Миграция СЭД на платформу Directum RX и цифровизация управления процессами и документами в ООО «Газпром ПХГ»

Компания-заказчик

ООО «Газпром ПХГ» — дочернее общество ПАО «Газпром», имеет широкое географическое распределение и сложную организационную структуру, включающую десятки филиалов. В штате компании — свыше 5 тыс. сотрудников, из которых более 2,5 тыс. работают в системе электронного документооборота (СЭД).

Компания-исполнитель

«УЦ ГИС» — ведущий системный интегратор решений и оператор сервисов, связанных с технологиями электронной подписи и защищенного электронного документооборота. Компания работает с 2011 года, реализует широкий комплекс решений и услуг от выпуска всех видов сертификатов электронной подписи, создания и сопровождения корпоративных удостоверяющих центров и систем электронного документооборота до обеспечения облачной электронной подписи, внедрения и обслуживания систем тахографического контроля транспорта и организации трансграничного юридически значимого документооборота.

Цели и задачи проекта

Эффективность деятельности ООО «Газпром ПХГ» (далее также – Общество, Заказчик) напрямую зависит от скорости обработки информации в СЭД. Ежедневно в Обществе ведется работа с сотнями документов, которые преимущественно проходят через систему электронного документооборота. Предпосылками проекта стали потребности ООО «Газпром ПХГ» в новой современной системе электронного документооборота и запрос бизнеса на активную цифровизацию бизнес-процессов Общества. Историческая система была выполнена с использованием зарубежных компонентов по распределенной модели с отдельной инсталляцией в каждом филиале, что существенно усложняло процессы эксплуатации, внесения изменений и в конечном итоге делало невозможным реализацию планов по дальнейшей цифровизации деятельности ООО «Газпром ПХГ». Кроме того, функциональность системы уже не соответствовала текущим требованиям регуляторов и потребностям бизнес-пользователей, в том числе по возможностям интеграции со смежными системами.

Для решения этих проблем было принято решение перейти на более гибкую, многофункциональную, современную платформу управления процессами и документами Directum RX со следующими основными целями:

• Повышение эффективности эксплуатации и скорости внесения изменений в СЭД, за счет централизации системы с размещением всех ее компонентов в центре обработки данных Администрации ООО «Газпром ПХГ»;
• Обеспечение соответствия средств автоматизации требованиям регуляторов в области импортозамещения, работы с электронной подписью, а также защиты конфиденциальной информации и персональных данных.
• Снижение трудозатрат работников ООО «Газпром ПХГ», за счет переноса автоматизированных бизнес-процессов из исторической системы на платформу Directum RX с их актуализацией и оптимизацией под текущие потребности бизнес-пользователей, а также за счет интеграции со смежными системами.
• Создание прочного фундамента для реализации текущих и перспективных задач по цифровизации деятельности Общества.

В рамках внедрения Directum RX необходимо было решить следующие задачи:

• спроектировать и реализовать отказоустойчивую системно-техническую инфраструктуру для развертывания СЭД Directum RX;
• оптимизировать и автоматизировать на новой платформе бизнес-процессы делопроизводства, договорной и закупочной деятельности, управления ДТОиР в их текущем актуальном виде;
• провести миграцию данных из исторической системы в Directum RX;
• обеспечить возможность интеграции в автоматизированные бизнес-процессы инструментов работы с электронной подписью и МЧД, а также предоставить средства для обмена документами с контрагентами через операторов ЭДО из интерфейса СЭД;
• автоматизировать предварительную обработку документов с помощью технологий искусственного интеллекта;
• реализовать СЭД в защищенном исполнении с подтверждением выполнения требований по защите информации для создания условий обработки в системе информации ограниченного доступа.

При этом необходимо было создать систему полностью на отечественных компонентах с возможностью удобного масштабирования при увеличении количества пользователей, филиалов, автоматизируемых бизнес-процессов.

Со стороны ООО «Газпром ПХГ» организацию работ по проекту осуществлял профильный отдел Службы информационно-управляющих систем, с участием в рабочей группе представителей целого спектра различных подразделений Общества, которые являлись владельцами автоматизируемых бизнес-процессов, находящихся в текущем фокусе внимания.

Используемые решения и подходы

Реализация проекта потребовала масштабных работ по проектированию архитектуры системы, построению ее системно-технической инфраструктуры, анализу и автоматизации бизнес-процессов с большим объемом разработки для учета специфики деятельности ООО «Газпром ПХГ», переносу исторических данных, интеграции с внутренними и внешними системами, включая сервисы обмена, выполнению необходимых мероприятий по защите информации.

Реализация системы выполнялась в трехзвенной архитектуре с построением зон DEV, TEST, PROD и применением следующих компонентов:

• Система управления виртуализацией на базе «Альт Сервер виртуализации»;
• ОС «Альт сервер»;
• СУБД Jatoba;
• Платформа Directum RX;
• Модуль «Делопроизводство»;
• Модуль «Договоры»;
• Модуль интеграции с «Диадок»;
• Модуль интеграции с «Контур.Доверенность»;
• Directum Ario;
• СКЗИ КриптоПро CSP и программный комплекс Litoria DVCS;
• Собственные разработки компании «УЦ ГИС» на платформе Directum RX: модуль расширенного администрирования полей документов; коннектор для интеграции с ЭТП ГПб; коннектор для интеграции с сервисом проверки электронной подписи; коннектор для интеграции с системой управления сертификатами;
• Встроенные механизмы безопасности, наложенные средства и системы защиты информации.

История проекта

Проект стартовал в 2020 году. В виду его масштабности все работы были разделены на несколько крупных этапов:

• Проектирование архитектуры и развертывание СЭД Directum RX, анализ бизнес-процессов, оптимизация и перенос в Directum RX базовых бизнес-процессов (в т.ч. процессы делопроизводства, закупочной деятельности и управления ДТОиР), миграция данных из исторической системы, построение подсистемы обеспечения информационной безопасности;
• Оптимизация и перенос в Directum RX бизнес-процессов договорной работы;
• Встраивание в работу механизмов электронной подписи и работы с МЧД, интеграция системы Directum RX с сервисами обмена «Диадок» и ЭТП ГПБ;
• Внедрение интеллектуальной обработки документов с использованием Directum Ario.

Перевод бизнес-процессов из исторической СЭД в Directum RX, а также автоматизация новых бизнес-процессов осуществлялись поэтапно с применением методологии итеративной разработки, что позволило максимально удовлетворить пожелания Заказчика.

Этап 1. Развертывание Directum RX, перенос базовых бизнес-процессов и миграция данных из исторической системы

Для локальной установки Directum RX была спроектирована и реализована масштабируемая отказоустойчивая системно-техническая инфраструктура, способная обеспечить высокую производительность СЭД для большого количества пользователей и обрабатываемых данных. При этом для повышения оперативности внесения изменений в работу системы был реализован трехзвенный ландшафт с зонами DEV, TEST и PROD в ее составе. Вся инфраструктура, обеспечивающая работу пользователей, была реализована на отечественных ИТ-продуктах. При реализации ИТ-ландшафта были учтены требования по защите информации; разработана, внедрена и аттестована подсистема обеспечения информационной безопасности СЭД Directum RX, интегрированная в общую систему защиты информации Заказчика. Для обеспечения удобства работы пользователей и актуальности основных справочников системы была реализована интеграция СЭД Directum RX с инфраструктурными ИТ-сервисами Заказчика.

   Архитектура системы Directum RX и ее интеграции со смежными системами (открыть в полном размере)

Были проанализированы бизнес-процессы, реализованные в исторической системе, и требования бизнес-пользователей к их актуализации.

В рамках миграции базовых бизнес-процессов (в т.ч. процессы делопроизводства, закупочной деятельности и управления ДТОиР) разработаны:

• 16 новых типов документов;
• 74 новых видов документов;
• 30 условий, 23 роли согласования, 5 сценариев;
• более 100 уникальных справочников;
• более 32 отчетов.

Эти элементы помогли оптимизировать существующие и создать новые гибкие правила (с большим количеством настроек, признаков, условий и вычисляемых параметров) для работы с различными типами и видами документов, отладить автоматическую регистрацию документации. С помощью гибкой настройки можно регулировать видимость документов, заданий и задач в сложной организационной структуре компании.

Были разработаны и отлажены специализированные механизмы выгрузки и загрузки, при помощи которых проведена миграция исторических данных из прежней системы в Directum RX. Особенностью предложенного решения стала реализованная командой проекта возможность автоматической конвертации данных при выгрузке с их последующей отправкой в Directum RX. Кроме того, были успешно разработаны инструменты, используемые на постоянной основе для синхронизации данных со смежными системами.

Таким образом по результатам первого этапа проекта была:

• развернута высокопроизводительная отказоустойчивая система Directum RX в трехзвенном ландшафте в защищенном исполнении с использованием отечественных компонентов;
• данные и базовые бизнеспроцессы исторической системы перенесены в систему Directum RX;
• существенно расширена функциональность для бизнеспользователей в соответствии с актуальным состоянием автоматизируемых бизнес-процессов.

Этап 2. Оптимизация работы с договорами

На втором этапе проекта команда провела перенос бизнес-процессов договорной работы в систему Directum RX.

Данный этап стартовал с анализа актуальных нормативных документов Общества по организации договорной работы и текущей реализации бизнес-процессов в исторической системе.

Для реализации преемственности с исторической системой и обеспечения интеграции с внешними системами командой проекта были модифицированы карточки договора и контрагента.

Модифицированная карточка договора содержит более 140 полей, часть из которых - вычисляемые на основании данных в других полях. Поля разнесены по вкладкам в соответствии с областью ответственности подразделений ООО «Газпром ПХГ», участвующих в заполнении карточки договора.

Модифицированная карточка договора

Для облегчения работы с большим количеством полей командой проекта было создано более 30 дополнительных справочников с различными данными по договорам.

В условиях участия множества пользователей в заполнении сложной карточки договорного документа отдельной задачей стало повышение удобства работы, снижение количества ошибок и вероятности случайного изменения данных.

Для решения данной задачи командой проекта «с нуля» был разработан специальный «Модуль настройки внешнего вида документов», который позволяет гибко настраивать и регулировать видимость, доступность и обязательность заполнения полей карточки в зависимости от стадии работы с ней, вида и категории договора, роли пользователя, а также множества других параметров.

В конечном итоге Модуль стал неотъемлемой частью трехуровневой архитектуры настройки полей карточки документа:

1. Базовый уровень – карточка документа, созданная разработчиком, где разработчик определил состав полей карточки, места размещения полей на форме карточки, их начальную видимость, доступность и обязательность.

2. Прикладной уровень – «Модуль настройки внешнего вида документов», позволяет добавить контекстную настройку видимости, доступности и обязательности полей карточек документов в зависимости от ролей сотрудника и заполнения других (ключевых) полей карточки.

3. Уровень дополнительных настроек – дополнительные настройки, которые могут быть добавлены разработчиком для реализации более сложной логики настройки полей карточки документа.

Модуль настройки внешнего вида документов

Для отладки логики работы Модуля был реализован специальный отчет по настройкам документов, который показывает список настроек по выбранному типу документа. В отчет попадают только действующие настройки и в последовательности применения их к полям карточки документа (сверху вниз).

Отчет по настройкам документов

Результаты второго этапа:

• Проведена классификация договорных документов, на основе которой было выделено 3 типа, 17 видов и 59 категорий договоров;
• Бизнеспроцессы договорной работы оптимизированы и реализованы в системе Directum RX. Настроены более 35 правил согласования договорных документов, для реализации которых разработано:
  • 10 условий;
  • 4 блока этапов согласования;
  • 2 программируемых бизнес-процесса;
• Разработан «Модуль настройки внешнего вида документов» управляющий видимостью и обязательностью заполнения полей карточки.

Работа с договорными документами в новой системе стала более удобной, а внедрение «Модуля настройки внешнего вида карточки» позволило передать функции внесения изменений в логику работы полей карточки от разработчиков администраторам системы, что существенно повысило адаптируемость системы к изменяющимся требованиям. Кроме того, разработанный инструмент позволил снизить количество ошибочных записей, что привело к уменьшению циклов согласования, а, следовательно, сократилось общее время согласования договоров.

Этап 3. Электронная подпись, МЧД и интеграция Directum RX с сервисами обмена

Интеграции Directum RX с сервисами обмена предшествовал ряд масштабных подготовительных мероприятий:

• Организация выпуска квалифицированных сертификатов для работников ООО «Газпром ПХГ»;
• Отработка выпуска машиночитаемых доверенностей (МЧД) для работников Общества, имеющих право подписи;
• Отладка механизмов встраивания электронной подписи в бизнеспроцессы Общества;
• Реализация корректной проверки электронной подписи в Directum RX в условиях функционирования системы в изолированном сегменте сети.

Учитывая большое количество участников процессов согласования, и как следствие большое количество требуемых сертификатов ключей проверки электронной подписи, выпуск сертификатов был налажен непосредственно на площадке Администрации Общества, для этого в ООО «Газпром ПХГ» развернут и непрерывно функционирует соответствующий центр регистрации аккредитованного УЦ «Газинформсервис». На серверах СЭД Directum RX и рабочих местах пользователей были установлены средства криптографической защиты информации. Отлажена возможность включения в правила согласования документов в Directum RX этапа подписания усиленной подписью.

Управление и контроль использования ключевых носителей и сертификатов в Обществе налажены при помощи специализированного решения от компании «Аладдин Р.Д.», – JaCarta Management System (далее – JMS, система управления сертификатами), которое было развернуто в рамках построения подсистемы информационной безопасности СЭД. Разработчики ООО «УЦ ГИС» автоматизировали процесс загрузки и актуализации справочника «цифровые сертификаты» разработав коннектор к JMS. При этом коннектор к JMS позволяет осуществлять загрузку по команде и при помощи фонового процесса, автоматически проверять корректность загружаемых сертификатов, в том числе и при помощи интеграции с внешними специализированными сервисами, выбирать группы пользователей в JMS, сертификаты из которых будут загружаться в СЭД, вести мониторинг и предоставлять отчетность по процессу загрузки.

Настройка интеграции с JMS

Автоматическое назначение сертификатов пользователям

В соответствии с законодательством усиленная квалифицированная подпись должна использоваться совместно с машиночитаемыми доверенностями (далее – МЧД). Команда проекта отладила процесс выпуска и регистрации МЧД в едином распределенном реестре ФНС непосредственно в системе Directum RX с использование штатного модуля работы с МЧД и его интеграции со специализированным сервисом «Контур.Доверенность». При этом была проведена адаптация штатного модуля под специфику бизнес-процессов работы с доверенностями, имеющуюся в ООО «Газпром ПХГ».

Одной из подзадач проекта была реализация корректной расширенной проверки электронных подписей документов, в том числе содержащих информацию ограниченного доступа, в «закрытом контуре», а также обеспечение долгосрочного хранения электронных подписей, что являлось нетривиальной технической проблемой. Для ее решения команда проекта:

1. Разработала и внедрила техническое решение на базе специализированного программного обеспечения Litoria DVCS от компании «Газинформсервис» непосредственно в инфраструктуру Общества. Данное решение:

• для проверки электронной подписи производит отправку на «Сервис проверки электронной подписи УЦ ГИС» не самих тел документов, а их хеш-образов;
• проводит анализ хранимых в его базе квитанций о проверке электронных подписей и при подходе соответствующего срока производит их пролонгацию.

2. Разработала соответствующий коннектор для работы с техническим решением на базе Litoria DVCS не только через web-интерфейс, но и непосредственно из СЭД через API. Данная разработка позволяет Directum RX автоматически формировать запросы на проверку электронных подписей и получать квитанции с результатом проверки в соответствии с действующим законодательством в области использования электронной подписи. Полученные квитанции с результатами проверки электронных подписей могут использоваться для длительного хранения электронных документов с электронной подписью, а также могут быть проанализированы, загружены и сохранены непосредственно в СЭД.

Коннектор к сервису проверки электронной подписи

Использование коннекторов к смежным системам позволяет существенно сократить временные затраты на выполнение подготовительных мероприятий для внедрения электронной подписи в бизнес-процессы и на интеграцию с сервисами обмена.

Основной документооборот с контрагентами ООО «Газпром ПХГ» осуществляет с использованием сервиса ЭДО электронной торговой площадки Газпромбанка (ЭТП ГПБ). Для интеграции Directum RX с сервисом ЭДО ЭТП ГПБ в рамках проекта разработан коннектор к данному сервису.

В процессе разработки коннектора специалисты торговой площадки в тандеме с инженерами ООО «УЦ ГИС» доработали целый ряд методов API ЭДО ЭТП ГПБ. Разработчики ООО «УЦ ГИС» максимально унифицировали функциональность и внешний вид коннектора со штатными средствами системы Directum RX, что позволяет пользователю отправлять и получать документы от контрагентов в интерфейсе СЭД. Основные операции обмена при этом реализованы с помощью фоновых процессов.

Обложка коннектора к ЭДО ЭТП ГПБ

Фоновые процессы электронного обмена

После интеграции с сервисом ЭДО ЭТП ГПБ в системе Directum RX, возможно:

• синхронизировать справочник «Контрагенты» с сервисом обмена;
• отправлять, получать и подписывать документы в одной системе;
• отслеживать статус отправленных и полученных документов;
• загружать печатную форму документа с отметкой об электронной подписи;
• просматривать информацию о документах в специальных справочниках.

Результаты интеграции с ЭДО ЭТП ГПБ

По результатам третьего этапа настроена интеграция Directum RX с сервисом ЭДО ЭТП ГПБ, что обеспечивает возможность:

• существенно сократить количество ручных операций с документами;
• повысить качество и эффективность обработки документов (создание, согласование, регистрация, отправка, исполнение, учет, оперативное хранение и маршрутизация всех документов в одном интерфейсе СЭД);
• снизить временные и финансовые затраты, связанные с дополнительными операциями по обмену документами с контрагентами.

Этап 4. Внедрение Directum Ario

В рамках данного этапа командой проекта совместно с коллегами из компании Directum была впервые реализована интеграция сервиса интеллектуальной обработки документов Directum Ario с отечественным корпоративным почтовым сервером CommuniGate Pro.

Дополнительно, в ходе адаптации системы под требования Общества было настроено разделение поступающих документов по разным филиалам. И теперь, в зависимости от того в какую сетевую папку или на какой электронный адрес поступает документ, может создаваться поручение соответствующему сотруднику ответственному за верификацию в подразделении.

Обучение сервиса интеллектуальной обработки документов изначально выполнялось в тестовой среде инфраструктуры ООО «Газпром ПХГ» посредством фонового процесса «Интеллектуальные функции. Обучение классификатора по типам документов».

В рамках реализации проекта, в систему была загружена база документов каждого типа, включен и настроен фоновый процесс, проведено обучение классификатора по типам документов.

Дополнительно была произведена настройка Ario для связки интеллектуальной обработки, перекомплектования и сравнения версий документов.

По результатам данного этапа обеспечена возможность эргономичной интеграции перечисленных инструментов в автоматизированные бизнес-процессы организации. Это позволяет существенно снизить временные и накладные расходы, помогает избежать ошибок и обеспечивает значимое повышение производительности труда.

Результаты

К началу 2025 года все поставленные задачи по проекту миграции СЭД ООО «Газпром ПХГ» были успешно решены. В дополнение к этому проведена миграция ОС, СУБД, системы виртуализации, СрЗИ на актуальные версии, а также проведено обновление платформы на версию Directum RX 4.11 с рефакторингом всех используемых Обществом разработок.

«Общество получило мощный инструмент для автоматизации своей деятельности, соответствующий современным требованиям регуляторов и бизнес-пользователей, с потенциалом развития и масштабирования на многие годы вперед. Успех проекта во многом был достигнут благодаря тесному и конструктивному взаимодействию между представителями многочисленной кросс-функциональной команды проекта», – отметил начальник Службы информационно-управляющих систем ООО «Газпром ПХГ» Сергей Кириллов.

Инновационность проекта

В качестве особенностей проекта, определяющих его инновационность можно выделить:

• Применение отечественных ИТпродуктов и решений для построения системно-технической инфраструктуры, обеспечения информационной безопасности и выполнения требований регуляторов.
• Использование инструментов интеллектуальной обработки документов (Directum Ario) для автоматизации рутинных операций, снижения ошибок и повышения производительности труда.
• Внедрение электронной подписи и интеграцию с сервисами обмена для ускорения документооборота с контрагентами и уменьшения количества ручных операций.
• Переход на современную платформу управления процессами и документами Directum RX.

Показатели эффективности

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту превысило 2500 человек.
• Оперативность масштабирования и внесения изменений в систему повысилась на несколько порядков благодаря гибкости платформы Directum RX и грамотно выстроенной архитектуре СЭД.
• Количество инцидентов нарушения доступности снизилось в 3 раза, срок восстановления после сбоев уменьшился в 2 раза, в том числе благодаря реализации в системе специализированных решений по повышению отказоустойчивости, включая кластеризацию СУБД на базе продукта Jatoba от компании «Газинформсервис».
• Риски нарушений требований регуляторов по преимущественному использованию отечественных ИТпродуктов, а также риски в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных значительно снизились.
• Трудозатраты на обработку документов сократились более чем на 30% благодаря оптимизации существующих и автоматизации новых бизнес-процессов.
• Создан потенциал для дальнейшего сокращения трудоемкости процессов делопроизводства и ускорения документооборота с контрагентами с применением электронной подписи, за счет внедрения Directum Ario, коннектора с ЭДО ЭТП ГПБ и обеспечения возможности обработки в системе информации ограниченного доступа.

Планы по развитию

На сегодняшний день СЭД ООО «Газпром ПХГ» успешно функционирует и поддерживает работу тысяч пользователей. В систему вносятся требуемые изменения для актуализации ее работы под текущие потребности пользователей. В планах на развитие системы ежегодное проведение обновлений на актуальные версии платформы Directum RX, повышение удобства работы пользователей, и самое главное, – автоматизация новых бизнес-процессов Общества.

Команда проекта

В состав проектной команды со стороны подрядной организации, – ООО «УЦ ГИС», входили следующие ключевые сотрудники:

• Погребной Александр – куратор проекта;
• Аполлонова Светлана – аккаунт-менеджер;
• Перминов Максим – руководитель проекта, главный архитектор;
• Логунов Константин – архитектор;
• Тазетдинов Андрей – функциональный руководитель по разработке;
• Дудин Дмитрий – разработчик;
• Колесникова Инна – разработчик;
• Карпенко Артем – аналитик;
• Нестерова Елена – функциональный руководитель по системной интеграции;
• Иванов Роман – системный инженер;
• Маняев Лев – системный инженер;
• Быченко Руслан – функциональный руководитель по тестированию и технической поддержке;
• Сабянина Анна – инженер по тестированию и технической поддержке.

Об авторе

Перминов Максим Владимирович. Начальник службы эксплуатации УЦ ГИС, руководитель проекта, главный архитектор