Полностью оцифрованный процесс технологического присоединения: от заявки до договора в ГУП «Белоблводоканал»

Бизнес-контекст

Государственное унитарное предприятие Белгородской области «Белгородский областной водоканал»  занимается централизованным водоснабжением и водоотведением по всей Белгородской области. Имеет широкую филиальную сеть, а также несколько производственных подразделений и управлений. Клиенты ГУП обращаются с заявками на водоснабжение и водоотведение.

Географически регион большой: в среднем от филиала до головного управления в Белгороде более 100 км., один из филиалов располагается в 234 от Белгорода.

Цели и задачи проекта

До внедрения Directum RX заявки Клиентов, сопутствующая документация, подготовка ответов в случае некомплектности документов, а также формирование договоров полностью происходило на бумаге. В зависимости от объемов водоподведения/отведения, некоторые договоры по регламентам должны согласовываться и подписываться в головном управлении. В итоге для согласования заявки и/или договора затрачивалось огромное количество как трудочасов сотрудников из филиалов (в пути, ожидание приема и подписание, обратно), так и топлива + амортизация автомобильного парка Заказчика.

Описание проекта

Используемые решения и подходы

Проект прошел на Directum RX 4.3. Модули «Договоры», «Делопроизводство», МКДО, Solo и Jazz.

История проекта

Конкретный кейс по переводу формирования заявок и договоров прошел в период апрель-октябрь 2024 и включал традиционные этапы: анализ и проектирование, настройка и модификация СЭД, обучение рабочей группы, тестовая эксплуатация и опытно-промышленная эксплуатация.

На старте этапа проработки заявки на технологическое присоединение у Заказчика сменился бизнес-заказчик и РПЗ. После обновления команды потребовалась адаптация новых сотрудников под текущую настроенную систему (к началу внедрения «Договоры» был настроен модуль «Делопроизводство»).

РПЗ проявил отличные лидерские и аналитические качества, а также способность быстро освоить текущие процессы (AS IS) и согласовать со стейк-холдерами реализацию в Directum RX (TO BE).

Решение для бизнес-процесса технологического присоединения

Обследование именно бизнес-процесса технологического присоединения проводились дистанционно. Несколько встреч со стейкхолдерами – руководитель делопроизводителей, ведущие инженеры. Далее точечные уточнения к соответствующим отделам через РПЗ.

Суть решения

1. Создается заявка (наследована от «Входящее письмо»), заполняются обязательные поля, в область вложений прикладываются необходимые документы.
2. Фоновые процессы в зависимости от подразделения/филиала, в котором создана заявка, объемов водоподведения/отведения по определенным правилам назначают ответственных инженеров (роль) и контролеров (роль) по заявке, а также рассылают им задачи и поручения.
3. При выполнении работ по заявке (проверка комплектности документов, технической возможности оказания услуг) ответственный сотрудник принимает решение или создать письмо-ответ (наследование Исходящего письма) или Договор. Функционал для удобства вынесен отдельной кнопкой на ленте. В письмо-ответ или договор, которые создаются по этой кнопке предзаполняются некоторые поля, например, Клиент, объем и т.д.
4. Письмо-ответ или договор отправляются по своим регламентам согласования. Для согласования Договора добавлено условие по объемам водоподведения/водоотведения.
5. Заявка, по которой отправлено письмо-ответ или создан проект договора, автоматически закрывается. В случае необходимости, например, клиент прислал обновленный пакет документов, заявку можно открыть повторно и продолжить работу по ней, например, создать проект договора.

Делопроизводитель в филиале или производственном подразделении формирует карточку заявки, в которой указывает заявителя, начальника ПТУ и Руководителя филиала (ПП):

После сохранения карточки фоновый процесс ищет заявки, по которым не заполнены поля «Инженер ПТО» и «Ведущий инженер ПТУ».

Если поле «Ведущий инженер ПТУ» = пусто, то формируется задача «О необходимости заполнения поля «Ведущий инженер ПТУ».

Если поле «Инженер ПТО» = пусто, то формируется задача «О необходимости заполнения поля «Инженер ПТО», по данной заявке сотруднику из поля «Руководитель филиала (ПП)».

После того, как необходимые руководители назначат инженеров, следующий фоновый процесс отправляет задачу на исполнение поручения для заполнения объема водоотведения/подведения.

В зависимости от результатов проверки документов Инженер принимает решение о создании проекта договора или письма-ответа по заявке:

По бизнес-процессу есть зависимость подписанта договора от объемов водоподведения/отведения.

При формировании договора по «Договор по заявке» в карточку договора в поле «Категория» проставляется соответствующая категория или «Объем водоотведения < 7 куб.м.», или «Объем водоотведения >= 7 куб.м.».

Особенности решения и выбор инструментария

В проекте использованы следующие инструменты low-code разработки: наследование карточек документов, задачи и поручения, перекрытие, вычисляемые роли, фоновые процессы, асинхронные обработчики.

К сожалению, не все в созданном решении можно адаптировать на no-code, т.к. добавлены новые поля в карточки, фоновые процессы и асинхронные обработчики, которые пока нет возможности добавить средствами no-code.

После перехода Заказчика на последние версии Directum RX планируется максимально перевести на no-code.

Дополнительные материалы

Ссылка на описание кейса на нашем сайте https://www.credos.ru/proyekty/gup/

Результаты

По результатам внедрения был оцифрован один из сложных процессов «Заявка на технологическое присоединение»:

• ранее требовалось много действий с бумажными носителями;
• теперь сотрудникам, ответственным за работы на том или ином этапе, не нужен доступ к оригиналам документов, что сократило и логистические затраты;
• сам процесс обработки заявки стал более прозрачным.

Показатели

• 50 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• 3 топ-менеджера работают в системе

Планы по развитию проекта

• В проработке обновление Заказчика до актуальной версии Directum RX;
• перенос некоторых low-code-решений в no-code для возможности самостоятельной настройки процессов;
• Проработка отчетности и виджетов по исполнительской дисциплины по обработке заявок – оптимизация текущих процессов, повышение скорости обработки и исполнительской дисциплины.

Состав команды проекта

В проекте внедрения участвовали

Руководитель проекта от Заказчика (ГУП БВК) – Семенов Дмитрий

Администратор СЭД (ГУП БВК) – Безлюдов Алан

Куратор проекта (Кредо-С) – Елена Колобродова

Руководитель проекта от Исполнителя (Кредо-С) – Черкасов Александр

Аналитик (Кредо-С) – Виктория Стрелковская

Аналитик (Кредо-С) – Надежда Экономцева

Консультант (Кредо-С) – Дмитрий Колесников

Разработчик (Кредо-С)– Сергей Гаврилов

Об авторе заявки

Александр Черкасов. Выступал в роли Руководителя проекта от Исполнителя.

Проект был вызовом для всей нашей команды – смена ЛПР и РПЗ, проект долгое время был на паузе.

Вся моя профессиональная деятельность так или иначе связана с внедрением информационных систем, согласованием документации и поиском путей оптимизации. Знакомство с Directum RX – это важная веха в моей профессиональной деятельности. Вместе с командой с помощью Directum RX снимаем лишнюю нагрузку на пользователей и помогаем руководству заказчиков принимать оперативные решения по операционным вопросам.