Цифровизация работы с бумажными и электронными доверенностями в METRO

METRO — один из крупнейших транснациональных операторов оптовой торговли. В России компания управляет 93 торговыми центрами в 51 регионе. Численность сотрудников насчитывает около 11 тыс. человек.

Компания использует российскую систему управления бизнес-процессами и документами Directum RX с 2020 года. Участвовали в конкурсе Directum Awards:

• 2021 - Масштабный цифровой процесс по договорам и счетам на оплату в METRO
• 2023 - Ежегодная инвентаризация в электронном формате в ООО «МЕТРО Кэш энд Керри»

Цели и задачи

Более года компания, ориентируясь на разные возможности партнеров, использует 2 типа доверенностей: машиночитаемые и бумажные, среди которых генеральные, нотариальные, стандартные и пр. Если с бумажными доверенностями процесс давно отлажен, то после перехода более 94 тыс. клиентов на ЭДО появилась потребность цифровизировать процесс оформления машиночитаемых доверенностей в интеллектуальной системе Directum RX.

Решение

Коробочное решение «Управление доверенностями» закрывает основные потребности компании. Но так как у торговой сети сложная организационная структура и многоступенчатые бизнес-процессы, ей необходимо было модифицировать некоторую функциональность.

Автоматическое формирование задач на выпуск и отзыв доверенностей

Компания разработала фоновые процессы, которые автоматически запускают задачи:

• на создание доверенности при приеме нового сотрудника;
• на отзыв доверенности при увольнении.

Благодаря этим нововведениям в METRO сведено к минимуму возникновение ситуаций, когда для нового сотрудника нет действующей доверенности или после увольнения из компании он сохраняет право подписания договорных и прочих документов.

Для корректной настройки фоновых процессов в компании модифицировали карточку должности. Были добавлены 2 чекбокса, которые являются триггером для запуска процесса по выпуску доверенности в обязательном порядке. При приёме на работу сотрудника с должностью, содержащей соответствующие отметки в чекбоксах, происходит автоматический запуск задачи по выпуску доверенности.

Карточка должности с чекбоксами на выпуск доверенности

Фоновый процесс по перевыпуску доверенности запускается автоматически по истечении срока её действия.

Модификация карточки доверенности

В карточку бумажной доверенности были добавлены реквизиты, которые требуются для корректной идентификации должностного уровня и фактического местоположения сотрудника в связи со сложностью многоуровневой организационной структурой и территориальным распределением торговых центров. 

Карточка доверенности с дополнительными полями и открытым окном для выбора вида доверенности

В связи с тем, что в компании полномочия подписантов ограничиваются не только уровнем должности, но и финансовыми лимитами, в системе требовалось настроить жесткие контроли по суммам подписываемых документов. Для этого был разработан специальный справочник «Тип доверенности», который помогает автоматически проставлять сумму лимита по доверенности в зависимости от вида и категории поверенного.

Автоматическое заполнение поля «Сумма лимита» по факту выбора Типа доверенности

Настройка регламентов для обработки разных видов доверенностей

В METRO используются различные сценарии согласования и обработки документов. В зависимости от степени сложности работы с документом могут быть использованы как типовые коробочные элементы настройки регламентов, так и локально модифицированные блоки и типы условий. Система позволяет гибко управлять изменениями настроек регламентов силами администраторов.

Виды регламентов для доверенностей

В регламентах METRO функциональные задания по формированию доверенностей обрабатываются через замещение виртуального сотрудника (технического пользователя) ответственным сотрудникам юридического подразделения. Этот тип настройки исполнителей заданий позволяет разделить поток входящих заданий по функциям, типам и видам документов для упрощения и ускорения поиска и выполнения заданий сотрудниками.

Настройка замещений является — хорошей альтернативой конкурентным заданиям, поскольку более удобна и адаптивна для администрирования и не требует доработок системы. Например, когда сотрудник увольняется или переводится в другое подразделение, заменить одно замещение на другое легче, чем перенаправлять каждую задачу.

Машиночитаемые доверенности: 95% функциональности реализовано из «коробки»

В METRO сотрудники могут самостоятельно инициировать процесс выпуска МЧД. Для этого пользователи сначала заполняют реквизиты карточки МЧД, указывают полномочия — в системе можно прописать их вручную или выбрать из справочника Минцифры. По факту автоматического сформирования МЧД на основании заполненных реквизитов карточки инициатор отправляет задачу на согласование по регламенту, в рамках которого документ приходит на проверку и корректировку юридическому департаменту. 

Карточка машиночитаемой доверенности

Directum RX дает возможность оформлять МЧД в одной системе благодаря интеграции с сервисом Контур.Довренность. Для регистрации и отзыва машиночитаемой доверенности не нужно переходить на сайт ФНС — все действия происходят в интерфейсе системы Directum RX. В конце регламента инициатор, юридический департамент и все заинтересованные лица получают уведомление об успешной регистрации МЧД в распределенном реестре.

Из карточки машиночитаемой доверенности можно в один клик переходить на сайт ФНС, чтобы проверить статус МЧД.

Возможность перейти на сайт ФНС по одной кнопке

Все доверенности компании хранятся в едином реестре. В нем легко найти любой документ с помощью настраиваемых фильтров и сортировки. Для просмотра информации о доверенности нет необходимости открывать каждый документ, в системе предусмотрена возможность настроить представление таблицы доверенностей по различным параметрам через «Настройки внешнего вида».

Реестр доверенностей с панелями фильтрации и настройки внешнего вида

Так как в МЧД содержатся персональные данные сотрудников, необходимо разграничивать права доступа на просмотр таких документов. Для этого в Directum RX есть специальная роль «Оператор персональных данных».

Результаты

Сейчас у сотрудников METRO на оформление машиночитаемой доверенности уходит около 10 минут. Без системы у квалифицированного юриста выпуск МЧД на сайте ФНС занимал 180 минут. 90% сотрудников дали положительную обратную связь по функциональности работы с доверенностями и одобрили дальнейшую цифровизацию.

В компании отметили, что с переходом на машиночитаемые доверенности на 70% быстрее возвращаются подписанные документы от контрагента. Это связано с тем, что МЧД проходит проверку на действительность на стороне сервиса обмена. К тому же при необходимости контрагент может самостоятельно проверить статус доверенности на сайте ФНС.

Последние модификации функционала МЧД на базе коробочного решения

1. Модифицирована сущность "Карточка должности" в части добавления полномочий для автоматического заполнения в карточке МЧД для разных форматов: свободная текстовая форма и выбор полномочий из справочника ФНС.

2.  Разработан справочник Типов доверенностей для МЧД для автоматического заполнения лимитов подписания по аналогии с доверенностями.

3. Разработан фоновый  процесс по автоматическому формированию задач для создания и отзыва МЧД.

4.  Усложнена ролевая модель для расширения прав на редактирование МЧД сотрудниками юридического дивизиона на первом этапе согласования.