Контрагенты под полным контролем: как Directum RX оптимизировал проверки

Предпосылки проекта

Переход на Directum RX и автоматизация проверки налоговой добросовестности.

В 2023 году компания «ЦИТ» запланировала переход с Directum 5.8 на Directum RX. В этот же период в компании был внедрён новый регламент работы комиссии по проверке налоговой добросовестности, который увеличил объём документов и количество показателей для рассмотрения при заключении договоров.

Прежний процесс проверки

Ранее ответственные специалисты направляли пакет документов по контрагенту на электронную почту членам комиссии. После рассмотрения, комиссия писала по почте специалистам Группы сопровождения клиентской базы свое решение. Группа сопровождения клиентской базы:

• Печатала лист проверки и лист согласования;
• Организовывала подписание документов у каждого члена комиссии;
• Передавала договор вместе с сопроводительными документами на подпись руководству.

Такой процесс оказался неэффективным, особенно при возникновении замечаний по документам или при неполном комплекте.

Цели проекта

Перед командой внедрения была поставлена ключевая задача: полностью автоматизировать и перевести в безбумажный формат процесс проверки контрагентов на налоговую добросовестность для каждого договора.

Решаемые задачи

В рамках проекта необходимо было разработать функционал для:

1. Массовой загрузки и прикрепления документов проверки к договорам на различных стадиях согласования.
2. Разграничения прав доступа для принятия и фиксации решений по проверке.
3. Обеспечения доступа комиссии и ответственных к историческим данным и документам предыдущих проверок.
4. Создания удобного интерфейса для пользователей разного уровня подготовки.

Реализация 

Для автоматизации бизнес-задачи из базового функционала Directum RX было взято Досье контрагента, как основное место хранения всех загружаемых документов для проверки по контрагенту.

Для автоматизации процессов проверки было разработано решение (модуль) «Проверка контрагента» и типы документов «Первичная проверка контрагента» и «Вторичная проверка контрагента».

Первичная проверка создается, если договор с контрагентом заключается впервые. Вторичная проверка формируется, если договор с контрагентом заключался ранее, но не более 1 года назад, не было смены наименования и реорганизации по организации.

При создании типов документов учитывались 10 показателей проверки для первичной и 5 показателей для вторичной.

Участники процесса

Процесс после внедрения решения

Работа с досье

Специалисты Группы Сопровождения клиентской базы (СКБ) создают запись по контрагенту и загружают все документы по нему в досье. Если контрагент уже есть в справочнике «Организации», то специалист актуализирует документы и сведения в карточке, учитывая предмет договора и в каком статусе выступают стороны.

Для удобства актуализации и работы со сведениями о контрагентах был доработан функционал досье:

– Автоматическая загрузка документов с сайтов проверки (Контур.Фокус).

При наличии рабочего API основные документы по контрагенту можно загрузить с Контур.Фокуса.

– Массовая загрузка документов с ПК.

Функционал, позволяющий массово загрузить документы, не выполняя дополнительных действий с каждой карточкой сведений о контрагенте.

– Автоматическая подстановка даты создания документа в досье.

В период опытной эксплуатации было выявлено, что по контрагенту может быть до 4 и более проверок в год, созданные разными специалистами СКБ. И к каждой проверке нужен разный состав документов, особенно если категория и стороны договора меняются. Но некоторые документы, например, Устав, могут быть неизменны в течение года, другие же могут требовать актуализации.

– Создание первичной и вторичной проверок из досье.

Функционал позволяет выбрать необходимые документы из досье и создать ту проверку, которая нужна в текущий момент.

Карточка проверки контрагента

После создания проверки, специалист группы СКБ проверяет прикреплены ли все необходимые документы во вкладке «Связи» и выбирает нужный договор.

Полная карточка первичной проверки

После специалист отправляет договор на согласование, прикрепив во вложение задачи карточку проверки. 

Это позволило исключить большой объём вложений в задачах по согласованию договорных документов и возможность дополнять документы для проверки, не прекращая согласование.

Если в процессе согласования у членов комиссии возникают замечания по документам и требуется добавить документы либо заменить, то специалист СКБ может максимально это сделать через вкладку «Связи» в проверке, при этом добавляя несколько документов из досье за раз.

В процессе эксплуатации было замечено, что разные специалисты по-разному работают в Directum RX и создают документы. Чтобы удовлетворить их потребности, функционал создания карточки проверки реализовали в различных местах Directum RX: через карточку договорного документа, через досье, через реестр проверок.

Права доступа

В процессе согласования договора участники комиссии фиксируют своё решение по контрагенту и договору в своей вкладке. Решение других участников они не могут править, только просматривать, если доступ предоставлен. Если руководитель делегировал проверку своему подчинённому, то специалист заполняет показатели за своего руководителя и сохраняет карточку. Подтвердить окончательное решение проверки могут только руководители - участники специально созданных ролей.

Ответственные за договора по умолчанию получают доступ к карточке проверки по своим договорам, и по возможности могут просмотреть итоговое решение и какие документы были прикреплены через реестр в модуле.

Полный доступ ко всем проверкам имеют Группа СКБ и Администраторы.

Контрагент на контроле

По регламенту проверки контрагентов по налоговой добросовестности, если по контрагенту имеются факторы особой осмотрительности, но было принято решение заключить договор, то через полгода после проверки либо при пролонгации нужно провести вторичную проверку. Для этого был разработан фоновый процесс, который анализирует проверки контрагентов по действующим договорам и по истечению определённого времени формирует задачу Ответственному по договору для создания вторичной проверки и отправки её на согласование. 

Результаты

1. Процесс проверки контрагентов полностью перешёл в электронный формат и стал более прозрачным для ответственных по договорам.
2. Объединение процесса проверки с процессом согласования договорных документов оптимизировало работу согласующих.
3. Система стала удобным инструментом для принятия решений. По истечению времени можно просмотреть историю принятия решений, исключить дублирования процессов рассмотрения и учесть возможные риски по предыдущим проверкам.
4. За последний год было проведено более 350 проверок по 265 организациям и загружено более 2 тыс. сопутствующих документов (сведения о контрагенте) в Directum RX.

Показатели и планы развития решения 

1. Срок проверки контрагентов сократился в 3 раза.
2. Были автоматизированы процессы 3 топ-менеджеров.

В настоящий момент планируется пересмотр процессов согласования договорных документов, и этап формирования проверки контрагента тоже будет затронут. Со стороны функционального заказчика формируются требования по оптимизации создания и прикрепления проверки на уже стартованных задачах по процессам согласования договорных документов, и возможности максимальной автоматизированной загрузки в Directum RX сведений о контрагенте из различных источников.

Команда проекта

Со стороны функционального Заказчика: 

• Руководитель группы сопровождения клиентской базы;
• Главный бухгалтер;
• Юридическая служба;
• Руководитель Финансово-экономического отдела.

Со стороны Исполнителя:

• Руководитель проекта/Аналитик/Разработчик – Проценко Екатерина, Ведущий специалист Управления ИТ;
• Тестировщик/Аналитик  - Семенова Надежда, Специалист Управления ИТ;
• Разработчик - Рабков Роман, Программист Управления ИТ.