внедрение Agile-доски в тестовой версии и дашбордов

• Май - Август 2024 внедрение Agile доски (бесплатной версии), SQL выгрузки в Excel, тестирование платформ для создания Дашбордов.
• Сентябрь-Декабрь 2024 настроена платформа аналитики на локальном сервере и создан дашборд.
• Декабрь 2024 - запуск системы аналитики

Наиболее значимые мероприятия

В процессе внедрения были проведены следующие работы:

1. Прояснение и описание основных бизнес-процессов. На наш взгляд — это первое, что необходимо для внедрения любой системы управления.

2. Адаптация с помощью ноу-код карточки под специфику деятельности Агентства(гранты) и проекты, которые входят в определенный портфель. Названия, иерархия и нумерация документов соответствует принятым в нашей организации. 

3. Матрица доступов. Проекты Агентства, связаны с отраслями промышленности, которые разделены между отраслевыми управляющими директорами. С помощью Directum RX есть возможность настроить доступы для проектной команды и/или команд одним кликом.

4. Внедрение Agile-доски для бизнес-процесса, связанного с проверкой итоговой отчетной документации.

5. Аналитика и системы аналитики. К сожалению, ни один разработчик не может предоставить возможность анализировать портфель проектов в различных срезах, поэтому были созданы читающие SQL запросы к БД Directum. SQL запросы добавили гибкость к аналитике и возможность получить информацию в различных срезах. Далее - сторонние платформы анализа и отображения данных. Таким образом избежали модификаций коробки и специализированной разработки.

1. Сформирована Excel-таблица на базе SQL-запросов, которая автоматически отслеживала показатели проекта и позволяла проводить исследования для совершенствования механизма по мониторингу проектов.
2. С помощью запроса была создана автоматическая связка между Agile-доской и модулем Проекты. Связка помогла связать процесс проверки итоговой отчетной документации с проектной частью.
3. Дашбордирование с помощью бесплатных систем-аналитики. Создана панель и защищенный доступ к ней для руководства.

Особенности и сложности проекта

Мы начинали с первых версий модуля Directum Projeсts и развивали(сь) вместе с ним.

• Основной сложностью стала формализация бизнес-процессов, но именно она стала основой для успешной реализации.
• No-code по части модификации карточек был ограничен, кол-во и тип полей фиксирован. Пришлось снижать свои хотелки. Но разработчик активно учитывал пожелания и улучшал продукт.
• Обновления Коробочной версии(+МЭДО) с пятью дополнительными модулями (3-х Проектов, Agile и БЗ) оказалось не тривиальной задачей, каждый раз требовало усилий и поддержки. Использовали тестовый стенд и помощь ТП Директума. Контракт на годовую поддержку себя оправдывает! 
• Так как мы обращались к базе данных напрямую(на чтение), то обновления иногда меняли алгоритмы работы с базой самим Директумом. Поэтому нам приходилось выявлять эти изменения (а порой и ошибки в самих обновлениях) и модифицировать логику своих запросов.

Чего на тот момент не хватило:

1. Гибкости no-code для модуля проекта и Agile-доски, команда Directum добавила несколько дополнительных полей, но хотелось бы больше гибкости настроек и иметь возможность создавать новые сущности в no-code (было бы достаточно 5-10).

2. Наличия интерфейса запросов, формирования и выгрузки отчетности из самого Директума.

3. Возможности отразить модуль проекты в виде Agile-доски - пожелание.

4. Настройки дорожной карты портфелей проектов – для нас имеющийся функционал оказался не рабочим.

Отдельно хотелось бы поблагодарить службу поддержки Директума за вовлеченность и оперативную помощь по устранению проблем! Повторюсь, что контракт на поддержку оправдывает себя и позволяет получать новые возможности.

Результаты

Как стало

1. Мы наконец-то ушли от огромных базовых Эксель таблиц, сводных ручных отчетов и презентаций. Информация по проектам обрела структуру, последовательность и единое место хранения. 

2. Совещания проходят эффективнее, принятые и внесенные изменения отражаются на экране в онлайне, а руководство заранее имеет необходимую информацию.

3. Мы получили архив документов, связанный с проектами. Каждый документ теперь связывается с соответствующим проектом, обеспечивая целостность всего управления.

4. Бизнес-процессы стали яснее, сотрудники отслеживают все стадии проектов. Проработаны новые регламенты работы, разработаны инструкции и документация по ведению проектов в Директуме.

5. Существенно снизили риски провала по срокам, несвоевременных реакций, потерь информации. Легче стало держать "руку на пульсе".

6. Процесс сдачи/приемки результата проекта(Конструкторской документации) стал нагляднее.

7. Вывели информацию на дашборд, который оперативно обновляется и доступен для принятия решений в любой момент и в любом месте.

8. Взаимодействие с подрядчиками стало более четким и документированным.

9. Агентство теперь готово к обработке бОльшего числа проектов при тех же ресурсах.

10. Неочевидный, но важный эффект — снижение уровня стресса и напряженности в коллективе, связанного с [неизбежными из п.1] ошибками, суматохой поиска информации и отслеживания состояний проектов. Сотрудникам стало удобнее, спокойнее и понятнее решать свои задачи.

Показатели

• 393 проекта контролируются в информационной системе
• всего 1 мин требуется для получения информации по состоянию проекта(ов)
• на 70% сократилось время на поиск документов по проектам
• на 80% сократилось время подготовки отчетов и к совещаниям 

Планы по развитию

• Описание и цифровизация процессов, которые до этого не были затронуты. Переход от частных регламентов к сквозным no-code Бизнес-процессам.
• Интеграция (или даже реализация в Директуме) с предпроектной (CRM) и постпроектной (Электронный архив КД) деятельностью.
• Создание новых видов документов и шаблонов для упрощения, стандартизации и гибкого мониторинга проектного документооборота.
• Внедрение и активное использование полной версии Agile-доски и подключение Базы знаний для проектов.
• Задействование модуля Projects и Agile для внутренних проектов: ИТ изменений, переездов, закупок и т.п.

Команда проекта

В команду по внедрению входило всего три сотрудника, внедрение осуществлено своими силами с поддержкой команды Директума:

• Руководитель направления Буков Денис Вячеславович - идея, Project manager, Администратор, Бизнес-аналитик, SQL - аналитик (построения дашборда), системный аналитик. 
• Главный IT-специалист Яковлев Денис Владимирович - Развертывание систем, настройка, создание SQL представлений данных, техническое сопровождение.
• Главный специалист Мастихина Александра Андреевна - информационная поддержка сотрудников, проверочные процедуры (корректность заполнения), сопровождение мониторинга проектов, помощь руководителю направления.