Внедрение единой СЭД на платформе Directum RX в крупной холдинговой компании

Бизнес-контекст

Предприятия, консолидированные в контур крупной холдинговой компании (далее – Заказчик) и территориально распределенные по всей России, имели различные СЭД, что не позволяло выстроить единую систему управления бизнес-процессами и организовать безбумажный документооборот.

Руководством Заказчика было принято решение создать единую СЭД, построить сквозные бизнес-процессы и автоматизировать их на платформе Directum RX.

Цели и задачи проекта

Цель проекта - разработать и внедрить в компании и ее филиалах единую СЭД на платформе Directum RX с автоматизацией сквозных бизнес-процессов, обеспечить автоматический обмен данными между СЭД и учетными системами.

Задачи проекта в части внедрения модуля «Делопроизводство»:

1. Автоматизировать в корпоративном центре и 45 подразделениях следующие бизнес-процессы, в том числе в части конфиденциального документооборота:

• Рассмотрение входящих документов;
• Исполнение и приемка работ по поручениям;
• Согласование исходящих документов;
• Управление служебными записками;
• Согласование ОРД;
• Согласование Рабочих документов;
• Управление доверенностями;
• Обработка поручений;
• Создание и проведение регистрации входящих документов с применением механизмов интеллектуальной обработки документов с помощью решения Directum Ario;
• Обеспечение единой нормативно-справочной информации в части ключевых справочников посредством получения данных через интеграцию с корпоративной системой управления нормативно-справочной информации;
• Обеспечение работы руководства Заказчика с БП Модуля «Делопроизводство» через мобильное приложение Directum Solo;
• Формирование отчетов «Контроль соблюдения сроков согласования».

2. Разработать и оформить проектную документацию, а также провести тестирование и ОПЭ в соответствии с ГОСТ 34.201-2020, ГОСТ 34.602-2020, ГОСТ Р 59795-20221.

3. Спроектировать архитектуру с учетом масштабов и количества процессов.

4. Обучить свыше 3000 пользователей.

Используемые решения и подходы

Реализация проекта производилась на базе системы Directum RX 4.9 с использованием модулей Делопроизводство, Мобильное приложение Solo, Мониторинг системы Directum RX, а также собственного решения "Настройка интеграции". 

Интеграция с системой управления нормативно-справочной информацией

При реализации интеграции с корпоративной системой управления НСИ в части оргструктуры холдинга были учтены ряд особенностей, описанных ниже.

Корпоративная система управления нормативно-справочной информацией содержала отличную структуру справочников от структуры, принятой в Directum RX в части организационной структуры компании.  Разработаны новые методы интеграции Directum RX для обмена через корпоративную шину данных Заказчика с использованием сервиса интеграции Directum RX и собственного решения - Настройка интеграции. Разработанные методы учитывают особенности построения оргструктуры Ditectum RX, структурируют данные, получаемые в рамках интеграции, и записывают их в справочники DRX в необходимом формате для сохранения общей логики работы системы.

В системе Заказчика данные о Наших организациях располагались в двух справочниках: Подразделения и Юридические лица, разработан метод, который  корректно заполняет и обновляет справочник Наши организации в DRX на основании полученных данных, и имеет логику смены подразделения из статуса нашей организации в подразделение и обратно. Таким образом, если юридическое лицо перестает быть отдельной Нашей организацией и становится подразделением другой Нашей организации, то это подразделение и все нижестоящие подразделения автоматически встраивается в оргструктуру указанной для подразделения Нашей организации. А если какое-либо подразделение объединенной компании необходимо вынести в отдельную Нашу организацию, то нижестоящая иерархия подразделений становится оргструктурой созданной Нашей организации.

В системе Заказчика учетная запись сотрудника хранилась в карточке сотрудника, реализован единый метод, позволяющий проинтегрировать в Directum RX информацию об учетной записи одновременно с данными о сотруднике. Разработанный метод при обновлении данных о сотруднике производит корректное обновление и закрытие учетной записи, а также проверяет наличие сотрудников совместителей и производит перемещение учетной записи между сотрудниками.

Для удобной настройки и отслеживания корректности интеграции было усовершенствовано собственное решение - модуль «Настройка интеграции». Модуль содержит справочники с элементами очереди синхронизации, который позволяет проанализировать любой полученный из корпоративной шины Заказчика запрос.

По итогу проекта настроена интеграция для 14 типов сущностей системы Directum RX. 

Особенности реализации некоторых процессов

При реализации процессов «Исполнение и приемка работ по поручениям», «Рассмотрение входящих документов», «Согласование исходящих документов», «Управление служебными записками», «Согласование ОРД», «Согласование рабочих документов» и «Управление доверенностями»

Ряд доработок описаны ниже.

Обработка Входящего, Исходящего и Внутреннего документопотока

Доработаны карточки типов документов Входящего, Исходящего и Внутреннего документопотока согласно требованиям Заказчика, созданы новые типы документов. Учитывая существенный объем новых реквизитов, планируемую карту проектов Заказчика, подразумевающую доработку и разработку новых типов документов, максимальное количество модификаций вынесено на абстрактные сущности верхнего уровня, что позволяет сохранять доступный объем количества столбцов в таблице СУБД для развития системы и сохранения ее производительности.

Реализовано включение/не включение строгого доступа в зависимости от конфиденциальности документа путем выбора соответствующего уровня доступа к документу при создании карточки документа.

Реализована возможность разграничения прав на документы с учетом конфиденциальности (уровня доступа);

Реализована возможность срочного рассмотрения входящих писем, отличающегося сроками заданий в рамках задачи на рассмотрение в зависимости от критерия срочности в карточке документа типа Входящее письмо.

Учитывая требования Заказчика о необходимости добавления различных обязательных приложений к документам при старте процессов согласования этих документов, в том числе в зависимости от подписанта основного документа, реализована возможность гибкой настройки требования/не требования системой Directum RX обязательных вложений при старте задачи  на согласование, с возможностью выбора при настройке правила согласования требуемого вида документа и определения значения параметра карточки основного документа, при котором требуется обязательное вложение:

Рисунок 1

Регламенты согласования

Учитывая требования Заказчика о необходимости на выделенных этапах регламента согласования согласовывать или подписывать обязательные вложения, требуемые при старте задачи на согласование по регламенту, реализована возможность гибкой настройки требования подписания документов, добавленных в выделенную группу вложения, исполнителем определенного задания:

Рисунок 2

Учитывая требования заказчика о необходимости понижения прав инициатора после старта задачи на согласование по регламенту на документы определенной группы вложений, реализована гибкая настройка:

Рисунок 3

Учитывая требования Заказчика о необходимости управления возможностью инициатора согласования исключать дополнительных согласующих на втором и последующем кругах согласования по регламенту, реализована гибкая настройка, позволяющая:

• определять согласующих, которые обязательно должны быть исключены на этапе доработки при повторном согласовании (при условии согласования документа);
• определять согласующих, которых может исключить инициатор согласования на этапе доработки при повторном согласовании (при условии согласования документа):

Рисунок 4

Учитывая требования Заказчика по необходимости настройки сложных процессов, включающих переходы на нужные этапы регламента в зависимости от результата выполнения задания, реализовано универсальное для всех процессов Заказчика решение по настройке возможности добавления переходов между этапами регламента. Для этого:

• Разработаны новые варианты выполнения заданий с типом Задание и Согласование;
• Разработаны новые типы условий;
• Доработаны возможные значения состояния согласования документа.

Разработана новая вкладка, позволяющая указывать, с какого на какой этап должен переходить регламент согласования в соответствии с выбранным результатом выполнения задания. При этом к выбору доступны результаты выполнения, которые настроены именно для этого этапа через справочник Представление форм, что оказалось одной из самых сложных частей реализации:

Рисунок 5

Работа с  Ассистентами руководителя

Учитывая требования Заказчика по необходимости назначения нескольких ассистентов одному руководителю, в зависимости от процесса, конфиденциальности документа, а также необходимости получения прав на документы руководителя этими ассистентами, реализовано решение, позволяющее осуществлять гибкую настройку. Для этого:

Существенно доработан справочник Ассистенты руководителей. Добавлена возможность:

• определить процесс, в котором выделенный сотрудник будет являться ассистентом руководителя;
• для процесса рассмотрения документа определить типы документов и объем доступного функционала ассистента (влияет на доступные действия при выполнении задания на подготовку резолюции);
• для процесса согласования по регламенту определить типы документов, уровень доступа и функционал ассистента (влияет на определение этапов, на которых участвует ассистент).

Рисунок 6

Разработаны роли согласования, позволяющие определять ассистента руководителя, участвующего на этапе процесса согласования.

Разработан новый справочник Правила назначения прав ассистентам руководителей и фоновый процесс, которые позволили реализовать логику выдачи прав доступа ассистентам руководителей на документы руководителя в соответствии с выбранными критериями:

• тип документа;
• вид документа;
• уровень доступа;

При этом доступна настройка параметров выдачи прав:

• тип прав;
• руководитель;
• назначение прав на связанные документы;
• назначение прав на созданные ранее документы

Рисунок 7

Обработка поручений

При реализации процесса «Обработка поручений» реализован функционал формирования тела документа типа Поручение с автоматическим подбором одного из преднастроенных для документа шаблонов по критериям, указанным в карточке документа:

• Вид документа;
• Наша организация;
• Подразделение;
• Подписал;
• Кол-во исполнителей и т.д.

Таким образом, пользователю не нужно учитывать всю совокупность критериев для поиска нужного шаблона.

Реализованная функциональность:

• обновление данных и создания новой версии документа по шаблону при внесении правок в карточку документа;
• заполнение составных полей и таблиц в документах типа Поручение, создаваемых по шаблону;
• автоматическое заполнение параметров задачи на исполнение поручения при отправке на исполнение документа типа Поручение;
• выбора исполнителем по поручению автоматизированных и неавтоматизированных пользователей. При этом неавтоматизированные пользователи получают поручение письмом на электронную почту, на контроль такие поручения не ставятся;
• двухуровневая система контроля над исполнением поручений Контролером по сроку и Контролером по существу, а также возможность привлечения дополнительных участников, согласующих прием работ по поручению в рамках задачи на исполнение поручений;
• привлечениt дополнительных участников, согласующих продление срока по поручению в рамках задачи на исполнение поручений.
• отчеты, позволяющие контролировать сроки исполнения поручений и продление сроков по поручениям.

Так как во всех перечисленных процессах участвует высшее руководство Заказчика, Реализована возможность использования всего разработанного функционала системы в Directum Solo.

По требованию заказчика были выполнены работы по переходу с БД PostgreSQL на СУБД Tantor.

История проекта

Даты старта проекта            16.10.2023

Дата завершения проекта   28.12.2024

Срок выполнения работ      15 месяцев

Проект реализован по технологии максимального внедрения вендора и ГОСТ 34.201-2020, ГОСТ 34.602-2020, ГОСТ Р 59795-20221.

Были определены следующие этапы работ:

1. Инициация и организация проекта
2. Технический проект (Анализ и проектирование)
3. Рабочее проектирование (Настройка и адаптация системы)
4. Обучение администраторов Системы
5. Проведение предварительных испытаний (Тестовая эксплуатация)
6. Обучение пользователей (семинары)
7. Проведение опытной эксплуатации
8. Проведение работ по переходу системы с БД PostgreSQL на СУБД Tantor

Команда проекта со обеих сторон составила более 30 человек.

Результаты

Проект реализован успешно. В результате были решены все задачи проекта:

• Спроектирована архитектура с учетом всех рекомендаций вендора для соответствия требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, исходя из планируемой нагрузки и количества пользователей.
• Обеспечено единое информационное пространство согласования, утверждения внутренних, исходящих документов и исполнения поручений руководства Заказчика для всех пользователей корпоративного центра, филиалов и дочерних обществ;
• Пользователи, которые ранее работали в разных СЭД быстро адаптировались к системе Directum RX;
• Сократился объем используемых бумажных документов;
• Сократились сроки взаимодействия корпоративного центра, филиалов и дочерних обществ;
• В рамках единой СЭД выстроена общая организационная структура для корпоративного центра, филиалов и дочерних обществ;
• Автоматизировано 8 бизнес-процессов, в том числе с нуля разработаны 2 бизнес-решения: Обработка поручений и Согласование Рабочих документов;
• Модифицированы и настроены под требования заказчика 2 решения: Интеллектуальная обработка документов с применением решения Directum Ario и мобильном приложении Directum Solo;
• Обеспечен обмен нормативно-справочной информацией в части ключевых справочников Системы посредством получения данных через интеграцию из корпоративной системы управления нормативно-справочной информацией Заказчика;
• Обучено 16 администраторов Системы;
• Предварительные испытания проведены в соответствии с ГОСТ Р 59795-20221, по каждому бизнес-процессу оформлены Программа и методика предварительных испытаний, тест-планы и Журнал предварительных испытаний;
• Опытная эксплуатация проведена в соответствии с ГОСТ Р 59795-20221, по каждому бизнес-процессу оформлены Программа опытной эксплуатации и Журнал опытной эксплуатация, в рамках опытной эксплуатации участвовали 580 сотрудников заказчика;
• В рамках программы импортозамещения проведен переход с БД PostgreSQL на СУБД Tantor;
• Настроено решение Мониторинг системы Directum RX.

Результаты в цифрах

• 20 000 пользователей автоматизировано;
• Проведено 233 семинара, в рамках которых обучено 3 158 пользователей.
• Более, чем в 2 раза ускорилась средняя длительность процесса
• на 60% снизились временные расходы на операцию/процесс 

Разработано:

• 100 представлений форм,
• 45 регламентов, задач и вариантов процессов,
• 30 справочников,
• 15 типов документов,
• 15 сценариев,
• 8 новых решений для оптимизации процессов,
• 5 фоновых процессов,
• 4 отчета,
• 2 реестра,
• 9 обучающих видеороликов.

Планы по развитию

В настоящее время ведутся работы по разработке и внедрению в компании модулей: Управление договорами, Финансовый архив, Интеграция с Контур.Диадок, а также интеграция Directum RX со смежными информационными системами (ИС) Заказчика и миграция исторических документов из Directum 5.6 и смежных ИС.

В ближайшие 2 – 3 года планируется развитие системы заказчика за счет внедрения решений: Управление командировками, Корпоративное управление, Интеграция с сервисами служб экспресс-доставки и сервисом «Отправка» Почты России, Долговременный архив.  

Состав команды

В команду проекта со стороны Заказчика вошли: Куратор проекта, Руководитель проекта, функциональный заказчик, 3 рабочие группы по основным направлениям компетенций в рамках проекта, администратор СЭД, администратор проекта, а также ответственные за бизнес-процессы сотрудники филиалов и дочерних обществ.

Состав команды Исполнителя (Tanais)

• Ольга Окунева – Руководитель проекта
• Михаил Наумов – Куратор проекта
• Юлия Мезенцева – Тимлид аналитиков
• Виктор Прямилов – Тимлид разработчиков
• Борис Серебряков – Администратор проекта
• Ирина Пулова - Аккаунт-менеджер
• Денис Родионов – Аналитик/Заместитель руководителя проекта
• Татьяна Ганбарова – Ведущий аналитик
• Екатерина Рубцова – Аналитик
• Дарья Прокофьева – Аналитик-консультант
• Виктория Ежова – Аналитик
• Кирилл Неверов – Разработчик
• Дмитрий Панарин – Разработчик
• Юлия Измайлова – Разработчик
• Вячеслав Звягинцев – Разработчик
• Алмаз Гатауллин - Разработчик
• Сергей Волков – Разработчик
• Сергей Лукинов – Системный инженер
• Алексей Удовиченко – Системный инженер
• Илья Звиренко – Инженер сопровождения

Об авторе заявки

Моя роль – руководитель проекта.

Для меня проект был личным вызовом по объему и сложности задач, которые необходимо было решить в ходе его реализации. Но в тоже время проект был мне очень близок. Я долгое время работала в сфере делопроизводства и не понаслышке знаю все сложности, с которыми сталкиваются сотрудники департамента управления делами. Поэтому мне хотелось помочь специалистам Заказчика решить все их задачи и «боли», с которыми они сталкиваются в процессе работы.

Благодаря высокому уровню профессионализма, слаженной работе в поиске компромиссных решений сложных задач и искренней заинтересованности в достижении результатов всех участников проекта, а также активному участию руководства Заказчика во внедрении и оперативном решение возникающих вопросов мы достигли поставленных целей.