Старый добрый СЭД в новом федеральном проекте

400

пользователей охвачены автоматизацией по проекту

12

топ-менеджеров работают в системе

в 3 раза

ускорился обмен документами

84,5%

доля документов, подписанных через сервис электронного обмена

96%

средний показатель исполнительской дисциплины

Следующий проект

Об ФЦК

Федеральный проект «Производительность труда» (ФП), входящий в состав национального проекта «Эффективная и конкурентная экономика» является продолжением национального проекта «Производительность труда», реализованного в 2019 – 2024 годах.

В рамках проекта предприятия базовых несырьевых отраслей могут получить квалифицированную помощь экспертов по устранению неэффективности производственного процесса, а также обучение сотрудников методам повышения производительности труда.

Организации социального сектора будут реализовывать проекты по повышению производительности труда при поддержке ФЦК, отраслевых центров компетенций, а также самостоятельно.

В ФКЦ начали использовать Directum RX с 2019 года, о чем рассказывали ранее на Awards 2019, Awards 2022 и Awards 2024.

Цели и задачи проекта

Основные факторы развития:

  • рост количества участников федерального проекта за счет новых направлений;
  • изменения действующего законодательства в сфере кадрового документооборота, ЭДО, МЧД и МЭДО;
  • увеличение объема как внутреннего, так и внешнего документооборота;
  • необходимость безопасного хранения информации и документов, а также их быстрого и удобного поиска;
  • регулярное выявление избыточного или хаотичного согласования.

Были поставлены следующие задачи:

  • максимально перевести взаимодействие с контрагентами (участниками ФП) на использование сервиса электронного обмена;
  • продолжить автоматизацию КЭДО;
  • повысить компетентность пользователей системы;
  • сократить фактические сроки по внутренним регламентам.

Цели проекта

Цели проекта с точки зрения стратегического развития управления организации:

  • эффективная реализация ФП;
  • соответствие действующему законодательству РФ;
  • применение современных подходов к автоматизации процессов;
  • обеспечение надлежащей защиты конфиденциальной информации и персональных данных;
  • повышение коммерческой выручки за оказываемые услуги.

Описание заявки

Для оптимизации деятельности ФЦК потребовалось следующее:

  • выпуск МЧД и импорт в систему;
  • обновление системы до версии RX 4.9.;
  • переход на HR-Pro;
  • запуск дополнительного механизма повышения исполнительской дисциплины.

В связи с этим было принято решение о необходимости дальнейшего развития СЭД.

Использованные продукты и подходы

При автоматизации процессов максимальная ориентация была на коробочный функционал СЭД.

Внедрены следующие решения:

  • решение «HR Pro. Кадровый ЭДО»;
  • решение «HR Pro. Личный кабинет»;
  • решение «HR Pro. Расширение для 1С:ЗУП»;
  • решение «База знаний».

Реализованы следующие шаги:

  • произведено обновление системы на версию 4.9.;
  • установлено решение HR Pro 2.2;
  • доработан ФП «Кадровый ЭДО. Отправка оповещений о заданиях с истекающим сроком выполнения»;
  • установлен модуль «База знаний Freemium»;
  • скорректированы настройки и права подписи в связи с переходом на использование МЧД.

История проекта

Сроки проекта: январь 2024 – декабрь 2024.

Проект включал в себя следующие этапы:

  • формирование функциональных требований и написание технических заданий на развитие СЭД;
  • внедрение и адаптация новых модулей;
  • корректировка созданных при внедрении системы бизнес-процессов;
  • создание дополнительных правил согласования, этапов, ролей, шаблонов;
  • выполнение необходимых доработок системы;
  • опытно-промышленная эксплуатация;
  • обучение пользователей и администраторов СЭД и подготовка инструкций;
  • ввод в промышленную эксплуатацию;
  • контроль исполнительской дисциплины.

В команду проекта были включены внутренние функциональные заказчики, аналитики, администраторы СЭД и разработчики.

В ходе проекта была проведена оценка функциональных требований владельцев процессов и определение способов их реализации.

Основной задачей стало значительное сокращение использования бумажного оформления таких документов как:

  • соглашения с предприятиями-участниками ФП;
  • договоры,
  • дополнительные соглашения,
  • акты выполненных работ,
  • финансовые документы;
  • кадровые документы,

А также предстояло организовать их надлежащее формирование и хранение в электронном виде для сохранения юридической значимости.

 

Проектные решения

Кадровый документооборот – гибкий переход

В 2021 году был приобретен модуль СЭД «HR-процессы», в рамках которого были внедрены и кастомизированы следующие процессы:

  • планирование графика отпусков;
  • оформление отпусков;
  • двухсторонняя синхронизация организационной структуры с учетной системой (1С: ЗУП);
  • оформление замещения на время отпуска.

В ноябре 2024 года приобретена подписка на лицензии «HR Pro. Кадровый ЭДО» в составе:

  • модуль «КЭДО» HR Pro;
  • модуль «Ознакомление с ЛНА»;
  • модуль «Прием на работу»;
  • модуль «Отпуска».

В рамках установки и настройки функционала HR Pro было принято решение использовать Directum СОП для выпуска УНЭП, а также облачный сервис сообщений Directum для доступа в личный кабинет.

Сложность проекта заключалась в том, что система ФЦК значительно модифицирована, особенно в части работы с кадровыми документами и интеграции с учетной системой, часть процессов автоматизирована, пользователи (работники ФЦК) и исполнители по основным организационным этапам (кадровые администраторы) преодолели изначальную резистентность и адаптировались к действующим процессам в модуле «HR-процессы».

Команда внедрения HR Pro приняла решение реализовать переход с применением гибких методик управления.

После проработки всех ограничений решено было выделить следующие основными этапы:

  1. Установка HR Pro на тестовую и продуктивную системы ФЦК, продолжение использования HR-Процессов для планирования отпусков на 2025 год, работы с отпусками и синхронизации организационной структуры;
  2. Настройка модуля HR Pro для работы с кандидатами и приемами новых работников без интеграции с учетной системой, демонстрация внутреннему функциональному заказчику и совместное тестирование коробочных процессов HR-Pro;
  3. Выборочная (по результатам этапа 2) адаптация ранее выполненных модификаций в HR Pro, переключение на новое расширение к 1С:ЗУП и отключение HR-Процессов;
  4. Автоматизация работы с кадровыми изменениями, заявлениями, ознакомлением с ЛНА.

Этап 1 успешно завершен в январе 2025 года.

Работы по настройке системы и сервисов в рамках Этапа 2 произведены, осуществляется тестирование ответственными со стороны внутреннего функционального заказчика.

Переход на HR Pro позволит ФЦК оптимизировать трудозатраты на дальнейшее обновление системы, а также сократить расходы на модификацию новых автоматизируемых кадровых процессов.

 

Исполнительская дисциплина

Обеспечение высокого показателя исполнительской дисциплины (ИД) в СЭД – Уведомления о приближении срока выполнения. Функционал коробки HR Pro тиражировали на все задания.

С 2021 года пользователями ФЦК регулярно формировались запросы на создание механизма уведомления о скором наступлении срока выполнения по входящим заданиям.

Ввиду трудозатратности разработки такого процесса «с нуля», а также по причине периодического возникновения более приоритетных задач проект откладывался.

Идея удачной реализации посетила команду ФЦК в процессе обучения на курсе настройки HR Pro. Было решено в рамках ФП «Кадровый ЭДО. Отправка оповещений о заданиях с истекающим сроком выполнения» произвести следующие изменения:

  • создать справочник «Типы заданий» для настройки типов заданий, для которых нужно настроить уведомления о подходящем сроке выполнения;
  • в справочник «Настройки модуля» в модуле «Кадровый ЭДО» добавить поле финального уведомления об истечении срока задания в часах – «Запускать финальную рассылку о заданиях до истечения срока выполнения, ч.» (Рис.1);
  • в карточке организации и сотрудника добавить новый способ отправки уведомления «Уведомление СЭД» в разделе «HR Pro» в настройке «О приближении срока ознакомления и подписания» (Рис. 2).


Рис. 1.


Рис. 2.

Сотрудники получают сообщения за сутки и за 2 часа до истечения срока выполнения заданий.

Уведомления поступают в папку «Входящие» и содержат ссылку на задание, срок выполнения которого скоро наступит (Рис. 3).


Рис. 3.

Вопрос соблюдения ИД всегда был особенно важен для ФЦК. В связи с этим команда решила подойти к задаче повышения ИД комплексно. Параллельно с изменением ФП и доработкой уведомлений в СЭД было запущена кампания по популяризации Directum Jazz. Push-уведомления на мобильном устройстве дополнительно напоминали о сроке выполнения задания, даже если сотрудник забывал проверить корпоративную почту.

Таким образом, инструментарий ФЦК по мониторингу выполнения заданий в системе еще больше расширился, практически не оставляя шансов просрочить задание.

Средняя ИД по 48 подразделениям увеличилась на 10%, достигнув показателя в 96% (Рис. 4).


Рис. 4.

 

База знаний вместо Общих папок с инструкциями

В ФЦК несколько основных систем. Инструкции по работе с ними размещены на нескольких ресурсах для удобства пользователей. Команде ФЦК давно стало понятно, что инструкция должна быть под рукой, должна быть короткой и понятной.

Если разместить в Общих папках в системе и направить ссылку на карточку документа, то содержимое видно не сразу. Некоторые сотрудники путаются, особенно те, кто присоединился к ФЦК недавно.

Мы попробовали использовать для этих целей модуль «База знаний» Premium.

По клику на полученную ссылку работник попадает в нужную статью Области знаний с удобной навигацией на странице.


Рис. 5.

В рамках поставки Freemium доступна 1 область знаний и до 15 статей в ней.

По результатам публикации пилотных статей будет принято решение о приобретении персональных лицензий модуля.

 

Машиночитаемая доверенность (МЧД)

Формализованные документы и машиночитаемая доверенность (МЧД) после обновления на 4.9.

С целью возможности работы с МЧД формата 003 и получения доступа с расширенному функционалу аннулирования при работе через сервис электронного обмена ФЦК перешло на версию системы 4.9.

К сожалению, возможности интеграции с операторами электронного обмена разные. С Контуром они значительно шире, чем со СБИСом.

Выяснилось также, что некоторым контрагентам, использующим Контур, от ФЦК, использующего СБИС, не передаются сведения о МЧД. Как сообщил вендор, ситуация исправлена в более позднем билде системы.

Согласно внутренним ЛНА в ФЦК утверждено четкое разделение полномочий по подписанию определенных видов документов с различными лимитами в зависимости от потока документации.

Необходимо было обратить особое внимание на приоритеты прав подписи, настроенных для соответствующих ролей. У руководителей, для которых была выпущена Электронная доверенность (МЧД), необходимо повышать приоритет для корректного выполнения подписания.

Несмотря на возникающие ограничения, срок согласования документов сократился в 2-3 раза. Например, соглашение с предприятиями со способом доставки «Сервис эл.обмена» согласовывается и подписывается обеими сторонами за менее чем 13 дней по сравнению с 41 днем при обмене по почте бумажными экземплярами. К концу 2024 года доля обмена документами с предприятиями-участника НП составила 84,5%.

Кроме того, в системе согласовываются отчетные и закрывающие документы по коммерческим проектам ФЦК, что обеспечивает их оперативное завершение. Акты выполненных работ, сопровождаемые счетами и счетами-фактурами порой согласовываются внутри и возвращаются подписанными от контрагентов в течение пары часов.

 

Результаты

Реализованное развитие обеспечило достижение следующих эффектов:

  • cредний показатель исполнительской дисциплины по 48 подразделениям увеличилась на 10%, достигнув показателя в 96%;
  • доля документов, подписывающихся через сервис электронного обмена, составила 84,5%;
  • срок согласования документов и получение подписанных экземпляров от контрагента сократился в 2-3 раза.

Достигнуты цели:

  • успешно завершен национальный проект «Производительность труда», реализованных в 2019 – 2024 годах;
  • реализован бесшовный переход на обслуживание нового Федерального проекта «Производительность труда»;
  • соответствие требованиям действующего законодательства к составу и форматам документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
  • повышена компетентность и лояльность работников ФЦК и готовность использовать систему для организации большего числа внутренних и внешних процессов.

 

Планы по развитию проекта

  • активный перевод функционала на No-code и Low-code для предоставления удобства настройки функционала администраторами системы без необходимости доработок разработчиками;
  • развитие КЭДО.

 

Состав команды проекта

От ФЦК:

  • начальник Управления информационных технологий Крылатов Константин;
  • руководитель проекта Мурадян Мария.

От Рокитсофт:

  • технический лидер Маслов Юрий;
  • команда инженеров и разработчиков для реализации изменений, поддержки системы.
Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Directum Awards 2025
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят