Цифровые кадровые процессы в АО «Татспиртпром»

АО «Татспиртпром» — крупнейшая алкогольная компания Российской Федерации, входящая в топ-3 общенационального рейтинга производителей водочной продукции. В структуру компании входят два спиртовых завода, два ликероводочных завода, винзавод «Vigrosso», торговое предприятие «Алкоторг», логистический центр.

Производственные площадки филиалов АО «Татспиртпром» выпускают водки, ликероводочные изделия, коньяки, виски, аперитивы, бальзам, а также спирт класса «Альфа». Ассортиментная линейка более чем из 30 торговых марок обеспечивает присутствие продукции АО «Татспиртпром» во всех ценовых сегментах.

ПАО «Софтлайн» — один из лидеров ИТ-рынка с более чем 30-летним опытом, широким региональным присутствием в 25+ представительствах по всей России и доступом к квалифицированным кадрам. В штате 8 тыс. 400 сотрудников, более половины из которых — инженеры и разработчики.

АО «Татспиртпром» — территориально распределенная компания со штатом 3,5 тыс. человек. Производственные мощности находятся в Республике Татарстан, а представительства есть во всех регионах РФ. Поэтому было крайне важно упростить жизнь сотрудникам и кадровым специалистам, облегчить и ускорить работу с кадровыми документами и организовать легитимное подписание документов в электронном виде.

Сопутствующая цель — сократить затраты на бумагу и пересылку документов с помощью курьерских служб.

HR-цифровизация коснулась как компании-производителя — «Татспиртпром», так и дистрибьютора — торгового дома «Алкоторг».

В фокусе была оптимизация бизнес-процессов:

• оформление личного заявления сотрудника;
• согласование кадровых заявлений и приказов;
• ознакомление сотрудников с кадровыми приказами;
• создание и согласование служебных записок.

Directum RX 4.6, Directum HR Pro 2.0 с личным кабинетом

За основу взяли коробочную версию Directum HR Pro. Для полного закрытия требований функциональность доработали.

Как изменились процессы

1. Для АО «Татспиртпром» разработали более 40 документов (заявлений) для создания в личном кабинете сотрудника. Документы структурированы по разделам, что облегчает их поиск. Сотрудники видят, у кого на согласовании находится документ. 

Разделение заявлений в ЛК на разделы

2. Для создания служебных записок используются процессы делопроизводства в Directum RX и заявления сотрудников в личном кабинете. Создана связь между этими процессами. Данная функциональность ранее не существовала.

В карточке служебной записки появилось поле «Сотрудник по СЗ», на которого оформляется записка

В правилах согласования СЗ появился этап отправки служебной записки в личный кабинет

3. Кадровые приказы и заявления сотрудников двигаются по индивидуальным маршрутам с уведомлением и согласованием всех заинтересованных служб.

4. К системе подключены Управление заказчика и пять филиалов.

5. Расчетные листки, которые ранее приходили в конвертах, теперь поступают в электронном виде в личные кабинеты сотрудников (на смартфоны). Функциональность создали по просьбе заказчика.  Затем эти наработки использовали и включили в коробочное решение Directum HR Pro.

Вариант процесса «Рассылка расчетных листов сотрудникам»

На проекте широко использовали встроенные no-code-инструменты. Очень важно, что в системе можно в любой момент посмотреть схему процесса и внести в нее изменения. Чтобы разобраться в схеме, не нужны никакие дополнительные знания или навыки программирования.

Схема согласования служебной записки на командировку

Изменения коснулись всех сотрудников предприятия, которые подписали соглашение на КЭДО, а это более 90% штата. Заявления можно создавать и отправлять с личного телефона в любое удобное время. Кроме того, в филиалах появились инфокиоски для работников, у которых нет своих смартфонов.

Заказчик не всегда знает и понимает полный потенциал системы Directum RX. Часто возникают просьбы создать модифицированную функциональность на основе какой-то одной известной заказчику части системы, например личного кабинета. Обучение одного-двух сотрудников заказчика работе в Directum RX на старте проекта может значительно сократить потери на оптимальное проектирование бизнес-процессов.

В цифровой формат «переехали» такие HR-процессы, как настройка работы через личный кабинет пользователя, отпуска, работа со служебными записками, командировки.

Сотрудники, перешедшие на КЭДО, не хотят возвращаться назад и просят расширять количество видов внедренных электронных документов.

Комфортная среда в коллективе улучшилась за счет простоты решения вопросов с отпуском, мат. помощью, получением компенсации. Работники видят, где и у кого находится документ в процессе согласования.

• 40 видов кадровых документов перенесены в личный кабинет HR Pro;
• 90% — показатель удовлетворенности сотрудников.

• Внедрить решения «Отпуска» и «Прием на работу» во всех структурных подразделениях компаний, в том числе в филиалах
• Синхронизировать все процессы между «Татспиртпром» и «Алкоторг»
• Активно развивать внедренную функциональность

Со стороны АО «Татспиртпром»:

• заместитель генерального директора по ИТ Кирилл Куликов
• руководитель проекта Олег Иванов
• руководитель отдела кадров Алия Сафина

Со стороны ПАО «Софтлайн»:

• руководитель проекта Кира Баева
• архитектор Леонид Евлентьев
• тимлид разработчиков Иван Романов
• ведущий аналитик Юлия Зенина
• аналитик Дмитрий Казаринов
• разработчики Бахтияр Алиев, Максим Канинин