КЭДО: больше чем подпись — автоматизация кадровых процессов и заявочный сервис в одном решении

Бизнес-контекст

«Лента» — ведущий многоформатный продуктовый и FMCG-ритейлер в России. Компания основана в 1993 году, штаб-квартира в г. Санкт-Петербург. Компания развивает форматы гипермаркетов, супермаркетов и магазинов у дома. В октябре 2023 года «Лента» приобрела розничную сеть магазинов у дома «Монетка», входящую в десятку крупнейших розничных сетей России. 

«Лента» также предоставляет покупателям возможность совершать покупки онлайн, используя свои сервисы «Лента Онлайн» и сервисы онлайн партнеров. «Лента» является крупнейшей сетью гипермаркетов в России и четвёртой среди крупнейших продуктовых ритейлеров страны по выручке. По состоянию на 31 декабря 2023 года под управлением «Ленты» находится 261 гипермаркет, 246 супермаркетов и 2 312 магазинов у дома общей торговой площадью свыше 2,32 млн кв. м в более чем 650 населённых пунктах России.

Уникальность проекта

Уникальное положение «Ленты» и почти 70 тысяч сотрудников компании стали драйвером существенных изменений.

Проект автоматизации обеспечил эффективную работу с кадровыми процессами: более 97% работников в более 60 субъектах РФ подключены к системе КЭДО.

2024 год прошел под эгидой наращивания функциональности в рамках автоматизации новых кадровых процессов, таких как:

• управление полномочиями в КЭДО
• усовершенствование штампов подписей
• интеграционные доработки (автоматизация предоставления гарантий и компенсаций по заявлениям сотрудников, автоматизация оформления совмещения/исполнения обязанностей)

Задачи и цели

1. Управление полномочиями и ролями в КЭДО

Бизнес-задачи:

• уменьшить срок поиска документа в системе
• разграничить доступы к кадровым документам в зависимости от роли
• разделить зоны ответственности
• ввести роли транзакционного центра ОЦО для освобождения ресурсов Отделов персонала

2. Усовершенствование штампов подписей

Бизнес-задачи:

• присвоить каждому документу в системе уникальный код
• пронумеровать страницы электронного документа
• вывести штампы подписей на отдельную страницу

3. Интеграционные доработки

Бизнес-задача:

• Расширение бизнеса увеличило количество транзакционной работы. Требовалось разработать универсальный механизм для исключения «ручных» операций транзакционным центром (ОЦО) по проведению кадровых событий.

Для кадровых событий, инициируемых сотрудником: требуется по данным, содержащимся в заявлении сотрудника, отправленного из Личного кабинета КЭДО, формировать кадровую проводку в системе SAP HR без участия Отделов персонала и сотрудников транзакционного центра ОЦО.

Для кадровых событий, инициируемых руководителем: требуется в системе КЭДО создать личный кабинет руководителя, в котором руководитель может инициировать кадровое событие. По мета-данным которого формировать кадровую проводку в системе SAP HR, передавать пакет документов в Личный кабинет сотрудника без участия Отделов персонала и сотрудников транзакционного центра ОЦО.

Заказчиками на проекте выступили Т. Юркевич, директор по персоналу, и Е. Потапова, HR-бизнес-партнер.

Описание и возможности решения

Проектное решение разрабатывали 4 месяца.

Профильную систему от Directum выбрали, потому что она демонстрирует высокую гибкость, скорость работы и возможность адаптации под различные бизнес-задачи – не только в области электронного подписания документов, но и для полной автоматизации кадровых процессов. Поэтому расширение функциональности Directum оказалось логичным решением, позволяющим избежать затрат на приобретение дополнительного программного обеспечения.

Для решения задач проекта использовали модули «Интеграция с SAP», «Кадровый ЭДО».

Благодаря проработке архитектурного решения, четкой постановке целей, сложностей не возникло.

Рациональность выбора инструментов адаптации

Управление полномочиями в КЭДО

На текущий момент в системе Directum RX в «Ленте» выделено несколько основных ролей, которые присваиваются определенным группам пользователей:

Сотрудник отдела персонала (СОП) – перечень участников передается по интеграции из SAP и хранится в карточке подразделения. Участники роли являются основными пользователями системы и имеют доступ к документам сотрудников разделов персонала в рамках своей зоны ответственности. СОП отвечают за подключение сотрудников к личному кабинету, контроль своевременного выполнения задач пользователями личного кабинета.

Руководитель отдела персонала (РОП) – перечень участников передается по интеграции из SAP, обладает всеми правами роли «Сотрудник отдела персонала» и имеет доступ к задачам СОП, отчету исполнительской дисциплины. Отвечает за своевременность выполнения заданий СОП.

Функциональный/административный руководитель – вычисляется по штатной должности сотрудника. Имеет доступ к задачам и документам подчиненных, созданию служебных записок на совмещение/исполнение обязанностей. Может формировать отчет исполнительской дисциплины в рамках зоны ответственности по подчиненным сотрудникам.

Ответственный за ЛНА – заполняется вручную администратором. Отвечает за добавление новых ЛНА в систему, формирование правил «жизни» ЛНА, массовую отправку ЛНА сотрудникам.

Центр кадрового сопровождения (ЦКС) – вычисляется по должности. Для заполнения данной роли реализован гибкий механизм настройки. Администратор может выбирать должности, которые будут включены в роль. Пользователи роли могут конкурентно выполнять задачи благодаря наличию системного пользователя. На системного пользователя в рамках фонового процесса формируются замещения для всех участников роли, аналогично с помощью фонового процесса список участников роли актуализируется. Сотрудники роли отвечают за обработку кадровых событий. Временная роль, т.к. пока не все кадровые проводки автоматизированы.

Универсальный подписант – заполняется в карточке организации, согласно коробочной логике подставляется в маршруты, исходя из наличия организации в карточке документа. Данная функциональность была доработана, поскольку компании необходимо разделять доступ к документам в зависимости от грейда сотрудника. Реализован настроечный справочник. Теперь при вычислении подписанта в маршруте система будет обращаться к записям справочника и подставлять подходящего подписанта. Подписант может вычисляться как по отдельным данным сотрудника, так и по типам, видам документа.

Усовершенствование штампов подписей

В рамках решения задачи по выводу атрибутов на страницы был разработан новый механизм простановки штампов. В систему добавлены два новых справочника: настройки маркера и настройки штампа.

Справочник «Настройки маркера» по умолчанию содержит 3 записи: шаблонный маркер, шаблонный табличный маркер, шаблонный нумеруемый маркер. Маркеры представляют из себя код HTML+CSS. Каждый маркер отвечает непосредственно за визуализацию штампов сотрудников или нумерацию страниц документов. При необходимости администратор может внести корректировки в маркер, для этого реализована возможность быстрого редактирования.

В каждый маркер добавлен ряд вычисляемых параметров, которые будут выводиться на документ после подписания. Список этих параметров заранее предопределен. Для решения текущей задачи, к примеру, в нумеруемый маркер был добавлен параметр {VersionBodyHash}. Таким образом, помимо нумерации, на каждую страницу документа выводится его хэш.

Справочник «Настройки штампа» позволяет задавать ряд правил, по которым будет выводиться тот или иной штамп на документе. Данный справочник дает администратору возможность гибко настраивать штампы по типам и видам документов отдельно.

На текущий момент в системе активно используется две настройки штампа. Первая – табличный штамп, который применяется для всех видов документов, кроме ЛНА.

Вторая – табличный штамп исключительно для ЛНА. Отдельная настройка для ЛНА была сделана из-за наличия на документе значительного количества подписей. Настройка исключает простановку штампов УНЭП на документе.

В каждый документ добавляется дополнительная страница, на которой и осуществляется простановка всех штампов.

Интеграционные доработки

Интеграция с Core HR-системой

Для решения бизнес-задач была реализована интеграция с Core HR-системой. В качестве примера можно рассмотреть, как реализован процесс совмещения/исполнения обязанностей.

Руководитель сотрудника через Directum RX формирует служебную записку на совмещение/исполнение обязанностей для своего подчиненного. После успешного согласования служебная записка автоматически попадает в очередь на отправку в SAP. Отправка документов из очередей осуществляется при помощи фонового процесса.

Помимо самого документа в SAP отправляет набор данных в JSON, которые и определяют какое именно мероприятие будет сформировано и по какому сотруднику.

Архитектура интеграции

После получения данных из служебной записки, в SAP автоматически проводится кадровое событие и формируется пакет документов по мероприятию. Пакет документов в фоновом режиме отправляется в Directum RX.

Для того, чтобы система могла корректно обработать полученные документы, был разработан справочник внешних документов, который содержит их идентификаторы, и справочник связей внешних и внутренних документов, который определяет, документ какого вида будет в системе и по какому маршруту он пойдёт.

В Directum RX приходит пакет документов и идентификатор служебной записки. Каждый пакет содержит один главный документ и несколько связанных.

В системе формируется связь, которая состоит из главного документа, связанных и служебной записки, которая была сформирована ранее.

По данному пакету документов формируется маршрут. Маршрут включает в себя несколько сценариев по обработке документов в зависимости от нескольких критериев: дата мероприятия, статус подключения сотрудника и т.д.

Если сотрудник не дал свое согласие на переход на КЭДО, либо по законодательству документ не может быть подписан электронно, то формируется задание для сотрудника отдела персонала для организации ознакомления на бумаге (например: журнал регистрации инструктажа на рабочем месте).

Отправка заявления из личного кабинета в SAP

В качестве альтернативного варианта интеграции реализован процесс отправки заявления из личного кабинета в SAP. Реализована доработка, которая позволяет передавать параметры заявления, заполненные сотрудником, из HR Pro в Directum RX. Каждому параметру, который необходимо передать, присваивается ключ в настройках заявлений. В HR Pro после подписания заявления сотрудником добавляется этап по отправке параметров в Directum RX. Они записываются на отдельную вкладку карточки.

Для передачи данных по заявлениям в SAP был доработан справочник «Настройки заявлений». Добавлена возможность указания этапа, после которого будет осуществляться отправка.

Когда в маршруте наступает очередь этапа отправки, система осуществляет добавление документа в очередь. Очередь документов обрабатывается фоновым процессом.

Для определения вида документа и передаваемых значений реализован справочник «Передаваемые поля».

Помимо стандартных полей из карточки документа, в нем есть возможность указания дополнительных параметров, которые передавались из личного кабинета сотрудника. Дополнительные параметры берутся из соответствующей вкладки карточки документа. Каждому документу присваивается уникальный идентификатор типа и вида для корректной обработки со стороны SAP, избегание дублирования кадровых событий.

Созданное решение можно адаптировать под индивидуальные требования на уровне no-code. Доработки предполагают возможность гибкой настройки без участия разработчика.

Результаты

Ключевые результаты проекта:

• устранение участия транзакционного центра на этапе ручной проводки кадровых событий;
• повышение скорости проведения кадровых мероприятий;
• возможность масштабировать решение на другие кадровые события (перевод, увольнение, прием и т.д.) с быстрой окупаемостью.

КЭДО сократил время и затраты, уменьшил количество ошибок и повысил прозрачность процессов. Это привело к более оперативному принятию решений, улучшению взаимодействия с персоналом, а также повышению эффективности бизнеса в целом. В результате улучшились финансовые показатели, что положительно сказалось на доверии персонала и капитализации компании.

Внедрение позволило создать новый бизнес-сценарий. Появился независимый от человеческого фактора параметр – Исполнительская дисциплина. Компания понимает в любой отрезок времени, соблюдается ли кадровая гигиена.

КЭДО из 4-х непонятных букв превратился в надежного помощника каждому сотруднику.

Эффекты от проекта были спрогнозированы изначально и нашли подтверждение в реализации. Решение масштабируемое, это позволит существенно сократить сроки реализации по другим кадровым событиям.

Оценка удовлетворенности:

• NPS пользователей - 68%
• NPS аналитиков, разработчиков - 66%

Показатели эффективности

Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – 40 тыс. чел.;

Количество автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе - 91 чел.;

Ускорение автоматизированного процесса предоставления совмещения: время от старта сл. записки до подписания документа сотрудником сократилась на 95%;

Сокращение трудозатрат по автоматизированным процессам — более 95%.

Потенциал использования

Система Directum RX обладает гибкими настройками, высоким потенциалом для кастомизации.

Разработанные на проекте решения универсальны, могут быть масштабированы и покрыть автоматизацией большинство кадровых событий.

Планы развития

В планах развития КЭДО:

• автоматизация задачи по перевыпуску сертификата ЦНЭП в связи со сменой персональных данных;
• автовычисление атрибута назначения массовых ЛНА (карты СОУТ, ОПР) – пользователю не придется контролировать сроки документов, назначать правила жизненного пути документа в системе (автовычисление раздела персонала/подраздела/должности);
• использование ИИ для распознавания документов;
• интеграция с E-архивом.

Состав команды проекта

Команда бизнес-заказчика «Лента»

• Екатерина Потапова, HR бизнес-партнер
• Светлана Перелыгина, менеджер по цифровизации HR
• Дарья Музанкова, ведущий специалист по кадрам

ИТ-команда «Лента»

• Оксана Сударева, руководитель домена HR
• Юлия Ткаченко, руководитель команды
• Ольга Поспелова, архитектор по HR-системам
• Алёна Кондрик, старший консультант по HR-системам
• Олег Дударев, консультант по HR-системам
• Белоглазов Антон, ведущий разработчик
• Александра Петрова, бизнес-аналитик
• Антон Колокотрони, сервис-менеджер ИТ

Об авторе заявки

Музанкова Дарья – в проекте я являлась представителем бизнес-заказчика.

С 2025 г. перешла на позицию Менеджера по цифровизации, в данный момент — владелец продукта КЭДО в компании «Лента», отвечаю за его развитие.

КЭДО «Ленты» стал для меня родными уже давно и ассоциируется не только с «электронной ручкой». Вижу большой потенциал и перспективу развития данного продукта. На любой запрос бизнеса можно найти интересное прикладное решение, которое позволит сократить сервисную норму HR, транзакционного центра ОЦО.