Directum RX: Цифровая трансформация документооборота в масштабе страны

Предпосылки проекта

В компании уже был налажен внутренний ЭДО, но прежняя система представляла из себя примитивный инструмент, который был слабо интегрирован с действующими учетными системами. Из-за закрытого кода доработки вызывали сложности и постоянную «зависимость» от вендора.

Компания стремилась к независимости от поставщика, а также к возможности развития и совершенствования системы собственными силами. Поэтому новый продукт должен был покрыть текущие потребности внутреннего документооборота, а также охватить новую функциональность, которая была вне электронного документооборота, как-то: внутренний бухгалтерский учет основных юридических компаний группы. Особенно остро эта проблема зазвучала в период Covid-19, когда необходимость оформлять бухгалтерскую первичку нужно было удаленно. Кроме того, в компании работает около 4500 полевых сотрудников (торговые агенты, водители), а также более 2000 сотрудников без автоматизированного рабочего места (кладовщики, комплектовщики).  

Цели и задачи проекта

• устранить зависимость от вендора, получить возможность самостоятельного развития системы и интеграции с другими корпоративными решениями;
• повысить прозрачность и контроль за документооборотом, особенно в бухгалтерском сегменте (даты подписания, легитимность подписей, использование только документов из системы и единых шаблонов);
• повысить полноту и качество бухгалтерского учета: своевременное подписание в соответствующем налоговом периоде;
• оптимизировать работу с документами в небольших удаленных филиалах, сократить затраты на бумажный документооборот и минимизировать риски потери документов;
• ускорить бизнес-процессы за счет интеграции с действующей ERP-системой.

Основные бизнес-процессы, на которые направлена инициатива:

• бухгалтерский документооборот внутри каждого юр. лица группы;
• на базе продукта Directum развивать цифровые сервисы компании:
  • Некоммерческие закупки
  • Внутренний документооборот (приказы, распоряжения, служебные записки)
  • Договорная работа
  • Заведение и переодобрение контрагентов
  • Согласование и подписание документов в мобильном приложении
  • Оптимизация ведения НСИ систем за счет разового ввода цифровых данных.
• обеспечение удобной оперативной работы с документами для сотрудников в полевых условиях (торговые агенты, экспедиторы, кладовщики, комплектовщики и т.п.);
• оптимизация процессов ведения архива, ускорение поиска и подбора документов при проверках.

Используемые решения и подходы

Коробочная поставка ПО Directum RX с модификацями под потребности компании, сервис подписания усиленной электронной подписью, мобильное приложение Solo и Jazz. Интеграции с учетными системами SAP и 1С с использованием Kafka и микросервисной архитектуры, заполнение печатных форм документов данными из карточек Директум, использование Low-code инструменты настройки маршрутов и карточек.

Масштаб проекта

Компания охватывает более 13 тысяч сотрудников, работающих по всей России — от Калининграда до Владивостока. Матричная система управления включает дивизионы с филиалами и субфилиалами, классические корпоративные департаменты (HR, финансы, логистика, продажи и др.), разветвленную цепочку административного и функционального подчинения.

Это означает, что любые процессы нужно было адаптировать под многоуровневую маршрутизацию.

Стратегически цифровизация на новом уровне с внедрением Directum RX помогла снизить налоговые и финансовые риски, а также повысила прозрачность учета. Финансовый директор – член совета директоров и Главный бухгалтер компании с самого начала поддерживали проект именно из-за влияния инноваций на снижение рисков и оптимизацию финансового контроля.

История проекта

Сроки проекта: март 2023— по наст. вр.

Подготовка и проектирование

Март-август 2023

Проект по автоматизации бухгалтерского документооборота начался с детального исследования бизнес-процессов. Команда проекта провела анализ и определила, какие первичные бухгалтерские документы можно перевести в электронный формат. Основной критерий отбора — высокая частота использования и значимость документа в бизнес-процессах.

Методологический анализ показал, что некоторые бухгалтерские операции оформляются комплектом документов. В ряде случаев удалось сократить их количество и список согласующих, были пересмотрены формы первичной документации и внесены изменения в учетную политику. До запуска системы уже было определено, кто будет согласовывать и подписывать документы (регламентные маршруты), как проверять права и полномочия сотрудников, а также как учитывать доверенности. Были разработаны штампы подписи, с ролями и должностями сотрудников.

На этапе внедрения были доработаны интеграционные механизмы. Бухгалтерские документы должны были автоматически передаваться из SAP ERP и 1С, а маршруты согласования строились с учетом сложной оргструктуры компании — параллельно административное и функциональное подчинение. Важно было обеспечить единые правила для двух юрлиц и при этом учесть, что часть сотрудников работают в обеих компаниях по совместительству.

Была проведена огромная юридическая и кадровая работа по легализации простой электронной подписи в компании (ПЭП). Скорректированы ЛНА, выпущен дополнительный регламент, со всеми сотрудниками были подписаны дополнительные соглашения к трудовому договору.

Так как Директум является универсальным продуктом и затрагивает разные аспекты операционной деятельности компании, доступ к системе должен был быть почти у всех сотрудников, так как выдача спец одежды и оборудования, авансовые отчеты, акты ремонта оборудования – все документы переходили в электронный вид. Потребовалась проводить дополнительную работу по настройке инфраструктуры, серверов, созданию более 3000 учетных записей сотрудникам, которые ранее не работали в корпоративных системах (складские работники, механики). Все работы отвечали корпоративным требованиям информационной безопасности и управлению внутреннего контроля. Например, забытый пароль сотрудник без постоянного рабочего места, теперь может запросить через телеграмм-бот, а разовый пароль получит его руководитель. На некоторых площадках пришлось установить АРМ общего доступа.

Этапы запуска

Работа над проектом шла в несколько этапов. Первый пакет включал перевод в Директум 13 ключевых видов документов. Их запускали и тестировали небольшими группами по 3-4 документа. Особое внимание уделили сложным маршрутам согласования, например, для авансовых отчетов, где функциональные руководители могли находиться как в филиале, так и в головном офисе. А также интеграции печатных форм, их автозаполнению из учетной системы, чтобы исключить возможность ошибок в бухгалтерских первичных документах. Система не дает запустить документ, взятый «с рабочего стола» ПК.

Опытная эксплуатация и тиражирование

• Сентябрь – Декабрь 2023 – опытно-промышленная эксплуатация, запуск 4 филиалов из 52.
• Январь – Ноябрь 2024 — масштабирование на оставшиеся филиалы и второе юр.лицо. Обучение, инструкции и видеоматериалы, ведение единой базы знаний и поддержки пользователей. На базе текущих инструментов построена классическая модель поддержки пользователей по техническим инцидентам, пользовательским консультациям, а также новым инициативам и доработкам системы. Обучена команда поддержки и ИТ- тестировщиков системы.
• Ноябрь 2024 – н.в. — развитие модуля Внутренний бухгалтерский ЭДО, оптимизация процессов, перевод новых документов в электронный вид.
• Август – Декабрь 2024 – разработка и тестирование модуля некоммерческие закупки (заявки на тендер, анализ рынка, тендеры, решения тендерных комитетов и пр).
• Январь – Апрель 2025 - опытно-промышленная эксплуатация и масштабирование модуля для всех категорий закупок.
• Январь- Апрель 2025 – разработка и тестирование модуля «Одобрение контрагентов».
   

Тиражирование и обучение сотрудников по модулю «бухгалтерский ЭДО» в компании проводили самостоятельно, а также внедрение всех последующих модулей, обновление системы на новые версии.

Продуктовая команда состоит из 2-х консультантов и 2-х разработчиков на full-time, остальная команда проекта совмещает работы с остальной деятельностью, это еще 6 ключевых сотрудников от управления развития (бизнес) и ИТ (интеграция, проектного управление).

Подключение торговых агентов и полевых сотрудников

С февраля 2025 года в компании ведется пилотный проект по цифровому оформлению маркетинговых активностей. Теперь все отчеты о выдаче маркетинговых продуктов оформляются и подписываются в электронном виде прямо с планшетов сотрудников, без необходимости заезда в офис. 

Ранее стоп-фактором цифровизации данного процесса было бумажное оформление и подписание документов торговыми агентами. Сейчас робот на основе данных учетной системы готовит отчеты и запускает их на согласование и подписание в Директум. После они маршрутизируются бухгалтеру в ОЦО для проведения контрольных процедур и акцептования автопроводок.

Для запуска была проведена масштабная инфраструктурная работа: настроены единые доступы, реализована сквозная аутентификация и интеграция с учетными системами. В результате «полевые» сотрудники теперь могут подписывать документы на планшетах, что существенно ускоряет процессы и минимизирует бумажный документооборот. 

Следующим шагом станет развертывание мобильного приложения Directum Jazz, которое обеспечит еще большую гибкость в управлении маркетинговыми активностями и упростит работу сотрудников «в полях». Запуск обновления запланирован на ближайшие месяцы, а все требования безопасности уже подтверждены.

Ранее около 60% отчетов подписывалось и поступало в ОЦО в соответствующем отчетном периоде, по итогам пилота – 93%. К лету планируется 100% перевод всех 270 филиалов и субплощадок по этому процессу в Директум с подписанием документов «точно в срок». В месяц это будет около 13 000 документов. Подобные улучшения высоко оценивает топ-менеджмент компании, так как это снижает наши юридические и налоговые риски, особенно с учетом того, что с 2025 года компания перешла на ежемесячный налог на прибыль.  

Особенности проекта

Сквозные цифровые процессы и снижение рисков

Ключевое преимущество — отказ от ручного оформления документов и отсканированных копий. Вся документация создается в шаблонах системы, автоматически проверяется и корректируется, исключая ошибки и дублирование. Интеграция с учетной системой помогла выстроить сквозной процесс, где все данные синхронизированы и актуальны.

Уникальность проекта

Собственные достижения внутренней команды в рамках проекта

Команда МЕГАПОЛИС не только успешно внедрила систему Directum RX, но и осуществила глубокую кастомизацию и доработку функционала системы собственными силами, показав высокий профессионализм и экспертизу без привлечения сторонних подрядчиков. Среди наиболее значимых результатов работы внутренней ИТ-команды можно выделить следующие достижения:

• Реализация механизма массового выполнения однотипных заданий на согласование и подписание документов – благодаря данной функции удалось существенно сократить временные затраты сотрудников на рутинные операции, значительно ускорить документооборот и повысить производительность на 40% у руководителей, которые подписывают документы усиленной подписью с кодом подтверждения.
• Реализация самостоятельно настройки замещений с учетом дополнительных условий/ограничений – команда реализовала гибкую систему назначения и управления замещениями, учитывающих периоды отсутствия, подчиненность и ограничения доступа к документам по филиалам. Это позволило минимизировать простои при отсутствии ключевых сотрудников и обеспечить бесперебойность всех процессов;

Видеоролик: Как работает замещение

• Разработка кастомных отчетов и виджетов – на базе стандартных решений Directum RX были созданы специализированные аналитические инструменты и интерактивные панели управления, максимально адаптированные к потребностям бизнеса, что позволило обеспечить оперативную аналитику и прозрачность процессов на всех уровнях управления.

Проект стал настоящим вызовом с точки зрения правовых полномочий и гибкой настройки полномочий пользователей. В стандартной поставке системы такие кейсы практически не проработаны, а у компании было несколько критически важных факторов, которые требовали особого подхода. 

Совместительство в разных юридических лицах

Компания объединяет два крупных направления — табачное и пивное. Многие сотрудники работают сразу в обоих, но в разном процентном соотношении (например, 80% в табаке и 20% в пиве). Это означает, что у одного человека фактически два табельных номера, а значит, он должен подписывать документы от разных юридических лиц, но при единой учетной записи и сквозной аутентификации. Система, исходя из того, к какому ЮЛ относится данный первичный документ подтягивает корректную должность, права и полномочия сотрудника.   Вся логика проверки настроена так, что каждое действие строго соответствует корпоративным и юридическим требованиям. 

Контроль полномочий при замещении

Отдельный вызов – это корректное замещение сотрудников. Если кто-то уходит в отпуск или временно исполняет обязанности коллеги, система автоматически проверяет на этапе подписания документа, имеет ли этот человек право подписывать документы в данном юрлице. Это устраняет ошибки, снижает риски и делает процесс абсолютно прозрачным. 

Принципы и подходы работы команды и развития проекта

В целом над проектом работала и работает кросс-функциональная команда (50+ человек):

• управление развития бизнес-сервисов (финансовый департамент) – инициаторы и владельцы проекта;
• главный бухгалтер, руководители бухгалтерских отделов, бухгалтерские и налоговые методологи, руководитель организационного отдела (финансовый департамент) – консультанты проекта;
• разработчики, консультанты по направлениям Директум, SAP, ЭДО (департамент ИТ) – ключевые исполнители;
• руководитель проекта (департамент ИТ) – администрирование проекта;
• поддержка системы (департамент ИТ);
• привлекаются в проект: инфраструктура ДИТ, сервис-менеджеры, бизнес-аналитики и тестировщики; управление внутреннего контроля, управление некоммерческих закупок, департамент управления персоналом, комплаенс, юридический департамент, департамент экономической безопасности и информационной безопасности, руководители департамента логистики, руководители департамента продаж.

Сложности и их преодоление

• Сопротивление изменениям: решено через обучение и поддержку, публикацию статей на корпоративном портале и журнале; PR успехов и благодарность тех, кто помогает воплощать мечты в жизнь.
• Сложность масштабирования: решено за счёт модульного подхода, поэтапного внедрения и внутренней экспертизы ведения крупных проектов.
• Объемная интеграция с SAP: используются отдельный контур для разработки, отдельный контур для тестирования, написаны обязательные тест-кейсы для релизов и новых версий системы; возможность оперативно откатить отдельную доработку. Высокий контроль качества и командная работа без лишней бюрократии и «выяснения отношений».

Стоит отметить высокую вовлеченность и интерес руководителей головного офиса компании на данном этапе развития продукта. Увидев успешность внедрения бухгалтерского учета в Директум, удобства быстрого согласования, подписания и контроля документов, сейчас поступает большое количество инициатив по трансформации текущих бизнес процессов со стороны экономистов, логистов, юристов. Директум – это экосистема для построения сквозных цепочек бизнес процессов от точки принятия решения (служебная записка), далее, например, инициации закупки, согласования бюджета, заключения договора и оформления закрывающих первичных документов. Аудиторы управления внутреннего контроля имеют полный доступ к документам, что существенно повысило эффективность их работы и снизило количество запросов в разные подразделения компании.

2 раза в месяц выпускаются релизы продукта, обновляются инструкции пользователей и сотрудников поддержки, пользователи информируются через рассылки и новости на корпоративном портале о следующих этапах проекта и новинках системы.

Все инициативы на изменения фиксируются в едином реестре и документируются, осуществляется сбор обратной связи и анализ предложений и пожеланий пользователей и владельцев процессов. 

Непредвиденные положительные эффекты

• Рост цифровой грамотности персонала
• Появление внутренних амбассадоров цифровизации
• Повышение навыков проектного управления. Сотрудники «не ИТ» изучали основы и принципы проектного управления, научились не критиковать, а советовать и помогать. Осознали, что невозможно сразу сделать идеальный продукт, а важно реализовать новый функционал, запустить, провести ОПЭ и далее развивать его, правильно приоритезируя свои пожелания. 

Результаты 

Проект показал высокую эффективность. Внедрение дало возможность перевести все процессы в цифровой формат, устранить необходимость в бумажных документах, ручных проверках и дублирующих операциях.

Улучшились операционные показатели, удалось: 

• сократить время на обработку первичных документов – все документы или из учетной системы, или из шаблонов и данных каточки. В 4 квартале 2025 года будут настроены автопроводки по ряду документов, сейчас осталось акцептование бухгалтером;
• повысить точность данных за счет исключения человеческого фактора;
• оптимизировать процесс контроля маркетинговых расходов и бонусных программ;
• руководители имеют возможность оперативно подписывать документы в мобильном приложении и на планшетах, особенно это важно для директоров филиалов и руководителей субфилиалов, через них проходит большой объем документов, а они часто находятся в рабочих поездках по своим территориям без заезда в основной офис.
• все документы, которые оформляются инвентаризационной комиссией, 100% правомерны, системные проверки отсутствующих. 

Оправдались ожидания по сокращению бумажного документооборота и ускорению процессов. На привыкание и полную адаптацию к работе в системе у пользователей ушел год. Сейчас сотрудники положительно оценивают взаимодействие, а благодаря интеграции с планшетами торговых агентов и полевых сотрудников проект получил дополнительную поддержку и признание. 

Мы не оптимизируем персонал путем сокращения по итогам внедрения продукта, мы не заполняем вакансии, которые образовались в виду естественной текучести персонала. Так, бухгалтерия ОЦО, оптимизировалась за 2023-2024 годs на 15% или 23 FTE, в том числе за счет внедрения Директум. Оптимизация работы сотрудников в филиалах также позволяет не наращивать численность бэк-офисного персонала при росте объемов бизнеса (около 7-8% в год).