Переход с Directum 5 на Directum RX и настройка массового подписания документов в фармацевтической компании

Цели и задачи проекта

Проект направлен на изменение 2 аспектов ИТ-ландшафта компании: переход с платформы DIrectum 5 на Directum RX и ускорение процессов с использованием подписания электронной подписью.

Проблема № 1. Руководители и сотрудники испытывают трудности с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) из-за законодательных и технических изменений, ошибок при массовом подписании, связанных с веб-сервисами и криптопровайдерами, а также из-за потребности топ-менеджеров в быстром массовом подписании документов.

Проблема №2. Два года назад компания начала переход с платформы Directum 5 на Directum RX. Требуется большая работа по адаптации ранее выстроенных процессов.

Цель: Качественно перенести бизнес-процессы, оптимизировать и упростить использование электронной подписи для руководителей и сотрудников, обеспечить быструю и безотказную работы системы, особенно в режиме массового подписания документов.

Используемые решения и подходы

Directum 5, Directum RX, регламенты системы.

История проекта

Старт перехода – 2023 г., предполагаемая дата завершения 2026.

Процесс массового подписания

Штат медицинской биотехнологической компании «Р-Фарм» превышает 3,5 тыс. человек. Взаимодействие с таким большим количеством сотрудников, контрагентами, партнерами и дочерними организациями требует постоянных доработок внутренних ИТ-систем. Один из важнейших процессов –- массовое подписание. Для того, чтобы его улучшить и ускорить, команда проекта разработала специальный механизм, который позволяет исключить возникновения ошибок в работе с верификацией документов.

Во внутреннем контуре организации используется неквалифицированный сертификат. Он применяется для подписания различных типов внутренних документов: приказов, служебных записок, авансовых отчетов и т.п., а также используется в процессах, где не требуется УКЭП, но нужна фиксация факта ознакомления.

Компания приняла решение о применении этого сертификата для подписания документов. С точки зрения обеспечения безопасности, квалифицированные подписи распределены и хранятся на изолированном сервере, что позволяет пользователям подписывать документы с использованием своей УКЭП применения физических носителей – USB-токенов. Процесс подписания начинается с применения неквалифицированного сертификата, что происходит оперативно, поскольку не требует обращения к токену или криптопровайдеру, а выполняется на уровне операционной системы Windows. После этого в фоновом режиме запускается процесс подписания документов с использованием УКЭП на изолированном сервере. Далее подписанные документы, либо ответы на них, отправляются контрагентам.

Дополнительно ИТ-отдел создал процесс ежедневной выдачи протоколов подписания документов. Благодаря чему технические специалисты регулярно мониторят количество, характер ошибок с КЭП и своевременно их отрабатывают.

Развитие и адаптация КЭДО

Параллельно ИТ-команда развивает функциональность используемого КЭДО, выходя за пределы возможностей коробочного решения. Например, для того, чтобы все сотрудники могли одновременно получить и заполнить бланки заявлений, а затем своевременно их передать работодателю, команда проекта создала форму документа сразу в личном кабинете работников. Такой подход позволил сэкономить время на сложной отправке бланков заявлений с необходимостью вручную разбивать отделы на подгруппы.

Миграция с Directum 5 на DIrectum RX

В процессе миграции с Directum 5 на DIrectum RX переведены:

• кадровый документооборот;
• наставничество;
• управление регистрационными знаками и патентами;
• процессы, связанные с подписанием основных средств;
• протоколы выбора поставщиков, путевые листы, штрафы;
• согласование продуктовых проектов;
• цифровой писатель;
• выдача печатей;
• контроль доступа подрядчиков на территорию производственных площадок;
• корректирующий план действий (САРА) в области охраны труда, промышленной, пожарной и экологической безопасности.

Результаты

В результате применения решения по массовому подписанию пользователи не тратят время на работу с ошибками в подписании: вся информация поступает напрямую ИТ-отделу, минуя сотрудников;

Система работает стабильно уже 3-4 месяца, ошибок практически нет.

Другие результаты и функциональность:

• система сама сообщает об ошибках;
• специалисты быстро исправляют неполадки;
• документы автоматически переподписываются и отправляются дальше;
• скорость подписания выросла в несколько раз;
• исчезли проблемы с веб-сервисом.

Планы по развитию проекта

В планах компании продолжить развитие информационной системы -- создать удобную и эффективную систему документооборота, безболезненно перенести управление бизнес-процессами с Directum 5 на Directum RX. 

После успешного тестирования и подтверждения работоспособности массового подписания документов в Directum RX, решение будет продемонстрировано заказчику. В случае положительной оценки, в течение месяца, товарный блок будет перенесен из Directum 5 в Directum RX. Миграция затронет порядка 20-30 сотрудников, включая группу приемки, группу поставок и руководителей, осуществляющих подписание документов.

Планируется и обновление версии системы для управления КЭДО. Логичным следующим шагом станет перенос процессов, связанных с управлением отпусками, услугами между организациями, включая взаимодействие бухгалтерии и руководителей, в Directum RX.

Показатели эффективности

Количественные и качественные результаты:

• количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – более 3,5 тыс.
• количество автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе – более 50;
• ускорение процесса – время подписания документов сократилось в разы, значительно уменьшилось количество ошибок.
• сокращение трудозатрат – снизились трудозатраты на разбор инцидентов, процесс исправления теперь занимает несколько минут.

Состав команды проекта

• Руководитель проекта – Андрей Ерошенко
• Аналитики: Евгений Фузеев, Павел Назаров
• Разработчики: Евгений Стоянов, Денис Солецкий, Павел Назаров, Евгений Павлов.

Об авторе заявки

Для меня, как руководителя проекта, поиск способа решения поставленной задачи (массовое подписание) стал вызовом в условиях очень сжатых сроков и серьезных ограничений в области информационной безопасности. Совместными усилиями мы нашли решение, реализовали в кратчайший срок и как результат получили стабильно работающий процесс. Большой вклад в реализацию данного процесса был сделан разработчиком Павлом Назаровым, который имеет большой опыт работы в данной области.

Дополнительные документы

Модификация нового справочника Очередь неподписанных документов в ЭДО.

Модификация нового справочника Очередь отправки сообщений в систему обмена.

Вычисляемая папка На подписание ЭДО